カバーレターの書き方
公開: 2021-05-24カバーレターは応募レターとも呼ばれ、あなたが応募する仕事の採用プロセスを監督する担当者に宛てた個人的な手紙です。
カバーレターは履歴書とは異なります。履歴書はこれまでのキャリアのポイントごとの明確な地図を提供しますが、カバーレターはあなたのキャリアストーリーの個人的な側面を伝えます。理想的には、カバーレターと履歴書が相互に補完し合い、それぞれの文書を読んだ後に採用担当者があなたのスキルや職歴について抱く質問に答えることができます。
カバーレターには何を含めるべきですか?
申請書には次のすべてが含まれていることを確認してください。
- 応募しているポジション
- 求人を見つけた方法
- なぜその会社で働きたいのか
- 探している特定のポジションに応募する理由
- あなたがその役割に最適であるスキル、経験、仕事関連の性格特性
応募しているポジションとそのポジションを見つけた経緯を述べるのは簡単です。最初の文でその役職に興味があると述べるだけです。
- 「Indeed に掲載されたコンテンツ ライターのポジションに応じて記事を書いています。」
その会社で働きたい理由を話すとき、「仕事が必要だから」だけではだめです。たとえそれが本当だとしても、それはあなたをその役割に適した候補者として際立たせるには何の役にも立ちません。カバーレターのこの部分では、あなたの具体的な価値観とキャリア目標が会社の使命にどのように適合するかを伝える必要があります。次のようなことを言うかもしれません。
- 「生涯にわたって動物愛護活動家として活動している私は、絶滅危惧種に直接利益をもたらす団体と協力する機会に興奮しています。」
カバーレターでは、応募するポジションにどのように、そしてなぜその資格があるのかについても説明する必要があります。これらの点を伝える文は次のようになります。
- 「日本で英語を教えてきた数年間で、私はESL教師として成功するために必要な教室運営スキル、文化的感性、言語知識ベースを養いました。」
- 「私は過去 7 年間、カスタマーサービスの仕事をしてきました。その間、私は明確なコミュニケーション、問題解決、顧客に最適な製品への案内の専門家になりました。」
特定の雇用主で働くことに興味がある理由と、その役割に適任である理由を共有するだけでなく、自分自身について少し説明し、それが職場でどのように発揮されるかを含めてください。
- 「私は生来のオーガナイザーです。これまでの役職では、お気に入りの組織ツールや戦略を同僚に紹介することで、同僚の生産性向上を支援してきました。」
カバーレターは必要ですか?
ほとんどの求人応募では、おそらく「カバーレターはオプション」というフレーズを見たことがあるでしょう。
しかし、それは本当に任意でしょうか?カバーレターが実際に就職に役立つかどうかについての統計はまちまちです。 2016 年の Jobvite Recruiter Nationレポートによると、採用担当者の74%は求職者を採用するかどうかを評価する際にカバーレターを考慮していません。しかし、人材紹介会社ロバート・ハーフの幹部の90 パーセントは、採用プロセスにおいてカバー レターだけを考慮しているわけではなく、カバー レターは非常に貴重であると報告しています。
真実は、カバーレターは、特定の業界または特定の役割において、他の業界よりも重要であるということです。カバーレターに関する業界の標準をよく理解してください。これは、業界の上級専門家と話したり、探しているようなポジションの求人情報を確認したりすることで実現できます。求人情報にカバーレターが必要と記載されている場合は、カバーレターを書きます。そうでない場合でも、とにかく書いてください。カバーレターを書いてはいけないのは、求人情報にカバーレターを送るなと明示的に記載されている場合と、応募プロセスでカバーレターの提供が許可されていない場合だけです。
迷ったときは、準備が不十分であるよりも、十分に準備をしておくほうが良いのです。誰も読まないカバーレターを提出することを考えるとイライラするかもしれませんが、カバーレターを書かなかったために素晴らしい機会を逃すと、自分自身を責めることになる可能性があります。
良いカバーレターの書き方
仕事に応募するとき、応募者が自分だけであることは非常にまれです。ほとんどの場合、あなたは応募者のグループ (場合によっては数百人) の 1 人です。
つまり、あなたのカバーレターは、採用担当者が読む可能性のある数百件のうちの 1 つであるということです。このため、次の点に優れたカバーレターを作成することが非常に重要です。
- 採用担当者の注意を引く
- あなたがその役割に最適な候補者である理由を効果的に伝える
- 群衆の中で目立つようにします
カバーレターの目的は、採用担当者にあなたの職歴の概要を伝えることではなく（履歴書はそれを達成する必要があり、冗長になることは望ましくありません）、面接をオファーするのに十分な興味を引くことであることを忘れないでください。
