예제와 함께 비즈니스 문의 이메일을 작성하는 방법

비즈니스 문의 작성이 까다롭다고 느낀 적이 있습니까? 당신은 혼자가 아닙니다. 지루할 수 있지만 정중하고 전문적인 비즈니스 문의 이메일을 작성하는 것은 현대 직장 생활에서 필수적인 기술입니다.

명확하고 간결하게 잘 작성된 비즈니스 문의는 귀하의 요청을 효과적으로 전달할 것입니다. 작업을 완료하는 데 필요한 모든 정보로 신속한 응답을 보장해야 합니다.

귀하를 돕기 위해 비즈니스 문의에 대한 효과적인 이메일 작성의 기본적인 부분을 설명하는 프로세스를 세분화했습니다. 누구나 완벽한 쿼리를 만드는 데 도움이 되는 일련의 지침과 모범 사례를 제공했습니다. 또한 비즈니스 문의 이메일 형식을 소개하고 샘플을 제공하며 비즈니스 문의 이메일 템플릿을 통해 더 빠르고 확실하게 이메일을 보내는 방법을 알려드립니다.

이 블로그 게시물을 읽을 즈음에는 원하는 정보를 원할 때 원하는 정보를 얻을 수 있는 최고의 기회를 제공하는 지식과 기술을 습득하고 올바른 발판에서 모든 새로운 관계를 시작할 수 있습니다. ‍

비즈니스 문의란 무엇입니까?

비즈니스 문의가 무엇인지 정의하는 것으로 시작하겠습니다.

문의는 정보를 요청하는 것입니다.

비즈니스 문의는 조직의 정보에 대한 공식적인 요청입니다.

비즈니스 문의 이메일을 보내야 하는 이유는 다음과 같습니다.

• 제품에 대한 카탈로그, 가격 또는 정보 요청
• 서비스 세부 정보 요청
• 제품 샘플을 원하시면
• 예를 들어, 호텔이나 전시회에서 공간의 가용성을 요청합니다.

이는 몇 가지 이유에 불과하지만 다른 회사에 정보를 요청해야 하는 상황은 거의 무한합니다.

어떤 의미에서 비즈니스 문의는 비즈니스와 관계를 형성하는 첫 번째 단계로 정의할 수 있습니다. 결국 사용, 구매 또는 파트너 관계를 고려 중인 서비스, 제품 또는 회사에 대해 자세히 알아보기 위해 이 글을 씁니다. 주요 특징은 이 커뮤니케이션이 회사로부터 더 자세한 정보를 요청하는 것을 목표로 한다는 것입니다.

알겠습니다. 비즈니스 문의가 필요합니다. 물론, 누군가에게 메시지를 보내고 "XXX를 보낼 수 있습니까?" 또는 "YYY를 원합니다"라고 말할 수 있습니다. 그러나 이는 귀하의 평판과 귀하가 대표하는 모든 회사에 해를 끼칠 수 있습니다.

온라인에서 글을 쓸 때 우리 중 많은 사람들이 대화로 글을 쓰는 경향이 있다는 것을 연구원들이 발견했습니다. 친구에게 편지를 쓸 때는 그러한 접근 방식이 적합할 수 있지만, 비공식적인 것은 비즈니스 커뮤니케이션에서 무례하고 무례하며 심지어 프로답지 못한 것으로 인식될 수 있습니다.

특히 다른 국가나 문화의 기업과 커뮤니케이션할 때 눈에 띄는 차이가 있습니다. 예를 들어, 미국인은 칭찬을 할 가능성이 더 큽니다. 대조적으로, 학자들은 한국인들이 양국의 이메일 습관을 비교할 때 요점으로 직결된다는 것을 발견했습니다. 확립된 구조를 고수함으로써 문화 간 혼란의 가능성을 피할 수 있습니다.

커뮤니케이션 전문가이자 Harvard Business Review 기고가인 Erica Dhawan은 이메일의 기본 원칙은 "명확성과 공감"으로 의사 소통하는 것이라고 말합니다. 그녀의 조언은 당신이 말하는 내용과 말하는 방식 모두에 속도를 늦추고 집중해야 한다는 것입니다. 그렇지 않으면 기업이 당신에 대해 가질 수 있는 인식에 영향을 미칠 수 있습니다.

우리는 전적으로 동의합니다. 이것이 우리가 주제에 대한 완전한 가이드를 만든 이유입니다. 이 블로그 게시물의 나머지 부분은 비즈니스 문의 이메일을 작성할 때 문제와 일반적인 함정을 피하는 데 도움이 될 것입니다.

비즈니스 문의 이메일 작성 방법 – 전체 가이드

쓰기를 시작할 시간입니다. 모든 비즈니스 문의는 구조를 지시하는 표준 형식과 내용을 구성하는 일련의 지침을 따라야 합니다. 다음 세 부분은 어떤 상황에서도 이러한 뉘앙스를 탐색하는 데 도움이 됩니다.

