비즈니스 글쓰기에서 피해야 할 전문 용어

당신은 직장에 "110%" 기여할 것이라고 확신하는 "록스타" 후보자에 대해 "게임 시간 결정"을 내리기 위해 "빠른 동기화"를 요청하는 메모를 동료에게 쓰고 있습니다.

비즈니스 글쓰기에서 전문 용어만큼 잠재적으로 혼란스러울 수 있는(혹은 거슬리는) 것도 없습니다. 당신이 당신을 이해할 것이라고 확신하는 사람과 신속하게 의사소통을 할 때 전문 용어가 때때로 편리한 약칭이 될 수 있다는 것은 사실입니다. 그러나 그렇게 하더라도 귀하의 글이 그룹 내에서 기술적으로 떠들썩한 것처럼 보일 위험이 있습니다. 이러한 이유와 다른 이유로 인해 비즈니스 문서 작성 시 전문 용어 사용을 피해야 합니다.

전문 용어는 무엇입니까?

전문 용어는 특정 그룹이나 분야에서 사용되는 용어 또는 문구입니다. 전문 용어의 단어는 종종 단어의 문자 그대로의 의미와 다른 개념을 전달합니다. 예를 들어 '110%를 준다'는 수학과는 아무런 관련이 없으며 '매우 열심히 일한다'는 비유적 표현이다.

전문 용어는 아이디어를 간단하게 전달하기 위해 고안된 직접적이고 접근 가능한 언어인 일반 언어의 반대입니다. 전문 용어는 더 간단하고 직접적인 방식으로 말할 수 있는 내용을 말하는 방식이라는 점에서 산업별 용어와 다릅니다.

비즈니스 커뮤니케이션의 전문 용어

전문 용어는 고객에게 보내는 공식 이메일, 내부 프로젝트 제안, 백서의 요약본 등 비즈니스 커뮤니케이션의 어느 곳에나 나타날 수 있습니다. 전문 용어를 사용하는 것은 개념을 전달하는 다채로운 방법이 될 수 있습니다. 그러나 전문 용어로 인해 글이 모호하고 허식적으로 보일 수 있는 경우가 더 많습니다.

전문 용어는 당신이 다른 사람에게 깊은 인상을 주려는 것처럼 보이게 만들 수 있으며, 이는 당신이 덜 숙련된 것처럼 보이게 만드는 직관에 반하는 효과를 갖습니다. 실제로 Harvard Business Review의 연구에 따르면 경험이 적은 학자들이 경험이 많은 학자보다 전문 용어를 더 많이 사용하는 것으로 나타났습니다. 실제 전문 지식이 부족한 사람들이 전문 용어를 사용하여 자신이 말하는 내용을 알고 있다는 인상을 주는 경우가 많습니다.

자신의 지식에 관계없이 전문 용어는 비유적인 문구를 이해하지 못하는 다른 사람, 특히 영어가 모국어가 아닌 사람과 스포츠 팬이 아닌 사람들(비즈니스 전문 용어의 과다한 스포츠 문구를 고려할 때)을 소외시키거나 혼란스럽게 할 수 있습니다. 누군가가 당신의 글을 이해하지 못한다면 당신은 그 사람과 소통하지 못한 것입니다. 전문용어는 때로 무감각한 태도를 숨기기도 하고, 경솔하고, 유행하며, 진부한 것처럼 보이기도 합니다. 마지막으로, 전문 용어를 사용하면 기분이 좋지 않은 아이디어를 모호하게 하거나 설탕으로 코팅하여 어려운 주제를 피하는 것처럼 보이게 만들 수 있습니다. 회사가 많은 사람들을 해고해야 할 때 “인력 감축”이라는 문구를 생각해 보세요.

이러한 모든 부정적인 이유로 인해 전문 용어는 필요하지 않습니다. 전문 용어를 사용하지 않고도 아이디어를 더 간단하고 쉽게 전달할 수 있다면 그렇게 해야 합니다. 명확하고 직접적으로 말하면 실수하는 경우가 거의 없습니다.

다섯 가지 일반적인 전문 용어

다음은 비즈니스 문서 작성에 자주 사용되는 일반적인 전문 용어입니다.

