書面によるフィードバックを提供する方法: すべきこととすべきでないこと

公開: 2022-12-16

建設的で直接的なフィードバックは、成長を祝い、課題を認めながら、マネージャーと同僚がお互いにやる気を起こさせるのに役立ちます。フィードバックを共有するための私たちのアプローチは、同僚がそれをどのように受け取るかにとって重要です。

フィードバックを提供することは、誰にとっても自然なことではありませんが、心配する必要はありません。建設的なフィードバックを書くための完全なガイドをまとめました。この記事では、書面によるフィードバックを提供するための 3 つのステップの公式、専門的なフィードバックを書くためのヒント、および書面によるフィードバックの例を紹介します。

あなたの文章にさらに磨きをかける

Grammarly は、自信を持ってコミュニケーションするのに役立ちます

書面によるフィードバックとは何ですか?

書面によるフィードバックは、職場の誰かが専門的に改善し、成長するのを助けることを意図したガイダンスの記録です. 一般的に、書面によるフィードバックには、賞賛、改善点の検討、その人が従うべきいくつかの次のステップが含まれます。

書面によるフィードバックは、公式または非公式の場合があり、次の一般的な形式を含む多くの媒体で提供されます。

年次レビュー
プロジェクトのふりかえり
評価
毎週のミーティング
仲間からのフィードバック
メール
ドキュメント、プロジェクト管理ツール、またはその他の作業プラットフォームのコメント
修正依頼

書面によるフィードバックを提供する場合

書面によるフィードバックは、個人の進捗状況を文書化した紙の証跡を残す優れた方法であり、管理者と受信者の両方が仕事や目標に向けた動きを追跡する際に参照できるものになります (一方、口頭のフィードバックは忘れたり、誤って記憶されたりする可能性があります)。

多くの職場では、ポジティブとネガティブの両方の評価ではなく、進歩と課題の分野としてフィードバックを組み立てています。誰かの仕事や行動に批判的なフィードバックを出したり受け取ったりするのは難しい場合がありますが、それを避けることはさらに悪いことです。否定的なフィードバックを差し控えることで、その人に不利益を与えることになります。基準を満たしていないことを知らない場合、どうすれば改善できるでしょうか。

次の状況では、書面によるフィードバックを提供することをお勧めします。

会社が必要とするレビューまたは評価
紙に記録を残したり、記録を残したりするには
説明しやすい単純な状況
書面による規則違反
イベント後のフィードバック

いつフィードバックを保留する必要がありますか?

フィードバックを延期または保留する必要がある状況は常にあります。

フィードバックが実行可能または肯定的でない場合は、フィードバックを提供する理由を自問してください。感情が高まったり、共有したい情報が個人的なものである場合は、一歩下がって再評価してください。

建設的なフィードバックには、改善が必要な受信者の作業や行動に関するメモを含める必要があります。これには、受信者がうまく行ったこと、失敗したことの証拠、やる気を起こさせるための明確な次のステップが含まれます。肯定的なフィードバックは、具体的かつ補完的なものである必要があります。

最後に、対処している状況が複雑すぎて書面で説明できない場合、または文脈から切り離すことができる場合は、書面によるフィードバックを主要な伝達方法として使用しないでください。会話をメモするために書面によるフィードバックを使用することもできますが、微妙な状況は口頭でのフィードバックに保存するのが最適です。

次の状況では、書面によるフィードバックを控えてください。

感情が高揚するとき
個人的なフィードバックが建設的でない場合
微妙な状況で

フィードバックの書き方

対象が受信者に継続または変更してほしい行動であるかどうかにかかわらず、評価を書面で積極的に伝えることができます。

どんな種類のフィードバックを提供したい場合でも、すぐに届くようにしてください。ほとんどの書面によるフィードバックは、イベントが発生した後に提供されます。年次レビュー、プロジェクトフィードバック、またはその他のスケジュールされた形式のフィードバックでない限り、経験則として、イベントから 1 週間以内にフィードバックを提供することをお勧めします。

具体的に

フィードバックに関しては、一般化を避けてください。受信者の行動の例と、前進するための推奨事項は、できるだけ明確にする必要があります。

具体的であればあるほど、伝えている情報を受信者が理解しやすくなります。「このフィードバックを提供することで、何を達成したいですか?」と自問することから始めます。そこから逆算して作業します。

建設的なフィードバックを提供する場合は、その人の仕事や行動が基準を満たしていなかった例を挙げてください。次に、設定された時間枠内で達成するための、明確で測定可能で達成可能な目標を与えます。肯定的なフィードバックを提供している場合は、もう一度見たい特定のアクションまたは結果を指摘してください。

