모든 전문가가 알아야 할 25가지 이메일 에티켓 규칙 및 팁
게시 됨: 2022-03-22이메일은 평균적인 전문가의 최대 28% 시간을 차지하므로 사람들은 종종 생산성이라는 이름으로 이메일 에티켓을 간과합니다. 그러나 아무리 바빠도 비즈니스 이메일에는 따라야 할 일련의 규칙과 팁이 있습니다. 사실, 적절한 이메일 에티켓은 전문성을 유지할 수 있을 뿐만 아니라 커뮤니케이션을 더욱 효과적으로 만들고 비즈니스에서 값비싼 실수를 피하는 데 도움이 됩니다.
이 블로그 게시물을 읽을 때쯤이면 이메일 에티켓에 대해 알아야 할 모든 것을 동료들에게 전달할 수 있다는 것을 알게 될 것입니다.
이메일 에티켓이란?
이메일 에티켓은 이메일을 주고받을 때 행동을 안내하는 원칙을 의미합니다. 이 행동 강령에는 적절한 언어, 철자법, 문법 및 매너에 관한 지침이 포함되어 있습니다. 적절한 에티켓은 이메일을 보내는 사람에 따라 다릅니다. 직장에서는 이러한 규칙의 형식적인 측면에서 실수하는 것이 항상 더 안전합니다.
이메일 에티켓이 왜 중요한가요?
이메일 에티켓을 준수하면 전문성을 확립하고 직장에서 더 강력한 관계를 구축하며 고용주를 잘 대표하는 데 도움이 됩니다. 또한 커뮤니케이션을 보다 효율적으로 만들고 귀하와 비즈니스에 문제가 발생하는 것을 방지할 수 있습니다. 전문적인 이메일 에티켓에 익숙해지면 다른 사람들과 정중하게 의사 소통하고 성공적인 경력을 쌓는 데 도움이 됩니다.
1. 명확한 제목을 작성하십시오
우리 중 많은 사람들이 받은 편지함에 끊임없이 묻혀 있기 때문에 제목 줄은 이메일이 열리는지 여부에 상당한 영향을 미칠 수 있습니다.
이메일 에티켓을 준수하려면 이메일의 내용을 몇 단어 또는 간결한 문장으로 설명하는 명확하고 짧은 제목을 사용하세요. "제안" 및 "응용 프로그램"과 같은 식별자를 사용하여 이메일에서 무엇을 기대해야 하는지 수신자에게 즉시 알려줍니다. 유용성을 제공하는 제목 줄은 읽을 가능성이 높으므로 실용적으로 유지하십시오.
무엇을 하든지 제목 없이 이메일을 보내지 마십시오. 이는 적절한 이메일 에티켓에 대한 명백한 위반입니다. "제목 없음"이 표시되면 받는 사람이 의심스러운 메시지를 휴지통으로 바로 이동할 수 있습니다.
2. 전문적인 인사말로 시작하기
이메일에서 사람을 맞이하는 가장 좋은 방법은 항상 그 사람과의 관계 및 주제에 따라 다릅니다. 이메일을 전문적으로 시작하는 적절한 방법은 공식적인 것부터 캐주얼한 것까지 다양하지만 비공식적으로는 절대 해서는 안 됩니다.
가장 일반적인 인사말은 다음과 같습니다.
- 친애하는 Ms./Mrs./Mr. <성>,
- 안녕하세요 <이름>님.
- 안녕하세요 <이름>님.
나쁜 이메일 에티켓으로 간주되는 비공식 인사의 목록은 "Heya" 및 "Yo"에서 받는 사람의 이름에 이르기까지 다양합니다.
3. 자기 소개를 잊지 마세요
받는 사람이 당신이 누구인지 알고 있다고 가정해서는 안됩니다. 특히 모르는 사람에게 처음 연락하는 경우 이메일 에티켓에 따라 간단한 소개로 이메일 본문을 시작하는 것이 좋습니다. 받는 사람을 알고 있지만 자신의 이름이 상대방에게 울리는지 확실하지 않은 경우 마지막으로 대화한 시간을 언급하거나 서로를 어떻게 알고 있는지 알려주는 방법을 찾으십시오.
4. 짧게 유지
평균적인 회사원은 하루에 100통 이상의 이메일을 받기 때문에 아무도 긴 메시지를 읽을 시간이 없습니다.
당신이 할 수 있는 최악의 일은 수신자가 당신의 메시지가 무엇에 관한 것인지 찾기 위해 전체 이메일을 훑어보게 만드는 것입니다. 대신 처음에 이메일의 목적을 명시하여 이메일의 목적을 미리 밝혀야 합니다. 요점을 빠르게 전달하고, 장황하게 말하지 말고, 잘 읽을 수 있는 짧은 문장을 사용하세요. 이상적으로는 이메일의 목표가 하나뿐이지만 다른 주제를 다루어야 하는 경우 글머리 기호로 요약하는 것이 좋습니다.