고정관념에서 벗어나 생각해보세요

이 문구는 모호하고 불분명합니다. 이는 누군가에게 새로운 아이디어를 생각해 달라고 요청한다는 의미이지만 해당 요청의 매개변수나 원하는 아이디어의 종류를 지정하지는 않습니다. 그 상자가 정확히 무엇인지는 알려주지 않습니다. 더욱이, 그것은 남용되어 한때 가졌던 영향력을 잃어버렸습니다. 따라서 사람들이 이러한 행동 촉구를 이해하거나 이에 응답하기가 어렵습니다. 더 명확한 지시는 "세 가지 새로운 태그 라인을 생각해 내십시오"또는 "우리 팀이 매주 다른 태그 라인과 협력할 수 있는 네 가지 새로운 방법을 브레인스토밍"하는 것입니다.

낮게 매달린 과일

낮은 가지에 달린 귤이 따기 쉽듯이, 얻기 쉬운 것을 뜻하는 표현입니다. 그것이 의미하는 바는 상대적으로 명확하지만 연관성에 문제가 있으며 여기에서 논의된 다른 표현과 마찬가지로 이제 영향력이 부족합니다. "성취하기 쉽다" 또는 "빠른 승리"를 의미한다면 그렇게 말하지 않는 이유는 무엇입니까?

더 많은 돈을 벌어라

이는 어떤 것을 더 좋게 만들거나 어떤 것에 더 많은 노력을 쏟는 것을 의미하지만 어떻게 될지는 불분명합니다. 우리는 더 많은 시간을 투자하나요? 제안의 일부를 다시 생각하시겠습니까? 아니면 아직 함께 일하지 않은 다른 팀과 협력하시겠습니까?

월요일-아침 쿼터백

이는 일요일에 경기를 보고 다음 날 경기를 어떻게 진행해야 할지 결정하는 사람을 말합니다. 비즈니스 용도에서는 자신이나 다른 사람이 사무실에서 내린 결정을 다시 추측하는 사람을 의미합니다. 다른 스포츠 전문 용어와 마찬가지로 이는 불분명할 수 있으며, 특히 미식축구 팬이 아닌 많은 동료에게는 더욱 그렇습니다.

주머니에서

이는 귀하가 이용할 수 없음을 의미합니다. 그러나 이것이 어떻게 이런 의미를 가지게 되었는지, 또는 주머니가 직장에서의 일정과 어떤 관련이 있는지는 확실하지 않습니다. 이를 전달하는 더 좋은 방법은 이메일이나 Slack으로 연락할 수 없다고 더 직접적으로 언급하는 것입니다. 또는 그럴 경우 사무실에 없을 것이라고 말하는 것입니다.

기술 용어와 전문 용어 비교: 차이점 이해하기

기술 용어는 특정 분야의 특정 항목을 지칭하는 전문 단어 또는 문구입니다. 이는 매우 구체적인 아이디어를 전달하는 데 필요한 문구이고 더 간단한 단어로 쉽게 바꿀 수 없다는 점에서 전문 용어와 다릅니다. 마케팅 기술 용어의 한 가지 예로는 "영업 자격을 갖춘 리드" 또는 "SQL"이 있습니다. 이는 귀하의 회사에 관심을 표명한 사람(“리드”)을 영업 팀이 동의한 좋은 잠재 고객(“자격”)을 가리키는 용어입니다. 실제로 업계에서 승인된 이보다 더 쉬운 방법은 없습니다.

전문 용어는 좀 더 대화적인 문구나 다른 방식으로 더 쉽게 표현할 수 있는 표현이라는 점에서 기술 용어와 다릅니다. 누군가가 "SQL 생성의 록스타"라고 말하는 것은 전문 용어입니다. 대신에 그 개인이 귀하의 제품에 관심이 있는 사람들을 식별하는 데 탁월하다고 말할 수 있습니다.

전문 용어가 적절한가요?

특정 상황에서는 전문 용어가 적절한 경우가 있습니다. 한 가지 예는 과거에 해당 문구를 사용한 사람들과 대화할 때입니다. 왜냐하면 그들이 해당 문구를 이해한다고 확신할 수 있기 때문입니다. (물론 그들이 전문 용어를 사용할 때 그 용어를 이해하지 못했을 가능성도 있습니다!) 전문 용어가 적절할 수 있는 또 다른 방법은 귀하와 귀하의 청중이 이미 그 의미를 알고 있을 때 편리한 속기 역할을 하는 것입니다. 예를 들어, 진행 중인 토론에서 "중개화 해제"가 무엇을 포함하는지 명확해지면 해당 용어에 의존하여 단어를 절약할 수 있습니다.

