メールで正しい口調を打つ方法

公開: 2022-03-22

書面での口調は何ですか？口調を考えるのに最適な方法は、書かれた言葉の声として、感情、性格、音量、イントネーション、およびメッセージの全体的な態度を表現することです。両者の違いは、声があなたの言うことであり、電子メールのトーンがあなたの言うことであるということです。直接コミュニケーションをとっている場合、誰かと対話するときに観察し、理解するための視覚的、物理的、および音声的な手がかりがたくさんあります。これには、ボディランゲージ、手のジェスチャー、スピーチのペースとピッチ、顔の表情などが含まれます。これらの要素はすべて、あなたが言っている言葉のトーンに決定的に追加されます。

この相互作用が書かれた形式に切り替わると、これらの手がかりはすべて失われ、あなたははるかに少ない色で自分自身を表現しています。プロのメールを始めることについてブログ投稿で話しましたが、トーンはあなたのビジネスの性格があなたの言葉に出くわす方法であり、これらの他の有用な手がかりなしであなたの感情的な視点を示しています。だから、ビジネスコミュニケーションのトーンについてできるだけ学び、交差したワイヤーを避けてみませんか？電子メールの声とトーンを理解するために考慮すればするほど、全体としてよりよく反映され、表現されます。

‍このブログ投稿では、トーンとは何かを把握し、電子メールでさまざまな種類のトーンをすべて認識して使用する方法と、常に自分の意図どおりに表現できるようにする方法を示します。 ‍

なぜトーンが重要なのですか？

明確に、効率的に、そして丁寧に自分を表現することは、プロのコミュニケーションを成功させるための鍵です。このコミュニケーションの多くが書かれた言葉を介して行われる場合、受信者があなたの気持ちをよく理解できるように、あなたは立ち止まって、あなたが伝えているトーンの種類について考える必要があります。あなたはそれがあなたがそれをどのように鳴らしたいかを正確に伝えます。

すでに、トーンがどのようによく認識されるかを理解できます。実際、意味を伝えることができるかどうかは、多くの場合、声のトーンに完全に依存する可能性があります。書かれた媒体では、これも違いはありません。それでも、読者に不確実性がある場合、書かれた単語はより複雑になる可能性もあります。たとえば、情報が不足している場合、脳はこれらのギャップを自分で埋めることがよくあります。前向きな概念で埋めることはめったにありません。これは、無数の混乱や混合メッセージにつながる可能性があり、個人的にも専門的にも誰も望んでいません。

メールトーンをマスターするということは、次のことを意味します。

作業環境内での信頼と理解の向上。
すべての電子メール通信を読み直し、確認し、言い換えるのに無駄な時間を短縮します。
電子メールを後回しにしたり、壊れた専門家の関係を修復したりする必要はありません。

ビジネスの文脈では、混乱や誤解の余地がない状態で、明確に理解し、電子メールで正しい態度をとることが最も重要です。そのような誤解は、気分を害した同僚、不幸な顧客、不満を抱いたクライアントやパートナー、さらには気分を害した上司につながる可能性があります。残念ながら、このリストは続きますが、基本的には、長期的には競合の可能性を防ぐことが目標です。

あなたの電子メールのエチケットがあなたの意図したトーンを自然に伝え、あなたの声が電子メールを介して解釈される可能性のあるさまざまな方法でスクラッチに取り掛かることを確認してください-そしてそれをあなたの日常の仕事に適用して安心してください。

書面でのさまざまな種類のトーン

電子メールの専門的な口調は、正しくなるまでに多くの時間がかかる場合があります。多くの人は、メールを何度も読んだり、大声で読んだり、後で戻ってくるために少しの間脇に置いたりします。あなたがどのように知覚されるかを推測することは、他の人の口調を理解しようとする推測作業とほぼ同じくらいイライラします。トピックに関するその人の感情を解釈しようとし、あなたがそれらを正しく理解したことを願っています。

適切なトーンを決定するのに役立つ、ライターが書き始める前に考慮する必要のあるいくつかの黄金のルールがあります。

なぜ私はこれを書いているのですか？
私はこれを誰に書いていますか？
ここで彼らに何を理解してもらいたいですか？

これらすべての答えは、あなたをここに連れてきた質問への答えをあなたに与えるでしょう：私はどのようなトーンを使うべきですか？

これは、電子メールで認識し、誤解の可能性を最小限に抑えるのに役立つ、書面でのさまざまな種類のトーンのリストです。

カジュアル

"おい"
"本当にありがとう"
"問題ありません"

