고객 서비스 이메일 작성 방법 – 10가지 모범 사례 및 5가지 예

" 만족한 고객은 최고의 비즈니스 전략입니다 ." '고객을 확보하고 평생 고객을 유지하는 방법'의 저자 Michael LeBoeuf는 말했습니다. 이 시대에 그의 지혜는 아마도 그 어느 때보다 정확할 것입니다.

소셜 미디어의 등장으로 인해 기업은 그 어느 때보다 더 많은 고객 접점을 갖게 되었고 사람들은 불만을 표현하고 유료 고객이 받아야 할 서비스를 요구할 기회가 더 많아졌습니다.

여러 가지 다양한 고객 지원 채널을 처리하는 것이 크고 작은 브랜드에게 어려운 일임이 입증되었지만, 한 가지 유형의 고객 서비스는 기업이 고객과 소통하는 데 가장 중요한 방법으로 자리 잡았습니다. 당신이 맞췄다, 이메일. 이 때문에 키보드 우선 고객 서비스 기술은 항상 주문형입니다.

고객 서비스 이메일을 작성하는 방법? 이메일 고객 서비스 모범 사례는 무엇입니까? 고객 서비스 이메일 예제는 어디에서 찾을 수 있습니까? 이 블로그 게시물은 모든 질문에 답할 것입니다.

고객 서비스가 왜 중요한가요?

우리 모두는 이메일, 전화, 소셜 미디어, 채팅 또는 대면을 통해 좋은 고객 서비스 경험과 나쁜 고객 서비스 경험을 모두 경험했습니다. 이러한 만남은 우리와 함께 하며 오랫동안 지속될 수 있는 브랜드나 조직에 대한 우리의 감정을 형성합니다. 이러한 경험이 부정적이면, 이는 우리가 더 넓은 네트워크와 공유하는 것일 수 있습니다. 이는 여러 가지 이유로 회사의 관점에서 악몽입니다. 예를 들어, 소비자의 25% 이상이 단 한 번의 부정적인 경험 후에 브랜드 구매를 중단합니다. 모든 비즈니스는 고객이 브랜드에 대해 이런 식으로 느끼는 것을 싫어해야 합니다. 특히 쉽게 피할 수 있거나 대중 이미지를 향상시키거나 추천을 만드는 긍정적인 상호 작용으로 전환될 수 있기 때문입니다.

무역의 시작부터 "고객은 항상 옳다"라는 고객 서비스가 실천의 진원지인 늘푸른 기풍으로 있어 왔습니다. 무역, 기술 및 시간이 모두 발전함에 따라 고객 서비스 채널도 발전했습니다. 19세기 말 Alexander Graham Bell의 전화 발명은 전 세계 기업의 접근성을 변화시켰고, 기업과 고객이 현대에 상호 작용하는 방식에 대한 모든 것을 변화시켰습니다. 기업은 소비자의 의견을 들을 수 있는 이 기회를 받아들였고, 이는 콜센터의 탄생으로 이어졌습니다.

결국 이메일은 기업이 고객에게 서비스, 지원 및 관리를 할 수 있는 점점 더 편리한 접점으로 부상했습니다.

오늘날 고객 서비스 및 고객 지원 팀은 이메일을 통해 모든 범위의 활동을 마스터합니다. 그들은 사람들이 제품을 정확하고 비용 효율적으로 사용하고 서비스를 최대한 활용할 수 있도록 돕습니다. 일반적인 작업에는 불만 사항 해결, 피드백 응답, 계획 및 설치 지침 제공, 문제 해결, 업그레이드 및 취소 지원이 포함됩니다. 당연히 이러한 노력에는 회사의 많은 이해 관계자의 협업과 전문성이 필요하므로 고객과의 상호 작용으로 질문에 대답하고 문제를 해결하며 마음이 편안해집니다.

말할 필요도 없이 이러한 고객 접점은 고객의 기대를 뛰어넘는 귀중한 기회입니다.

