비즈니스 이메일 에티켓에서 해야 할 일과 하지 말아야 할 일

잘못 작성되고 잘못된 이메일처럼 귀하의 전문 브랜드를 손상시킬 수 있는 것은 거의 없습니다. "보내기" 버튼을 한 번만 클릭하면 성공적인 비즈니스 교환과 잠재적인 HR 문제 또는 동료 갈등이 달라질 수 있습니다. 미국인들은 하루에 수십만 통의 이메일을 보내지만 이를 당연하게 여겨서는 안 됩니다.

당신이 고위 전문가이든 사무실 초보자이든 비즈니스 이메일 에티켓에 관해 반드시 기억해야 할 13가지 해야 할 일과 하지 말아야 할 일이 있습니다.

제목 줄에 주의를 기울이세요

이메일 본문을 반영하는 명확하고 간결한 제목을 작성하세요. "안녕하세요", "감동적인 베이스" 또는 "참고"와 같은 일반적인 단어가 포함된 제목 줄을 피하고 제목 줄을 비워 두지 마세요.

적절한 인사말을 사용하십시오

“안녕하세요”와 “안녕하세요”는 전문성과 성숙함이 부족함을 나타냅니다. "좋은 아침", "안녕하세요", "안녕하세요" 등의 문구로 이메일을 시작하세요. "좋은 하루" 또는 "인사말"은 국제 무대에서 자주 사용되는 다른 문구입니다.

소개를 활용하세요

미국과 같은 문화권에서는 보낸 사람이 처음 몇 줄에 일부 배경 정보와 함께 이름과 성으로 자신을 소개하는 것이 가장 좋습니다. 예를 들어, “Mandell 선생님께: 제 이름은 Access to Culture의 창립자인 Sharon Schweitzer입니다. 님이 귀하에게 추천해 주셨습니다. . .” 또는 “제 이름은 Sharon Schweitzer이고 국제 비즈니스 전문가로서 . . .” 이는 귀하가 연락처 정보를 어떻게 받았는지 알고 싶어하는 새로운 연락처, 잠재 고객, 클라이언트 및 고용주에게 자신을 소개할 때 특히 중요합니다.

문화를 알아라

간접적인 문화권의 사람들에게 이메일을 보낼 때는 해당 국가의 관습을 조사하는 것이 올바른 프로토콜이자 모범 사례입니다. 예를 들어, 일본에서는 비즈니스 이메일의 첫 문장에 날씨에 대해 문의하는 것이 정중하고 적절하며 관례입니다. 대조적으로, 잠재적인 일본인 접촉자에게 자신을 소개하는 이메일을 보내는 것은 부적절할 것입니다. 간접 문화에서는 관습에 따라 상호 존중하는 제3자에 의해서만 소개가 이루어집니다. 콜드 이메일은 무시, 삭제, 차단 및/또는 정크 메일로 표시됩니다.

유머와 풍자를 포함하지 마세요.

이메일은 맥락 없이 텍스트로 해석되기 쉽습니다. 유머는 문화에 따라 다릅니다. 수신자가 혼란스러워하거나 더 나쁘게는 기분이 상할 수 있으므로 이메일에서 유머와 빈정거림을 모두 피하십시오.

첨부 파일을 다시 확인하세요

파일을 첨부할 때 이메일 본문에도 붙여넣는 데 몇 초가 더 걸릴 수 있도록 친절하게 배려해 주세요. 이는 첨부 파일을 열 때 시간과 위험을 절약함으로써 수신자에 대한 배려를 보여줍니다. 이것이 당신에게 더 많은 시간을 소비합니까? 예. 그만한 가치가 있나요? 예.

'전체답장'을 누르지 마세요

모든 사람이 알아야 하는 경우가 아니면 '전체답장'을 사용하지 마세요. 최고 경영진(CEO/COO) 또는 행정 보조원이 10명의 직원에게 이메일을 보내 지역 사회 봉사 프로젝트에 자원 봉사자를 요청하는 경우 10명 모두가 아닌 관리자에게 답장하십시오. 왜 다른 10명에게 귀하의 이메일을 삭제하라고 합니까? 전체답변은 특정 주제에 대해 지속적인 고민을 하는 기능입니다.

빨리 답장을 해라

24시간 이내에 답변하는 것이 일반적인 예의입니다. 누군가를 더 이상 기다리게 놔두면 무례한 사람으로 인식될 뿐만 아니라 장기적으로 비즈니스 비용이 발생할 수 있습니다. 본의 아니게 누군가를 24시간 이상 기다리게 하거나 참작할 수 있는 상황이 발생한 경우 정중하게 상황을 설명하고 사과를 표현하세요.

이모티콘을 사용하지 마세요

윙크하고 웃는 작은 아이콘은 문자 메시지용입니다. 비즈니스 이메일에서는 부적절하고 비전문적입니다. 이모티콘은 이메일을 스팸 필터나 정크 메일함으로 분류할 수 있으며, 미성숙하고 비전문적으로 보일 수 있습니다.

개인정보를 보호하세요

이메일은 공개입니다. 이메일이 삭제되더라도 온라인 서비스 및 소프트웨어 프로그램은 하드 드라이브에 있는 메시지에 액세스할 수 있습니다. "보내기"를 클릭하기 전에 직장 동료, 경쟁사, 고용주, ​​FBI 또는 의도하지 않은 수신자가 귀하의 이메일을 읽는 경우 어떤 일이 발생할 수 있는지 생각해 보십시오. 이렇게 생각해 보세요. 내 이메일이 Facebook에 게시되면 어떻게 보일까요?

부정적으로 생각하지 마세요

부정적인 의견을 이메일로 보내는 것은 부적절합니다. 모두 대문자로 된 이메일은 분노를 의미합니다. 이러한 적대적인 메시지는 이메일을 보내고 받은 후에도 오랫동안 어색함을 유발합니다. 나쁜 소식을 이메일로 전달해야 한다면 객관적인 단어를 사용하고 사실을 기술하세요. 나쁜 소식을 전할 때는 직접 대면하는 것이 가장 좋습니다.

교정을 해보세요

철자와 문법 오류를 확인하고 다시 확인하세요. 이러한 오류는 귀하를 전문가가 아닌 것처럼 보이게 만들고 이메일이 심각하게 받아들여질 가능성을 줄여줍니다. 이메일 소프트웨어에는 맞춤법 검사와 같은 다양한 전문 도구가 함께 제공됩니다. 이를 사용하세요.

더 가까이 대화를 잊지 마세요

응답이 필요하지 않다는 것을 수신자에게 알리면 이메일 주기가 영구적으로 계속되지 않습니다. "대답은 필요하지 않습니다.", "다시 한번 감사드립니다.", "화요일 이사회에서 뵙겠습니다." 또는 "추가 지원이 필요하면 알려주세요."로 마무리합니다. "최고", "안부 인사", "진심으로", "감사합니다" 또는 다른 적절한 문구와 같은 마무리로 이메일을 마무리하세요.