重要性を強調する

受信者と話し合っているフィードバックが重要であると感じるかもしれませんが、受信者は同じように感じない場合があります。共有する内容が重要である理由を伝えるのは、あなたの責任です。

彼らの行動の影響 (または行動の欠如) を説明することで、それが重要であることを示すことができます。

共感する

共感と優しさをもってフィードバックを共有すれば、フィードバックが好意的に受け止められる可能性が高くなります。親切なフィードバックは、建設的で、敬意を払い、協力的で、思いやりのあるものです。課題や外部からの影響を認め、(それが本当なら) 彼らの努力に感謝していることを伝えることができます。

優しさは次の方法で伝えることができます。

彼らがあなたに質問する時間を与えます。
You ステートメントではなくIステートメントを使用します。たとえば、「毎週の指標が遅れていることに気付きました」または「チームの目標のより洗練されたプレゼンテーションを見たいと思っていました」などです。
もっと見たいものを褒める。
外部の課題が存在する場合はそれを認めます。

書面によるフィードバックの例

コミュニケーションフィードバックメッセージの例

ねえ、レックス。ホテルプロジェクトの最新状況について教えてください。問題が発生した場合は、できるだけ早くお知らせください。問題を解決できるようお手伝いいたします。プロジェクトの終わりに近づいているので、私たちがどこにいるのかを知るために、週に数回私にメッセージを送ってもらえますか? ありがとう！

肯定的なフィードバックのインスタントメッセージの例

ハンナ—今日の私たちのスタンドアップで心を開いて粘り強くしてくれてありがとう. あなたの創造的な思考のおかげで、私たちはこの問題を新しい方法で見ることができました。私は、プロジェクトを予定どおりに完了することができると確信しています. 次に、締め切りに間に合うように最後の 2 つのスプリントを再編成することに焦点を当てましょう。素晴らしい仕事を続けてください！

マネージャーのフィードバックの例

ねえマーサ、私たちのコミュニケーションと私の目標について話し合う時間をスケジュールできますか? 最近、販売目標について聞いたことがありますが、何を目指すべきかについて明確な答えが得られていないように感じます。四半期の終わりまでに私の目標を達成するために、来週中にあなたに追いつきたいです. 水曜日は暇ですか？

年次レビューメールの例

こんにちはエリック、

本日は年次レビュー会議にご出席いただきありがとうございます。添付の完全なレビューフォームをご覧ください。以下にハイライトを含めました。

良い点:あなたは強力でタイムリーなコミュニケーターであり、勤勉で細部に気を配るプロジェクトマネージャーでした。 あなたのチームはあなたを称賛し (添付文書を参照)、あなたの共同作業は見過ごされません!

改善が必要な点:今年のプロジェクトの締め切りは 6 つのうち 2 つしか達成できませんでした。 これにより、プロジェクトが予算を超えてしまい、請負業者を正しくスケジュールすることができなくなります。

次のステップ:会議で話し合ったように、来年の締め切りを優先してください。 スタッフの増員、プロジェクトの削減、またはその他のリソースが必要な場合は、遠慮なくお知らせください。

話し合う必要がある場合、またはその他の質問や懸念がある場合は、ここにいます。

心から、

ローレン

ピアフィードバックの例

マックさん、この 1 週間、チームとのコラボレーションは素晴らしかったですが、メールキャンペーンのグラフィックスの作成を依頼されたとき、私のプロジェクトは脇に追いやられているように感じました。私は過去にあなたの作品を十分に見てきましたが、あなたなら自分で素晴らしいセットを思いつくことができたと確信しています。来週、ソロで挑戦できると思いますか? そうでない場合はお知らせください。いくつかの代替案について話し合います。

フィードバックは専門能力開発の鍵

効果的なフィードバックを作成するには手間がかかります。生産的で消化しやすいフィードバックを作成するには、それが明確で、共感的で、実行可能なものであることを確認してください。

仕事や行動が理想的ではなかった例を示し、フォローアップのために明確で達成可能な目標を提供します。また、成果を指摘し、フィードバックが重要である理由を強調します。受信者の立場に立って、書面によるフィードバックを整理してください。このアプローチに固執すれば、効果的な書面によるフィードバックを提供できるようになります。

ポジティブなフィードバックもネガティブなフィードバックも、どちらも巧妙に書く必要があります。したがって、次の基本事項を念頭に置いてください。

ポジティブから始めましょう。
不足している点があれば指摘してください。
明確で達成可能な次のステップで終了します。

書面によるフィードバックを提供する場合、特定の目的を念頭に置いている場合があります。しかし、最良の結果は、その人が洞察を高く評価し、その情報をどう扱うかを知っていることであることを忘れないでください.