귀하의 비즈니스 문의 이메일 주소는 누구입니까?

우리가 종이에 펜을 대고 정보를 요청하는 이메일을 작성하는 방법을 안내하기 전에 누가 그것을 받을지 확인하는 것부터 시작하겠습니다.

핵심 질문은 다음과 같습니다. 개인 이메일 계정에 글을 쓰고 있습니까 아니면 회사 계정에 글을 쓰고 있습니까?

많은 조직에는 문의를 위한 일반 이메일 주소(예: hello@ 또는 info@)가 있습니다. 그러한 이메일 주소로 편지를 쓸 때는 공식적이고 직접적이어야 합니다. 당신은 본질적으로 조직을 다루고 있습니다.

개인 이메일을 사용하면 사람과 직접 연락하여 이름으로 주소를 지정할 수 있습니다. 누군가의 이름을 사용하면 즉각적인 연결을 만들 수 있지만 비즈니스 세계에서는 문화적으로 용납되지 않을 수 있습니다.

우리의 조언은 조심하라는 것입니다. 비공식보다는 공식이 낫다. 이렇게 하면 누군가를 화나게 하거나 기분을 상하게 할 위험을 피할 수 있습니다.

이메일 에티켓 팁이 더 필요하십니까? 그런 다음 이메일 규칙 및 에티켓에 대한 가이드입니다.

표준 비즈니스 문의 이메일 형식

전문적인 비즈니스 문의는 원하는 것을 명확하게 설명하는 전통적인 형식을 따릅니다. 여기에는 5가지 주요 측면이 있습니다.

1. 문의 이메일 제목
2. 인사
3. 신체
4. 폐쇄
5. 서명/서명

완벽한 비즈니스 문의 이메일 형식의 다양한 부분을 자세히 살펴보겠습니다.

1. 문의 이메일 제목

비즈니스 문의를 위한 이메일을 작성할 때 이메일 제목을 짧고 달콤하며 요점을 정확히 전달하세요. 문의 문구에 가장 적합한 이메일 제목은 짧고 정중하며 전문적입니다.

일부 비즈니스 문의 이메일 예제는 나중에 자세히 설명하지만 가능한 한 적은 단어로 유지하는 데 중점을 둡니다.

2. 인사말

여기서 핵심은 형식을 따르는 것입니다. 그 사람과 이름을 사용하지 않는 한 "안녕하세요", "안녕하세요" 또는 "안녕하세요"를 피하고 "Dear"와 같이 시도되고 검증된 형식적인 인사말을 고수하십시오.

전문 용어를 사용하면 귀하와 귀하가 대표하는 조직이 인식되는 방식을 개선할 수 있습니다. 이것이 왜 그런지 설명하고 우리 기능에서 전문적인 이메일을 시작하는 방법을 설명합니다.

3. 바디

본문은 요청을 하는 메시지의 핵심입니다. 비즈니스 문의용 이메일을 작성할 때의 기본 원칙은 바로 요점을 파악하는 것입니다.

그 이유는 우리 모두가 디지털 커뮤니케이션의 무게에 짓눌려 있고 많은 사람들이 이메일 전체를 읽지 않기 때문이라고 Matt Plummer는 말합니다. 대신 필수 정보를 검색합니다.

간결하고 달콤하며 요점을 직설적으로 유지하는 것이 응답을 받는 데 매우 중요합니다. 또한 오해의 위험을 줄입니다.

다양한 제품에 대한 세부 정보를 요청하는 것과 같이 문의 이메일에서 한 번에 여러 정보를 요청한다고 가정해 보겠습니다. 이 경우 글머리 기호를 사용하여 단어 수를 적게 유지하면서 요청을 더 명확하게 할 수 있습니다.

4. 마감

요청을 마치면 비즈니스 문의 이메일에 간략한 마무리 진술을 제공하십시오. 여기에서 정보를 사용하는 방법과 다음 단계를 간략하게 설명하면 도움이 됩니다. 예를 들어 카탈로그를 요청하는 경우 조만간 주문할 예정이라고 설명할 수 있습니다.

마무리할 때 기대치를 관리하세요. 특정 날짜까지 정보가 필요하면 그렇게 말하십시오. 또한 적절한 커뮤니케이션 채널을 명확히 합니다. 콜드 콜이 걱정된다면 가장 적합한 채널을 알려주세요.

5. 승인/서명

적절한 서명(충실하게, 진심으로 또는 이와 유사한 서명)과 이름, 직위 및 연락처 세부 정보를 포함한 모든 세부 정보가 포함된 서명을 추가하는 것을 잊지 마십시오.