비즈니스 글쓰기에서 청중의 역할

청중은 당신이 취하는 어조부터 사용하기로 선택한 단어까지 비즈니스 글쓰기의 모든 측면에 영향을 미칩니다. 전문 용어는 해당 문구를 이해할 것이라고 합리적으로 확신할 수 있는 동료와 통신할 때 사용하는 것이 적절할 수 있습니다. 그러나 다양한 수준의 많은 사람들을 포함하는 더 넓은 청중과 대화하는 경우 비즈니스 작문에서 안전하고 전문 용어를 피하는 것이 가장 좋습니다.

비즈니스 문서의 명확성과 가독성 향상

이메일을 작성하든 공식적인 제안서를 작성하든 관계없이 비즈니스 글쓰기에서는 독자가 의도한 메시지를 이해할 수 있도록 명확하고 직접적으로 작성하는 것이 중요합니다. 이를 보장하는 가장 좋은 방법은 전문 용어가 아닌 일반 언어를 사용하는 것입니다. 이를 위한 몇 가지 팁은 다음과 같습니다.

약어를 피하세요

가장 간단한 규칙 중 하나는 글자를 사용하기보다는 약어를 쓰는 것입니다. 예를 들어, "MQL" 대신 "마케팅 자격을 갖춘 리드"라고 작성하세요.

다른 말로 표현하고 단순화하기

당신이 사용하고 싶은 전문 용어를 다른 말로 바꿔서 더 간단하게 말하도록 도전해보세요. 아이에게 말하는 척 해보세요. 그러므로 “주스를 짜낼 가치가 없습니다”라고 말하는 대신 “그럴 가치가 없습니다”라고 말하십시오.

찾아보고 교체하세요

문구의 정확한 의미를 확신할 수 없다면 해당 문구를 사용하지 마세요. 오히려, 그것이 무엇을 의미하는지 알아보기 위해 사용하고 싶은 문구를 찾아보세요. 그런 다음, 실제로 말하고 싶은 내용을 더 명확하게 전달하는 대체 문구를 사용하세요.

독자가 해당 지역에 대한 지식이 없다고 가정합니다.

이러한 가정은 주변에서 들을 수 있는 단어나 문구보다는 명확하고 간단한 단어를 사용하도록 권장합니다.

주요 시사점

• 전문 용어는 단어 또는 단어의 문자 그대로의 의미가 아닌 다른 것을 의미하는 용어 또는 문구입니다.
• 비즈니스 글쓰기에서 전문 용어를 사용하면 허식적이고 배타적이며 불안한 사람으로 비칠 수 있습니다.
• 전문 용어를 사용하면 지침을 제공하는 사람을 혼란스럽게 할 수도 있습니다. 그들은 당신이 원하는 것이 무엇인지 이해하지 못할 수도 있습니다.
• 작가는 효과적인 의사소통을 위해 항상 명확성과 단순성을 우선시해야 하며 직장에서 글을 쓸 때 대부분의 경우 전문 용어를 피하려고 노력해야 합니다.

전문 용어 FAQ

비즈니스 글쓰기에서 전문 용어가 적절할 수 있습니까?

예, 전문 용어는 독자가 귀하가 사용하는 표현을 이해한다고 확신하거나 이미 명확히 한 내용에 대한 편리한 약칭 역할을 할 수 있는 경우 비즈니스 문서 작성에 적합할 수 있습니다. 그러나 한 글에 전문용어가 너무 많으면 독자를 짜증나게 할 수 있으므로 제한해야 합니다.

용어가 전문 용어인지, 필요한 기술 언어인지 어떻게 알 수 있나요?

용어가 전문 용어인지 아니면 필요한 기술 언어인지 확인하는 한 가지 방법은 해당 용어를 더 간단한 용어로 바꾸어 표현하는 것입니다. 그렇게 하는 것이 쉽다면 아마도 전문 용어일 것이므로 더 간단한 문구를 사용해야 합니다.

전문 용어가 많은 글쓰기를 단순화하는 가장 좋은 전략은 무엇입니까?

전문 용어가 많은 글을 단순화하는 가장 좋은 전략은 말하려는 내용을 간단하게 바꾸고, 청중이 해당 분야에 대한 경험이 없다고 가정하고, 약어 사용을 피하는 것입니다.

일반 청중이 내 비즈니스 글쓰기에 더 쉽게 접근할 수 있도록 하려면 어떻게 해야 합니까?

비즈니스 관련 글쓰기는 명확하고 간결해야 하며, 가능하면 간단한 단어를 사용해야 합니다. 또한 당신의 글을 읽는 청중은 당신의 산업이나 분야에 대한 전문 지식이 없으며 당신의 임무는 그들에게 가능한 한 명확하게 설명하는 것이라고 가정할 수도 있습니다.