누구나 사용할 수 있는 12가지 최고의 비즈니스 작문 팁

이제 막 비즈니스 경력을 시작했거나 노련한 전문가라면 이 비즈니스 글쓰기 팁을 통해 직장 내 의사소통 수준을 한 단계 높일 수 있습니다.

높은 수준의 비즈니스 커뮤니케이션을 작성해야 하는 위치에 있을 때 비즈니스 작문 기술을 개발하기 위해 지속적으로 노력하는 것이 중요합니다. 좋은 비즈니스 작문을 만들기 위해 문장 구조를 개선하거나 글의 명료성을 높이기 위해 수동태 대신 능동태 사용을 늘리려고 할 때 기술 수준을 높이면 메시지를 전달하는 보다 효과적인 비즈니스 작문을 만드는 데 도움이 될 수 있습니다. 가로질러.

여기서는 보다 효과적인 커뮤니케이션을 만들고 더 나은 비즈니스 작문 기술을 개발하는 데 사용할 수 있는 몇 가지 팁을 살펴보겠습니다.

1. 청중을 아십시오

어떤 유형의 글을 쓰고 있든 청중을 아는 것이 요점을 전달하는 올바른 커뮤니케이션 기술을 사용하는 데 중요합니다. 상사에게 최신 연구 변경 사항을 자세히 설명하는 메모를 작성하는 경우 이사회 구성원을 위해 분기별 업데이트를 작성하는 것과는 다른 접근 방식을 취하게 됩니다. 청중을 알면 그들이 익숙한 기술 용어를 포함하든, 업계의 최신 변화를 빠르게 파악하는 데 필요한 시간과 공간을 확보하든 관계없이 그들의 지식 수준에 맞게 비즈니스 문서를 조정할 수 있습니다. .

2. 연구 주제 철저히

비즈니스 커뮤니케이션을 신속하게 개발하기 위해 작업할 때 피상적인 수준의 조사만 수행하려는 유혹을 느낄 수 있습니다. 대신 논의 중인 문제를 탐구하는 데 시간을 할애하십시오. 이것은 당신이 더 나은 비즈니스 작가가 되도록 돕는 현명한 움직임일 뿐만 아니라 감독자나 이사회 구성원이 당신이 쓴 글의 요점을 논의하기 위해 불가피하게 복도에서 당신을 멈출 때 필요한 정보를 제공할 것입니다.

비즈니스 문서 작성에 필요한 연구를 완료하는 데 상사가 허용한 것보다 더 많은 시간이 필요하다고 생각되면 주저하지 말고 연락하여 마감일을 미루는 것이 당신과 회사 모두에게 어떻게 도움이 되는지 설명하십시오.

3. 당신의 목적을 아십시오

일부 유형의 비즈니스 글쓰기에서는 요점이 명확합니다. 해결하기 위해 노력해 온 특정 문제에 대해 팀에 업데이트를 작성하거나 이사회에 분기 재무 업데이트를 제공할 수 있습니다. 이러한 유형의 서면 커뮤니케이션에는 명확한 목적이 있으므로 작성하는 동안 쉽게 추적할 수 있습니다.

그러나 다른 유형의 의사 소통의 경우 특히 요점이 무엇인지 확실하지 않은 경우 요점에 도달하기가 더 어려울 수 있습니다. 유권자에게 업데이트를 작성하거나 상사에게 진행 보고서를 제공하는 경우 작성을 시작하기 전에 다루려는 요점을 명확히 하기 위해 최선을 다하십시오. 귀하의 작업에 더 쉽게 접근할 수 있으며 청중은 귀하의 간결한 접근 방식에 감사할 것입니다.

4. 예상 질문

비즈니스 글을 마칠 때 잠시 시간을 내어 청중의 일원이라고 상상해 보세요. 귀하의 업무에 대한 그들의 지식 수준을 추측하기 위해 최선을 다하십시오. 이제 글의 처음으로 돌아가서 그들의 눈을 통해 글을 읽으십시오. 그들은 어떤 질문을 할 것입니까? 글의 어떤 부분이 이해하기 어려울까요? 청중이 가질 수 있는 질문을 예상하고 그 답을 글로 작성함으로써 보다 정확하고 효과적인 커뮤니케이션을 만들 수 있습니다.

5. 작성 전 개요

비즈니스 글쓰기의 목적을 알게 되면 실제 글쓰기 작업을 시작하기 전에 개요를 작성하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 요점을 종이에 적으면 글의 서론을 더 쉽게 파헤칠 수 있고 각 초점 영역에 얼마나 많은 시간과 공간을 할애할지 결정하는 데 도움이 될 수 있습니다. 개요를 완성하는 데 어려움을 겪고 있더라도 걱정할 필요가 없습니다. 한두 가지 주요 사항과 몇 가지 지원 세부 정보를 적어두기만 해도 어디서부터 시작해야 할지 확신이 서지 않을 때 올바른 방향으로 나아가는 데 도움이 될 수 있습니다.

6. 지나친 복잡함을 피하라

비즈니스를 위해 글을 쓸 때 업계 지식을 과시하고 싶은 유혹이 들 수 있지만 글을 쓸 때 기술 전문 용어를 과도하게 사용하고 싶은 충동을 참으세요. 복잡한 단어에 대한 간단한 대안이 있으면 사용하십시오. 글을 단순하게 유지하면 청중이 아이디어를 더 쉽게 이해할 수 있습니다.

