이메일을 통해 명확하고 자신 있는 주장을 하는 방법

누군가에게 많은 일을 맡기고, 새로운 책임을 지고, 여유를 요구하고, 부탁을 하고, 누군가와 의견이 일치하지 않거나, 강한 의견을 표현하거나, 긴 무전 후 인사를 하는 등 이러한 주제는 대화하기 어렵고, 이메일을 통해 어려운 주제를 다루려고 할 때 더 많은 문제가 있을 수 있습니다.

Grammarly는 공격적이거나 까다롭거나 무례한 것처럼 보이지 않으면서 어려운 주제에 대한 이메일을 보내기 위한 모범 사례 가이드를 마련했습니다. 그런 이메일을 보내야 할 때가 오면 AIM을 사용하십시오.

AIM이 무엇입니까? 청중, 의도 및 메시지에 관한 모든 것입니다. 일반적으로 전략적 커뮤니케이션에 유용한 팁이며 불쾌한 메시지, 큰 요청 또는 받는 사람에 대한 일반적인 나쁜 소식이 포함된 이메일을 작성할 때 매우 유용할 수 있습니다.

청중: 큰 그림

매일 이메일을 계속해서 보내다 보면, 당신이 쓰고 있는 모든 사람의 희망과 꿈에 대해 너무 심각하게 생각하고 있지 않을 것입니다. 그러나 보내야 하는 크고 어려운 메시지의 경우 시간을 내어 수신자에 대해 생각하고 이메일을 사용하여 요점을 전달해야 합니다.

이메일이 메시지에 적합한 매체인지 확인하십시오.

이메일을 사용하면 메시지를 자세히 생각하고 단어를 신중하게 선택할 수 있는 충분한 시간이 있습니다. 그러나 일부 어려운 상호 작용에서 모든 차이를 만들 수 있는 인간적인 요소를 얻지는 못합니다. 직접 대화하면 목소리 톤, 표정 및 신체 언어의 도구가 제공됩니다. 나쁜 소식을 전한다면 동정심을 나타낼 수 있습니다. 인상을 요구한다면 자신감을 가질 수 있습니다. 일부 대화는 직접 이루어져야 합니다.

즉, 생각하고 배려하는 인간임을 보여주는 방식으로 글을 작성하는 것도 가능하지만 작업이 필요합니다. 이메일을 사용하는 경우 메시지 내용과 함께 적절한 어조를 전달할 수 있도록 단어를 신중하게 선택하십시오.

받는 사람 알기

어떤 사람들은 업무에 착수하기 전에 이메일을 통해 유쾌한 이야기와 개인적인 이야기를 교환합니다. 다른 사람들은 제목 줄을 읽고 삭제를 클릭합니다(또는 답장을 보내지만 운이 좋은 경우에만 해당). 당신이 이메일을 보내는 사람이나 그 사람에 대해 아는 것이 있다면, 그들이 더 많은 리드업과 개인 정보나 짧고 날카로운 요청에 더 잘 응답하는 유형의 사람인지 추측할 위험이 있습니다.

예를 들어, 사촌 Fred에게 지난 여름 이산가족 상봉 사진을 전문가 수준의 사진으로 보내달라고 요청한다면 아마도 천천히 시작할 것입니다.

제목: 안녕과 사진

안녕 프레드!

나는 여전히 지난 여름 해변에서 우리의 즐거운 추억을 가지고 있습니다! 노동절 주말 동안 자전거 경주는 어땠나요? 우리가 호수 주변을 도는 것과 같은 일이었다면 연단에 오르셨을 거라고 확신합니다.

주말에 사진을 많이 찍었던 기억이 납니다. 그 추억을 되새기고 싶습니다. 당신이 좋아하는 몇 가지를 저에게 보내 주시겠습니까?

감사합니다. 다음 재회를 기대합니다!

좋은 가족의 손길이 많이 있습니다. 그리고 약간의 칭찬도 나쁘지 않습니다.

반대로 하루에 수백 통의 이메일을 받는 교수에게 편지를 쓰고 있다면 첫 줄이나 제목 줄에 요청을 넣는 것이 좋습니다. 예를 들어:

제목: 1/15까지 추천서?

