성공하기 위해 필요한 19가지 최고의 비즈니스 작문 기술

더 나은 비즈니스 전문가가 되고 싶습니까? 탁월한 19가지 비즈니스 작문 기술을 배워보세요!

비즈니스 세계에서 전문가들은 끊임없이 서로 소통합니다. 이메일, 제안서, 보고서, 다이렉트 메시지까지 보냅니다.

비즈니스 작문 기술은 전문가가 자신의 업무를 잘 수행하는 데 매우 중요하지만 많은 대학원에서 이러한 중요한 능력이 부족한 경력을 시작합니다. 비즈니스 문서 작성은 비즈니스 및 운영에 대해 동료, 조직의 리더십, 고객 또는 기타 이해 관계자와 소통합니다. 지시하고, 알리고, 설득하고, 거래를 생성하도록 도와야 합니다. 무엇보다 명확해야 합니다. 견고한 비즈니스 작문 기술은 경력을 쌓을 수 있게 해 줄 것입니다.

비즈니스 환경에서 작성하는 방법을 배우는 데 도움이 되는 비즈니스 작문 과정을 수강할 수 있지만 그러한 교육에 투자할 시간이나 돈이 없을 수 있습니다. 몇 가지 유용한 팁을 통해 비즈니스에서 의사소통을 잘하는 방법을 배울 수 있습니다. 이러한 전략은

1. 목적을 가지고 쓰기

비즈니스 세계에서 당신이 하는 모든 일에 명확하게 정의된 목적을 갖는 것은 필수적이며 글쓰기도 예외는 아닙니다. 목적 있는 글쓰기는 글쓰기를 시작하기 전에 시작됩니다. 첫째, 글을 쓰는 이유를 알고 비즈니스 커뮤니케이션 기술을 사용하여 글을 쓰는 목적을 명확하게 보여줄 필요가 있습니다. 의도적인 글쓰기는 적은 단어로 요점을 전달하는 서면 커뮤니케이션을 만드는 데 도움이 됩니다. 비즈니스에서 시간은 매우 중요하므로 요점을 빨리 파악하는 것이 도움이 됩니다.

2. 유행어와 전문 용어를 피하십시오

모든 산업에는 유행어와 전문 용어가 있습니다. Merriam-Webster 사전은 유행어를 "중요한 소리를 내며 일반적으로 전문적인 단어나 의미가 거의 없는 문구로 주로 평신도에게 깊은 인상을 주기 위해 사용되는 문구"라고 정의합니다. 전문 용어의 정의는 "특수 활동 또는 그룹의 기술 용어 또는 특성"입니다. 훌륭한 작가는 불필요하거나 때로는 혼란스러운 단어 없이 의미를 전달할 수 있습니다. 비즈니스 유행어의 예는 다음과 같습니다.

• 시너지
• 낮게 매달린 과일
• 다시 동그라미
• 상자 밖에
• 기민한
• 영향력
• 바늘을 움직여
• 심해 잠수
• 대역폭
• 클라우드 기반
• 결론
• 전체적인 접근 방식
• 기업 문화
• 그로스 해킹

두문자어는 업계에서 잘 알려지지 않은 한 피해야 할 전문 용어 또는 전문 용어일 수도 있습니다. 대신 더 정확한 단어 선택을 사용하거나 글에서 이러한 용어를 모두 제외하십시오.

3. 감정 제거

비즈니스 글쓰기는 감정적인 글쓰기가 아닙니다. 일부 유형의 비즈니스 글쓰기는 설득에 중점을 두지만, 매우 감정적인 언어가 아니라 사실과 자신감을 사용하여 설득하게 됩니다. 그것은 당신이 당신의 글에서 당신의 열정이나 흥분을 설명할 수 없다는 것을 의미하지 않습니다. 감정과 감정적인 단어가 의사소통을 주도하지 않도록 주의하고 단순한 문장 구조와 명확하고 사실에 입각한 의사소통을 선택하십시오.

