완벽한 후보자 거절 이메일을 작성하는 방법

장래의 후보자에게 직업이 없다고 말하는 것은 누구나 할 수 있는 가장 어려운 일 중 하나이지만, 당신이 하는 것이 중요합니다. 구직자들은 지원서를 제출하고 인터뷰에 참석하는 데 시간과 노력, 어떤 경우에는 비용을 들였습니다. 따라서 당신이 할 수 있는 최소한의 일은 구직자들에게 일자리가 없는지 알리는 것입니다.

최고의 후보자 거절 이메일은 개인적이고 전문적이며 구직자에게 충분한 피드백을 제공합니다. 그들은 긍정적이고 유익하며 격려적인 태도를 취하면서도 여전히 아니오라고 말하는 것 사이에서 적절한 균형을 찾습니다.

이를 올바르게 수행하면 비즈니스의 명성을 높일 수 있습니다. 잘못 생각하면 잘못된 작업 거부 이메일이 전 세계로 빠르게 퍼져 귀하의 평판과 신용을 손상시킬 수 있습니다.

그렇다면 완벽한 후보자 거절 편지는 어떻게 작성합니까? 알아보려면 가이드를 읽어보세요.

거부 이메일이란 무엇입니까?

구직 거부 이메일 응답은 지원서를 제출하거나 인터뷰에 참석한 후에도 성공하지 못한 구직자들을 위한 전문적인 예의입니다.

누구를 인터뷰하거나 고용할지 결정했다면, 불합격한 후보자에게 가능한 한 빨리 알리는 것이 중요합니다.

취업 거부 이메일에 대한 실제 규칙은 없지만 반드시 보내야 합니다. 슬프게도 많은 조직이 신경 쓰지 않습니다.

취업 플랫폼 Workable은 구직자의 75%가 지원서를 보낸 후 답장을 받지 못하는 것으로 나타났습니다. 추가로 60%는 인터뷰 후 피드백을 받지 못했습니다.

채용 거부 이메일에 대해 알아야 하는 이유는 무엇입니까?

거절 편지를 작성하는 작업은 종종 선택 프로세스에 참여하지 않았을 수 있는 직원에게 위임됩니다. 핵심은 격려적이고 긍정적이지만 정직하고 전문적인 것 사이에서 적절한 어조를 찾는 것입니다.

이전에 지원자 거부 편지를 작성한 적이 없다면 올바른 메모를 작성하기 전에 약간의 연습이 필요할 수 있습니다. 숙련된 채용 담당자라도 거부 이메일을 작성하기 어려울 수 있습니다.

누군가에게 나쁜 소식을 전하는 것은 항상 까다롭지만 거절 편지를 쓰는 것은 특히 어렵습니다. 구직자들은 채용 과정에 감정적으로 몰입하게 되며 거절을 받아들이기가 어려울 수 있습니다.

Glassdoor에 따르면 지원에서 임명까지 평균 채용 프로세스는 27일이 소요됩니다. 후보자가 인터뷰에 초대되었고 장래의 고용주를 만난 경우 '아니오'를 받아들이기가 어려울 수 있습니다. 거절당하면 구직자들은 실망, 분노, 좌절을 포함한 다양한 감정을 경험할 것입니다.

누락되거나 잘못 작성된 편지는 받는 사람의 자아 개념과 잠재적인 신입 사원의 미래 의도에 해를 끼칠 수 있습니다."라고 연구원들은 발견했습니다. 간단히 말해서 나쁜 거부 편지는 누군가의 정신 건강에 지속적인 손상을 줄 수 있습니다.

또 다른 연구에서 학자들은 서신을 받지 않고 거부된 지원자가 조직이 의무를 다하지 못했다고 생각할 가능성이 더 높다는 것을 발견했습니다. 개인화 된 거절 편지를받지 못한 사람들은 연구원이 조직에 대해 "더 부정적인 의도"로 묘사 한 것을 가지고있었습니다. ‍

잘 작성된 거절 편지는 다음 세 가지를 달성할 수 있습니다.