고객 서비스 유형 – 이메일이 (여전히) 유용한 고객 서비스 도구인 이유는 무엇입니까?

고객 지원 채널로서 소셜 미디어와 라이브 채팅의 인기가 높아지고 있음에도 불구하고 이러한 상호 작용의 대부분은 여전히 ​​이메일을 통해 이루어지고 있습니다. 이메일 지원의 이점이 많기 때문에 당연합니다.

아직 확신이 서지 않는다면 다음은 이메일 고객 서비스의 가장 중요한 이점에 대한 요약입니다.

• 이메일은 화가 난 고객을 처리할 시간과 개인 정보를 제공하는 사전 예방적 도구입니다.
• 고객은 이메일을 자신의 문제를 표현할 수 있는 안전한 공간으로 생각합니다.
• 소셜 미디어가 없는 많은 소비자 대신 이메일 계정이 없는 사람을 찾는 것은 어렵습니다.
  

고객에게 전문적인 이메일을 작성하는 방법에 대한 팁을 찾고 있을 때 고객 서신에서 이메일의 중요한 역할을 이미 이해하고 있을 가능성이 있습니다. 그러나 고객 지원 또는 서비스 자체에서 일하지 않는 사람이라면 여전히 회사의 대표임을 명심해야 합니다. 직함이 무엇이든 다음 모범 사례, 팁 및 예는 고객 지원 담당자의 관점에서 고객과의 이메일 통신을 탐색하는 데 도움이 됩니다.

고객 서비스 이메일 작성 방법에 대한 모범 사례

우리의 목표는 주제에 대한 명확하고 간결한 개요를 제공하여 고객 서비스 이메일 작성에 자신감을 갖도록 돕는 것입니다. 그렇기 때문에 최고의 고객 서비스 이메일에 대한 여러 간행물과 데이터 기반 보고서를 검토하여 필수 지침과 팁을 모았습니다. 이 이메일 고객 서비스 모범 사례를 통해 좋은 고객 서비스 이메일을 즉시 작성하는 방법을 배우게 될 것입니다.

1. 사람의 손길을 느껴보세요

고객이 로봇과 대화하는 것보다 더 싫어하는 것은 없습니다. 그들이 "친애하는 고객 서비스 팀"이라는 이메일을 열었을 가능성이 높지만 처음부터 상호 작용을 친근하게 만들어 지원 이메일을 개인화해야 합니다. 최고의 고객 서비스 이메일 인사말은 이름으로 받는 사람에게 주소를 지정합니다. 전문적인 이메일을 시작하는 방법에 대한 블로그 게시물에서 적절한 인사말을 선택하는 방법에 대해 자세히 알아볼 수 있습니다.

2. 공감하기

최고의 이메일 지원은 공감하는 것이므로 고객의 감정을 인정해야 합니다. 문제가 어떻게 발생했는지에 관계없이 그들은 연락할 수 있을 정도로 강력하다고 느꼈으므로 이메일 답장 초기에 이에 대해 존중하십시오. 간단하게 "<고객님의 기분>이 어떠실지 이해합니다." 당신을 좋은 출발로 이끌 것입니다.

3. 시간을 소중히 여겨라

때로는 고객이 회사와 함께하는 여정에서 첫 번째 접점이 아닐 수도 있습니다. 이에 대한 가시성은 이전에 기록된 고객 서신에 액세스하는 것과 마찬가지로 매우 중요합니다. 우리는 모두 자신이 반복되는 것 같은 느낌을 싫어하므로 이메일 지원을 제공할 때 고객 관계에 대한 최신 정보를 얻을 수 있도록 최선을 다하십시오. 훌륭한 고객 서비스 이메일은 마지막으로 중단된 대화를 바로 잡아냅니다.