4. 부사 제한

부사는 동사와 다른 수식어를 수식하는 단어입니다. 강한 동사를 사용하면 수식을 위해 부사가 필요하지 않습니다. 비즈니스 커뮤니케이션을 읽고 부사 사용을 제한할 수 있는 위치를 확인하십시오. 예를 들어 다음과 같이 말할 수 있습니다.

• 고객이 팀원에게 소리쳤습니다.

부사 "크게"는 여기서 적절한 의미를 전달하는 데 필요하지 않습니다. 외치는 소리가 커서 다음과 같이 말할 수 있습니다.

• 고객이 팀원에게 소리쳤습니다.

5. 짧게 유지

비즈니스 커뮤니케이션의 문장과 단락은 모두 짧고 간단해야 합니다. 간단한 문장 구조를 사용하고 어떤 대가를 치르더라도 연속 문장을 피하십시오. 선택한 것보다 더 적은 단어로 말할 수 있는 경우 더 짧은 버전으로 수정합니다. 길고 지루한 의사소통은 바쁜 비즈니스 세계에서 적절하지 않습니다. 보내야 하는 긴 단락이나 이메일이 있는 경우 이를 나눌 방법을 찾으십시오. 작은 덩어리의 텍스트는 독자가 긴 것보다 소화하기 쉽습니다.

6. 생각 정리하기

학술 논문을 작성할 때 일반적으로 개요부터 시작합니다. 개요는 생각을 명확하고 잘 짜여진 패턴으로 정리하는 데 도움이 됩니다. 비즈니스 글쓰기에서도 같은 일을 한다면 도움이 될 것입니다. 형식적인 개요를 만들지 않더라도 아이디어를 정리하십시오. 일반적으로 비즈니스 커뮤니케이션의 경우 가장 중요한 정보 또는 커뮤니케이션 목적부터 시작하여 독자가 알아야 할 사실 또는 추가 정보가 이어집니다.

의사 소통이 끝날 때까지 덜 중요한 정보를 유지하십시오. 생각의 정리는 또한 문장에서 문장으로 이동할 때 전환 단어를 사용하는 것을 의미합니다. 이것은 작품에 응집력과 흐름을 만듭니다. 또한 의미를 더 쉽게 흡수할 수 있습니다.

7. 글을 간결하게 작성하세요

작문 스타일을 깨끗하고 간결하게 유지하십시오. 강력한 의사소통 기술을 사용하여 불필요한 단어 없이 명확하게 의미하는 바를 전달하십시오. 독자는 일반적으로 문서, 특히 비즈니스 이메일을 읽을 시간이 많지 않기 때문에 간결한 작성은 비즈니스에서 중요합니다. 따라서 비즈니스 문서를 스캔하여 지체 없이 필요한 정보를 얻을 수 있어야 합니다.

8. 청중을 아십시오

말이든 글이든 효과적인 커뮤니케이션을 위해서는 청중을 알아야 합니다. 독자를 알면 독자가 특정 문구나 용어를 이해할 수 있는지 여부를 알 수 있으며 의미를 이해하는 데 도움이 됩니다. 청중을 알면 의미를 더 쉽게 전달할 수 있는 어조와 어휘를 선택하는 데 도움이 됩니다. 또한 청중이 귀하에게 기대하는 적절한 수준의 전문성을 제시할 수 있습니다.

9. 전문적인 톤 사용

효과적인 비즈니스 글쓰기는 그다지 개인적이지 않을 것입니다. 친근한 어조를 전달할 수 있지만 전문성을 유지해야 합니다. 때때로 이것은 쓰기 훈련과 함께 제공되지만 종종 경험에서 비롯됩니다. 글을 다 쓴 후에 큰 소리로 읽는 것을 고려하십시오. 친근하면서도 프로페셔널한 목소리를 전달하나요, 아니면 친한 친구와 대화하는 것처럼 들리나요? 그런 다음 작문을 다듬고 축약형과 속어 용어를 제거하여 보다 전문적으로 들리도록 합니다.

