효과적인 이메일 커뮤니케이션을 위한 10가지 팁

오늘날 효과적인 이메일 커뮤니케이션은 모든 비즈니스에 필수적이며 많은 전문가들에게 가장 즉각적인 커뮤니케이션 방법을 제공합니다. 우리 대부분은 직장에서 매일 이메일을 작성하지만 이메일 커뮤니케이션 기술과 이를 향상시킬 수 있는 방법에 대해 생각해 본 적이 언제였습니까?

이 가이드에서는 이메일을 통해 효과적으로 의사소통하는 방법을 탐구합니다. 곧 배우겠지만 직장이나 고객과의 효과적인 이메일 커뮤니케이션은 배울 수 있는 기술이며 따라서 향상됩니다. 우리는 당신에게 친숙할 수 있는 일반적인 이메일 문제를 살펴보고 효과적인 이메일 작성을 위한 실행 가능한 팁을 소개할 것입니다. ‍

직장에서 효과적인 이메일 커뮤니케이션의 중요성

이메일 이전 시대를 상상하는 것은 거의 불가능합니다. 첫 번째 이메일은 1971년에 발송되었으며 그 이후로 이 전자 편지가 전 세계를 장악했습니다. 매일 3,000억 건의 엄청난 이메일이 전송되며 그 수치는 계속해서 증가할 것입니다. 오늘날 전 세계적으로 거의 40억 명의 사람들이 이메일 계정을 가지고 있습니다. 이는 전 세계 인구의 절반 이상입니다.

더 많은 이메일 계정은 더 많은 이메일을 의미합니다. 평균적인 작업자는 하루에 121개의 이메일을 받습니다.

하지만 효과적인 이메일을 작성하는 것은 간단합니다. 그렇죠? 잘못된. 이메일 이해를 연구하는 연구원들은 이메일 커뮤니케이션에 영향을 미칠 수 있는 몇 가지 심각하고 일반적인 문제가 있음을 발견했습니다.

그들은 다음 범주로 일반적인 이메일 문제를 유용하게 분류했습니다.

• 서로 모르는 사이
• 연결의 어려움
• 신뢰의 부족
• 대인 관계 단서 부족
• 통신 품질 저하
• 정서적, 심리적 불편함
  

결과는 메시지를 올바르게 전달하는 것이 얼마나 중요한지를 강조합니다. 하지만 말뿐만이 아닙니다. 구조이기도 합니다.

비즈니스에서 이메일을 효과적으로 사용하는 방법에 대한 또 다른 연구에서 연구자들은 이메일이 구조화되고 작성되고 표시되는 방식이 정보가 전달, 처리 및 이해되는 방식에 영향을 미친다는 사실을 발견했습니다.

연구와 우리의 실제 경험에서 얻을 수 있는 중요한 교훈은 효과적인 이메일을 작성하는 것이 현대 직장에서 필수적인 기술이라는 것입니다.

1. 청중 이해하기

효과적인 이메일 커뮤니케이션 기술을 개발하는 열쇠는 청중을 이해하고 그들에 맞게 서신을 조정하는 것입니다. 이메일을 작성하기 전에 수신자에 대해 생각하는 데 시간을 보내십시오. 전문적인 맥락에서 그 사람은 기존 고객, 잠재 고객, 동료 또는 상사일 수 있습니다.

그들의 역할과 당신과의 관계는 당신이 취하는 접근 방식을 정의할 것입니다. 그것은 또한 그것이 얼마나 공식적인지 또는 비공식적인지를 포함하여 당신의 이메일의 어조에 영향을 미칠 것입니다.

예를 들어 정부 부서에서 보내는 비공식 이메일은 기대하지 않을 것입니다. 또한 동료와 친구는 술을 마시자고 초대하는 경우 매우 격식 있는 이메일을 찾지 못할 것입니다.

이메일을 어떻게 표현해야 할지 잘 모르겠다면 일반적으로 비공식적인 것보다 공식적인 것이 더 좋습니다. 이메일의 맨 처음과 마지막 줄은 적절한 어조를 유지하는 데 매우 중요합니다. 따라서 전문 이메일을 시작하는 방법과 이메일을 끝내는 방법에 대한 팁이 필요하면 최근 블로그 게시물을 확인하세요. 또한 자세한 블로그에서 다양한 유형의 이메일에 대한 적절한 이메일 에티켓에 대해 자세히 알아볼 수 있습니다.

