이메일로 '불편을 끼쳐드려 죄송합니다'를 표현하는 더 나은 방법 4가지

나쁜 소식을 전하는 사람이 되는 것을 즐기는 사람은 아무도 없습니다. 특히 서면으로 말입니다. 불행한 소식, 실수 또는 실망스러운 상황을 전달할 때 우리는 타격을 완화하기 위해 "불편을 끼쳐 드려 죄송합니다"라는 한 가지 특정 문구를 사용하는 경향이 있습니다. 이 문장을 사용하려는 유혹은 이해할 수 있습니다. 그러나 회의 시간 변경과 같은 약간의 귀찮은 일이나 주요 계약 취소와 같은 더 중요한 일을 보고하는 경우에는 종종 남용됩니다.

그러나 진지하게 사용하더라도 이 진부한 표현이 너무 일반적이 되어 아이러니하게도 그것이 진실하지 않게 들릴 수 있습니다. 특히 받는 사람이 불편을 큰 성가심으로 여길 경우 미리 준비된 사과는 후회를 거의 전달할 수 없습니다. 솔직하지 못하거나 둔감하게 들릴 위험이 있습니다.

미안하다고 말하는 더 좋은 옵션이 있습니다. 때로는 상황에 대한 유감을 표현하는 더 적절한 방법이 있습니다. 특히 통제할 수 없는 상황이라면 더욱 그렇습니다. 다른 때는 당신이 정말로 후회 하고 잘못을 했을 때 더 강력하게 말할 수 있습니다. 여기에서는 여러분이 처할 수 있는 다양한 상황에 대한 몇 가지 대안을 정리했습니다.

1 "당신의 좌절을 이해합니다."

특히 전문적인 환경에서 고객을 대하는 역할에서 여러 문제(예: 소포 분실, 약속 누락 또는 서비스 결함)에 대해 "불편을 끼쳐 드려 죄송합니다"를 사용하기 쉽습니다. 이러한 경우, 그 문구는 배려가 아니라 무효화되거나 비전문적이라는 의미로 받아들여질 수 있습니다. 이것은 좌절감을 키울 수 있습니다.

받는 사람의 관점을 이해하고 잘못을 만회하고 싶다는 것을 보여주기 위해 응답을 작성하는 것이 중요합니다. 그들의 불만을 단순한 "불편함"으로 치부하기보다는 그들의 감정을 인정하고 비난을 받아들이는 것이 수리로 이어질 가능성이 더 큽니다. "나는 당신의 좌절을 이해합니다"를 사용하는 것은 공감으로 응답을 안내합니다. 그것은 고조된 감정을 희망적으로 완화하고 양쪽 당사자가 기분 좋게 느끼는 해결책에 도달할 수 있는 더 강력한 방법입니다.

2 “실망스럽다는 것을 알고 있습니다.”

다음과 같이 상상해 보십시오. 바쁜 한 주에 지쳐서 저녁 식사 날짜에 취소해야 합니다. . . 시작하기 삼십분 전. "불편을 끼쳐드려 죄송합니다"라는 메시지를 보내는 것은 그 소식을 전달하는 비인간적인 방법처럼 느껴집니다. 우리의 통신이 점점 더 디지털화되고 있지만 우리는 로봇이 아닙니다. 서신의 반대편에 사람이 있다는 것을 기억하십시오.

실망을 인식하고 소유권을 취하는 것이 여기에서 핵심입니다. 그들의 관점을 생각하고 있음을 보여주십시오. 대신 다음과 같은 내용으로 텍스트를 시작하십시오 . . . ” 이것으로 당신은 책임을 집니다. 개인 정보를 포함하는 것도 배려를 전달합니다.

받는 사람에게 당신이 당신의 잘못을 알고 있음을 알리고 문제를 해결하는 것을 목표로 하는 것은 개인적이든 직업적이든 관계에 대한 신뢰와 자신감을 구축할 것입니다.

3 “기다려주셔서 감사합니다.”

후회와 후회는 같은 것이 아닙니다. 때로는 불행하거나 유감스러운 일이지만 우리가 통제할 수 없는 일이 발생합니다. 이러한 상황은 실제로 귀하의 사과를 보증하지 않습니다. 예를 들면: 당신이 항공사 예약 승무원이고 겨울 눈보라로 인해 몇 시간 동안 비행이 지연된다고 상상해 보십시오. 당신은 극단적인 날씨에 대한 책임이 없습니다. 이 경우 "불편을 끼쳐드려 죄송합니다"를 사용하는 것은 아무 것도 없었을 때 자신에게 책임을 전가할 수 있습니다.

사과할 때 통제할 수 없는 일에 대한 책임을 져야 할 위험이 있습니다. 대신, 당면한 감정을 후회에서 감사로 바꾸십시오. 이해에 감사를 표하는 것은 대본을 뒤집고 받는 사람에게도 바로 그 감정을 불러일으킬 것입니다. 시도: “기다려주셔서 감사합니다. 빨리 이륙할 수 있는 조건이 되기를 바랍니다.” 이것은 받는 사람이 당신이 그들의 분노에 공감하고 이해한다는 것을 알게 합니다.

4 “도와주세요.”

사과 대신 해결책을 제시하세요. 사람들은 실망할 때 불평합니다. 불평하기를 좋아하기 때문이 아니라, 그들의 말을 듣고 싶거나 문제가 해결되기를 원하기 때문입니다. "흰바지에 적포도주를 쏟게 해서 불편을 끼쳐드려 죄송합니다."는 얼룩이 지워지지 않습니다. 한편, "드라이클리닝은 내가 부담한다"는 것이다.

문제 해결 과정에서 능동적이라는 인식을 갖는 것은 당신이 보다 책임감 있는 사람이 되기 위해 노력하고 있음을 받는 사람에게 증명할 것입니다. 이 접근 방식을 사용하면 골치 아픈 일을 피할 수 있습니다. 다음번에 해결할 수 있는 문제가 있으면 해결하겠다고 제안하십시오.