10. 액티브 보이스 내레이션

능동태는 문장의 동작을 수행하는 문장의 주어를 포함합니다. 따라서 능동태로 글을 쓰면 더 강하고 간결한 문장이 됩니다. 능동태의 반대는 수동태이며, 글을 쓸 때 가능하면 피해야 합니다. 다음은 수동태를 사용하는 비즈니스 이메일 문장의 예입니다.

• 모든 부서에 편지를 보냈습니다.

이 문장에서 문자는 동작(보내기)을 하지 않습니다. 따라서 수동태입니다. 다음과 같이 말하십시오.

• Tom은 모든 부서에 편지를 보냈습니다.

이것은 같은 것을 말하지만 편지를 보낸 사람을 나타냅니다. 또한 더 적은 단어로 의미를 전달하고 더 강한 문장입니다. 수동태가 유일한 옵션인 경우가 있을 수 있지만 가능하면 피하십시오.

11. 의견이 아닌 사실을 진술하십시오

귀하의 의견은 비즈니스 커뮤니케이션에서 다른 커뮤니케이션 형식보다 덜 중요합니다. 그러나 의사 소통에서 데이터로 뒷받침되는 사실을 진술하면 더 나은 결과를 얻을 수 있습니다. 비즈니스 커뮤니케이션에서 자신의 의견을 진술해야 하는 경우가 있을 수 있습니다. 이러한 경우 독자가 알려진 사실이 아니라 귀하의 관점과 의견을 읽고 있음을 분명히 하십시오. 이 공개는 독자가 귀하가 제공하는 정보에 대해 정보에 입각한 결정을 내리는 데 도움이 될 것입니다.

12. 문법 오류 제거

훌륭한 비즈니스 문서에는 기본적인 문법 실수가 없어야 합니다. 문법 오류가 있는 비즈니스 커뮤니케이션을 보내면 귀하와 귀하의 조직이 덜 전문적으로 보입니다. 따라서 이메일을 쓰든 보고서를 작성하든 오류 수를 줄이기 위해 주의 깊게 교정해야 합니다. 글쓰기가 가장 중요한 기술이 아닌 경우 Grammarly와 같은 문법 검사기를 사용하여 도움을 받을 수 있습니다. 그러나 가장 강력한 문법 검사기조차도 작업을 수행하기 위해 기술에 의존한다는 점을 기억하십시오. 비즈니스 문서를 보내기 전에 항상 스스로 교정하십시오.

13. 글쓰기에 자신감을 보여라

비즈니스 환경에 대한 효과적인 이메일 또는 뉴스레터는 자신감을 전달할 것입니다. 어휘를 바꾸고 수동태를 피함으로써 자신 있게 쓰는 법을 배울 수 있습니다. 글을 직접적이고 강력하게 유지하면 높은 수준의 자신감을 전달할 수 있습니다. 당신의 글에 대한 자신감은 또한 그것을 더 효과적으로 만들 것입니다. 독자는 당신의 글이 자신감을 느낀다면 당신과 그들의 비즈니스 요구를 도울 수 있는 당신의 능력에 대해 더 많은 신뢰를 느낄 것입니다.

14. 형식을 단순하게 유지하십시오.

비즈니스 서신, 메모 또는 보고서를 작성할 때 형식을 단순하게 유지하십시오. 제목과 부제목은 정보를 통해 독자를 안내하는 데 도움이 되지만 멋진 글꼴이나 과도한 각주 사용과 같은 복잡한 서식을 피합니다. 독자가 필요한 정보를 얻기 위해 빠르게 스캔할 수 있는 작업을 만들고 싶다는 점을 기억하십시오. 따라서 짧은 단락을 사용하고, 적절한 곳에 그래픽을 뿌리고, 사람들이 쉽게 읽을 수 있는 크기의 전문적인 글꼴을 사용하여 독자를 좌절시키거나 혼동하지 않도록 하십시오.

