성공 간소화: 비즈니스 프로세스 문서 작성을 위한 단계별 가이드

가장 매력적인 비즈니스 문서 작성 작업은 아닐 수도 있지만 프로세스 문서화는 프로젝트 관리 및 비즈니스 운영에서 중요한 부분입니다. 능률적이고 잘 작성된 비즈니스 운영 매뉴얼과 표준 운영 절차를 갖추면 팀 시간, 에너지, 작업장에서 발생하는 잘못된 의사소통을 줄일 수 있으며 효율적이고 효과적인 의사소통자로 두각을 나타내는 데 도움이 됩니다. 비즈니스 문서화 도구와 AI 작성 파트너 덕분에 프로세스 가이드를 만드는 것이 예전처럼 골치 아픈 일이 될 필요가 없습니다. 조직 문서 작성 및 프로세스 문서 모범 사례에 대한 단계별 가이드를 읽어보세요.

프로세스 문서란 무엇입니까?

프로세스 문서는 특정 비즈니스 프로세스와 관련된 단계, 절차 및 활동에 대한 자세한 기록 및 설명을 의미합니다. 이는 작업 수행 방법, 작업 순서, 프로세스에 참여하는 개인의 역할과 책임에 대한 포괄적인 이해를 제공하는 것을 목표로 합니다.

효과적인 프로세스 문서화의 핵심 요소

명확한 목표와 범위

모든 훌륭한 비즈니스 커뮤니케이션과 마찬가지로 콘텐츠 초안 작성을 시작하기 전에 워크플로 문서의 목표가 명확해야 합니다. 먼저 비즈니스 프로세스 매핑 생성의 비즈니스 이점을 구체적으로 설명하세요.

비즈니스 프로세스 매핑의 비즈니스 목표는 다음과 같습니다.

• 프로세스 간소화를 통한 운영 효율성 향상
• 신규 직원을 위한 교육 및 온보딩을 촉진하기 위해
• 업계 규정 준수를 보장하기 위해

다음으로, 워크플로 문서를 따르면 독자가 무엇을 얻을 수 있는지 자문하여 문서의 범위를 정의합니다. 최고의 프로세스 문서는 모든 것을 한 번에 처리하려고 하지 않습니다. 대신, 비즈니스와 함께 성장할 수 있는 비즈니스 문서화 프로세스를 만들기 위해 구체적으로 시작하고 범위를 관리 가능하게 유지하세요.

자세한 단계별 설명

프로세스 문서가 다른 비즈니스 문서와 다른 점은 얼마나 상세한지입니다. 프로세스의 어떤 단계도 건너뛰지 말고, 프로세스에 익숙한 사람으로서 경험이나 제도적 지식이 없을 수 있는 청중을 대상으로 구체적으로 글을 쓰는 것이 중요합니다. 워크플로를 문서화하려면 전체 워크플로를 세분화된 단계로 나누고, 입력과 출력을 설명하고, 각 단계의 책임과 종속성을 기술해야 합니다.

온보딩 프로세스 문서를 작성하는 예를 생각해 보십시오. 워크플로 문서의 처음 세 단계는 Grammarly의 생성 AI로 생성되었으며 각 단계를 간결하게 분류하고 각 작업을 담당하는 부서 또는 사람의 이름을 지정하는 아래 예와 유사할 수 있습니다.

1. 사전 온보딩

에이. HR은 새 직원으로부터 서명된 제안 편지를 받습니다.

비. HR은 필수 양식 및 문서를 포함하여 직원의 온보딩 패키지를 준비합니다.

기음. IT 부서에서는 필요한 계정, 이메일, 액세스 권한을 설정합니다.

2. 환영 이메일

에이. HR은 신입사원에게 맞춤형 환영 이메일을 보냅니다.

비. 이메일에는 온보딩 일정 개요, 필수 문서, 팀의 환영 메시지가 포함되어 있습니다.