2. 능동태 사용

업무용 이메일을 작성할 때 수동태를 사용하는 경향이 있습니다. 이런 식으로 쓰는 것은 형식적이고 전문적인 것처럼 보일 수 있지만 오해와 오해를 일으키기 쉽습니다.

예를 들어 보겠습니다. 다음은 능동태로 된 진술입니다.

목요일 오전 10시에 Simon에게 전화를 걸어주세요.

발신자가 수신자에게 목요일 오전 10시에 Simon에게 전화를 걸도록 요청하는 것이 분명합니다.

수동태로 쓰여진 것과 그것을 비교하십시오.

누군가 목요일 아침에 Simon에게 전화해야 합니다.

사이먼이 전화를 받을까요? 그렇다면 누구로부터?

가장 기본적인 수준에서 능동태를 사용하는 것은 명확하고 모호하지 않다는 것입니다. 이메일을 작성하는 경우 요청하는 내용이 명확해야 합니다. 받는 사람은 당신이 무엇을 언제 하기를 원하는지 의심의 여지가 없어야 합니다.

능동태는 다소 무례하거나 비인간적으로 보일 수 있지만 실제로는 더 전문적인 의사 소통 방법입니다. 보너스는 능동태로 작성하면 메시지를 더 짧게 만들어 이메일 통신을 효율적으로 만들 수 있다는 것입니다. 하루에 수백 가지를 헤매고 있는 우리 모두에게는 감사할 일입니다.

3. 감성적으로 지능적이어야 한다

감성 지능은 누군가의 더 깊은 감정과의 연결을 만드는 것입니다. Harvard Business Review가 결론지은 것처럼 이는 강력한 마케팅 도구이며 효과적인 이메일 작성에도 도움이 됩니다.

감성 지능 이메일은 수신자의 감정을 인식하여 작성됩니다. 그들은 언어를 사용하여 우리의 원초적인 감정을 활용하여 긍정적인 반응을 이끌어내는 방식으로 작성되었습니다.

쓰는 대신.

모임에 초대합니다...

사용하지 않는 이유.

나는 이 회의에서 당신의 관점을 소중히 여길 것입니다. 참석할 수 있습니까?

첫 번째는 지시입니다. 두 번째는 초대입니다. 둘 다 능동태로 쓰여져 있지만 한 사람만이 감정적으로 지능적입니다. 간단히 말해 감성 지능은 사람의 감정을 이해하고 반영하고 존중하는 것입니다.

여기에서 너무 지나칠 필요는 없지만 시간을 내어 작성하는 이메일이 다른 사람에게 어떤 느낌을 줄 수 있는지 생각해 보십시오.

정서적으로 지능적인 접근 방식은 고객과의 효과적인 이메일 커뮤니케이션을 형성하는 데도 도움이 됩니다. 불만을 처리할 때 중요합니다. 좌절, 혼란 및 실망을 인식하고 인정함으로써 상황을 진정시키는 데 큰 도움이 될 수 있는 공감을 나타내고 있습니다.

4. 눈에 잘 띄는 이메일 제목을 선택하세요.

이메일 제목은 스토리의 제목입니다. 가장 효과적인 이메일 제목 라인은 누군가의 관심을 끌기에 충분히 매력적이어서 거부할 수 없는 이메일을 열어보고 싶은 욕구를 불러일으킵니다.

제목 줄이 매력적이지 않으면 이메일이 열리지 않습니다. 이는 통계에 따르면 수신자의 20% 미만이 원치 않는 이메일을 여는 것으로 나타난 이메일 마케팅의 세계에서 우리가 얻을 수 있는 교훈입니다.

소중한 고객, 동료 또는 친구에게 편지를 쓰는 경우에도 전문 이메일 마케팅 담당자로부터 제목 작성에 대한 몇 가지 교훈을 얻을 수 있습니다.

