비즈니스 편지 서식을 지정하는 7단계 방법

공식적인 비즈니스 서신을 작성하는 것은 위협적인 작업처럼 느껴질 수 있지만 어려울 필요는 없습니다. 세련된 서신을 작성하기 위해 쉽게 따를 수 있는 레이아웃 및 어조에 대한 확립된 규칙이 있습니다.

오늘날 대부분의 비즈니스 서신은 디지털 문서로 전송되지만 여전히 구식 방식으로 인쇄되는 것을 볼 수 있습니다. 비즈니스 서신은 다른 중요한 비즈니스 서신 중에서 이해 관계자에게 알리고, 참조 서신을 제공하고, 고용을 확인하거나 구인 제안을 공유하는 데 사용할 수 있습니다.

이 가이드에서는 블록 양식을 사용하여 비즈니스 목적으로 편지 서식을 지정하는 방법에 대해 설명합니다. (형식화를 위한 다른 옵션에는 수정된 블록, 세미 블록 및 들여쓰기 형식이 포함됩니다.)

사업을 시작합시다.

비즈니스 편지 서식 지정

비즈니스 서한은 공식적인 목적을 위해 공식적으로 작성된 문서입니다. 일반적으로 한 회사에서 다른 회사로 또는 클라이언트, 이해 관계자 또는 직원에게 전송됩니다. 적절한 형식의 문자는 구조, 균일성 및 구성을 표시합니다.

비즈니스 서신의 형식을 지정할 때 주의해야 할 사항은 다음과 같습니다.

• 여백
• 간격
• 글꼴 크기
• 주소
• 편지지
• 정당화

비즈니스 편지의 서식을 지정하는 방법

비즈니스 서신의 서식을 지정하는 것이 어렵게 느껴질 필요는 없습니다. 12세기에 시작된 간단한 6단계 프로세스가 있습니다. 그것은 9세기 전이었습니다! 공식 서신을 효율적이고 효과적으로 구조화하려면 검증된 이 방법을 따르십시오.

1 문서 설정

비즈니스 편지 작성을 시작하기 전에 글꼴을 Times New Roman 또는 Arial, 글꼴 크기 12로 설정합니다. 텍스트를 왼쪽에 정렬하고 글이 단락 사이에 빈 줄이 있는 단일 간격으로 작성되었는지 확인합니다. 문서의 상단과 하단에 2인치 여백이 있고 양쪽에 1인치 여백이 있어야 합니다.

2 연락처 및 날짜

편지 맨 위에 개인 또는 회사 이름과 연락처 정보가 포함된 레터헤드를 추가합니다. 레터헤드는 문서 상단 중앙에 위치하거나 왼쪽에 정렬되며 이름과 회사 로고(해당되는 경우)는 맨 위 줄에, 기타 관련 정보(예: 위치 및 연락처 세부 정보)는 아래 줄에 표시됩니다. 선택 과목.

레터헤드 아래에 귀하와 수신자의 연락처 정보를 추가하십시오. 다음은 편지 상단에 표시되어야 하는 순서대로 나열해야 하는 정보입니다.

• 당신의 이름
• 당신의 직함
• 너의 회사
• 당신의 사업장 주소
• 회사 전화번호
• 비즈니스 이메일 주소

귀하의 정보 끝에서 한 줄을 건너뛰고 편지를 쓰는 날짜를 삽입하십시오. 그런 다음 수신자 정보를 추가하기 전에 한 줄을 건너뜁니다.

• 수령인의 이름
• 받는 사람의 제목
• 수령인의 회사
• 받는 사람의 회사 주소

다시 한 번 줄을 건너뛰고 편지 제목을 굵게 추가하십시오.

3 인사말

비즈니스 서신은 공식 문서여야 합니다. 인사말은 편지의 전문적인 성격과 일치해야 합니다.

다음은 비즈니스 서신에 사용할 수 있는 몇 가지 인사말입니다.

• 누구에게 관심을 가질 수 있습니까?
• 친애하는 Mr. / Ms. / Mx. / [성] 박사
• 친애하는 [이름]님(받는 사람과 비공식적인 관계인 경우)

4 몸

이제 글을 쓸 시간입니다. 각 단락 사이에 추가 공백이 있는 단일 간격 행을 사용하여 비즈니스 서신의 본문을 작성하십시오. 대부분의 비즈니스 편지의 본문은 세 부분으로 전개됩니다. 선호하는 단일 페이지에 편지를 보관하는 것을 목표로 하십시오.

