불만 사항 이메일을 작성하는 8단계 방법

때로는 일이 뜻대로 되지 않을 때도 있습니다. 렌터카 업체에서 제대로 대우를 받지 못했다고 느끼셨거나, 주문한 물품이 우편물에서 파손되어 환불을 원하셨습니다. 아마도 귀하가 고용한 계약자가 욕실 타일 작업을 수준 이하로 수행했거나 의사가 귀하가 말하려는 내용을 실제로 듣지 못한 것 같은 느낌이 들 수도 있습니다 .

이러한 모든 상황은 다르지만 모두 비슷한 종류의 의사소통이 필요합니다. 즉, 무슨 일이 일어났는지, 그리고 어떻게 진행하고 싶은지 설명하는 직접적이고 정중한 메시지입니다. 이 기사에서는 이를 수행하는 방법을 간략하게 설명합니다.

불만사항 이메일이란 무엇인가요?

불만 사항 이메일은 제품, 서비스 또는 경험에 대한 불만을 표현하는 서면 서신입니다. 설득력 있는 불만 사항 이메일에는 귀하가 겪고 있는 문제와 이를 해결하려는 방법이 설명되어 있습니다.

불만 사항 이메일은 불만 사항을 정중하게 전달하는 효과적인 방법입니다. 이러한 형태의 의사소통은 귀하에게 응답을 계획하고 신중하게 단어를 선택할 시간을 제공합니다. 불만사항 이메일을 작성할 때는 명확하고 간결하며 냉정하게 작성하는 것이 중요합니다.

불만사항 이메일을 작성하는 경우

불만 사항 이메일이 최선의 응답인 경우가 많이 있습니다. 광범위하게는 회사나 조직, 동료, 선출직 공무원, 친구나 가족에게 편지를 쓸 수 있습니다. 상황마다 다를 수 있지만 프로세스는 비슷합니다.

직장에서는 동료와 해결하기 어려웠던 문제를 공식적으로 해결해야 할 수도 있습니다. 이 경우 동료에게 직접 불만 사항 이메일을 보내거나 동료에게 주소를 지정할 수 있지만 참조 기능을 사용하여 관리자와 인사를 포함할 수 있습니다. 이는 나중에 필요할 경우를 대비해 종이 흔적을 남기는 쉬운 방법입니다.

때로는 불만사항 이메일이 친구나 가족과 소통하는 가장 좋은 방법이 될 수 있습니다. 사이가 소원해졌거나 문제를 해결하기 위해 어느 정도 거리가 필요하거나 직접 해결할 수 없는 심각한 문제가 있는 경우 이메일은 요점을 전달할 수 있는 공식적인 매체입니다.

불만사항 이메일 작성 방법

불만사항을 작성하기 위해 취하는 정확한 단계는 귀하가 누구에게 편지를 쓰고 있는지, 무엇에 대해 작성하는지에 따라 달라질 수 있습니다. 하지만 이 단계에서는 모든 내용을 다룰 수 있습니다. 자세히 알아보기 전에 기본 사항은 다음과 같습니다.

불만 사항 이메일에는 다음 내용이 포함되어야 합니다.

• 귀하의 경험 요약
• 문제에 대한 세부정보
• 문제를 어떻게 해결하고 싶으신가요?

1 수신자에게 주소를 지정하세요.

이메일을 시작하려면 수신자에게 정중하고 정중하게 말하세요. 인사말은 일반적으로 "Dear"와 받는 사람의 이름으로 시작됩니다. 제목을 대문자로 사용하고 쉼표로 끝냅니다.

귀하가 연락하기로 선택한 사람은 귀하의 상황에 따라 달라집니다. 동료, 친구, 가족에게 편지를 쓰고 있다면 누구에게 편지를 쓰고 있는지 알 것입니다.

귀하가 근무하는 회사에 대한 이메일을 작성하는 경우 알려진 연락처나 지원 담당자가 있을 수 있습니다. 확실하지 않은 경우 관리자가 알고 있거나 고객 서비스나 기술 지원과 같은 일반 부서에 문의할 수도 있습니다.

