ウィークリーレビューのやり方：ステップバイステップ

最後にウィークリーレビューを行ったのはいつですか?

毎週のレビューなしで働くことは、圧倒され、先延ばしになり、自分の優先事項ではなく他の人の優先事項に集中するためのレシピです. これは、優れた時間管理または生産性システムの重要な部分です。

結局のところ、ときどき立ち止まって見上げないと、どこに向かっているのかわかりません。

毎週のレビューは、起業家、クリエイティブ、ライターなど、あらゆるタイプの専門家に役立ちます。

著者の David Allen は、彼の人気の高い生産性の本である Getting Things Done (別名 GTD) で、週次レビューの概念を最初に提案しました。 基本的には、何をしたか、1 週間はどうだったか、次に何に取り組もうとしているのかを確認することです。 しかも30分ほどで完成。

この記事では、GTD とは何か、毎週のレビューを行う方法、およびこのプラクティスが役立つかどうかについて説明します。

物事を成し遂げることとは?

Getting Things Done は、David Allen による人気のある生産性システムです。 GTD の中核には、次の 1 つの原則があります。

「あなたの心はアイデアを持つためのものであり、保持するためのものではない」

GTD はもともとビジネスマンを対象としていましたが、最近では誰もがより創造的で生産的になれるため、オンラインでカルト的な支持を得ています。

物事を成し遂げたい、または GTD を達成したい場合:

• プロジェクトを小さなタスクに分割する
• これらのタスクをリストまたは信頼できるシステムに記録します
• リストのタスクを毎日実行する
• 毎週、進捗状況とより広い範囲の重点分野を確認します (これについては後で説明します)。

ウィークリーレビューとは？

毎週のレビューは重要な GTD コンセプトです。 自分自身をチェックインする方法でもあります。

これは、1 週間の勤務時間、毎日のタスク、およびその他のプロジェクトからズームアウトして、全体像を見ることと考えてください。 理想的なより大きな結果に向けて取り組んでいるかどうかを評価するチャンスです。

毎週のレビュー中に、To Do リスト、カレンダー、メモ、およびビジネスのその他の分野のすべての未解決の項目について最新情報を入手してください。 この情報が手元にあれば、自分がどれだけ効果的であったかを評価し、1 週間前の目標または目標を設定できます。

また、GTD 担当者は、特定の用語を使用して、レビューする個人的または職業上の生活の他の領域を説明します。 例えば：

• 「待っている」とは、誰かからの情報や決定を待っている項目を指します。 毎週のレビュー中に、フォローアップする必要があるかどうかを検討してください。
• 「次のアクション」または「アクション アイテム」は、To Do リスト内のタスクを指します。 毎週のレビューでは、次のステップを特定し、その週に必要なものを計画します。
• 「ワークスペース」とは、特定のプロジェクトで作業する場所を指します。 たとえば、レポートを書く場合、事前にワークスペースの資料を収集する必要がありますか?
• 「Tickler ファイル」とは、未公開の書類、リソース、およびある時点で確認するその他の自由形式の情報を保存する場所を指します。
• 「アジェンダ」とは、チームやビジネスの主要人物と次回会うときに話し合う項目のリストを指します。 これらを定期的に更新してください。

ステップ 1. ウィークリー レビューの準備をする

基本的には、週に 1 回 30 分かけて、何をどのくらいの期間取り組んだかを確認します。 準備として、カレンダーでこのレビュー時間を定期的な予約として予約し、予約を守ることを約束します。

金曜日の午後または日曜日の夜は、月曜から金曜まで働く人にとって平日の静かな時間帯であるため、どちらも理想的です。

中断することなく、少なくとも 30 分間、静かな場所で作業または集中する必要があります。 取り組んでいることは何でも前もって終わらせるか、その週の締めくくりにしましょう。

理想的には、目標、メモ、およびその他のドキュメントを手元に用意しておく必要があります。 また、タスク マネージャー、カレンダー、およびその他の受信トレイまたはバケットへのアクセス権も必要です。

問題が解決しない場合は、おやすみモードをオンにして、メールやソーシャル メディアの通知を無効にします。 また、この期間中に発生するすべての会議の招待を辞退します。 個人とビジネスのウィークリー レビューを組み合わせることもできます。

ステップ 2: 受信トレイとコミットメントを確認する

これで、1 週間を振り返る準備が整いました。 各受信トレイまたはバケットを調べます。 例は次のとおりです。

• 過去 1 週間の ToDo リストまたはタスク リスト
• カレンダーのデータとイベント (過去と未来の両方)
• ルーズペーパー
• Evernote などのツールでのソートされていない、またはタグ付けされていない Web クリッピング
• 新しいアクションを含むメール
• 会議議事録およびその他のメモ用受信トレイ
• アクションアイテム
• 目標に関連する指標
• その他の議題

基本的には、できるだけ多くのオープン ループをキャプチャして統合し、それらをタスク マネージャーに入れようとしています。 レビュー中に、上記の項目もファイリングまたはソートすることをお勧めします。 Getting Things Done で、David Allen は次のように説明しています。