敬意を表する

「前回の電話でディアスさんが言及したように」
「当科の調査によると」
「委員会のメンバーの皆様」

フレンドリー

"大丈夫？"
"良い週末を"
「すべてが順調であることを願っています！」

励まし

「ここであなたの考えを聞きたいです」
「これをリードしてみませんか？」
「昨日のプレゼンテーションは素晴らしい仕事でした」

簡潔

「来週の火曜日と水曜日の午後3時以降が私に最適です」
「グラフAとBはうまく機能しますが、グラフCの最後の統計は十分に代表的ではありません」

決定的

「これが最善の行動計画です」
「この下に線を引くつもりです」
「戦略Bに行き、そこからそれを取りましょう」

陽気な

「もう1週間の潜在顧客生成で、これを一線を越えて達成できると感じています」
「部屋が終わったらすぐに、それはすべてあなたのものです」
「私ができるところを助けて幸せ」

メールのトーンを設定する

プロのメールの書き方に関する投稿と同様に、メールのトーンを設定するためのガイドラインは、非常に単純な行動規則に従います。ベストプラクティスは次のとおりです。

礼儀正しく誠実であること

‍礼儀正しくすることは、最初から素晴らしいトーンを設定するために常に始めるのに良い場所です。

差別のない言葉を使う

‍すべての人を平等に扱うことは敬意の印であり、作家と読者の間に偏見や不快感が生じるのを防ぎます。

情報に優先順位を付ける

‍あなたが言っている最も重要なことを理解し、それが電子メールの早い段階で明確に表現されていることを確認してください。あいまいさはメッセージを混乱させる可能性があります。

ポジティブなフロントとセンターを維持する

同様に、あなたのコミュニケーションにおいて良いたよりを強調してください。それはあなたが他の何かに取り組む前にこれを最も大切にしていることを示しています。

細部に注意を払う

‍文法、スペル、構造の証明は、このメッセージが読者にどのように伝達されるかを気にすることを意味します。

長さを気にする

‍これは、読者にさまざまな感情を伝えることができます。短すぎると、素っ気ない、またはイライラするように見えることがあります。長すぎると、焦点が定まらず、不明瞭に見えます。単語が多すぎると、メッセージの本当の意味が埋もれてしまうことがあります。

メールを書く際の口調の例

新しい学習を念頭に置いて、電子メールのトーンのいくつかの例を見てみましょう。次のような、または同様の専門的な状況に陥った場合は、自分がどのように感じ、認識されたいかを正確に表すことが重要です。これらの例が、ビジネスコミュニケーションのトーンを理解して伝えるのにさらに役立つことを願っています。

同僚と意見が合わない

こんにちはベス、

これはとても素晴らしい、創造的な提案です、私はあなたがこれらのオプションのいくつかを見る努力に行くことを本当に感謝します。人口統計全体で収集したフィードバックに応じて、ある時点でこれを調査できる可能性がありますが、正直なところ、このアプローチは一部のユーザーを遠ざけており、そこでの多くのハードワークを元に戻す必要はありません。たぶん、電子メールを介したより広範なキャンペーンのようなものには、私たちが対話する必要のあるすべてのタッチポイントが含まれるでしょうか？

しかし、アイデアを受け入れてください！

本当にありがとう、
スティーブン

この電子メールのトーンは間接的であると解釈されるため、少し不誠実です。あなたが表現しようとしていることは、花言葉と長い文章で失われています。それを実行するためのより良い方法は、次のサンプルのようなものである可能性があります。

こんにちはベス、

いい考えです、あなたがどこから来ているのかわかります。ただし、より多くの顧客ベースを代表する必要があります。さらに、これを非常に迅速に進める必要があると思います。すべての年齢カテゴリに簡単なメールキャンペーンを試して、1週間で結果を確認してみましょう。いいね？

ありがとう、
スティーブン

聞こえないことへの欲求不満

パトリック、

以前の2通（！）の電子メールによると、これは機能しません。どこが分からなかったの？この日付はアルノー氏には合わず、彼は来週のイベントに参加しません！

ジョー

このメールは、非常に見下すような口調の例です。挨拶はなく、文章は非常に鈍く、複数の質問や感嘆符を使用する必要はありません。言葉を大文字にすることはまた、どんな犠牲を払っても避けるべきである怒りの口調を伝えます。息を呑み、落ち着いて、新鮮で直接的なアプローチを試してください。同じメッセージを配信しながら、よりプロフェッショナルに聞こえる方法は次のとおりです。