아직도 누가 받을지 결정해야 합니까? 다음 중 한 곳으로 불만사항 이메일을 보내실 수 있습니다.

• 고객 지원 또는 고객 서비스 부서
• 기술 지원
• 연락처
• 귀하의 연락 담당자의 관리자
• 영업부서
• 조직의 커뮤니케이션 책임자
• 관리자
• 친구, 가족, 동료

특정 사람의 이름을 부를 수 없는 경우에는 "To 누구에게 관련될 수 있습니까?"라고 입력할 수 있습니다.

2 기본 정보 개요

가능한 한 빨리 요점에 도달하십시오. 이메일의 첫 번째 문단에서는 문제의 기본 세부정보를 간결하게 공유해야 합니다.

불만사항 이메일의 첫 부분에는 다음 내용이 포함되어야 합니다.

• 문제
• 문제를 발견한 방법
• 포함할 수 있는 모든 물류 세부정보(날짜, 시간, 위치)

3 당신의 경험을 요약해보세요

이 문제가 귀하의 경험에 어떤 영향을 미쳤는지 알기 쉬운 표현을 사용하여 설명하세요. 덤불 주위를 두드리지 마십시오. 대부분의 사람들은 길고 감정적인 편지를 읽을 시간이 없습니다. 사실을 고수하세요.

불만 사항 이메일의 이 부분에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 문제가 귀하 또는 귀하의 비즈니스에 어떤 영향을 미쳤는가
• 스스로 문제를 해결하기 위해 시도한 작업

4 원하는 결과를 설명하세요

유일한 목표가 사건을 해결하는 것이 아니라면, 문제 해결 방법을 포함시켜 수령인이 해결 방법에 도달하기 위해 취할 수 있는 조치를 이해할 수 있도록 하십시오. 불만 사항에 대해 무엇을 원하는지 고려하십시오. 교체, 대화, 정책 변경 또는 보상을 찾고 계십니까? 문제를 어떻게 해결하고 싶은지 직접적으로 설명하세요.

최상의 응답을 얻으려면 이러한 세부정보를 포함해 보세요.

• 귀하가 만족할 수 있는 명확하고 구체적인 결과
• 건설적인 의견
• 문제를 해결하는 데 필요한 시간

5 첨부파일 포함

가능한 한 증거로 귀하의 주장을 뒷받침하십시오. 증거를 서면으로 간단히 설명하거나, 이메일에 지원 파일을 첨부하여 더욱 강력하게 설명할 수 있습니다.

지원 서류에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 영수증
• 주문 또는 추적 번호
• 영화
• 비디오
• 스크린샷
• 오디오 녹음

6 전문적으로 로그오프

불만사항 이메일은 전문적이어야 합니다. 일반적으로 "진심으로"라고 쓴 다음 이름만 입력하면 됩니다. 직장에서 또는 회사를 대신하여 이메일을 작성하는 경우 전문적인 이메일 서명을 포함하세요.

7 편집 및 교정

글쓰기가 끝나면 이메일을 편집하고 교정할 차례입니다. 먼저, 내용을 읽고 지나치게 감정적이거나 무례하거나 더 간결한 메시지를 작성할 수 있었던 문장을 삭제하세요. 문법, 구두점, 철자법도 확인하세요.

8 톤을 바로 잡아라

이메일이 의도한 대로 전달되는지 확인하세요. 문법 프리미엄 기능인 성조 재작성 제안은 수신자가 성조를 잘못 해석할 수 있는 문장을 식별하고 감정적으로 지능적인 재작성 옵션을 제공하므로 전송을 누르기 전에 잘못된 의사소통을 방지하도록 조정할 수 있습니다. 어조는 효과적인 의사소통에 중요한 역할을 하기 때문에 어조 다시 쓰기 제안을 사용하면 메시지를 더욱 효과적으로 제어할 수 있습니다.

불만 이메일의 3가지 예

다음은 직접 작성하는 데 도움이 되는 세 가지 불만 사항 이메일 예시입니다. 전문적인 톤과 간결한 길이를 확인하세요.