まずはリサーチとブレインストーミング
カバーレターを書き始める前に、その役割とその要件をよく理解してください。求人情報を注意深く読み、カバーレターで強調すべき具体的なスキルや、自分の経験がこの役割にどのように備えているかなど、最も重要な情報を引き出します。次に、会社の Web サイトに時間をかけて、会社の文化、価値観、使命を強く感じてください。
役割に伴うすべてを完全に理解したら、カバーレターでその役割への適性を伝える最も効果的な方法をブレインストーミングしてください。ブレーンストーミングは執筆プロセスの重要な部分です。ブレーンストーミングを行う際に、カバーレターに含める可能性のあるすべてのトピックと、その役割に対する自分の能力を強調する方法を決定します。
挨拶をパーソナライズする
採用担当者や採用マネージャーがあなたのカバーレターで最初に気づくのは、あなたが個人的に宛てたものであるかどうかです。
採用担当者や採用マネージャーの名前を見つけるのは必ずしも簡単ではありませんが、時間をかけて見つける価値は常にあります。求人情報に名前が記載されていない場合は、時間をかけて探してください。おそらく会社のウェブサイトで見つけることができます。それでも結果が得られない場合は、LinkedIn を試してください。
関連する名前がまったく見つからない場合は、「採用マネージャー様」または「[会社名] チーム様」のような一般的な挨拶でも構いません。ただし、これは最後の手段として行ってください。採用を決定する人に直接連絡することが常に最善です。
読者の注意を引く
本が最初の数ページで読者の注意を引く必要があるのと同じように、カバーレターも最初の 1 ～ 2 文で読者の注意を引く必要があります。採用担当者はたくさんのカバーレター、つまりほぼ同じような内容を含むカバーレターを読むことになるということを忘れないでください。あなたのカバーレターが最初から相手を魅了しなければ、無視されてしまう可能性があります。
あなた自身についての興味深い事実から始めると、読者の注意を引くことができます。
- 「私が働いていた最後の 2 つの大学では、ホリデー パーティーでサンタ役をすることになりました。それは私が陽気だからかもしれないし、クッキーが大好きだからかもしれませんが、毎年最も成功した同窓生への寄付キャンペーンの先頭に立ったからだと思いたいのです。」
または、自分の仕事のスキルの 1 つが役に立ったユニークな方法を強調することもできます。
- 「プロジェクト マネージャーとして、私はプロジェクトを前進させるために人々を結び付けることに慣れています。しかし、昨年の会社の釣り旅行までは、私自身が浜に停泊させたポンツーンボートを前進させる取り組みを行うことになるとは想像もしていませんでした。」
あなたの熱いオープナーが、あなたが求めている役割への適性と関連していることを確認してください。
自分の最も関連性の高い強みとスキルをアピールする
おそらく、これまでにライティングの課題で「語るのではなく、見せる」ように言われたことがあるのではないでしょうか。カバーレターも例外ではありません。自分の強みやスキルを列挙するのではなく（履歴書でそれができることを忘れないでください）、これらの資産が実際に機能していることを示すストーリーを語ってください。
冒頭の行で読者の注意を引くために使用したのと同じテクニックを使用します。たとえば、行動を起こして特定の結果を達成するに至った状況を最初に説明することで、キャリア上の主要な成果を強調できます。
このような逸話は、あなたがその仕事に最適な人物である理由を示しています。
自分のことと同じくらい雇用主のことも重視しましょう
これは難しいかもしれません。ここで重要なのは、単に自分自身について手紙を書くのではなく、そうすることで雇用主に提供する利点を伝えることです。
ここで、企業文化に関する最初のリサーチが成果を上げます。空いたポジションを埋める任務を負った人 (またはチーム) は、単にその仕事ができる人を探しているわけではありません。彼らは既存の会社の構造や文化に適合する人材を探しています。彼らのブランドスタイルを反映する方法でカバーレターを書くことで、彼らが誰であり、彼らが探している人物の種類を理解していることを伝えることになります。会社の Web サイトのコピーが控えめでシンプルなスタイルである場合は、カバーレターでも同様にシンプルで率直な文章を書くようにしてください。もっとヒップでエッジの効いた雰囲気がある場合は、カバーレターで枠から少しはみ出す余地があります。
会社の現在の従業員があなたにその役割を紹介した場合は、カバーレターにその旨を記載してください。ただし、名前を述べるだけでなく、なぜ彼らがあなたに具体的に連絡を取り、その役割を追求することを勧めたのかについて 1 ～ 2 文を含めてください。
役割に対する熱意を示す