こんにちはパトリック、

私たちの側では何も変わっていません-イベントの日付はまだアルノー氏にとっては機能しません。

ここでワイヤーが交差しているようです。今日の午後、簡単に電話する時間はありますか？同じページに入るのは素晴らしいことです。

一番、
ジョー

チームでの役割について面接対象者を辞退する

こんにちはサラ、

先週のオープンポジションについてお話を伺うのは素敵でしたが、残念ながらお申し込みを進められないことをお詫び申し上げます。悪いニュースをお伝えすることをお詫び申し上げます。この結果のフィードバックにあまり腹を立てていないことを願っています。

心よりお詫び申し上げます。

一番、
マーティン

ここでの口調は、面接プロセスの自然な結果である何かについて非常に謝罪します。このスタイルの言語を使用すると、不釣り合いな悲しみが伝わり、デフォルトでは罪悪感が伝わります。これは、企業の雇用主のブランドにとって大きな印象ではありません。これは、同じメールをよりプロフェッショナルな口調で書く方法です。また、完璧な候補者拒否メールを作成するためのヒントもご覧ください。

こんにちはサラ、

先週お会いできてありがとうございました。申し訳ございませんが、現時点ではお申し込みを進めません。

現時点では、あなたの全体的な経験に非常に感銘を受けましたが、この役割を果たすためのより具体的なスキルセットを備えた候補者を募集しています。私たちが喜んでそうすることができれば、あなたがふさわしいと私たちが感じるさらなる機会について連絡を取り合いたいと思いますか？

一番、
マーティン

やりがいのあるプロジェクトの更新

こんにちは皆さん、

残念ながら、私たちは開発のこの段階で私たちが期待していた場所ではありません。各セグメントを慎重に計画しているにもかかわらず、週ごとの目標数を達成するのに苦労しています。プロジェクトの他の分野でいくつかの興味深い発見が見られますが、来月にはこれが変わることはありません。

これがあまり挫折しないことを願っています。これについての考えを自由に共有してください。

一番、
ミア

言うまでもなく、これは過度にネガティブなトーンです。はい、進行の遅いまたは失敗の所有権を取得するのは良いことですが、このように電子メールをフレーミングしても、個人が状況に対処できることを経営陣が確実に理解できるという約束、希望、または確信は示されません。このメールには、仕事に対する自信の欠如と絶望的な気持ちが描かれていますが、これは避ける必要があります。同じ苦難のコミュニケーションのトーンと方法を改善する方法は次のとおりです。

こんにちは皆さん、

このプロジェクトの目標を最初に設定したとき、私はスポーツカレンダーのオフシーズン期間を考慮することを怠りました。当然のことながら、これは私たちの数が予測よりも少なくなることを意味しますが、私たちのチームが実行している素晴らしいソーシャルメディアキャンペーンを通じてオンラインストアで非常にポジティブな消費者行動が見られ、全体的なソーシャルフォロワーが大幅に増加しました。

今月の予想値を再調整する際に、これらの開発をさらに調査し、洞察を投稿していきます。

これに関する質問は大歓迎です。

一番、
ミア

販売見通しでの興奮

こんにちはホルヘ、

素晴らしいニュース!!! Crossifyの顧客として参加できることに興奮しています。ここのチームは、今日すべての事務処理を完了できることを期待して、すべての事務処理（添付を参照）を処理したことを非常に嬉しく思います：Dいいですね？！

質問や質問がある場合は、いつでも+34 8711540に電話をかけてください。そうすれば、すべてを並べ替えることができます。

敬具、
ピーター

確かに幸せになる理由ですが、ここでの熱狂的な電子メールのトーンは、コンテキストを考えると少し不適切で不快です。見込み客はこれをアマチュア、非専門家、あるいは絶望的でさえあると読むかもしれません–あなたが販売をしてからしばらく経ちましたか？積極的でありながら測定された方法で返信し、何よりも、この交渉におけるあなたの専門的能力に自信を持ってください。この電子メール通信の適切なトーンは、次のようになります。

こんにちはホルヘ、

鮮やかさ！チームと私は、Crossifyの公式顧客としてあなたをオンボーディングすることを楽しみにしています。必要な書類はすべて添付されていますが、ご不明な点がございましたらお知らせください。

または、来週の電話を設定して、直接物事を確定することもできます。ドキュメントをご案内させていただきます。

敬具、
ピーター

この概要と例をよく理解しておくと、非常に貴重な電子メールトーンチェッカーとして機能します。 Flowriteを使用して、メールで思い通りに聞こえるようにすることもできます。

Flowriteにはトーンセレクターがあり、メッセージを常に意図したとおりに配信できます。メールで伝えたいトーンを選択すると、AIを利用したライティングツールが残りの処理を行います。 AIライティングツールの詳細については、こちらをご覧ください。