1 계약자에게 불만 사항 이메일

친애하는 존스 씨,

2022년 11월 21일, 저는 1205 Colorado Drive에 있는 제 크롤링 공간에서 파이프가 터진 후 복도 바닥을 수리하기 위해 귀하의 회사를 고용했습니다.

불행히도 귀하의 서비스는 제대로 유지되지 않았습니다. 귀하가 설치한 마루판이 불과 3주 만에 헐거워져서 불만족스럽습니다. 또한 보드 아래에 밑깔개를 설치하지 않았으며, 물로 인한 손상으로 인해 완화되지 않은 곰팡이가 있는 것도 확인했습니다.

문제를 해결하기 위해 추가 비용 없이 손상된 바닥을 수리해 주시면 감사하겠습니다. 파손된 부분의 사진과 함께 보내주신 청구서, 견적서, 바닥재 정보 등을 첨부해 드립니다.

귀하의 회신과 해결을 기대합니다. 늦어도 1월 31일까지 완료되기를 바랍니다. 가능하다면 알려주시기 바랍니다.

감사합니다,

마이클 해리슨

2 회사에 대한 불만사항 이메일

누구와 관련이 있는지,

2022년 12월 1일에 귀하의 화물 서비스를 통해 손상된 상품의 배송을 받았습니다. 손상된 배송물은 뉴멕시코 주 산타페 위치에 있는 트럭 번호 2705의 팔레트 번호 27에 있었습니다. 주문번호는 O-6744035였습니다.

저는 이러한 계절 품목을 휴일 세일에 내놓을 수 있을 것으로 기대했습니다. 우리는 잠재적인 판매로 인해 수익을 잃을 뿐만 아니라 특정 기간에 고객 요구를 충족하기 위해 수천 달러를 투자했습니다.

해당 문제를 해결하기 위해 손상된 제품을 보상하고, 가능한 한 빨리 새로운 주문품을 배송할 수 있도록 협조해 주시기 바랍니다. 파손된 부분, 영수증, 손상된 트럭의 이미지가 첨부되어 있습니다.

귀하의 회신과 내 문제에 대한 해결을 기대합니다. 추가 조치를 취하기 전에 2022년 12월 15일까지 기다려 답변을 받겠습니다. 가능한 한 빨리 이 이메일에 회신하거나 회사 내 적절한 담당자에게 전달해 주세요.

감사합니다,

말리아 마젠타

마젠타뷰티서플라이 대표이사

3 동료에 대한 불만 이메일

친애하는 Tremaine 씨,

저는 제 관리자인 Jared Molton이 연례 검토 회의에서 어떻게 행동했는지에 대해 불만을 제기하기 위해 편지를 쓰고 있습니다. 그는 나를 무시하는 농담을 하고 나를 위협하려고 했습니다.

나는 Jared의 행동에 대해 여러 차례(22년 1월 12일, 22년 3월 15일, 22년 6월 27일 등) Jared와 대화를 나눴지만 이러한 대화는 그의 행동을 바꾸지 못했습니다. 이러한 만남은 Slack 메시지, 이메일 및 녹음된 Zoom 통화를 통해 문서화됩니다. 이 이메일에 첨부된 내용을 확인하실 수 있습니다.

그의 행동으로 인해 나는 직장에서 매우 불편하고 고립된 느낌을 받았습니다. 나는 그가 나에 대한 평가, 나의 성과, 그리고 이 팀에서의 나의 위치가 편파적이고 불공평하다는 점을 우려한다. Amber Dreyfus, Claire Powell 및 Eric Bingham도 이러한 상호 작용 중 많은 부분에 참석했습니다.

저는 이 갈등을 어떻게 해결할 수 있는지 논의하기 위해 귀하 및 HR 담당자와 이야기를 나누고 싶습니다. 적어도 저는 다른 관리자 밑의 다른 부서로 옮겨서 계속해서 소프트웨어 개발 작업을 하고 싶습니다. 다음 단계를 안내해 주시면 감사하겠습니다.

감사합니다,

제이다 로웬