カバーレター全体を通して、自分が取り組んでいる仕事に対する情熱を伝える言葉を使用してください。あなたの言葉の選択は、採用担当者があなたの職歴に対する態度や役割に対する熱意をどのように認識するかを形作る上で大きな役割を果たします。
過去の業績を強調するときは、具体的な言葉や行動を表す言葉を使用してください。これら 2 つの文の違いを見てください。
- 私は 4 人の営業担当者からなるチームのマネージャーでした。
- 私は機敏な営業部門を運営していました。
または、これらの違いを考慮してください。
- 銀行窓口員として 16 年間働いた後、私は電気技師になりたいと決心しました。
- 銀行窓口員として 10 年以上働いた後、私は新しいキャリアに方向転換し、電気の見習いを始めました。
「実行した」、「機敏」、「ピボットした」などの単語を使用すると、「マネージャーだった」や「決断した」などの単語を使用するよりも、よりダイナミックなイメージを描くことができます。
文章をよりダイナミックにするもう 1 つの簡単な方法は、能動態を使用することです。 「私のリーダーシップの下で、50 件のローンが準備されました」の代わりに、「私のリーダーシップの下で、私たちのチームは 50 件のローンを準備しました」と言いましょう。
能動態を使えば、自分の成果を自分のものにすることができます。
インタビューを依頼する
面接もお願いする必要があります。サインオフする前に、最後の段落でこれを行ってください。直接面接を依頼するのは気まずいかもしれませんが、応募書類の重要な部分です。インタビューのリクエストを表現するいくつかの方法を次に示します。
- 「この立場についてさらに詳しく話し合うために、直接会ってみたいと思っています。 [電話番号を入力] または [電子メール アドレスを入力] までご連絡ください。」
- 「この役割への私の適性についてさらに話し合うためにあなたにお会いできることを楽しみにしています。」
- 「このポジションについて私を検討していただければ幸いです。面接の予約をするには、[電話番号を入力] または [電子メール アドレスを入力] までご連絡ください。」
率直である必要がありますが、カバーレターのこのセクションでは、自分自身が傲慢であるか、資格があるかのように表現することは避けてください。
承認するときは、シンプルにしてください。 「誠心誠意」や「最善を尽くします」など、基本的な言葉の 1 つを守りましょう。
カバーレターですべきこととしてはいけないこと
カバーレターを書くときは、次の重要な点に留意してください。
客観性を保ってください。あなたは彼らにあなたを雇ってほしいと頼んでいるのではなく、なぜあなたがその役割に最適な候補者であるかを証明しているのです。
過度に形式的、堅苦しい、または複雑な言葉を使用しないでください。カバーレターにはスラングや過度にカジュアルな言葉が含まれていてはなりませんが、フレンドリーで親しみやすいものでなければなりません。 Grammarly のトーン検出機能は、専門的な語彙や表現を正しく理解するのに役立ちます。
採用担当者にカバーレターを送る前に、他の人にカバーレターを読んでもらい、建設的なフィードバックをしてもらいましょう。これは、あなたのパートナー、友人、親、またはあなたをよく知っている他の人かもしれません。これらの詳細な読者は、どこで情報を追加または削除するか、自分の実績を正確に紹介する方法、および応募書類が探している特定のポジションに必要なすべてを網羅しているかどうかを判断するのに役立ちます。
すべてのジョブに同じカバーレターを再利用しないでください。カバーレターは似ている場合があり、あるカバーレターを他のカバーレターのテンプレートとして使用することもできますが、採用担当者は自分が一般的なカバーレターを読んでいることを知っています。各採用担当者に、職務内容と会社について具体的に述べた個別のカバーレターを書いて、職務内容を注意深く読んでいること、そしてその仕事に本当に興味があることを示してください。
カバーレターに仕事のキーワードを入れてください。これらのキーワードは求人情報で見つけることができます。通常、それらは役職、部門、業界、および特定のタスクです。多くの大企業は応募者を選別するためにソフトウェアを使用しており、これらのプログラムはカバーレターの特定のキーワードを探します。
長くとりとめのないカバーレターを書かないでください。短くて扱いやすい段落で、1 ページ以内にまとめます。 Grammarly Premiumには、理解しにくい段落をいつ書いたかを特定するなどの書式設定の提案や、読者の注意を引きつけるために文章を書き直すのに役立つエンゲージメントの提案が含まれています。
履歴書と並んで、カバーレターは、あなたの職歴とスキルを潜在的な雇用主に伝える方法です。カバーレターの書き方をマスターすることで、自分のキャリアに投資し、面接で得点できる可能性を高めましょう。
この記事はもともと 2013 年に Karen Hertzberg によって書かれたものです。新しい情報を含めて更新されました。