누군가에게 게시물을 통해 무언가를 보내달라고 요청하는 경우 주소가 정확한지 확인하세요.

문의 이메일을 보내는 방법에 대해 더 알고 싶으십니까? 이메일을 전문적으로 끝내는 방법에 대한 가이드를 읽어보세요.

비즈니스 문의 작성을 위한 모범 사례

Harvard Business Review에서 영감을 받아 비즈니스 목적으로 문의 이메일을 작성하기 위한 5가지 모범 사례를 만들었습니다. 이를 준수하면 모든 정보 요청이 명확하고 효과적으로 전달됩니다.

1. 메시지 맞춤화
2. 당신이 누구인지 설명
3. 무엇을, 언제, 왜 원하는지 명확하게 하십시오.
4. 짧고 달콤하게 유지
5. 확인(다시 확인)

이 지침을 더 자세히 살펴보겠습니다.

1. 메시지 맞춤화

비즈니스에 종사하는 사람들은 압박을 받고 있으므로 요점에 더 빨리 도달하고 더 구체적으로 설명할수록 응답을 받을 가능성이 높아집니다.

위에서 설명했듯이 비즈니스 문의는 공식적인 의사 소통이므로 친절하려고 하기보다는 정중하고 전문적입니다.

웹 사이트에서 가져온 쿠키 커터 템플릿을 사용하면 원하는 메시지를 정확하게 전달하거나 전달하지 못할 수 있습니다.

Flowrite와 같은 고급 쓰기 지원 도구를 사용하면 진정한 목소리를 찾을 수 있습니다. 정중하고 전문적이며 신속한 답변을 생성할 수 있는 맞춤형 비즈니스 문의를 작성할 수 있습니다.

2. 당신이 누구인지 설명하십시오

비즈니스 문의 이메일을 작성하거나 정보를 요청할 때 귀하가 누구인지가 중요합니다. 귀하의 요청에 곧바로 뛰어들지 마십시오. 대신 독자에게 당신이 누구인지 말하십시오.

이것은 독자에게 그들이 의사 소통하는 사람과 그들이 당신을 진지하게 받아들여야 하는 이유에 대한 이해를 제공합니다.

3. 무엇을, 언제, 왜 원하는지 명확하게 하십시오.

이메일 발신자는 발신자가 응답을 얼마나 빨리 기대하는지 과대평가하는 것으로 연구자들은 발견했습니다. 업무 시간 외에 보낸 업무 문의 이메일은 더 급하게 느껴질 수 있어 답장에 대한 압박감으로 스트레스를 받을 수 있습니다.

핵심 내용은 비즈니스 문의 이메일을 보낼 때 요청하는 정보, 필요한 시기, 그리고 중요한 이유를 명확히 하는 것입니다.

Forbes의 Avery Blank에 따르면 필요한 것과 그 이유를 명확히 하면 혼란이 줄어들고 응답을 받을 가능성이 훨씬 높아집니다. 보너스는 시간, 노력 및 후속 요청을 보내야 하는 잠재적인 난처함을 절약할 수 있다는 것입니다.

Clarity는 또한 수백 건의 콜드 이메일이나 전화를 받는 것을 막을 수 있습니다. 이메일 응답을 원하면 그렇게 말하십시오. 전화를 기대하면 전화를 요청하십시오.

그 사람을 두 번째 추측으로 남겨두지 마십시오.

4. 짧고 달콤하게 유지

비즈니스 전문가는 바쁘므로 요청을 간결하게 유지하십시오.

메시지는 얼마나 길어야 합니까?

Hubspot의 전문가는 이메일 길이가 50-125단어 사이일 것을 권장합니다. 메시지를 125자로 제한하는 것이 불가능할 수도 있지만 이상적으로는 200단어 미만이어야 합니다.

5. 확인(다시 확인)

비즈니스 이메일을 작성할 때는 정확성이 필수적이므로 메시지를 보내기 전에 검토하고 수정해야 합니다. 여러 이메일을 동시에 보내는 경우 받는 사람 이름 및 조직과 같은 중요한 정보를 다시 확인하십시오.

처음 사용하는 언어가 아닌 언어로 의사 소통하는 경우 특히 주의하십시오. 무료 온라인 맞춤법 검사기는 문맥에 어려움을 겪거나 특정 기술 또는 전문 용어를 이해하지 못할 수 있으므로 확인하지 않고 권장 사항을 항상 신뢰하지 마십시오.

문제를 피하려면 연락하려는 대상과 메시지의 의도를 이해하는 Flowrite와 같은 AI 작성 도구를 사용해 보십시오.

사업 문의에 대한 후속 조치는 언제 해야 합니까?

위의 조언과 지침을 따랐다면 아마 답장을 받을 것입니다. 하지만 아직 기다리고 있다면 미리 알림 이메일을 보내도 됩니다.