3. 1일차 - 오리엔테이션

에이. 신입사원이 사무실에 도착하고 인사담당자가 인사합니다.

비. HR에서는 기업 문화, 사명, 가치를 소개하는 오리엔테이션 세션을 진행합니다.

기음. IT는 회사의 기술 시스템 및 도구에 대한 간략한 개요를 제공합니다.

시각적 포함

순서도, 다이어그램, 이미지와 같은 시각적 자료는 복잡한 정보를 이해하기 쉬운 형식으로 변환할 수 있습니다. 이는 빠른 참조 역할을 하며 특히 시각적 학습자의 경우 프로세스에 대한 이해를 크게 향상시킬 수 있습니다.

주석이 달린 스크린샷을 사용하여 독자를 안내하거나 문서의 일부로 교육 비디오를 만들 수 있습니다. 주문 이행 프로세스의 순서도는 시각적 로드맵을 제공하여 각 단계의 결정 지점과 활동을 명확하게 보여줍니다. 이러한 시각적 도구를 활용함으로써 조직은 이해력을 크게 향상시키고 더 많은 사람들이 문서에 액세스할 수 있도록 할 수 있습니다.

7단계로 프로세스 가이드 작성

1 문서화할 프로세스를 식별합니다.

문서화할 프로세스를 식별하는 것은 노력의 우선순위를 효과적으로 지정하는 데 중요합니다. 효율성, 고객 만족 또는 규정 준수에 영향을 미치는 핵심 비즈니스 기능과 중요한 운영에 집중하는 것부터 시작하십시오. 명확성이 필요한 문제점과 영역을 파악하려면 팀 구성원 및 이해관계자와 상의하세요. 오류가 발생하기 쉬운 프로세스나 신규 직원 온보딩에 중요한 프로세스를 문서화의 최우선 순위로 고려하세요.

2 해당 분야 전문가를 참여시킵니다.

포괄적인 프로세스 문서를 작성하려면 해당 분야 전문가로부터 정보를 수집하는 것이 필수적입니다. 비즈니스 조직도를 사용하여 기여자와 이해관계자를 식별하고 프로세스 전문가와 인터뷰나 설문조사를 수행하여 워크플로, 입력, 출력 및 종속성에 대한 통찰력을 수집할 수 있습니다.

3 사용할 형식을 정의합니다.

최고의 프로세스 문서는 시각적이고 정보가 풍부한 문서입니다. 순서도부터 비디오 클립까지 다양한 콘텐츠 유형을 사용해야 할 것입니다. 주석이 달린 스크린샷이 충분한 시각적 자료인지, 아니면 프로세스에 비디오 튜토리얼이나 대화형 교육 도구가 필요한지 판단하세요.

4 AI의 도움을 받아 문서 초안을 작성하세요.

프로세스 문서를 작성하는 것은 프로세스에서 가장 시간이 많이 걸리는 부분이지만 부담을 덜 수 있는 몇 가지 방법이 있습니다. 예를 들어, 프로세스를 수행하면서 문서 초안을 작성할 수 있으므로 작업을 두 배로 완료할 수 있습니다. 또한 프로젝트 관리자와 비즈니스 운영 팀이 프로세스 문서를 작성하고 구현하는 데 도움이 되는 여러 가지 도구가 시중에 나와 있습니다. 이러한 도구 중 상당수는 AI를 활용하여 짧은 시간 내에 필수 문서를 작성하는 데 도움이 됩니다.