「ほとんどの人は、休暇の前の週に仕事に最高の気分になりますが、それは休暇自体のせいではありません。 大きな旅行に出発する前の最後の週は何をしますか? あなたは自分自身や他の人とのすべての合意を片付け、クローズアップし、明確にし、再交渉します. これを毎年ではなく毎週行うことをお勧めします。」

ステップ 3: 進捗状況を評価する

仕事や私生活の項目を確認するときは、実際に作業しないでください。 毎週のレビューに 30 分以上かかっている場合は、タスクやプロジェクトをレビューするのではなく、それに取り組んでいることが原因である可能性があります。

たとえば、何百もの Evernote の Web クリッピングを並べ替えるのはプロジェクトです。 メモ取りシステムの一部として 1 つまたは 2 つを確認することは、タスクです。 進捗状況、阻害要因、次に何をする必要があるかを評価します。

たとえば、あなたがライターまたはクリエイティブの専門家である場合、このレビューは作品を書いたり編集したりするときではありません。 クライアントとの単語数や進行状況を評価したい。 レビュー中は、自分自身に正直になりましょう。 次のような質問をして回答します。

• 今週は何を達成したか、何に取り組みましたか?
• うまくいった/うまくいかなかったことは何ですか?
• 来週の最も重要なタスクは何ですか?
• 優先事項に何時間費やしましたか?
• 自分の作品をどのように販売または宣伝しましたか?
• 対処する必要がある前後 7 日間の予定表にはどのような予定がありますか?
• 私は何を先延ばしにしてきたのですか？
• 何をやめるか、ノーと言うべきですか？
• 長期的な目標に近づいていますか、それとも遠ざかっていますか?

必要に応じて、ジャーナルでこれらの質問をして回答してください。 関連する指標を追跡するために使用するドキュメントがある場合は、それを更新します。 やることリストを一掃しましょう。 そして、あなたのコミットメントを再評価してください。

次に何をすべきかが明確になったら、次の週を新鮮に始めることに自信を持ちながら、週末に切り替えることができます。 チェックアウトするためにチェックインする必要がある場合もあります。

ステップ 4: 次の週の計画を立てる

毎週のレビューを使用して、優先順位を明確にし、次の週の計画を立てます。

これは、不足している活動や今後の締め切りを次のカレンダーに追加すること、または編集者やクライアントとのコミットメントを再交渉する必要があるかどうかを決定することを意味する場合があります.

やることリストやタスク マネージャーを使用している場合は、新しい項目で更新し、完了するつもりのない古い項目を削除するときです。 同様に、新しいプロジェクトを開始する場合は、今必要なものを収集したり、来週のアクションを記録したりできます。

また、今後 1 週間の理想的な結果を 1 ～ 3 つ書き出すことをお勧めします。 執筆の目標と同じように、これらは心に焦点を当てます。

毎週のレビューでは、調査結果をファイルし、メモを整理し、その週に思いついたアイデアをすばやく読みます。 これは、見落としているものがないか、または今後数日間の仕事で使用できるアイデアがあるかどうかを評価するのに役立ちます.

また、目標の単語数を達成したり、本の章を完成させたりするなど、その週の小さな成果を書き留めたりマークしたりします。

ステップ 5: 3 つの簡単な質問をする

デビッド・アレンは、彼の人気のある本の中で、毎週のレビューが成功すると 3 つの結果が得られると述べています。

• 明確にする、つまり、明確な行動で次に何をする必要があるか知っていますか?
• 最新の情報を入手する、つまり、タスク マネージャー、カレンダー、プロジェクト ファイルは最新ですか?
• 完了します。つまり、すべての受信トレイを確認しましたか?

このすべてが正しく理解できなくても、心配しないでください。 プロセスを完全に受け入れるには、毎週のレビューを数回行う必要があります。

毎週のレビューでクリエイティブに

毎週のレビューは、あなたの働き方に適応する必要があります。 ウィークリー レビューは、Become a Writer Today を実行するための私の生産性システムの重要な部分です。 ライターとして、執筆と他のビジネス分野のバランスをとるのに理想的なウィークリー レビューを見つけました。

適切なタイミングで適切なことを書いているという自信を与えてくれますし、技術の無視された部分に光を当てるのにも役立ちます.

通常、私は金曜日または日曜日の夜に執筆やその他の目標を見直します。所要時間はわずか 30 分です。 メモを読み、その週の単語数を評価し、執筆に費やした時間を合計します。

また、来週何を書くことに時間を費やすかを決めます。

ウィークリーレビューの締めくくり

毎週のレビューには約 30 分しかかかりませんが、今後 1 週間は何時間も節約できるはずです。 結局のところ、狙撃兵は実際に撃つよりも、どこを狙うかを考え出すことに多くの時間を費やします。

これは強力な生産性戦略であり、正しく使用すれば、ビジネスで成功するのに役立ち、開始したことを完了するためのリソースと時間が確保されていることを確認できます。