받은 편지함(및 동료)을 행복하게 하는 5가지 이메일 습관

일찍 사무실에 도착하는 드물고 아름다운 월요일입니다. 출퇴근길은 평소처럼 힘들지 않았고, 커피는 여전히 뜨겁고 주변에는 아무도 없습니다. 평소의 주의를 산만하게 하지 않고 실제 작업을 완료할 수 있는 이 맛있는 기회에 심장이 두근거립니다.

당신은 27개의 읽지 않은 이메일을 발견하기 위해서만 노트북을 열었습니다. 당신의 어깨는 절망으로 축 처집니다. 이 중 몇 개나 중요합니까? 그들 중 하나를합니까? 하나를 하고 당신이 그것을 그리워한다면? 선별을 시작하는 것이 좋습니다.

이 중 12가지가 당신과 전혀 관련이 없다는 사실을 깨닫고 좌절감이 커집니다. 다른 부서의 누군가가 자신의 침술사가 전달한 기사에 대한 토론에서 "귀하를 연결"하기로 결정했습니다. 아래로 스크롤하여 이전에 보겠습니다. . . 6명의 다른 사람들이 응답했습니다. 아아. 깊은 숨.

이메일의 과시와 혼란은 많지만 특히 비난받는 몇 가지를 발견했습니다. 바로 당신과 같은 이메일 에티켓의 모범이 될 수 없는 유형의 실수입니다. 동료들에게 모범을 보이십시오. 다음은 명심해야 할 건전한 이메일 습관에 대한 카운트다운입니다.

5 CC 과밀 방지

회사의 새 카피라이터인 Chet은 디자인 부서의 Pauline이 사용할 몇 단어의 초안을 작성하고 있습니다. Pauline의 대리인 Brandon은 목요일에 그녀를 대신할 것이므로 Chet도 그를 복사합니다. 철저해야합니다.

Chet은 또한 다음 릴리스에 대한 Gwyn의 설명을 정확하게 요약하고 있는지 확신하지 못하므로 설명을 위해 그녀도 복사하지 않겠습니까? Gwyn은 법적 검토가 필요한 문구에 대해 뭔가를 말했으므로 Chet 이유는 그 사람들을 연결하는 것이 좋습니다. 그리고 프로젝트 관리자인 Mia는 무슨 일이 일어나고 있는지 모르는 것을 싫어하므로 이것이 어디로 향하고 있는지 알 수 있습니다. 보내기 버튼에서 물러나, Chet.

신중하지 않으면 비교적 작은 작업이 모든 직원의 받은 편지함 악몽으로 빠르게 확장될 수 있습니다. 그리고 당신이 좋은 뜻을 가지고 있고 정당한 이유가 있다고 해도, 그렇지 않으면 괜찮은 인간이 때때로 전체 답장 버튼으로 음란한 일을 합니다. 위험을 감수할 의향이 있습니까?

한 번에 많은 사람에게 이메일을 보내는 것이 중요한 경우 BCC 필드에 주소를 입력하여 응답하는 사람이 수십 개의 다른 받은 편지함을 막히지 않도록 하십시오.

Chet의 또 다른 솔루션은 이 작업을 더 작은 조각으로 나누는 것입니다. 한 이메일로 디자이너를 업데이트하고, 다른 이메일로 Gwyn에게 확인하고, 법무팀에 들러 언제 이야기할 수 있는지 묻고, 오늘 오후의 계획 회의에서 Mia에게 알립니다. 말하자면 . . .

4 이메일을 보내지 말아야 할 때와 하지 말아야 할 때 알기

이메일은 훌륭한 도구이지만 종종 실시간 대화를 대체하기에는 좋지 않습니다. 특히 후속 질문을 묻거나 답하고 대화를 진행하면서 명확하게 설명할 공간이 필요한 경우에는 더욱 그렇습니다. 몇 가지 예:

• 새로운 보험 계획에 대해 HR과 상담하시겠습니까? 철저한 이메일 설명은 쓰기는커녕 읽기도 귀찮은 일처럼 들립니다. 메모장을 들고 이야기하십시오.
• 복잡한 기술 문제에 대해 전문가에게 문의하시겠습니까? 주고받는 대화는 이메일보다 세부 사항을 더 빨리 이해하는 데 도움이 될 수 있습니다.
• 급여 부서 또는 회사 변호사와 민감한 세부 사항에 대해 논의하고 계십니까? 귀하의 Sent 폴더는 그러한 맛있는 비밀을 보관하는 최고의 저장소가 아닐 수 있습니다.

