직장에서 효과적인 의사 소통을 위한 9가지 팁

직장 내 의사소통이 이렇게 어렵지 않아야 합니다.

여러분의 팀은 여러분이 몇 주 동안 고민해 온 프로젝트를 발표할 날이 얼마 남지 않았습니다. 이메일과 메시지, 프리젠테이션, 법적 검토, 혼란스러운 토론의 오후가 많았습니다. 죄송합니다.

무엇보다 회의가 많았습니다. 회의가 너무 많았습니다. 사람들이 자신이 하고 있는 일을 말하거나 더 자주 곁길로 빠져드는 빠른 일상 유형이 있었습니다. 그런 다음 사용자 메트릭에 대한 수십 개의 슬라이드가 포함된 매우 긴 세션이 있었습니다. 그 일이 끝날 무렵 당신은 킥복싱 수업을 듣는 것에 대해 조용히 공상을 하고 있었습니다.

그럼에도 불구하고, 그 모든 혼란스러운 토론과 끝없는 이메일 스레드는 어렴풋한 실패를 피하는 데 어떻게든 실패했습니다. 이제 아무도 같은 페이지에 있는 것 같지 않으며 마감일이 끝없이 다가오고 있습니다. 여기에 있는 것은 직장에서의 의사소통 또는 의사소통의 부족에 대한 비참한 교훈입니다.

귀하와 귀하의 동료가 얼마나 효과적으로 의사 소통하는지에 따라 작업이 일반적으로 얼마나 잘 진행되고 있는지에 대해 많은 것을 알 수 있습니다. 아무도 명확한 계획을 가지고 있지 않으면 효율적으로 일을 처리하기 어렵습니다. 사람들은 예상치 못한 도전은 고사하고 새로운 기회를 논의할 좋은 방법이 없을 때 허둥지둥할 수 있습니다.

그렇기 때문에 직장에서 의사 소통 기술을 향상시키기 위한 몇 가지 팁을 알려 드리겠습니다.

작업에 적합한 도구 선택

연결하고 잘못 연결하는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 현명하게 선택해.

이메일은 기만적일 수 있지만 쉽게 묻히기도 합니다. 화상 회의는 누군가가 원격으로 작업하는 경우 인간적인 터치를 추가하지만 다루기 어려울 수 있습니다. 기본적인 전화 통화는 때때로 과소 평가되지만 미리 일정을 잡거나 최소한 통화할 시간이 있는지 물어보는 것으로 시작하는 경우가 많습니다.

실시간 대화의 장점은 짧은 시간에 얼마나 많은 내용을 명확하게 설명할 수 있는지와 동시에 양쪽 당사자가 앞뒤로 입력해야 하는 엄청난 양을 절약할 수 있다는 것입니다. 여러 당사자와 회의를 줄 때 신중을 기하십시오. 이것은 쉽게 귀찮은 일이 될 수 있으므로 노력을 정당화하기 위해 가치 있는 수익을 기대해야 합니다.

회의를 의미 있게 만드세요

파킨슨의 법칙에 따르면 업무에 할당된 시간만큼 업무가 확장될 것이며 회의에서도 마찬가지입니다. 시간 제한과 의제를 설정합니다. 계속 진행하기 전에 각 항목에 지출할 시간을 계획하십시오. 여기에서 아이디어는 참가자의 시간을 존중하여 이에 대해 투명하게 전달하는 것입니다. 그렇게 하면 당신이 일을 돌볼 때 지나치게 무뚝뚝해 보이는 것을 피하는 데 도움이 될 것입니다.

일대일의 경우 오프라인으로 전환

모든 토론에는 잠재적인 토끼 구멍이 있으며 일부는 최소한 참가자의 하위 집합 사이에서 후속 조치를 취할 가치가 있을 수 있습니다. 예를 들어 디자이너가 곧 업데이트된 텍스트가 필요하다는 새로운 템플릿을 알게 된 경우 디자이너와 그녀의 신뢰할 수 있는 카피라이터는 회의 후 이러한 세부 사항에 대해 논의할 수 있습니다. 다음과 같은 상황에 대한 편리한 구문 전환: "오프라인으로 전환합니다."

가끔 반복해도 괜찮아

중요한 것이 있다면 일반적으로 반복할 가치가 있습니다.

때때로 복잡한 주제나 진행 중인 프로세스를 다룰 때 사람들에게 기본 사항을 상기시키는 것이 도움이 됩니다. 수고할 필요가 없습니다. 다음과 같은 빠른 예를 고려하십시오.

“좋아, 이번 회의는 프로토타입 제작에 대한 핵심 선수를 업데이트하기 위한 것입니다. 연말연시 세일을 앞두고 더 좋은 개 침대를 만들기 위해 노력하고 있기 때문에 침흘림 방지 최적화 측면에서 해야 할 일이 많습니다. 지난주 통화에서 Susan은 공급업체가 8주 소요될 것으로 예상한다고 알렸습니다. 즉, 이번 달에 치수를 결정해야 합니다. 다음 단계에 대해 이야기해 보겠습니다. 누가 먼저?”