명확하고 단순하며 직설적이어야 합니다. 수신자에게 이메일 내용이 무엇인지 정확히 알려주고 이메일을 열도록 권장해야 합니다.

모임 요청을 작성하는 경우 그렇게 말하십시오.

이메일이 급하고 응답이 필요하면 요청하십시오.

합의된 것이 필요합니다. 명확합니다.

수신자가 이메일을 무시하는 것은 슬프게도 여전히 매우 쉽지만 제목을 잘 쓰면 이런 일이 크게 줄어들 수 있습니다.

5. 이메일 목표 설정

전문적인 맥락에서 보내는 모든 메시지에는 목적이 있어야 합니다. 이메일 목표를 식별할 때 다음 세 가지 질문을 스스로에게 해보십시오.

1. 받는 사람에게 무엇을 요청합니까?
2. 그들이 어떻게 느끼기를 원하십니까?
3. 그들은 어떻게 대응해야 합니까?

관리자에게 휴가를 요청하는 경우를 예로 들어 보겠습니다.

1. 수령인에게 요청하는 작업: 내 휴가 요청 검토
2. 그들이 느끼기를 원하는 방식: 나는 합리적이고 전문적이라는 것
3. 그들이 어떻게 반응하기를 원하는가: 나의 휴가 요청을 승인함으로써

목표 지향적 접근 방식을 사용하면 직장에서 효과적인 이메일을 작성할 때 도움이 될 수 있으며, 예를 들어 공식이든 비공식이든 간에 개요 구조를 제공하고 목소리 톤에 영향을 줄 수 있습니다.

여기에서 자세히 다루지는 않겠지만 심층 가이드를 통해 전문 이메일을 구성하는 방법에 대해 자세히 알아볼 수 있습니다.

6. 생각 정리하기

피라미드 원칙은 효과적인 이메일 커뮤니케이션을 위한 잘 정립된 접근 방식입니다. 80년대에 McKinsey 경영진은 생각을 구조화하고 비즈니스 커뮤니케이션을 개선하는 효율적인 방법을 제공하는 원칙을 만들었습니다. 효과적인 비즈니스 이메일을 작성하는 방법을 알고 싶다면 피라미드에 대해 생각해 보십시오.

설명하는 데 시간이 걸릴 수 있지만 기본 원칙은 처음에 가장 중요한 요점(또는 답변)을 만들고 그에 따라 이메일을 구성하는 것입니다.

예를 들어 상사가 동료와의 계약을 연장해야 하는지 묻는 이메일을 보낸다고 가정해 보겠습니다.

다음은 마지막에 질문에 답하는 일반적인 비즈니스 응답입니다.

나는 Joe를 정말 좋아하고 그들의 작업이 좋은 품질임을 알게 되었습니다. 그러나 다른 사람이 필요한지 여부에 대한 질문이 있습니다. 결국 우리가 해야 한다고 생각합니다.

피라미드 원리를 사용하여 이것을 재구성할 수 있습니다.

나는 우리가 Joe의 계약을 연장해야 한다고 생각한다. 그들의 작업은 훌륭한 품질이며 우리는 그들 없이는 관리할 수 있는 충분한 능력이 없습니다.

이 접근 방식은 매우 형식적이며 모든 상황에서 작동하지 않습니다. 그러나 동료나 상사의 명시적인 요청을 처리하는 경우 모든 사람의 시간을 절약하고 오해가 없도록 합니다.

7. 모바일로 생각하기

2019년 12월에는 모든 이메일의 거의 50%가 모바일 장치에서 열렸습니다. 그 수치는 우리 중 점점 더 많은 사람들이 원격 또는 하이브리드 작업의 자유와 유연성을 향유함에 따라 증가할 것입니다.

우리는 전화로 이메일을 읽을 때 빠르게 스크롤한다는 것을 알고 있습니다. 긴 텍스트 구절을 읽는 것은 어렵고 증거에 따르면 우리 대부분은 신경 쓰지 않을 것입니다.

이메일 형식이 올바르지 않으면 사람이 3초 이내에 이메일을 삭제할 확률이 70%라고 연구원들이 발견했습니다.

