비즈니스 서신의 서식을 지정하는 7단계 방법

공식적인 비즈니스 편지를 작성하는 것은 겁나는 일처럼 느껴질 수 있지만 어려울 필요는 없습니다. 세련된 대응을 만들기 위해 쉽게 따라할 수 있는 레이아웃과 톤에 대한 확립된 규칙이 있습니다.

요즘 대부분의 비즈니스 서신은 디지털 문서로 전송되지만 여전히 옛날 방식으로 인쇄되는 것을 볼 수 있습니다. 비즈니스 서신은 기타 중요한 비즈니스 서신 중에서 이해관계자에게 알리고, 추천서를 제공하고, 고용을 확인하거나 채용 제안을 공유하는 데 사용될 수 있습니다.

이 가이드에서는 블록 형식을 사용하여 비즈니스 목적으로 편지 형식을 지정하는 방법에 대해 설명합니다. (다른 형식 지정 옵션에는 수정된 블록, 세미 블록 및 들여쓰기 형식이 포함됩니다.)

사업을 시작합시다.

비즈니스 서신 서식 지정

비즈니스 서신은 공식적인 목적을 위해 공식적으로 작성된 문서입니다. 일반적으로 한 회사에서 다른 회사로, 고객, 이해관계자 또는 직원에게 전송됩니다. 올바른 형식의 문자는 구조, 통일성 및 조직을 표시합니다.

비즈니스 서신의 형식을 지정할 때 주의해야 할 사항은 다음과 같습니다.

• 여백
• 간격
• 글꼴 크기
• 주소
• 레터헤드
• 정당화

비즈니스 서신의 형식을 지정하는 방법

비즈니스 서신의 형식을 지정하는 것이 어렵게 느껴질 필요는 없습니다. 12세기에 시작된 간단한 6단계 프로세스가 있습니다. 그것은 9세기 전의 일이었습니다! 이 검증된 방법을 따라 공식적인 서신을 효율적이고 효과적으로 구성하십시오.

1 문서 설정

비즈니스 서신 작성을 시작하기 전에 글꼴을 Times New Roman 또는 Arial, 글꼴 크기 12로 설정하세요. 텍스트를 왼쪽으로 정렬하고 문단 사이에 빈 줄을 두고 한 칸 간격으로 작성했는지 확인하세요. 문서의 상단과 하단에 2인치의 여백이 있어야 하며 양쪽에도 1인치의 여백이 있어야 합니다.

2 연락처 및 날짜

편지 맨 위에 개인이나 회사의 이름과 연락처가 포함된 레터헤드를 추가하세요. 레터헤드는 상단 줄에 이름과 회사 로고(해당되는 경우)가 있고 아래 줄에 위치 및 연락처 세부 정보와 같은 기타 관련 정보가 있는 문서 상단 중앙에 있거나 왼쪽에 정렬되는 경우가 많습니다. 선택 과목.

레터헤드 아래에 귀하와 수신자의 연락처 정보를 추가합니다. 다음은 편지 상단에 표시되는 순서대로 나열해야 하는 정보입니다.

• 당신의 이름
• 당신의 직위
• 당신의 회사
• 귀하의 사업장 주소
• 귀하의 회사 전화번호
• 귀하의 비즈니스 이메일 주소

정보 끝 부분에 한 줄을 건너뛰고 편지를 작성하는 날짜를 삽입하세요. 그런 다음 수신자 정보를 추가하기 전에 다른 줄을 건너뛰세요.

• 수령인의 이름
• 수령인의 직함
• 수령인의 회사
• 수취인의 회사 주소

다시 한 번 한 줄을 건너뛰고 편지 제목을 굵은 글씨로 추가하세요.

3 인사말

비즈니스 서신은 공식적인 문서여야 합니다. 인사말은 편지의 전문적인 성격과 일치해야 합니다.

다음은 비즈니스 서신에 사용할 수 있는 몇 가지 인사말입니다.

• 누구에게 영향을 미칠 수 있습니까?
• 친애하는 Mr. / Ms. / Mx. / 박사 [성]
• [이름]님에게(수신자와 비공식적 관계가 있는 경우)

4 본체

이제 글을 쓸 시간입니다. 각 문단 사이에 추가 공간을 두고 한 줄 간격으로 비즈니스 서신의 본문 초안을 작성하세요. 대부분의 비즈니스 서신의 본문은 세 부분으로 구성됩니다. 편지를 한 페이지에 보관하는 것이 바람직합니다.