프로세스 문서화 도구:

• Microsoft Visio는 사용자가 프로세스를 시각적으로 표현하는 데 사용할 수 있는 다이어그램 및 순서도 도구입니다. 상세한 프로세스 다이어그램 생성을 용이하게 하기 위해 다양한 모양과 템플릿을 제공합니다.
• Lucidchart는 클라우드 기반 다이어그램 작성 및 협업 도구입니다. 프로세스의 흐름도, 다이어그램 및 기타 시각적 표현을 생성하기 위한 직관적인 플랫폼을 제공합니다.
• Grammarly는 글쓰기 과정의 모든 단계를 도와줄 수 있도록 설계된 AI 글쓰기 파트너입니다. 이를 사용하여 텍스트를 생성하고 모든 비즈니스 문서를 간결하고 명확하며 문법적으로 정확하고 브랜드에 맞게 만드세요. 또한 팀을 위한 지식 공유 및 스타일 가이드 기능 덕분에 일반적인 작업 공간 앱 및 문서에 프로세스 문서를 통합할 수 있습니다. 팀에 방대한 스타일 가이드나 브랜드 문서를 제공하는 대신 Grammarly는 팀원이 작성하는 것과 동일한 지침을 인라인으로 직접 제공할 수 있습니다.
• Tallyfy는 비즈니스 프로세스를 단순화하도록 설계된 프로세스 문서화 및 워크플로 관리 도구입니다. 이를 통해 사용자는 중앙 집중식 플랫폼에서 프로세스를 문서화하고, 진행 상황을 추적하고, 워크플로를 관리할 수 있습니다.
• Process Street는 사용자가 반복 프로세스를 문서화, 실행 및 추적할 수 있는 체크리스트 및 워크플로 자동화 도구입니다. 반복되는 작업과 프로세스의 효율성을 향상시키도록 설계되었습니다.

시장 최고의 AI 파트너가 있더라도 프로세스 문서에는 여전히 인간의 손길과 전문 지식이 필요합니다. 이를 위해 워크플로 문서화에 대한 비즈니스 글쓰기 모범 사례를 활용하세요.

• 짧은 문장과 쉬운 언어를 사용하세요.
• 정확하고 능동적인 동사와 간결한 선언문을 선택하세요.
• 대상 청중의 역할과 경험 수준에 공통적인 언어를 사용하여 대상 청중을 위해 글을 쓰십시오. 가능하면 전문 용어를 피하고 용어를 정의하십시오.
• 가이드를 더 쉽게 이해하고 독자가 특정 조치를 취하도록 격려하려면 능동태를 사용하세요.
• 명확성을 돕기 위해 특정 동사를 사용하십시오. 예를 들어, “4열의 확인란을 선택하세요”가 “모든 필드가 채워졌는지 확인하세요”보다 더 유용합니다.
• 문서에 적절한 톤을 적용하세요. 친절하고 감사하는 분위기는 직원의 참여도를 높이고 지루한 작업을 더욱 즐겁게 만들 수 있는 반면, 보다 대담하고 공식적인 어조는 법률 준수 및 안전과 관련된 프로세스의 심각성이나 긴급성을 전달할 수 있습니다.
• 문서에 회사의 브랜드 목소리와 스타일을 적용하세요. 내부 문서도 회사 브랜드와 비슷하게 들리고 보여야 합니다.

5 피드백을 검토하고 수집합니다.

초안 문서를 검토하는 것은 구두점 오류를 교정하는 것 이상이지만 철저한 간결성, 문법 및 명확성 확인이 검토 프로세스의 핵심 부분이어야 합니다. 문서에 작성 오류가 없으면 이해관계자와 전문가에게 실질적인 피드백을 요청하면 최상의 최종 제품을 제공하는 데 도움이 됩니다.

6 프로세스 문서를 배포하고 구현합니다.

최고의 프로세스 문서라도 아무도 사용하지 않으면 쓸모가 없습니다. 최종 프로세스 문서를 구현하려면 직원을 교육하고 조직 내에서 프로세스 변경 사항을 효과적으로 전달해야 합니다. 필요한 경우 관련 팀을 대상으로 교육 세션을 실시하여 변화와 이점을 강조합니다. 이메일, 회의, 인트라넷 등 다양한 채널을 통해 프로세스 변경 사항을 전달하여 모든 이해관계자에게 정보를 제공하고 조정합니다.

