新入社員への歓迎メッセージの書き方

新入社員は入社して最初の数日間で、その会社での在職期間の調子を決めます。温かい歓迎メッセージは、オンボーディングの重要な最初の数日間に送信されることが多く、新しいチームメンバーに会社のプロセス、価値観、文化について知らせます。この挨拶は、チームに慣れ、自分の新しい役割がより大きな目標にどのように関係するかを理解する際に、情報ネットワークを構築するのにも役立ちます。

Sapling HR の調査によると、新人研修の経験が不十分な場合、新入社員は別の場所で別の仕事を探す可能性が 2 倍になる可能性があります。

より多くの雇用主がリモートワークを延長したり、長期的なハイブリッド体制に移行したりするにつれ、新入社員に効果的に働きかけることで、職場環境に関係なく協力関係を築くことができます。

ウェルカムレターまたはメッセージとは何ですか?

新入社員のオンボーディング プロセスには、多くの場合、署名する書類、作成するシステム アカウント、プロセスの共有、トレーニング、紹介などの大量の作業が含まれます。

ウェルカム メッセージは、新入社員を組織内の大きなグループに正式に紹介することも、同僚間で非公式に紹介することもできます。多くの場合、以前の役割や会社にどのような貢献をするかなどの詳細情報が共有されます。

何を含めるべきでしょうか?

歓迎の挨拶に何を含めるかの詳細や口調は、送信者によって異なります。以下は、ウェルカム メッセージの送信者に応じて、ウェルカム メッセージに含まれる内容の例です。

人事/採用担当者

採用担当者または人事チームのメンバーが書いたウェルカムレターは、メッセージの冒頭に熱烈な挨拶を入れます。

さらに、従業員が仕事を開始する準備を整えるために初日に完了する必要がある管理タスクのリストが含まれる場合があります。たとえば、組織のイントラネット用のユーザー アカウントを作成する手順を詳しく説明したり、署名が必要な準備書類への添付ファイルやリンクを含めたりできます。

採用担当者や人事チームのメンバーからのウェルカムレターには、新人研修プロセスの一環として、部門長、採用マネージャー、またはその他の担当者との会議に出席するための会議の日程が記載されている場合もあります。服装規定、休憩要件、駐車場情報、会社の福利厚生、その他のポリシーなどの組織のガイドラインもウェルカムレターで共有される場合があります。

また、人事部は、新入社員の過去の職務経験やチームに迎え入れられた成果の概要を含む一般的な会社発表を電子メールまたは社内ポータルでリリースする場合もあります。

採用マネージャー

新入社員と緊密に連携する採用担当者は、新入社員が最初の数日間、場合によっては最初の数週間、数か月で期待できることについて、より詳しい情報を提供してくれることがよくあります。歓迎の挨拶で手紙を始めることに加えて、メッセージには、日次および時間ごとのトレーニング セッションやレビューする部門のプロセスの内訳が含まれる場合があります。

また、採用担当者にとって、他のチームメンバーとその役割の名前を述べる機会となる場合もあります。通常、メッセージは、必要に応じて新入社員に質問や説明を求めることで終わります。

チームメイト

チームの個々のメンバーも、新入社員に歓迎の挨拶をして接しなければならないと感じるかもしれません。これらのメッセージは通常、構造、口調、形式において非公式です。

たとえば、同僚は Slack に短いダイレクト メッセージを書き、自己紹介とチームでの活動を紹介し、最後にカジュアルな「チームへようこそ!」で締めくくるかもしれません。

ウェルカムメッセージの例

チームに新入社員を迎えるには、さまざまな形があります。これらの通信は、多くの場合、長文または短文で行われます。どの仕事上のコミュニケーション チャネルを使用するかについては、通常、長文のウェルカム レターは電子メールまたは物理的な手紙として中継されますが、短文のメッセージは Slack などのメッセージング プラットフォームで行われる場合があります。

以下に、各タイプのウェルカム メッセージがどのように表示されるかを示すいくつかの例を示します。

長編

[従業員の氏名] 様

[会社/部門]を代表して、あなたをチームに迎え入れたいと思います。 [スキル/業界] におけるあなたの専門知識は、私たちが来年の目標を達成するのに役立ちます。私たちはあなたの貢献を楽しみにしています。

1 日目のスケジュールと完了すべきタスクの概要は次のとおりです。

旅程：

• 【時間】新入社員オリエンテーション
• 【時間】CEO・COOのご紹介
• 【時間】昼食
• 【時間】マネージャーとマンツーマン
• 【時間】給付金登録会

タスク:

• 添付の書類を読み、署名します
• 会社および部門のツールのユーザー アカウントを設定する
• イントラネット プロファイルを作成する
• メンター/バディとの入門ミーティングをスケジュールする

ご不明な点がございましたら、[電話番号/メールアドレス]までお気軽にお問い合わせください。繰り返しになりますが、あなたが私たちの組織への参加を選んでくれたことをとてもうれしく思います。

よろしくお願いします。

【差出人名】

【差出人のタイトル】

短い形式

こんにちは、[新入社員の名前]!私は [送信者の名前] で、[役職名] です。私は [XYZ タスク] を担当しており、あなたと緊密に協力することになるので、連絡を取り、あなたをチームに個人的に歓迎したいと思いました。移行中にサポートが必要なことがあればお知らせください。初日を楽しんでいただければ幸いです!

正しいトーンを打ち出す

SHRM によると、従業員の 69% は、オンボーディングの経験が良好であった場合、その会社に 3 年間在籍する可能性が高くなります。ウェルカムメッセージのファーストタッチコミュニケーションは、新入社員に永続的な影響を与える可能性があります。

ウェルカムレターやメッセージを誰が書いているかに関係なく、適切な口調を使うのは難しい場合があります。あなたがリーダーシップ チームまたは人事部門に所属している場合、メッセージで形式的ではあるが励ましの雰囲気を伝えることが必要になる場合があります。新入社員を歓迎する同僚は、メッセージの中で友好的で協力的なトーンを実現したいと考えるかもしれません。

適切なバランスを見つけるのに苦労している場合は、 Grammarly のトーン検出機能を使用すると、使用しようとしているトーンを特定し、メッセージ全体で一貫してそれを維持するための書き方の提案を提供することで、当て推量を取り除くことができます。