4. 긍정적인 태도를 유지

예, 문제가 있습니다. 하지만 이제 "도와주셔서 감사합니다!"입니다. 때로는 모든 답을 얻을 수는 없지만 긍정적인 태도는 상호 작용의 분위기를 조성하는 데 큰 도움이 됩니다. 그것은 또한 당신의 치료에 대한 고객의 신뢰를 높이는 데 도움이 될 수 있습니다. 예를 들어, "FAQ를 확인하셨습니까?"라고 쓰는 대신 "지금은 답이 없지만 2~3시간 내에 찾아보고 연락드리겠습니다."라고 입력합니다.

5. 일관성을 유지

엇갈린 전선은 이미 좌절한 고객을 짜증나게 할 수 있으므로 조사하고 항상 양질의 서비스를 제공하십시오. 이메일 지원에서 상충되는 조언이나 정보를 받는 것은 혼란스럽습니다. 말할 것도없이 그것은 당신과 회사를 나쁘게 만듭니다. 일관성을 유지하는 것이 고객과의 이메일 통신에서 핵심이지만 누군가가 이메일로 도움을 요청할 때는 매우 중요합니다.

6. 언어를 명확하고 단순하게 유지

고객을 혼동하지 마십시오. 최신 기술이나 업계 전문 용어에 익숙할 수도 있지만 항상 그렇지 않다고 가정해야 합니다. 지원 이메일을 지나치게 형식화하는 것도 혼란을 줄 수 있으므로 어조에 주의하십시오. 가능한 한 단순화하고 요점을 유지하십시오. 물론 여전히 정중하고 친절합니다. 고객 서비스 이메일 에티켓을 마스터하려면 다음 25가지 규칙과 팁을 배우십시오 .

7. 더 많은 도움이 되는 리소스 공유

보다 포괄적인 지침으로 리디렉션하면 고객 지원 이메일을 깔끔하고 명확하게 유지할 수 있습니다. 이는 블로그 게시물, FAQ 또는 가장 유용한 리소스인 경우 경쟁업체의 콘텐츠를 연결하는 것을 의미할 수 있습니다. 이메일을 너무 길고 복잡하게 만들지 않고 고객을 돕기 위해 계속해서 나아가는 좋은 방법입니다.

8. 고객 서비스 이메일 문구 사용

당신이 롤에있는 동안 접시에 올라서지 않겠습니까? 첫 번째 문제를 해결했으면 다른 질문에 대해 도움을 제공하는 것을 두려워하지 마십시오. "오늘 또 도와드릴 일이 있나요?" 또한 고객 지원 이메일 스레드를 닫는 것을 목표로 하는 정중한 방법입니다. 이와 같은 고객 서비스 이메일 문구는 고객 불만 대응에 대한 블로그 게시물에서 찾을 수 있습니다.

9. 감사를 표현하라

항상 고객에게 감사하는 것을 잊지 마십시오! 그들은 당신과 사업을 하기로 선택했고, 연락하는 데 시간을 들였고, 문제에 대해 알릴 만큼 충분히 신경을 썼습니다. 이것은 귀중한 유기적 피드백이므로 이메일 전체에 걸쳐 감사를 표시하십시오. 감사하는 마음은 고객이 회사에서 진정으로 가치 있는 존재라는 느낌을 갖게 하고 험난한 여정에도 불구하고 고객 만족도를 높일 수 있습니다.

10. 열정적으로 이메일 마무리하기

고객 서비스 이메일을 어떻게 끝내나요? 문제 또는 솔루션을 요약하여 고객에게 모든 것이 명확하게 100% 확신할 수 있도록 합니다. 이메일 마감에 추가 질문이나 개인적인 터치를 추가하는 것도 큰 도움이 됩니다. 어떤 이메일 승인을 사용해야 할지 잘 모르겠다면 이메일을 전문적으로 끝내기 위한 가이드를 확인하세요.