• 소개: 편지의 목적을 보여주십시오.작성 이유, 달성하고자 하는 목표, 다룰 중요한 정보에 대한 간략한 개요를 설명합니다.
• 본문: 소개 단락에서 요약한 중요한 정보에 대한 세부 정보를 제공합니다. 이것은 1~5개의 단락이 될 수 있습니다.
• 결론: 논의한 모든 내용을 요약하십시오. 관련이 있는 경우 클릭 유도문안 또는 다음 단계를 포함합니다.

5 폐회 및 서명

편지를 마무리하는 것이 어색하게 느껴질 수 있습니다. 하지만 남용되고 진부한 마무리는 실제로 전문적인 편지에 완벽하게 맞을 수 있습니다. 공식적이든 비공식적이든 관계없이 전문적으로 유지하십시오. 이것들은 몇 가지 가능성입니다.

• 감사합니다
• 공손히
• 진심으로
• 최상의
• 감사합니다
• 문안 인사

마감 아래에는 4~6줄을 비워 두어 문서를 인쇄한 후 또는 전자 서명 응용 프로그램을 통해 문서에 서명할 수 있습니다. 이 네 줄 뒤에 이름 아래 줄에 전체 이름과 직위를 입력합니다.

6 인클로저(옵션)

양식이나 이력서와 같이 서신에 포함하고 싶은 문서가 있는 경우 "Enclosure(s):" 뒤에 다른 문서 목록을 작성하여 마무리 몇 줄 아래에 적어 둘 수 있습니다.

7 검토

편지를 보내기 전에 시간을내어 교정하십시오. 전문적인 편지는 형식이 정확할 뿐만 아니라 문법, 구두점 및 철자도 실수가 없어야 합니다. 문법 검사를 실행하고 어조를 고려하여 전문적으로 들리도록 합니다.

비즈니스 편지 형식의 예

1 블록 형태의 비즈니스 편지 예

(주)후빌

Cindy Lou Who Whoville, Inc. 12 Who St. Whoville, Wyoming 83002 307-555-9466 [email protected]

2023년 11월 1일

Mr. Ethan Grinch Stealing Christmas, LLC 61 Mt. Crumpit Lane Snowflake, Wyoming 83014 307-555-8484

주제: 크리스마스 축하 물류

친애하는 Mr. Grinch,

우리의 크리스마스 축하 행사를 그 어느 때보다 더 크고 밝게 만드는 데 도움을 요청하기 위해 글을 씁니다. 과거에 축하 행사를 진행하는 데 도움을 주셨으므로 올해도 기꺼이 참여해 주시기 바랍니다.

저는 올해 크리스마스 트리로 84피트 높이의 흰색 전나무를 상상하고 있습니다. 펜실베이니아주 오번에서 온 것입니다. 약간의 운송 물류가 필요합니다. 또한 실제 순록과 함께 썰매 타기를 희망하고 있습니다. 작년과 마찬가지로 우리는 마을 표지판을 따라갈 것입니다. 또한, 우리는 쇼를 시작하기 위해 조명, 스파클러, 포그 머신이 있는 시내 중심에 이동식 원형 극장을 설치하고 싶습니다.

올해 우리는 크리스마스 트리와 후빌로의 운송을 위한 기금을 찾고 있습니다. 그러나 귀하가 제공할 수 있는 다른 지원을 기꺼이 받아들입니다. 무엇을 돕고 싶은지 알려주시면 자세한 정보를 알려드리겠습니다.

최상의,

[서명]

Cindy Lou Who 수석 크리스마스 주최자 Whoville, Inc.

동봉물: 크리스마스 트리 비용 시트, 자원 봉사 기회 목록

2. 블록 형태의 비즈니스 레터 예시

 빅 베어 속성 

유한책임회사

Joanne Scott Big Bear Properties, LLC 12 Bear St. Los Angeles, CA 90001 310-555-2788 [email protected]

2023년 3월 17일

Amanda Wellington Burger Haus 100 Aquarium Way Santa Monica, CA 90401 310-555-3474 [email protected]

주제: 재직 증명서

친애하는 아만다,

귀하의 직원인 Hayley McPhee가 우리 아파트 단지 중 하나에 아파트를 신청했습니다. 재직증명서를 위해 연락드립니다.

그녀의 주택 지원이 승인되려면 고용 증명서와 급여 정보가 필요합니다. 최대한 빠른 시일 내에 이 편지 상단에 기재된 주소로 보내주십시오. PDF로 첨부할 수 있는 경우 이메일을 통해 이 정보를 수락할 수도 있습니다.

다음은 이 응용 프로그램에 대해 찾고 있는 정보에 대한 간략한 요약입니다.

• 그녀의 고용을 증명하는 편지
• 급여 요약

최상의,

[서명]

조앤 스콧 빅 베어 프로퍼티, LLC