친애하는 스톤 교수님께,

저는 이번 여름에 뉴욕에서 펠로우십을 신청하고 있습니다. 당신의 연구 조교로서의 나의 일을 감안할 때 나에게 추천서를 써 주시겠습니까? 여기에 더 많은 정보가 있는 링크가 있습니다.

결론: 특히 응답이 정말로 필요한 경우 이메일 수신자의 습관을 상상하고 그에 따라 메시지를 계획하십시오.

의도: 목표 정의

이메일의 목적은 무엇입니까? 받는 사람이 어떻게 반응하기를 원하십니까? 빈 "작성" 상자를 열고 이메일의 목표를 작성하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 물론 최종 메시지가 재치 있고 예의 바르고 효과적인지 확인하기 위해 많은 수정을 가할 것입니다. 그러나 초안을 작성하는 동안 그 주요 아이디어를 전면 및 중앙에 유지하면 독자가 무엇을 해야 하는지 정확히 알도록 하는 데 도움이 됩니다.

주제를 전략적으로 다루십시오

대부분의 수신자는 요청을 하거나 제목에 뉴스를 제공하지 않을 것입니다. 그것은 약간의 작업이 필요합니다. 결론을 알려주지 않지만 앞으로 일어날 일에 대한 느낌을 주는 주제를 작성하십시오. 다음은 사용할 수 있는 몇 가지 단어와 구문입니다.

• 계획
• 답장
• 요청
• 필요한 조치
• 결정 필요
• 서명 필요

위험한 상황에서는 항상 크고 무서운 대문자 "긴급"이 있지만 재치있게 대처하려는 경우 다른 모든 것이 실패하지 않는 한 그 문자를 피하십시오.

당신의 질문을 앞에 두십시오

맨 위에 있는 결론과 함께 바로 나오는 것만큼 자신감을 말하는 것은 없습니다.

예를 들어:

친애하는 보스,

나는 회사의 다음 큰 사건을 관리하고 싶습니다.

처음에는 요구를 제대로 하는 것이 두려운 것처럼 보일 수도 있지만, 그것은 자신감, 책임감, 문제를 정면으로 해결하려는 의지를 보여줍니다. 특히 책임을 묻거나 매일 수많은 이메일을 받는 사람에게 글을 쓰고 있다면, 원하는 것을 얻는 좋은 방법은 처음부터 그것을 원한다고 말하는 것입니다.

그것은 구조에 관한 모든 것입니다

구성 요소: 받는 사람의 관심을 끄는 제목, 친근한 인사말, 이메일의 목적에 대한 직접적인 설명, 필요한 세부 정보 및 친절한 서명.

조리법: 요점을 전달하기 위한 짧고 직접적인 문장과 명확하고 유익한 주제 문장으로 된 단락. 5개 정도의 문장으로 전달할 수 없는 복잡한 메시지가 있다면 목록을 사용하세요. 글머리 기호 또는 번호 매기기 목록에는 다음과 같은 몇 가지 장점이 있습니다.

• 그들은 읽기 쉽습니다
• 주요 세부사항을 강조하는 데 도움이 됩니다.
• 이메일이 텍스트 벽처럼 보이는 것을 방지합니다.

보다?

메시지: 신중하게 단어를 선택하십시오

청중과 의도가 있습니다. 이제 청중에게 가장 적합하고 의도를 효과적으로 전달하며 이메일 목표를 달성하는 데 도움이 되도록 메시지를 작성해야 합니다. 정중하고 주의 깊게 이메일을 작성한 후에는 메시지를 다시 한 번 살펴보십시오. 특히 받는 사람이 의아해할 수 있는 주제를 요청하거나 주제를 설명하는 경우 신중한 의사 소통의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않습니다.

분노, 비난 또는 욕설의 어조를 확인하십시오.