1. 필수 뉴스를 신속하게 전달합니다.
2. 구직자에게 정서적 폐쇄를 제공하십시오.
3. 평판을 보호하고 조직에 대한 인식을 개선하십시오.

인터뷰 전 거절 편지나 면접 후 거절 이메일은 원하는 만큼 짧거나 길 수 있지만, 다음에 다룰 몇 가지 세부 사항을 포함해야 합니다.

우수한 후보자 거부 이메일은 무엇입니까?

우리는 이전에 직업적인 이메일 에티켓에 대해 썼지만, 구인에 대한 거절 편지는 약간 다릅니다. 우리의 연구에 따르면 성공적인 거부 이메일에는 네 가지 핵심 부분이 있습니다.

1. 신청자에게 감사
2. 나쁜 소식을 전하다
3. 이유 설명
4. 긍정적으로 끝내다

이것들을 좀 더 자세히 살펴보자.

1. 지원자에게 감사

구직자들은 지원하기 위해 시간과 노력을 투자했습니다. 그들은 열정적이고 흥분하며 그 과정에 감정적으로 투자했습니다. 지원하는 것도 어렵고, 거절하는 것도 더 어렵습니다. 따라서 그들의 노력에 대해 감사를 표함으로써 그것을 인식하는 것이 필수적입니다.

2. 나쁜 소식을 전하라

거절 편지는 나쁜 소식에 관한 것이므로 명확하고 솔직하게 말하십시오. 아니오라면 그렇게 말하십시오.

귀하의 응답은 확실해야 하며 신청자가 기회가 있다는 환상을 갖지 않도록 해야 합니다. 깨끗한 휴식이 가장 공정한 방법입니다.

3. 이유 설명

그 사람이 일자리를 얻지 못한 이유를 설명하는 것이 중요합니다.

여기에 원하는 만큼 자세하게 입력할 수 있습니다. 어떤 경우에는 더 적합한 후보자가 있다고 말하는 것처럼 간단할 수도 있고, 길고 자세한 피드백을 제공하고 싶을 수도 있습니다. 영감을 얻으려면 아래의 예를 참조하십시오.

짧은 피드백이라도 피드백이 없는 것보다 낫습니다.

4. 긍정적으로 끝내라

긍정적인 메모로 이메일을 마무리하는 것이 중요합니다. 당신은 이 사람에게 직업을 주지 않았지만, 그들에게 주어진 역할이 있습니다.

지원자에게 감사를 표하고 강점을 인정하고 다시 지원하도록 독려합니다. 후속 조치를 취할 준비가 되었다면 신청자에게 피드백을 제공하겠다고 제안하십시오.

이메일을 통해 후보자를 거부하는 방법

완벽한 이메일을 구성하기 위한 프레임워크를 읽었지만 이것이 어떻게 거부 이메일로 이어지는지 궁금할 것입니다. 지원 거부 편지를 작성하는 데 중요한 몇 가지 팁을 살펴보겠습니다.

1. 사람의 이름을 사용

모든 인터뷰 대상자에게 그룹 이메일을 보내고 싶지만 그렇게 하지 마십시오. 항상 그 사람의 이름을 부르십시오. 그들은 그것을 감사합니다.

우리는 훨씬 더 개인적인 것처럼 들리기 때문에 이름을 사용하는 것을 선호합니다. 심층 블로그에서 전문 이메일을 시작하는 방법에 대해 자세히 알아볼 수 있습니다.

2. 신청해주셔서 감사합니다.

모든 지원서와 면접은 구직자를 대신하여 수 시간의 노력을 기울인다는 것을 의미하므로 감사는 단순히 환영받는 것이 아닙니다. 그것은 필수입니다.

에게

[email protected]

친애하는 케이트,

시간을 내어 UX 디자이너 자리에 지원해주셔서 감사합니다.

