홍보 담당자를 위한 이메일 에티켓

나는 최근에 이메일 받은 편지함에서 오래된 이메일을 제거하는 데 2시간을 보냈습니다. 새 컴퓨터를 구입하고 오래된 컴퓨터에서 쓸모없는 파일을 제거하고 싶다는 바람에 이사를 하게 되었습니다. 2년이 넘는 기간 동안 이러한 작업은 처음인 숙청 과정에서 홍보 담당자로부터 수백 건의 보도 자료와 이메일을 접했습니다. 나는 이들 중 많은 것을 삭제했고 그 과정에서 PR 담당자를 위한 제안된 이메일 규칙을 생각해 냈습니다.

1 . 이메일에 제목 입력: 왜 사람들이 제목 없이 이메일을 보내는지 이해가 되지 않습니다. 제목 줄의 목적은 받는 사람에게 메시지가 무엇인지 알려주는 것입니다. 제목이 없으면 나에게 할 말이 없는 것 같습니다.

2. 다시 말하지만, 첨부 파일 없음 : 내가 절대적으로 놀라운 것은 사람들이 의심하지 않는 수신자에게 거대한 첨부 파일이 포함된 이메일을 보낸다는 것입니다. Word 문서 형식의 것을 전자 메일 본문에 잘라내어 붙여넣을 수 없는 이유는 없습니다. 그래픽 집약적인 것이라면 웹사이트에 올리고 링크를 제공하세요.

3. 내 이름 포함 : 내 이름은 Bill, Bob, Joanie 또는 Chachi가 아닙니다. 또한 "여기의 이름"이나 "성"도 아닙니다. 주소도 모르는데 이메일을 보내야 하는 이유는 무엇입니까?

4. >>>>: 보도 자료를 전달해 주셔서 감사합니다 . 이메일에 실제 자료를 잘라내어 붙여넣기가 너무 게을렀습니다. 대신 성가신 캐럿 기호가 포함된 상태로 나에게 전달했습니다. 이상하게도 이것은 무례함과 게으름의 결정적인 표시라고 느끼는 기자들 사이에서 다소 골치거리가 되고 있습니다.

5. 아, 그 제목 : 보도자료라고 말해주세요. 다음은 "보도 자료: XYZ Corp., 기업 혜택 프로그램 출시 발표"의 예입니다. 실제로 사람들은 누군가를 속여서 개봉하도록 의도한 기만적인 헤드라인보다 릴리스를 읽을 가능성이 더 높다는 것을 알게 될 것입니다. 내 Microsoft Outlook에 "보도 자료"라는 용어가 포함된 모든 이메일을 특수 폴더에 넣는 "규칙"이 설정되어 있습니다. 나는 적어도 하루에 두 번 이 폴더를 살펴봅니다.

6. 맞춤법 검사 : 나 같은 게으른 언론인이 맞춤법과 문법 실수를 할 정도로 나쁩니다. 이메일을 보내기 전에 맞춤법 검사를 실행하고 이메일을 보내기 전에 잠시 시간을 내어 실제로 읽어보세요. 사람들이 고객의 이름을 잘못 입력한 이메일을 여러 개 찾았습니다. 어떤 경우에는 그 사람이 몇 번 다르게 철자를 쓰고 다른 브랜딩 요소(대문자 및 하이픈)를 사용했기 때문에 회사 이름이 무엇인지 알 수 없었습니다.

7. 프로답게 행동 하라: "Yo!" 인사로 시작하는 이메일 내가 만난 적이 없는 사람들이 아니라 내 친구들에게 기대하는 것입니다.

8. 양이 아니라 질 이다 : 긴 이메일은 귀찮고 시간낭비이다. 요점에 도달하고 거기에서 끝냅니다.

9. 연락주세요 : 사람들이 연락처 정보를 입력하지 않은 이메일을 최소 1000개 찾았습니다. 또한 사람들이 전화번호에 지역 코드를 입력하지 않는 이상한 현상을 발견했습니다.

10. 저에게 이메일을 보내지 말아 주십시오 . 저는 여러 언론 목록에서 제거해 달라고 몇 번이고 요청했지만 제거해 달라는 요청은 거의 듣지 않았습니다. 이메일 목록을 최신 상태로 유지하고 전문가의 예의에 따라 사람들이 요청할 때 제거하십시오.

