비즈니스 이메일 에티켓의 해야 할 일과 하지 말아야 할 일

잘못 쓰여지고 잘못 안내된 이메일처럼 전문 브랜드를 훼손할 수 있는 것은 거의 없습니다. "보내기" 버튼을 한 번만 클릭하면 성공적인 비즈니스 교환과 잠재적인 HR 문제 또는 동료 갈등의 차이가 될 수 있습니다. 미국인들은 하루에 수십만 개의 이메일을 보내지만 이를 당연하게 여겨서는 안 됩니다.

고위 전문가이든 사무실 초보자이든 관계없이 비즈니스 이메일 에티켓에서 반드시 기억해야 할 13가지 사항과 하지 말아야 할 사항이 있습니다.

제목 줄에 주의를 기울이십시오

이메일 본문을 반영하는 명확하고 간결한 제목을 작성하십시오. "Hi", "Touching Base" 또는 "FYI"와 같은 일반적인 단어가 포함된 제목 줄을 피하고 제목 줄을 공백으로 두지 마십시오.

적절한 인사말을 사용하십시오

"안녕"과 "안녕"은 전문성과 성숙함이 부족함을 나타냅니다. "안녕하세요", "안녕하세요", "안녕하세요" 또는 "안녕하세요"와 같은 문구로 이메일을 시작합니다. "Good day" 또는 "Greetings"는 국제 무대에서 자주 사용되는 다른 문구입니다.

소개를 사용하십시오

미국과 같은 문화권에서 가장 좋은 방법은 발신자가 처음 몇 줄에 몇 가지 배경 정보와 함께 성과 이름으로 자신을 소개하는 것입니다. 예를 들어, “Ms. Mandell에게: 제 이름은 Access to Culture의 설립자인 Sharon Schweitzer입니다. 님을 참조했습니다. . .” 또는 “제 이름은 Sharon Schweitzer이고 . . .” 이것은 새로운 연락처, 잠재 고객, 클라이언트 및 귀하가 연락처 정보를 받은 방법을 알고 싶어하는 고용주에게 자신을 소개할 때 특히 중요합니다.

문화를 알다

간접 문화권의 사람들에게 이메일을 보낼 때 국가 관습을 조사하는 것이 적절한 프로토콜이자 모범 사례입니다. 예를 들어 일본에서는 비즈니스 이메일의 첫 문장에서 날씨를 묻는 것이 예의 바르고 적절하며 관례입니다. 반대로 잠재적인 일본인 연락처에 자신을 소개하는 이메일을 보내는 것은 적절하지 않습니다. 간접 문화에서 소개는 관습으로 인해 상호 존중받는 제3자에 의해서만 이루어집니다. 콜드 이메일은 무시, 삭제, 차단 및/또는 정크로 표시됩니다.

유머와 풍자를 포함하지 마십시오

이메일은 문맥 없이 텍스트를 통해 쉽게 잘못 해석될 수 있습니다. 유머는 문화에 따라 다릅니다. 받는 사람이 혼란스러워하거나 기분이 상할 수 있으므로 이메일에서 유머와 풍자를 모두 피하십시오.

첨부 파일을 다시 확인하십시오

파일을 첨부할 때 이메일 본문에도 붙여넣는 데 몇 초가 더 걸릴 수 있습니다. 이는 수신자가 첨부 파일을 열 때 시간과 위험을 줄여줌으로써 수신자에 대한 배려를 나타냅니다. 이 시간이 더 소요됩니까? 네. 그만한 가치가 있습니까? 네.

"전체 회신"을 누르지 마십시오

모두가 알아야 하는 경우가 아니면 "전체 회신"을 사용하지 마십시오. C-Suite(CEO/COO) 또는 관리 비서가 10명의 직원에게 지역 사회 봉사 프로젝트에 대한 자원 봉사자를 요청하는 이메일을 보낼 때 10명의 전체 구성원이 아닌 관리자에게 회신하십시오. 왜 10명의 다른 사람들이 당신의 이메일을 삭제하게 합니까? 전체 답장은 특정 주제에 대한 지속적인 심의를 위한 기능입니다.

신속하게 응답하십시오

24시간 이내에 회신하는 것이 일반적인 예의입니다. 누군가를 더 이상 매달려 있으면 무례한 사람으로 인식될 뿐만 아니라 장기적으로 비즈니스에 손실을 줄 수 있습니다. 의도치 않게 누군가를 24시간 이상 기다리게 하거나 정상참작할 수 있는 상황이 발생했다면 정중하게 상황을 설명하고 사과를 표현하세요.

이모티콘을 사용하지 마십시오

윙크하고 웃고 있는 작은 아이콘은 문자 메시지용입니다. 비즈니스 이메일에서 부적절하고 비전문적입니다. 이모티콘은 이메일을 스팸 필터나 정크 메일함으로 보낼 수 있으며 미숙하고 비전문적으로 보일 수 있습니다.

개인 정보 보호

이메일은 공개입니다. 이메일이 삭제되더라도 온라인 서비스 및 소프트웨어 프로그램은 하드 드라이브의 메시지에 액세스할 수 있습니다. "보내기"를 클릭하기 전에 비즈니스 동료, 경쟁자, 고용주, ​​FBI 또는 의도하지 않은 수신자가 이메일을 읽는 경우 어떤 일이 발생할 수 있는지 생각해 보십시오. 이렇게 생각해 보십시오. 내 이메일이 Facebook에 게시되면 어떻게 될까요?

부정적이지 마십시오

부정적인 의견을 이메일로 보내는 것은 부적절합니다. 모두 대문자로 된 이메일은 이메일에서 분노를 의미합니다. 이러한 적대적인 메시지는 이메일을 보내고 받은 후에도 오랫동안 어색함을 유발합니다. 이메일을 통해 나쁜 소식을 전달해야 하는 경우 객관적인 단어를 사용하고 사실을 기술하십시오. 나쁜 소식을 전할 때는 대면 커뮤니케이션이 가장 좋습니다.

교정을 하다

철자 및 문법 오류를 확인하고 다시 확인합니다. 이러한 오류는 당신을 비전문적으로 보이게 하고 이메일이 심각하게 받아들여질 가능성을 줄여줍니다. 이메일 소프트웨어에는 맞춤법 검사와 같은 많은 전문 도구가 함께 제공되므로 사용하십시오.

더 가까운 대화를 잊지 마세요

수신자에게 응답이 필요하지 않음을 알려줌으로써 이메일 주기는 영구적으로 계속되지 않습니다. "응답 필요 없음", "다시 한 번 감사합니다.", "화요일 이사회에서 뵙겠습니다." 또는 "추가 도움이 필요하면 알려주세요."로 종료합니다. "Best", "Best Regards", "Sincerely", "Thank you" 또는 다른 적절한 문구로 이메일을 마무리하십시오.