15. 다양한 쓰기 유형에 대한 쇼케이스 적응성

비즈니스 글쓰기에는 다양한 유형의 글쓰기가 포함됩니다. 비즈니스 작가로서 다음과 같이 작성해야 할 수도 있습니다.

• 메모
• 이메일
• 보고서
• 소셜 미디어 게시물
• 블로그 게시물
• 다이렉트 메시지
• 비즈니스 서신

이러한 다양한 커뮤니케이션 플랫폼에 맞게 작문 스타일을 조정하는 방법을 알아두십시오. 예를 들어 보고서는 비즈니스 이메일보다 단락이 더 길 수 있으며 소셜 미디어 게시물은 비즈니스 서신보다 더 개인적인 언어를 허용합니다.

16. 인간적인 어조 유지

전문성이 중요하지만 여전히 인간적인 어조를 전달하는 글을 원합니다. 고객과 대화할 때 사용하는 일상 어휘를 고수하십시오. 글을 쓸 때 유쾌하고 경쾌한 어조를 유지하십시오. 작문에 개인적인 손길을 유지했는지 알 수 있는 한 가지 방법은 작문을 마친 후 소리내어 읽는 것입니다. 소리가 잘 흐르고 큰 소리로 읽을 때 너무 고양되지 않는 것 같으면 충분히 친근한 것일 수 있습니다.

17. 일관성 유지

포용해야 할 더 어려운 비즈니스 작문 기술 중 하나는 일관성입니다. 귀하의 비즈니스는 일관되고 명확한 목소리를 내야 하는 브랜드입니다. 더 나은 비즈니스 글쓰기는 브랜드를 위해 쓰는 모든 것에 동의하는 목소리를 유지하는 것과 관련이 있습니다. 종종 비즈니스는 작가를 위한 브랜드 가이드라인을 만듭니다. 이 문서를 연구하고 자신의 글에 적용하는 방법을 배우면 문서의 일관성이 높아지고 더 나은 작가가 될 것입니다.

18. 클릭 유도 문안 작성

대부분의 비즈니스 커뮤니케이션에는 클릭 유도문안이 필요합니다. 마케팅 자료를 작성하는 경우 CTA는 샘플, 데모 또는 구매를 요청하는 것입니다. 이메일을 작성하는 경우 독자에게 답장을 보내도록 요청할 수 있습니다. 프레젠테이션을 하는 경우 CTA가 청중에게 질문을 할 수 있습니다. CTA는 당신이 제시한 정보로 독자들이 무엇을 하기를 원하는지 독자에게 명확히 해야 합니다. 따라서 간결하고 직접적이어야 합니다. 당신이 쓴 글을 읽은 지금 어떤 일이 일어나야 하는지에 대해 독자의 마음에 어떤 질문도 남겨서는 안 됩니다.

19. 최종 편집 완료

마지막으로, 작성하는 모든 비즈니스 문서에서 명확성과 간결성이라는 두 가지 사항에 대한 최종 확인을 수행하십시오. 먼저, 내용이 명확한지 확인하기 위해 내용을 자세히 읽으십시오. 그런 다음 주제를 모르는 것처럼 읽으십시오. 전달해야 할 내용을 전달합니까? 다음으로 가능한 한 간략하게 작성되었는지 확인하십시오. 모든 필수 정보를 포함했지만 그 이상은 포함하지 않았습니까? 의사 소통의 의미에 중요한 단어와 문장만 유지하십시오. 조각의 의미를 바꾸지 않고 가능한 한 많이 제거하면 원하는 수신자에게 최종 초안을 보낼 준비가 됩니다.

문법을 편집할 때 게시 또는 제출하기 전에 글의 가독성 점수를 개선하기 위해 시간을 할애하는 것이 좋습니다.

여전히 도움이 필요한 경우 문법 및 구문 가이드에서 자세히 설명합니다.