여기에서 미리 알림 이메일을 만드는 방법을 다루었지만 여전히 질문은 남아 있습니다. 언제 비즈니스 문의 알림 이메일을 보낼까요?

귀하의 요청이 긴급하지 않은 경우, 그 사람이 귀하에게 회신할 수 있는 최소한 이틀의 시간을 주십시오. 긴급한 경우 이메일을 보내거나 더 빨리 전화를 걸 수도 있습니다.

모든 경우에 후속 이메일을 작성하는 방법을 고려할 때 예의를 갖추는 것이 좋습니다. 누군가가 귀하의 메시지에 응답하지 않았을 수 있는 진짜 이유가 있을 수 있습니다.

비즈니스 문의 이메일 예시

그래서 우리는 완벽한 비즈니스 문의 이메일을 만드는 기본 원칙을 설명했습니다. 그래도 실제로 이것을 보는 것이 항상 도움이 됩니다.

몇 가지 기본 사항을 설명하는 데 도움이 되도록 아래에 비즈니스 문의 이메일의 몇 가지 예를 만들었습니다.

이메일 문의를 작성할 때 정확성과 진정성이 필수적입니다. 당신은 사람들이 당신이 진지하다는 것을 이해하기를 원하지만 빈칸을 채우는 템플릿을 사용하여 그것을 얻지 못할 것입니다. 복사하여 붙여넣는 대신 이메일을 만드는 데 영감으로 사용하십시오.

더군다나 Flowrite를 사용하는 것이 비즈니스 문의 이메일을 작성하는 가장 쉽고 빠른 방법입니다. 인공 지능의 최신 개발 덕분에 우리 도구는 필요한 정보를 얻을 수 있도록 확실하고 개인화된 이메일을 생성할 수 있습니다.

조직에 이메일 보내기

일반 이메일 주소로 이메일을 보내는 경우 형식을 유지하세요. 이 비즈니스 문의 이메일 샘플에서는 카탈로그를 보내달라고 요청하고 있습니다. 빠르고 쉽고, 무엇을 원하는지, 원하는 시간과 이유를 설명합니다.

개인에게 이메일 보내기

이 비즈니스 문의 이메일 예의 형식은 본질적으로 첫 번째 것과 동일하지만 수신자에게 맞춤화되어 있습니다. 개인적인 인맥을 만들면 답장 가능성이 높아집니다. 다시 한 번, 이메일 끝부분에서 우리가 정중하면서도 확고한 방식으로 기대치를 관리하는 방법을 알게 될 것입니다.

자세한 정보를 요청하는

이 예에서는 구매 결정을 내리는 데 도움이 되는 추가 정보가 필요합니다. 따라서 길고 장황한 메시지 대신 글머리 기호를 통해 우리에게 필요한 것이 무엇인지, 언제, 왜 필요한지 명확하게 알 수 있습니다.

Flowrite의 비즈니스 문의 이메일 템플릿으로 작성하기

Flowrite는 짧은 글머리 기호를 본격적인 이메일 및 메시지로 변환하는 AI 작성 도구입니다. 지침으로 몇 문장을 적고 올바른 템플릿을 선택한 다음 이메일이 자동으로 작성되는 것을 지켜보기만 하면 됩니다.

이메일 템플릿에 대해 이야기할 때 복사하여 붙여넣어야 하는 미리 작성된 어떤 것도 의미하지 않습니다. 대신 템플릿은 AI가 처음부터 목적에 맞는 올바른 유형의 이메일을 작성하도록 안내합니다. 다음은 실제 비즈니스 문의 템플릿의 예입니다.

보시다시피 Flowrite가 생성하는 이메일은 개인화되고 상황을 인식합니다. 또한 생성된 이메일의 어조를 선택할 수 있으므로 받는 사람이 단어 선택이나 구를 인식하는 방법에 집착할 필요가 없습니다. 맞춤법 및 문법 오류? 영어도 유창합니다. 빈 화면 증후군? 글머리 기호를 작성하지 않고 템플릿을 선택하면 Flowrite에서 예제 이메일을 생성합니다.

이것에서 무엇을 빼야 할까요?

이제 비즈니스 문의가 무엇인지(그리고 그렇지 않은 경우), 올바른 비즈니스 문의 이메일 형식 및 기업 서신 작성을 위한 몇 가지 모범 사례를 이해해야 합니다. 이제 비즈니스 문의 이메일을 작성하는 방법이 명확해야 합니다.

우리가 제공한 예는 직접 작성할 수 있는 자신감을 주는 직접적이고 상세한 비즈니스 문의를 작성하는 방법을 보여줍니다.

우리의 마지막 조언은 복사 및 붙여넣기를 자제하고 전문 커뮤니케이션에 약간의 개성을 부여하는 것입니다.