ビジネスライティングのためのライティングスタイルガイドの作成: 5 つの重要なステップ

ビジネス向けのライティング スタイル ガイドは、ブランディングの目標に沿った一貫した文章を作成するのに役立ちます。

あなたのビジネスが著作物を作成する場合、それらの作品があなたのブランドをよく反映している必要があります。

ビジネス ライティングは独特のスタイルのライティングですが、組織内であっても、フォーマットや全体的な英語のライティング スタイルについてさまざまな考えを持っている人がいることに気付くでしょう。 ビジネス向けのライティング スタイル ガイドは、チームがあなたのために書いているときに、特定の基準を維持するように促すのに役立ちます。

ビジネス用のライティング スタイル ガイドを作成することは、思ったほど簡単ではありません。 表現したいブランドの声だけでなく、一貫性を保つために必要な技術的な英語の文法ポイントにも対処する必要があります。

このガイドは、ビジネス チームが一貫性を保つために従うことができるコンテンツ スタイル ガイドを作成するのに役立ちます。

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ビジネス ニーズに合わせたライティング スタイル ガイドの作成方法

ビジネス向けのライティング スタイル ガイドは、ライターがすべてのビジネス文書で従わなければならない一連の基準です。 これには、使用する略語、使用する言語の設定、見たいタイポグラフィ、チームに守ってもらいたい基本的な文法規則に関する詳細が含まれています。

コンテンツ マーケティング チームを含め、組織内でコンテンツを作成するすべての人に与えられます。

ライティング スタイル ガイドに含める必要がある機能がいくつかあります。 シカゴ マニュアル オブ スタイルまたは APA スタイル ガイドを参照すると、このガイドに何を含める必要があるかがわかります。 それ以外の場合は、追加を検討する必要があるものを次に示します。

1. スタイルブックを選ぶ

最初に行うことの 1 つは、既に公開されている好きなスタイルブックを選択することです。 AP スタイルは、報道機関やジャーナリストの標準と見なされており、ビジネス ワークにも適しています。 MLA スタイルのハンドブックはアカデミック ライティングでよく使用されます。 シカゴ マニュアル オブ スタイルは本の出版に最適です。

これらのいずれも、ビジネス コンテンツのニーズに対応できます。いずれかを選択するだけで済みます。 次に、それをビジネス スタイル ガイドに追加します。 これは、あなたが持っている文法と句読点の質問の多くをカバーします. また、言葉の選択に関する懸念についても見ていきます。

2. 例外を列挙する

選択したスタイル ガイドを読み、独自のスタイル ガイドに追加したい例外があるかどうかを確認します。 たとえば、AP スタイルではオックスフォード コンマを使用しないように規定されていますが、ビジネス文書ではこれを使用することをお勧めします。 家のスタイルガイドに例外を追加するだけで、ライターにあなたが含めたいもののアイデアを与えることができます.

同様に、特定のブランド名で受け入れられる、または受け入れられない略語など、一般的なスタイル ガイドでは対応していないコンテンツを作成するためのルールがいくつかある場合があります。 これらも含めてください。

3. ブランド ボイスを定義する

スタイル ガイドの重要な部分の 1 つは、文章に必要なブランド ボイスです。 あなたのブランドはフレンドリーで親しみやすいですか、それともフォーマルでプロフェッショナルですか? この質問への答えは、マーケティング担当者がブランディングの目標に合った書面によるコンテンツを作成するのに役立ちます。

これは、特定の文法規則よりも定義が難しい場合があります。考慮すべき機能には次のものがあります。

• あなたのブランドはどの程度フォーマルですか？
• 感情はどこまで許される？
• あなたの全体的な物語のスタイルは何ですか?
• あなたの目標は説得することですか、それとも情報を提供することですか?

これらのタイプの文体に関する質問は、ワイヤリングの一貫性を保つために、ライティング スタイル ガイドの一部である必要があります。

4. 書き方の目標を決める

次に、執筆スタイルの目標を検討します。 文章の読みやすさと簡潔さに重点を置いている企業もあれば、特定のレベルの正式性を求めている企業もあります。

スタイル ガイドのこのセクションでは、顧客を顧客ではなく「クライアント」または「メンバー」と呼ぶなど、ビジネスに使用したい特定の用語について説明します。 また、従うべき特定の方言があるかどうかを述べる必要があります。これは、地域の文章で重要になる可能性があります.

5. 特定の種類の製品のライティングを確立する

最後に、あなたのビジネスには、異なるタイプのライティングを必要とするさまざまなタイプのライティング製品があるかどうかを判断してください。

たとえば、絵文字はソーシャル メディアの投稿では適切かもしれませんが、プレス リリースやホワイト ペーパーでは適切ではありません。 あなたが作成するさまざまな種類の文章を書き留め、スタイル ガイドにどの種類の文章が適切かを示します。

最良のスタイル ガイドとは、可能な限り具体的なものであることを忘れないでください。 ライターが成功するために必要なツールを提供すれば、書かれたコンテンツはより効果的になります。

スタイルガイドをビジネスライターに伝える

フリーランサーまたは社内のビジネス ライターと仕事をしている場合でも、スタイル ガイドを伝える必要があります。 チームのすべてのコンテンツ作成者に提供できるスタイル ガイド テンプレートを作成します。 彼らがあなたのために書く前に、それを必読にしてください。

チーム メンバーがアクセスできるスタイル ガイドのコピーを保管してください。 書く前に参照してもらうと、文章の一貫性が高まります。

ビジネス向けのライティング スタイル ガイドの作成に関する最後の言葉

ビジネス向けのライティング スタイル ガイドを作成するには、熟慮と努力が必要ですが、やる価値はあります。 効果的なブランディングには一貫性が不可欠であり、文章にも一貫性が必要です。

時間をかけて目標の概要を説明し、それを書き留めます。 プロのライターや編集者と協力して、スタイル ガイドに必要な要素を決定します。 これは、チームが簡単に従うことができる一連の標準を作成するのに役立ちます。

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ビジネス向けライティングスタイルガイドに関するよくある質問