청중은 높은 수준의 읽기를 할 가능성이 높지만 작품에서 중고등학교 읽기 수준을 목표로 하는 것이 좋습니다. 비즈니스 커뮤니케이션을 보낼 때 대학 수업을 가르치려고 하는 것이 아닙니다. 아이디어를 청중에게 빠르고 효율적이며 이해하기 쉽게 전달하려고 하는 것입니다. 멋진 어휘로 비즈니스 세계에 있는 사람들에게 깊은 인상을 주려고 애쓰는 것에 대해 걱정하지 마십시오. 요점을 간단하면서도 정확하게 표현하는 능력에 훨씬 더 깊은 인상을 받을 것입니다.

7. 읽어보세요

과제를 소리내어 읽을 때 어색한 어법이나 잘못된 문법이 있는 요점을 찾기가 더 쉬울 수 있습니다. 종종 우리는 교정 과정에서 이러한 문제를 훑어봅니다. 마음이 편하다면 친구에게 당신의 작품을 소리내어 읽어 주면 당신의 글이 청중에게 어떻게 전달될 것인지에 대해 더 많은 시각을 가질 수 있습니다. 작업을 들을 때 단순한 실수에 대해 자신에게 너무 가혹하지 않도록 노력하십시오. 다른 사람에게 커뮤니케이션을 보내기 전에 돌아가서 필요한 수정을 하십시오.

8. 필러 제거

특히 작업을 깊이 이해하고 있음을 보여주려는 경우 이메일 본문이나 기타 비즈니스 커뮤니케이션을 필러 단어로 채우고 싶을 수 있습니다. 그러나 비즈니스 세계에서는 불필요한 말이 눈살을 찌푸리게 합니다. 글을 가능한 한 간결하게 유지하고 싶을 것입니다. 청중이 커뮤니케이션에서 필요한 정보를 얻고 있는지 스스로에게 물어보고, 그렇다면 여기서 끝내십시오. 뉴스레터나 다른 유형의 업데이트에 공백을 채워야 하는데 관련 정보가 없는 경우 다른 부서에 연락하여 업데이트를 결합할 수 있는지 상사에게 문의하십시오.

9. 비즈니스 용어는 잊어라

비즈니스 문서 작성을 마치면 잠시 시간을 내어 대부분의 사람들이 이해하지 못하는 단어를 찾아보세요. 그러나 변경할 수 없는 산업별 용어가 있는 경우에는 문제가 되지 않습니다. 불필요하게 전문 용어를 사용했다면 빼내고 덜 복잡한 단어로 이동하십시오.

Buzzwords는 귀하가 말하는 내용을 알고 있다는 사실을 청중에게 확신시키지 않으며 비즈니스 커뮤니케이션에서 원하는 전문적인 어조를 빼앗을 수 있습니다. 귀하의 비즈니스 커뮤니케이션을 읽는 사람들이 귀하가 말하려는 내용을 이해할 수 있도록 가능한 한 간단하게 만들고 싶습니다. 어휘를 단순하게 유지하면 커뮤니케이션을 보다 효율적으로 읽을 수 있습니다.

10. 도움을 청하다

비즈니스 글쓰기가 처음이라면 비즈니스 커뮤니케이션을 구성하는 방법을 정확히 파악하기 어려울 수 있습니다. 귀하의 글쓰기 스타일이 일반적으로 소셜 미디어 또는 설득력 있는 글쓰기에 더 적합하거나 비즈니스 역량에서 전문 작가로 일한 적이 없는 경우 특히 그렇습니다.

다른 사람에게 비즈니스 글쓰기에 대한 피드백을 요청할 때 오타에 대한 도움을 요청하는 것이 아니라는 점을 알려주세요. 대신 글을 더 간결하고 청중에게 적절하게 만드는 것에 대한 피드백을 원한다고 말하십시오. 특히 회사의 스타일 가이드에 여전히 익숙해지고 있는 경우 상사 또는 커뮤니케이션 디렉터가 비즈니스 서신 및 기타 커뮤니케이션의 초안을 실행하는 것이 현명한 조치입니다.

11. 개선을 위한 노력

비즈니스 글쓰기를 막 시작했을 때 올바른 스타일과 형식으로 동료 및 상사와 의사 소통하고 있는지에 대해 확신이 없고 긴장하게 될 것입니다. 새로운 기술과 마찬가지로 테크니컬 라이팅을 개발하는 데 시간이 걸릴 수 있습니다. 더 나아지기 위해 최선을 다하는 것은 상사의 관심을 끌 뿐만 아니라 자신감을 높이는 데도 도움이 됩니다. 맞춤법 검사기 사용, 온라인 또는 대면 작문 과정 수강, 문법 검사기(Grammarly 및 Hemingway 편집기 등) 사용은 비즈니스 작문 능력에 대한 믿음을 높이는 데 도움이 될 수 있습니다.

12. 문법 검사기 사용

좋은 문법 검사기는 보고서, 이메일 및 비즈니스 문서에서 문법 및 구두점 오류를 빠르게 찾아 수정하는 가장 쉬운 방법입니다. 문법 검사기를 데스크톱 앱으로 설치하거나 선호하는 이메일 작성 도구 또는 워드 프로세서용 플러그인으로 설치할 수 있습니다. 이러한 실수를 거의 즉시 발견해야 합니다. 그런 다음 운영 체제에 내장된 문법 검사기가 잡아낼 수 있는 것보다 더 많은 문법 실수를 찾아 수정할 수 있습니다.

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