11. 네, 이메일을 받았습니다 . 기자에게 세 번 이메일을 보내고 이메일을 받았는지 묻는 것은 시간을 잘 활용하지 못합니다. 많은 PR 담당자가 정기적으로 업데이트하는 프로젝트 목록을 보관한다는 것을 알고 있습니다. 내 이름 옆에 보통 "이메일을 보냈는데 전화를 받았지만 응답이 없었습니다."와 같은 문구가 있다는 것을 알고 있습니다. 당신은 사진을 얻을? 누군가의 받은 편지함을 수많은 이메일로 채우는 것은 스팸 폴더에 들어가는 방법입니다.

12. 배포 목록 숨기기 : "BCC" 기능이 있는 데는 이유가 있습니다. 긴 배포 목록을 보는 것은 성가실 뿐만 아니라 전략적으로 현명하지 않습니다. 이제 나는 다른 언론인들이 뉴스를 본 것과 그 주제에 대해 글을 쓸 수 있는 것을 알고 있습니다. 따라서 나는 주제에 대해 글을 쓰는 데 관심이 없습니다.

13. 당신은, 어, 야후!? : 아마도 이것은 완전히 엉뚱한 일이지만 무료 이메일 서비스를 사용하는 플랙이나 회사에 문제가 있습니다. 다른 하나는 회사에 자체 이메일 서비스가 없다는 것이 이상하게 보인다는 것입니다. Gmail이 훌륭한 이메일 서비스라는 것은 알고 있지만 자신의 도메인에서 사용할 수 있는 Google Apps를 제공합니다. 나는 웹사이트나 자신의 도메인에 이메일 주소가 없는 홍보 담당자는 제 역할을 제대로 하지 못하고 있다고 생각합니다.

14. 바이러스가 없는 밀 빵 : 최근 받은 첨부 파일이 있는 보도 자료가 내 컴퓨터를 바이러스에 감염시켰습니다(바이러스 백신 소프트웨어와 방화벽이 있음에도 불구하고). 내가 미쳤다고 생각해?

15. 정말 우선순위가 높은가요? : '그런가 말했다.

16. 일반 텍스트 형식 : 이메일 본문에 회사 로고를 삽입하거나 그래픽을 사용하면 이메일이 번거로울 수 있습니다. 이러한 이미지는 일부 이메일 프로그램에서 제대로 표시되지 않을 수도 있으며 이메일이 이상하거나 완전히 읽을 수 없는 방식으로 표시됩니다.

17. 이메일을 현명하게 사용하라 : 이솝의 '늑대를 우는 소년'을 읽어라.

18: 이메일을 적절하게 타겟팅하십시오 . 생명 공학 회사에 대한 수백 개의 보도 자료(나는 주제를 다루지 않음) 또는 "American Idol" 심사위원과 인터뷰할 기회를 제공하는 이메일을 받는 이유를 모르겠습니다.

19. 개인 이메일은 절대 금물입니다 . 당신은 저를 모르기 때문에 친구를 위한 새 아파트나 직장을 찾는 것을 도와달라고 요청하는 이메일을 저로부터 받는다면 이상하지 않을까요?

20. 전달에 주의 : 많은 홍보 담당자가 나에게 정치 및 종교 자료를 전달하는 것을 보고 충격을 받았습니다. 한 번은 한 플랙이 이스라엘과 팔레스타인에 대해 정치적으로 혐의가 있는 스팸을 저에게 전달했습니다. 그녀는 배포 목록을 숨기지 않았으며 목록에서 다른 Silver, Gold 및 Wein 유형을 많이 발견했습니다. 친구와 가족에게 전달하는 내용은 일반적으로 전문적인 연락처에 전달하는 데 적합하지 않습니다.

항상 그렇듯이 이 "규칙"이 도움이 되기를 바랍니다. 나는 대부분의 사람들이 전문적인 환경에서 이메일을 현명하게 사용한다는 것을 알고 있지만, 그렇지 않은 사람들이 너무 많고 업무를 위해 매체에 의존하는 사람들을 나쁘게 생각합니다.

Ben Silverman은 이전에 New York Post의 비즈니스 뉴스 칼럼니스트이자 DotcomScoop.com의 설립자/출판사였습니다.

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