사람들이 이메일을 작성할 때 저지르는 일반적인 실수는 다음과 같습니다.

• 크기가 크거나 부적절한 이미지
• 충분한 휴식 없이 너무 많은 텍스트
• 다중 열 레이아웃(반응형 템플릿 제외)

모바일용으로 효과적인 이메일을 작성할 때는 짧고 간결하며 단순하게 유지하십시오.

우리는 당신이 이미 능동태로 쓰고 있다고 가정할 것입니다. 그러면 단어 카운트다운이 유지됩니다. 다음은 매력적인 모바일 이메일을 만들기 위한 몇 가지 팁입니다.

• 단락을 한두 문장으로 유지
• 피라미드 원칙을 사용하여 필수 정보가 맨 위에 오도록 이메일을 구성하세요.
• 명확하고 읽기 쉬운 글꼴 사용
• 이미지를 추가하지 마십시오
• 글머리 기호를 사용하여 텍스트 나누기
• 테이블을 사용하지 마십시오
• 첨부 파일 대신 이메일 본문에 모든 중요한 정보 포함

8. 명확한 지침 제공

누군가에게 무언가를 하도록 요청하는 경우 명확한 지침을 제공하세요. 모임 요청이라면 그렇게 말하십시오. 응답을 원하면 요청하십시오. 당신에게 무언가를 제공할 누군가가 필요하다면, 그들에게 말하십시오.

다음은 도움이 될 몇 가지 팁입니다.

• 날짜 및 세부정보 제공
• 단일 문장 단락 사용
• 단계로 나누기
• 정보를 명확하게 하기 위해 글머리 기호나 번호 매기기 목록을 사용하는 것을 고려하십시오.
• 중요한 정보를 돋보이게 하기 위해 굵게 사용하는 것을 두려워하지 마십시오.

9. 수신자, 참조 및 숨은 참조의 차이점 이해

관련 없는 이메일을 얼마나 많이 받습니까? 답은 아마 꽤 많을 것입니다. 효과적인 이메일 커뮤니케이션은 이메일을 읽고 응답해야 하는 사람들에게만 이메일을 보내는 것입니다.

이메일을 보낼 때 세 가지 선택이 있습니다. 사람, 참조 또는 숨은 참조에게 직접 보낼 수 있습니다. 이 용어의 의미는 다음과 같습니다.

• Send to: 이메일을 보내는 사람. 받는 사람이라고 합니다.
• CC: 이메일의 사본이 그 사람에게 전송됩니다. 그들은 이메일의 직접적인 수신자는 아니지만 정보가 그들과 관련이 있을 수 있습니다. 받는 사람과 참조된 다른 사람은 메시지를 받은 사람을 볼 수 있습니다.
• 숨은 참조: 이메일의 숨은 참조 사본이 수신자에게 전송됩니다. 그들은 직접적인 응답자가 아니며 수신자(또는 참조 대상)는 이 사람이 이메일을 수신했음을 알 수 없습니다.

대부분의 경우 이메일이 누구를 위한 것인지는 분명하지만 참조할 사람을 선택하는 것은 더 까다로울 수 있습니다. 많은 사람들이 참조하는 경향이 있지만 이메일을 받는 것이 필수적인지 자문해 보십시오. 그렇지 않다면 하지 마십시오.

10. 이메일을 보내기에 가장 좋은 시간을 선택하세요

이메일 내용을 올바르게 작성하는 것이 중요하지만 잘못된 시간에 메시지를 보내면 메시지를 열고 읽는 사람의 수에 영향을 줄 수 있습니다. HubSpot은 40억 개가 넘는 이메일을 분석하여 보낼 최적의 시간을 찾았습니다.

그들은 다음에서 가장 높은 클릭률을 발견했습니다.

• 오전 10시
• 오후 1시
• 오후 6시

그들은 이 시간이 대부분의 사람들이 근무일을 시작하거나 끝내고 이메일을 확인할 시간이 있는 때라고 결론지었습니다.

정확한 과학은 아니지만 논리에 따르면 은행 휴일 주말 전 금요일 오후 4시 30분에 중요한 이메일을 보내는 것은 아마도 나쁜 생각일 것입니다.

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