3. 나쁜 소식부터 시작하라(최고의 후보자를 뽑은 것에 대해 사과하지 말라)

사람들에게 그들이 성공하지 못했다고 즉시 알리십시오. 나쁜 소식을 전하기 위해 이메일을 끝까지 보내지 마십시오. 구직자들은 귀하의 이메일을 읽고 다시 읽을 것이므로 모호하지 않고 명확해야 합니다.

예 :

• 이번 기회에 우리는 귀하의 지원을 더 이상 받지 않기로 결정했습니다.
• 면접 대상자로 선정되지 않았음을 알려드립니다.
• 유감스럽게도 현재로서는 귀하의 신청을 진행하지 않습니다.

미안하다고 말하고 싶을 수도 있지만 하지 마세요. 귀하가 내리는 결정은 귀하의 비즈니스에 가장 좋은 것이며 사과할 필요가 없습니다.

4. 개인적이어야 한다

후보자의 경험에 대해 약간의 시간을 할애하면 구직자가 귀하의 결정이 고려되고 공정하다고 느끼게 할 수 있습니다. 설명이 없는 거절은 혼란, 좌절, 화를 유발할 수 있습니다.

5. 피드백을 제공하겠다고 제안하는 경우 정말 의미하는지 확인하십시오.

많은 조직에서 피드백을 제공하지만 (여러 가지 이유로) 제공하지 않습니다. 피드백을 제공할 준비가 되지 않았다면 제공하지 마십시오.

6. 다시 지원하도록 격려

훌륭한 후보자에게 문은 결코 닫히지 않으므로 다시 지원하도록 격려하십시오. 새로운 기회를 찾는 방법에 대한 세부 정보를 포함합니다.

구직자들이 LinkedIn과 같은 소셜 미디어 플랫폼에서 귀하와 연결하여 새로운 기회에 대해 배우도록 제안할 수 있습니다. ‍

7. 전문적으로 끝내기

전문적인 이메일을 끝내기 위한 모범 사례에 대한 자세한 블로그를 작성했습니다. 확인 해봐.

8. 모든 이메일 교정

잘 못 쓰여진 거절 메일보다 더 나쁜 것은 없으니 보내기 전에 꼭 확인하세요.

거절 편지는 얼마나 길어야 합니까?

정답도 오답도 없습니다. 첫 번째는 취업 거절 편지를 쓰는 것입니다. 많은 기업과 조직이 이 단계를 수행하지도 않습니다.

좋은 지침은 누군가가 직업 선택 과정에 더 오래 관여할수록 후보자 거절 편지가 더 상세해야 한다는 것입니다. 대부분의 경우 3~4개의 단락이면 충분합니다.

거부 이메일의 제목 줄

일을 단순하고 명확하며 전문적으로 유지하는 것이 가장 좋습니다. 제목 줄에 직함을 나열하는 것이 좋습니다. 예를 들어 다음을 사용할 수 있습니다.

거부 이메일 템플릿

각 역할 및 각 조직에 대해 거부 이메일을 개인화해야 하지만 다음은 따를 수 있는 몇 가지 기본 예입니다.

예 1: 기본 후보자 거부 이메일

이것은 그 사람에게 맞는 꽤 표준적인 거절 편지입니다. 그것은 전문적이고 요점까지 명확합니다.

예 2: 공식 거절 편지

다른 사람을 대신하여 작성하는 경우 간단하고 형식적으로 작성하십시오. 여기 예가 있습니다.

예 3: 자세한 거부 이메일

자세한 피드백을 제공할 준비가 되어 있다면 구직자에게 매우 유용할 수 있습니다. 이 템플릿은 인터뷰 후 적합한 샘플 거부 편지입니다. Apple에서 사용하는 거부 이메일을 모델로 합니다.

예 4: 개인 작업 거부 이메일

사업을 직접 운영하고 약간 다른 일을 하고 싶다면(기본 원칙을 준수하면서) 왜 안 되겠습니까?

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