Grammarly의 지식 공유 및 스타일 가이드 기능과 같은 도구를 사용하여 프로세스 문서를 직원의 일상적인 작업 흐름에 통합하세요. 예를 들어 지식 공유를 통해 관리자는 회사 약어와 전문 용어를 해독하고 관련 정보에 연결할 수 있습니다. 이는 팀이 작업하는 모든 곳에 프로세스 문서나 빠른 지침을 삽입하는 영리한 방법이 될 것입니다. 스타일 가이드는 안타깝게도 하드 드라이브에서 분실되거나 서랍에 먼지가 쌓일 수 있는 일반적인 프로세스 문서입니다. 하지만 스타일 가이드를 Grammarly에 업로드하면 팀이 글을 쓰는 곳마다 실시간 코칭을 제공할 수 있으므로 적은 교육으로도 브랜드를 유지할 수 있습니다.

7 정기적인 검토 및 업데이트 일정을 계획하십시오.

프로세스 문서를 정기적으로 업데이트하고 유지하는 것은 최신 상태와 관련성을 유지하는 데 중요합니다. 기술, 규정 또는 조직 구조의 변경 사항을 반영하기 위해 프로세스 문서를 정기적으로 검토하도록 일정을 잡으세요. 직원들이 담당하는 프로세스 문서를 업데이트하도록 장려하기 위해 팀 전체의 프로세스 날짜와 작업 세션을 별도로 설정하세요. 문서 전체의 일관성과 정확성을 보장하기 위해 업데이트에 대한 변경 관리 프로세스를 설정합니다.

잘 구성된 프로세스 문서는 조직 성공의 초석 역할을 하며 일상 업무에서 명확성, 일관성 및 효율성을 제공합니다. 향상된 온보딩 경험과 간소화된 워크플로부터 향상된 협업 및 변화 적응성에 이르기까지 다양한 이점이 있습니다. 프로세스 문서를 작성하고 유지하는 데 시간을 투자하는 것은 비즈니스의 장기적인 성공을 위한 투자입니다. 이는 지속적인 개선 문화를 조성할 뿐만 아니라 팀이 문제를 효과적으로 해결할 수 있도록 지원하고 새로운 팀 구성원의 원활한 전환을 보장합니다. 명확하고 포괄적인 프로세스 문서의 힘을 수용함으로써 기업은 끊임없이 진화하는 비즈니스 환경에서 지속적인 성장, 운영 우수성 및 탄력성을 위한 기반을 마련합니다.

프로세스 문서화 FAQ

프로세스 문서는 얼마나 자주 업데이트해야 합니까?

프로세스 문서는 프로세스, 기술 또는 규정의 중요한 변화에 대응하여 정기적으로, 일반적으로 분기별에서 연간으로 업데이트되어야 하며 지속적인 정확성과 관련성을 보장해야 합니다.

프로세스 문서를 작성할 때 흔히 겪는 어려움은 무엇입니까?

프로세스 문서 작성 시 일반적인 과제에는 이해관계자로부터 정확한 정보 획득, 조직 변경 사항에 맞게 문서 조정, 불필요한 복잡성 없이 명확성 유지, 시간이 지남에 따라 지속적인 관련성 보장 등이 포함됩니다.

프로세스 문서는 얼마나 상세해야 합니까?

프로세스 문서화는 입력, 출력 및 책임을 포함하여 각 단계에 대한 포괄적인 이해를 제공할 수 있을 만큼 충분히 상세하고 의도된 대상의 요구 사항을 충족하기 위해 불필요한 복잡성을 피하는 것 사이에서 균형을 유지해야 합니다.

프로세스 문서화에 권장되는 특정 도구가 있습니까?

프로세스 문서화에 권장되는 도구로는 Microsoft Visio, Lucidchart, Tallyfy 및 Process Street가 있습니다. 도구 선택은 조직의 선호도, 협업 요구 사항, 문서화된 프로세스의 복잡성과 같은 요소에 따라 달라집니다.