이메일로 "불편을 드려 죄송합니다"를 표현하는 더 나은 방법 4가지
게시 됨: 2021-02-02누구도 나쁜 소식을 전달하는 것을 좋아하지 않습니다. 특히 서면으로 말이죠. 불행한 소식, 실수, 실망스러운 사건을 전달할 때 우리는 충격을 완화하기 위해 “불편을 끼쳐드려 죄송합니다”라는 특별한 문구를 던지는 경향이 있습니다. 이 문장을 사용하려는 유혹은 이해할 만합니다. 그러나 회의 시간 변경과 같은 사소한 문제를 보고하는 경우나 주요 계약 취소와 같은 더 중요한 사항을 보고하는 경우에는 종종 남용됩니다.
그러나 진지하게 사용하더라도 이 진부한 표현은 너무 흔해져서 아이러니하게도 성실하지 않게 들릴 수 있습니다. 특히 상대방이 불편을 큰 불만으로 여길 경우 미리 준비된 사과를 통해 후회가 거의 전달되지 않을 수 있습니다. 솔직하지 못하거나 둔감하게 들릴 위험이 있습니다.
미안하다고 말하는 더 나은 옵션이 있습니다. 때로는 후회를 표현하는 더 적절한 방법이 있습니다. 특히 통제할 수 없는 경우에는 더욱 그렇습니다. 어쩌면 사과 편지를 쓰는 것일 수도 있습니다 . 당신이 정말로 뉘우치고잘못이 있을 때 , 그것을 말하는 더 강력한 방법이 있는 경우도 있습니다. 여기서는 발생할 수 있는 다양한 상황에 대한 몇 가지 대안을 모아봤습니다.
1 “당신의 좌절감을 이해합니다.”
특히 전문적인 환경에서 고객을 대면하는 역할에서는 "불편을 끼쳐드려 죄송합니다"를 포괄적인 사과(예: 패키지 분실, 약속 누락 또는 잘못된 서비스)로 사용하기 쉽습니다. 이러한 경우, 이 문구는 배려하는 대신 무효화되거나 비전문적인 것으로 인식될 수 있습니다. 이로 인해 좌절감이 커질 수 있습니다.
받는 사람의 관점을 이해하고 잘못을 만회하고 싶다는 점을 보여주기 위해 답변을 작성하는 것이 중요합니다. 그들의 불만을 단순한 “불편함”으로 일축하기보다는 그들의 감정을 인정하고 비난을 받아들이는 것이 회복으로 이어질 가능성이 더 높습니다. “당신의 좌절감을 이해합니다”를 사용하면 공감을 바탕으로 응답할 수 있습니다. 이는 고조된 감정을 완화하고 양측이 모두 만족할 수 있는 해결책에 도달할 수 있는 더 강력한 방법입니다.
2 “이것이 실망스럽다는 것을 알고 있습니다.”
상상해 보세요. 바쁜 일주일에 지쳐서 저녁 식사 약속을 취소해야 합니다. . . 시작 30분 전이에요. “불편을 드려 죄송합니다”라는 메시지를 보내는 것은 그 소식을 전달하는 비인격적인 방법입니다. 우리의 의사소통이 점점 더 디지털화되고 있지만 우리는 로봇이 아닙니다. 서신의 반대편에 사람이 있다는 것을 기억하십시오.
여기서는 실망을 인식하고 주인의식을 갖는 것이 핵심입니다. 당신이 그들의 관점을 생각하고 있다는 것을 보여주세요. 대신에 다음과 같은 말로 문자를 시작해보세요. “이건 촉박한 소식이고 일주일 내내 당신이 좋아하는 레스토랑에서 만나기를 고대하고 있다는 걸 알아요. . .” 이를 통해 책임을 지게 됩니다. 개인 정보를 포함하는 것도 배려를 전달합니다.
당신이 자신의 잘못을 알고 있고 문제를 해결하려는 목표를 갖고 있다는 사실을 상대방에게 알리면 개인적이든 직업적이든 관계에 대한 신뢰와 확신이 형성될 것입니다.
3 “인내해 주셔서 감사합니다.”
후회와 후회는 같은 것이 아닙니다. 때로는 불행하고 안타까운 일이지만 우리가 통제할 수 없는 일이 일어나기도 합니다. 이러한 상황에서는 실제로 사과할 필요가 없습니다. 예를 들어, 당신이 항공사 예약 직원이고 겨울 눈보라로 인해 몇 시간 동안 비행이 지연된다고 상상해 보십시오. 당신은 극단적인 날씨에 대해 책임을 지지 않습니다. 이런 경우 “불편을 끼쳐드려 죄송합니다”라고 말하는 것은 아무 일도 없었는데도 자신을 비난하는 것일 수 있습니다.
사과할 때, 통제할 수 없는 일에 대한 책임을 받아들일 위험이 있습니다. 대신, 현재의 감정을 후회에서 감사로 바꾸십시오. 이해해 주셔서 감사하다고 표현하면 대본이 바뀌고 받는 사람에게도 바로 그 감정이 촉발될 가능성이 높습니다. 다음과 같이 시도해 보세요. “인내해 주셔서 정말 감사합니다. 곧 이륙할 수 있는 조건이 안전해지기를 바랍니다.” 이를 통해 수신자는 귀하가 그들의 분노에 공감하고 이해하고 있음을 알 수 있습니다.
4 “제가 도와드릴게요.”
사과하는 대신 해결책을 제시하세요. 사람들은 자신의 의견을 듣고 싶거나 문제가 해결되기를 원하기 때문에 실망할 때 불평합니다. “흰 바지에 레드와인을 흘려 불편을 끼쳐드려 죄송합니다”라고 해도 얼룩이 지워지지 않습니다. 반면에 “드라이클리닝 비용은 제가 지불하겠습니다.”가 됩니다.
문제 해결 과정에서 적극적이어야 한다는 인식을 갖는 것은 귀하가 보다 책임감 있는 사람이 되기 위해 노력하고 있다는 것을 수령인에게 증명할 것입니다. 이 접근 방식을 사용하면 앞으로의 골치 아픈 일을 피할 수 있습니다. 다음에 당신의 힘으로 해결할 수 있는 문제가 생기면 그것을 고치겠다고 제안하십시오.