• 소개:편지의 목적을 보여주세요. 이 글을 쓰는 이유, 달성하고자 하는 바, 다룰 중요한 정보에 대한 간략한 개요를 설명하세요.
• 본문: 서문 단락에 설명된 중요한 정보에 대한 세부 정보를 제공하세요. 1~5개의 문단이 될 수 있습니다.
• 결론: 논의한 모든 내용을 요약하세요. 해당되는 경우 행동 촉구 또는 다음 단계를 포함하세요.

5 마무리 및 서명

편지를 마무리하는 것이 어색하게 느껴질 수 있습니다. 그러나 남용되고 진부한 마무리는 실제로 전문적인 편지에 완벽하게 들어맞을 수 있습니다. 공식적이든 비공식적이든 관계없이 전문적으로 마무리하세요. 이것은 몇 가지 가능성입니다.

• 감사합니다
• 공손히
• 진심으로
• 최상의
• 감사합니다
• 문안 인사

마무리 부분 아래에는 문서를 인쇄한 후 또는 전자 서명 애플리케이션을 통해 서명할 수 있도록 4~6줄을 비워 두세요. 이 네 줄 뒤에 이름 아래 줄에 이름과 직함을 입력하세요.

6개의 인클로저(옵션)

양식이나 이력서와 같이 편지에 포함시키고 싶은 문서가 있는 경우 "첨부물:"이라고 쓰고 그 뒤에 다른 문서 목록을 작성하여 마무리할 수 있습니다.

7 검토

편지를 보내기 전에 시간을 내어 교정해 보세요. 전문적인 편지는 형식이 정확할 뿐만 아니라 문법, 구두점 및 철자에도 실수가 없어야 합니다. 문법 검사를 실행하고 어조를 고려하여 전문적으로 들리는지 확인하세요.

비즈니스 편지 형식의 예

1 블록 형태의 비즈니스 서신 예시

주식회사 후빌

Cindy Lou Who Whoville, Inc. 12 Who St. Whoville, Wyoming 83002 307-555-9466 [email protected]

2023년 11월 1일

Ethan Grinch Stealing Christmas, LLC 61 Mt. Crumpit Lane Snowflake, Wyoming 83014 307-555-8484

제목: 크리스마스 축하 물류

친애하는 그린치 씨,

우리의 크리스마스 축하 행사를 그 어느 때보다 더 크고 밝게 만들 수 있도록 여러분의 도움을 요청하고자 이 편지를 씁니다. 과거에 축하 행사를 진행하는 데 도움을 주셨으므로 올해에도 기꺼이 참여해 주시기를 바랍니다.

저는 올해 크리스마스 트리를 위해 펜실베이니아 주 오번에서 온 84피트 높이의 흰색 전나무를 상상하고 있습니다. 약간의 운송 물류가 필요합니다. 또한, 실제 순록과 함께 썰매 타기를 기대하고 있습니다. 작년과 마찬가지로 마을 간판도 함께 설치하겠습니다. 추가적으로, 우리는 쇼를 시작하기 위해 조명, 폭죽, 안개 기계를 갖춘 이동식 원형극장을 시내 중심에 설치하고 싶습니다.

올해 우리는 크리스마스 트리와 후빌로의 운송을 위한 자금을 구하고 있습니다. 그러나 우리는 귀하가 제공할 수 있는 다른 지원을 기꺼이 받아들입니다. 도움을 주고 싶은 부분을 알려주시면 추가 정보를 알려드리겠습니다.

최상의,

[서명]

신디 루(Cindy Lou) 크리스마스 주최자 Whoville, Inc.

첨부물: 크리스마스 트리 비용 시트, 자원 봉사 기회 목록

2. 블록 형태의 비즈니스 레터 예시

 빅 베어 속성 

유한책임회사

Joanne Scott Big Bear Properties, LLC 12 Bear St. Los Angeles, CA 90001 310-555-2788 [email protected]

2023년 3월 17일

Amanda Wellington Burger Haus 100 Aquarium Way Santa Monica, CA 90401 310-555-3474 [email protected]

제목: 재직증명서

친애하는 아만다,

귀하의 직원인 Hayley McPhee가 우리 아파트 단지 중 한 곳의 아파트를 신청했습니다. 재직증명서 문의드립니다.

그녀의 주택 신청이 승인되려면 고용 증명서와 급여 정보가 필요합니다. 최대한 빠른 시일 내에 이 편지 상단에 기재된 주소로 보내주시기 바랍니다. 이 정보를 PDF로 첨부할 수 있다면 이메일을 통해서도 수락할 수 있습니다.

다음은 이 지원서와 관련하여 제가 찾고 있는 정보에 대한 간략한 요약입니다.

• 그녀의 고용을 증명하는 편지
• 급여 요약

최상의,

[서명]

조앤 스콧 빅 베어 프로퍼티스, LLC