이 균형 잡기의 이면은 언제 이메일 을 보내야 하는지 아는 것입니다. 때때로 그 문제는 완전한 대화를 할 가치가 없습니다. 이러한 순간은 이메일이 빛날 때입니다.

현재 와 ​​같이 긴급한 문제인 경우 받는 사람이 받은 편지함을 확인하기를 기다리는 것보다 메시지를 보내는 것이 더 나을 수 있습니다.

3 제목을 잊지 마세요

모든 사람이 받은 편지함을 매일 또는 아예 비우는 것은 아닙니다.

매일 100개의 이메일을 받는 기자는 어떤 이메일은 중요하고 다른 이메일은 열 가치가 없어 보이는 이메일인지 분류할 수 있습니다. 이러한 빠른 판단은 제목에 달려 있습니다. 바쁜 사람들과의 서신이 영원히 무시되는 것을 원하지 않는다고 가정하면, 왜 글을 쓰고 있는지, 그것이 중요한지 분명히 해야 합니다.

또한 간략하게 유지하십시오. 제목 줄이 이메일 내용의 작은 시와 비슷할 필요는 없습니다.

전문가 팁: 일부 베테랑 이메일 작성자는 반쯤 쓴 메모를 도용할 가능성을 우려하여 보내기를 매쉬할 준비가 될 때까지 유효한 이메일 주소를 받는 사람 줄에 입력하지 않습니다. 대신 제목 줄에 받는 사람의 주소를 임시로 붙여넣습니다. 제목 줄에는 시간이 되면 쉽게 찾고 이동할 수 있습니다. 이 마지막 단계는 해당 제목 줄을 채우는 데 유용한 알림이 될 수 있습니다.

2 "+1" 응답자나 초과 전달자는

사람들의 받은편지함을 존중한다는 것은 보낸 폴더에서 당신에 대해 말하는 것에 대한 소유권을 갖는다는 것을 의미합니다.

당신의 하루를 밝게 해주는 사려 깊고 명쾌한 이메일을 작성하는 동료는 엄지손가락을 치켜드는 이모티콘보다 더 가치가 있습니다. 이런 종류의 "+1" 응답은 "멋진 콩"이라고 말하고 친구가 공항까지 태워다 줄 때 화제를 바꾸는 것과 유사합니다. 감사의, 최소한의 감사의 의미로 조금 더 보여드리고 싶지 않으신가요?

마찬가지로 해야 할 일, 후속 조치 및 아마도 재무 담당자가 답변할 수 있는 얽힌 스레드가 더 많은 사람들과 불확실성을 공유하면 거의 개선되지 않습니다. 전달된 메시지 저글링 그룹의 일원이 되어 메시지가 의미하는 바 또는 누구에게 의미하는지 거의 고려하지 않고 무작위 방향으로 끊임없이 메시지를 우회하는 것은 당신이 작성하거나 공유하는 것이 중요하지 않다는 것을 의미합니다. 넌 더 잘할 수있어.

1 무심코 상사에게 끼어들어 사람들을 매복하지 마십시오.

누군가와 이메일을 주고 받으며 그들이 듣고 싶지 않은 말을 했다고 가정해 봅시다. 당신은 지금까지 비교적 예의 바르게 행동했습니다. "아니요, 죄송합니다. 그 기간은 현실적이지 않습니다." "네, 걱정하시는 건 이해하지만 법무팀에서는 그 표현을 변경할 수 없다고 말합니다."

그런 다음 그들의 다음 응답에서 폭탄선언이 나옵니다. 그들은 당신의 매니저를 CC-ing하고 있습니다. 분명히 이 사람은 귀하의 응답에 만족하지 않으며 에스컬레이션이 필요하다고 결정했습니다. 돈.

스레드에 누군가의 상사를 추가하는 것이 합리적일 때가 많이 있지만 이것은 그런 경우가 아닙니다. 이러한 종류의 기습 공격은 사람들로 하여금 화상을 입게 만듭니다. 그들과의 다음 상호 작용은 아마도 친절하지 않을 것입니다. 한마디로 보기에 좋지 않습니다. 그리고 다음에 함께 작업해야 할 때 다리를 태울 위험이 있습니다.

다행히도 이것은 피하기 쉽습니다. 당신이 해야 할 일은 상사를 곤경으로 이용하여 사람들의 눈을 가리지 않는 것뿐입니다.

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