이 간략한 요약은 여전히 ​​많은 것을 성취하면서도 강의보다 훨씬 부족합니다.

• 통화의 초점을 설정하여 화자가 상황을 추적하고 다른 주제가 팝업되면 오프라인으로 전환할 수 있도록 합니다.
• 또한 이전에 조정하지 않은 사람에게 무엇을 기대할 수 있는지에 대한 감각을 제공합니다.
• 누군가가 그것을 놓친 경우를 대비하여 마지막 통화에서 Susan의 중요한 요점을 반복합니다.
• 주요 우선순위 및 예정된 마감일을 제시합니다.

이 마지막 부분은 나중에 반복해야 하지만 그 동안 서문이 누군가에게 어색한 질문이나 혼란스러운 이메일을 저장했다면 제 역할을 다한 것입니다. 그리고 발자취를 추적하는 데 너무 많은 시간을 할애하는 것이 걱정된다면 건너뛸 것인지 물어보세요. 당신의 동료가 당신을 놀라게 할 수도 있습니다.

몇 가지 다른 방법으로 요점을 말해보세요.

또한 회의의 주요 내용을 구체화하고 앞으로의 주요 작업 항목을 책임지는 사람과 같이 다른 단어 또는 다른 의사 소통 채널을 사용하여 주요 아이디어를 설명하는 새로운 방법을 고안하는 데 도움이 될 수 있습니다.

Gimlet Media를 설립한 라디오 저널리스트에서 기업가로 변신한 Alex Blumberg는 Tape과의 인터뷰에서 전문 커뮤니케이터로 오랜 세월을 보냈음에도 동료들이 다음을 이해하도록 돕는 것의 중요성을 인식하는 데 시간이 걸렸다고 말했습니다.

사람들이 같은 말을 할 때, 그것은 다른 공명을 일으키고, 다른 장소에서 나오거나 다른 사람들에게 다른 의미를 의미합니다... 지금 내 직업의 큰 부분은 사람들이 그것이 어디에서 왔는지 이해할 수 있도록 같은 것을 여러 가지 방식으로 말하는 것입니다. . 한 번만 말하면 사람들이 당신이 말한 대로 들었다는 보장이 없습니다.

다시 말해, 반복할 만큼 중요한 것이 있다면 다시 말해볼 가치가 있습니다.

다시 실행

특히 기술적인 문제의 경우 핵심 아이디어를 다시 말하면 새로운 것을 제대로 이해하는 데 도움이 될 수 있습니다. 시간이 있다면 설명하는 사람에게 자신의 요점을 자신의 말로 다시 설명할 수 있는지 물어보고 올바르게 이해하고 있는지 물어보십시오. 중요한 세부 사항을 놓친 경우 파악하는 데 도움을 받을 수 있는 좋은 기회입니다.

바디 랭귀지에 신경쓰세요

의도적이든 아니든 몸을 어떻게 움직이는가는 많은 것을 전달합니다. 예를 들어, 팔짱을 끼고 닫힌 것처럼 보입니까, 아니면 손으로 말하는 것처럼 적극적으로 참여합니까? 자세나 표정으로 잘못된 메시지를 보내지 않도록 고려해 볼 가치가 있습니다.

동료가 프레젠테이션을 끝내고 방을 둘러볼 때 당신이 빛나는 것처럼 보이는 것은 프레젠테이션이 좋지 않았기 때문이 아니라 생각에 잠겨 있기 때문일 수 있습니다. 이와 같은 순간에는 때때로 자신을 설명할 가치가 있습니다. “전혀 나쁘지 않았습니다. 처리할 시간이 필요할 뿐입니다. 잠시 후 원점으로 돌아가자.”

하이라이트 요약

사람들이 한 시간 동안 만나고, 일련의 가치 있는 질문을 제기하고, 잠재적인 답변을 숙고하고, 아무 것도 해결하지 않고, 다음 회의를 위해 떠날 시간임을 깨닫는 것은 전례가 없는 일이 아닙니다. 여기에서 후속 메모를 통해 진행 중인 작업이 문 밖으로 사라지지 않도록 하는 데 도움이 될 수 있습니다.

긴 문자열의 수신자에게 긴 이메일을 보내는 것을 피할 수 있다면 아마도 더 좋을 것입니다. 그러나 꼭 해야 하는 경우 하이라이트를 간략하게 요약하는 tl;dr("너무 길어서 읽지 않음")도 포함할 수 있습니다. 훑어보기만 하는 물류 분야의 사람이 최소한 필수 항목은 볼 수 있도록 맨 위에 둡니다.

친절하게 대해

빠른 감사의 말이나 적절한 시기에 미소를 지으면 사무실 동료들이 인정받고 이해받고 있다는 느낌을 받는 데 큰 도움이 될 수 있습니다.

그것이 사람들이 당신과 더 많은 이야기를 하고 싶게 만든다면, 그게 더 나은 직장 커뮤니케이션의 전부가 아닙니까?