다양한 상황에 대한 최고의 고객 서비스 이메일 예

다음 고객 서비스 이메일 예는 모범 사례를 실현합니다. 이 샘플 중 어느 것도 키보드에서 가져온 것이 아니라고 생각하더라도 걱정하지 마십시오. 고객 서비스 이메일 작성과 관련하여 연습이 완벽합니다. Flowrite가 도와드리겠습니다. 다음에 고객 서비스 기술에 도전하는 상황에서 고객에게 이메일을 작성하는 방법에 대해 생각할 때 이러한 고객 서비스 이메일 응답 예제에서 영감을 얻을 수 있습니다.

고객 문의에 대한 이메일 응답

고객 지원 이메일에 적시에 응답하면 모든 답변을 제공할 수 없더라도 고객이 인정받고 있다는 느낌을 받을 수 있습니다. 핵심은 귀하가 귀하의 의견을 언제 들어야 하는지에 대한 정보를 제공하고 도움을 주기 위해 최선을 다하고 있음을 알리는 것입니다. 다른 주제가 기다려야 하는 동안 다른 주제에 대해 도움을 제공하여 추가 마일을 갈 수도 있습니다.

이메일 샘플 감사합니다

약간의 감사는 사소한 문제를 잊고 고객 충성도를 높이는 데 큰 도움이 될 수 있습니다. 따라서 고객 피드백에 응답할 때 감사의 마음을 표시해야 합니다. 그것을 받은 것에 대해 감사한다는 의사 소통은 겉보기에 부정적인 경험을 긍정적인 경험으로 바꿀 수 있습니다.

고객 기능 요청 응답

고객의 기능 요청은 다양한 크기와 형태로 제공되며 사용자의 소원을 이루는 것이 항상 가능한 것은 아닙니다. 이러한 상황에서는 정직이 최선의 정책입니다. 기대치를 관리하고 비즈니스의 미래에 대한 통찰력 있는 정보를 공유하는 것은 탁월한 고객 서비스입니다. 이것이 어렵다면 정중하게 (그러나 단호하게) 거절하는 것은 배울 수 있는 기술입니다.

기술 지원 이메일 샘플

기술 문제에 대한 지원을 요청하는 이메일을 받으면 문제 해결 팁을 자세히 알려야 할 수 있습니다. 솔루션을 찾으려면 고객을 돕기 위해 필요한 만큼 깊이 있는 질문을 하십시오. 당신의 조언이 위협적일 수 있음을 인정하고, 당신의 안내에 대한 신뢰를 구축하고, 고객이 당신이 그들과 함께 일하고 있다고 느끼게 하십시오.

고객에게 이메일 환불

고객이 귀하를 떠나기로 결정하면 귀하가 아닌 경우가 많습니다. 그것은 그들입니다. 그것에 대해 씁쓸할 이유가 없습니다. 고객이 돈을 돌려받을 수 있도록 하는 환불 정책이 있는 경우 고객을 그리워할 것이라는 점을 분명히 하면서 이별 절차를 가능한 한 고통스럽지 않게 만드십시오. 환불 요청에 대한 귀하의 응답은 다른 고객 지원 이메일과 마찬가지로 도움이 되어야 하며 향후 고객 관계를 다시 시작할 수 있도록 문을 열어 두십시오.

보고서에 따르면 잘못된 고객 서비스로 인한 비용은 연간 약 750억 달러입니다. 즉, 이 블로그 게시물을 읽은 후 가장 명확하게 이해해야 합니다. 그러나 고객 서비스 이메일을 작성할 때 귀하 또는 귀하의 팀이 처리할 수 있는 시간보다 많은 경우가 있습니다. Flowrite가 등장하는 곳입니다.

Flowrite를 사용하면 짧은 글머리 기호를 그 어느 때보다 빠르게 보낼 준비가 된 고객 지원 이메일로 바꿀 수 있습니다. 먼저 글쓰기의 미래를 경험하기 위해 접근 권한을 요청하세요.