당신이 쓴 내용은 당신에게 중립적으로 들릴 수 있지만, 단어는 그들과 어울리는 얼굴과 목소리가 없이는 거만하거나 공격적으로 보일 수 있습니다. 이메일이 올바른 의사 소통 방법이라고 확신하는 경우 작성하는 이메일이 올바른 방식으로 요점을 전달하는지 확인하십시오.

이 메시지를 예로 들어 보겠습니다. 개인적으로 단어는 좋은 방식으로 표현될 수 있지만, 서면으로 말하면 수동적 공격적이거나, 거만하거나, 심지어 무례하게 보일 수 있습니다.

친애하는 케빈,

나는 당신이 그룹 프로젝트에서 당신의 역할을 제시간에 끝낼 것인지 확인하고 싶었습니다. 그것은 목요일에 마감되며 당신의 몫은 우리가 기다리고 있는 마지막 몫입니다. 프레젠테이션을 마무리할 수 있도록 슬라이드를 완료할 예정인지 알려주시겠습니까?

고마워, 브렌다

Kevin은 훌륭한 직원은 아니지만 Brenda의 메시지는 그를 방어적이거나 모욕감을 느끼게 할 수 있습니다. 오히려 역효과를 일으켜 프로젝트를 계속하고 싶지 않게 만들 수도 있습니다. Brenda는 다음과 같은 메시지로 더 나은 행운을 얻게 될 것입니다.

친애하는 케빈,

나는 당신과 함께 일이 잘 진행되기를 바랍니다. 우리가 같은 페이지에 있는지 확인하기 위해 그룹 프로젝트에서 귀하의 상태에 대해 확인하기만 하면 됩니다. 지난 주에 합의한 대로 귀하는 슬라이드 4-6을 담당하고 있으며 프레젠테이션은 목요일까지입니다. 하고 싶은 것이 있으면 미리 말씀해 주십시오.

프로젝트에 참여해 주셔서 감사합니다. 질문이 있으면 알려주세요! 브렌다

일반적으로 받는 사람이 듣고 싶지 않은 말을 하는 경우 Psych Central에서 다음 팁을 가져옵니다.

• 받는 사람 입장에서 공감하며 글을 쓰세요
• "해야 한다"라는 단어를 피하거나 받는 사람이 죄책감을 느끼게 하십시오.
• 협박이나 최후통첩을 하지 않는다
• 조언을 하는 것은 좋지만 요청하지 않는 한 하지 마십시오.

받는 사람을 사람처럼 대하는 것입니다. 그리고 그 출처가 더 있습니다.

인간미를 더하다

비난하거나 화난 것처럼 보일 수 있는 글을 작성하거나 나쁜 소식을 전하는 경우 몇 가지 간단한 문구가 분위기를 전환하는 데 실제로 도움이 될 수 있습니다.

다음은 Brenda가 Kevin에 대한 비난처럼 보일 수 있는 것을 누그러뜨린 방법입니다.

• 일이 잘 풀리길 바래 (human touch)
• 그냥 체크인 (부드럽게 넛지)
• 우리가 같은 페이지에 있는지 확인 (의심의 이익 제공)
• 당신의 노고에 감사드립니다(케빈의 지금까지의 일을 인정하고 그가 칭찬에 부응하는 것이 더 낫다고 느끼게 만듦)
• 질문이 있으면 알려주세요(도움 제공)

이러한 문구는 타격을 완화하는 데 도움이 될 수 있습니다. 그리고 타격이 없더라도 이메일을 읽고 응답하는 것이 조금 더 즐겁게 만드는 인간미를 희미하게 보여줄 수 있습니다.

마지막으로 문법을 기억하십시오

우리는 그것을 목록에서 떠날 수 없었습니다. 그리고 우리가 문법을 좋아하기 때문이 아니라 적절한 철자와 구두점으로 완전한 문장을 작성하는 것이 요점을 전달하는 데 중요한 부분이기 때문입니다. 적절하게 글을 쓰면 명확해질 뿐만 아니라 전문적이고 자신감이 넘치며 사려 깊은 사람으로 보일 수 있습니다.

그리고 그것들은 당신이 원하는 것을 얻는 길에 있는 아주 좋은 형용사입니다.