끝났다고 생각되면 시간을 내어 메시지를 편집하여 명확하고 불필요한 단어를 모두 삭제하십시오. 여전히 너무 길다고 생각되면 이메일보다 주제에 대해 소통할 수 있는 더 좋은 채널이 있는지 고려하십시오.
5. 유머를 삼가하라
적절한 어조와 표현이 없으면 가장 우스꽝스러운 펀치라인도 표적에서 수 마일 떨어진 곳에 착륙할 수 있습니다.
이것이 이메일 번역에서 유머가 종종 손실되는 이유입니다. 독자가 방금 말한 반대의 의미로 문자 그대로 해석할 수 있기 때문에 풍자는 서면 형식에서 특히 위험합니다. 받는 사람과 정말 빡빡한 관계가 아니라면 전문적인 이메일에서 농담하는 것을 피해야 합니다.
오해를 받을 위험이 있는 것도 아닙니다. 당신이 재미있다고 생각하는 것이 받는 사람에게도 반드시 웃기는 것은 아닙니다.
6. 이메일을 적절하게 구성
업무용 이메일에는 제목, 인사말, 본문, 서명 및 서명이 포함되어야 합니다. 이 구조에서 멀어지는 것은 이메일 에티켓 위반으로 간주될 수 있습니다. 메시지를 쉽게 소화할 수 있도록 항상 단락 나누기로 이러한 부분을 구분해야 합니다.
이메일 본문이 세 단락을 넘지 않도록 메시지를 전달하는 것을 목표로 합니다. 사람들은 이메일을 단어 단위로 읽는 대신 흥미로운 내용을 찾기 위해 이메일을 "스캔"하는 경향이 있으므로 가장 중요한 것을 강조 표시하여 각 단락을 시작합니다. 가독성을 높이려면 단락 사이에 빈 줄을 남겨두는 것도 잊지 마십시오.
정보 과부하의 위험을 느끼는 경우 글머리 기호나 번호 매기기 목록을 사용하여 글에 더 많은 구조를 부여하고 장황한 섹션을 나누는 것을 고려하십시오. 가장 중요한 것을 강조하기 위해 굵게 사용하는 경우 이메일당 한 단어 또는 구 이상으로 사용하지 마십시오.
7. 문장 사용
문장 케이스를 사용한다는 것은 문장의 첫 단어와 고유 명사의 첫 글자를 대문자로 표기하는 것을 의미합니다.
전통적인 방식으로 대문자를 사용하는 것은 비즈니스 이메일 에티켓의 일부이므로 이를 사용해서는 안 됩니다. 직장에서 모두 대문자로 작성하는 것도 가짜로 간주된다는 것을 기억하십시오.
8. 어조를 조심하라
무엇을 말하느냐가 아니라 어떻게 말하느냐가 중요합니다.
의도적으로 단어를 선택하고 받는 사람이 단어를 어떻게 해석할지 항상 고려하십시오. 표정과 억양에 의존하여 메시지를 전달할 수 없으므로 긍정적으로 보이도록 더 노력하십시오.
유머를 자제하는 것 외에도 실제보다 더 감정적으로 보일 수 있는 부정적인 단어와 형용사를 사용하지 마십시오.
9. 비밀이 아닌 것처럼 쓰기
이메일을 통해 민감한 주제나 기밀 정보에 대해 논의하지 마십시오. 악명 높게 악명 높은 사람의 손에 들어갈 수 있기 때문입니다. 수신자가 누구이든 간에, 누출이 실수로 전달 또는 참조의 문제일 수 있는 것으로 귀하의 이메일을 보게 될 유일한 사람이라고 믿으면 안 됩니다. 미안한 것보다 안전한 것이 항상 더 좋으므로 비즈니스 이메일 에티켓에 대한 좋은 지침은 전 세계가 읽지 않기를 바라는 이메일을 작성하지 않는 것입니다.
10. 느낌표를 아껴라!!!
직장에서 그렇게 자주 소리치진 않겠죠? 그렇기 때문에 비즈니스 이메일에 느낌표를 사용할 때 주의해야 합니다. 하나를 사용하는 유일한 진짜 이유는 흥분을 표현하기 위한 것이며 느낌표 이상은 필요하지 않습니다. 이메일당 두 개 이상을 사용하면 여러 개로 문장을 끝내는 것은 물론이고 비전문적으로 보일 수 있습니다.
11. 문화적 차이를 인식하라
문화적 차이로 인해 의사소통 오류가 쉽게 발생할 수 있습니다.
메시지에 수반되는 바디 랭귀지가 없기 때문에 위험은 훨씬 더 큽니다. 그렇기 때문에 해외에서 누군가에게 이메일을 보낼 때 받는 사람의 문화에 익숙해지도록 노력해야 합니다. 그들의 선호를 수용하면 그들과 더 강한 관계를 구축하는 데 도움이 될 것입니다.
일부 국가에서는 요점으로 바로 이동하는 것이 좋습니다. 대조적으로, 다른 곳에서는 새로운 비즈니스 동료를 먼저 알아가는 것이 관례입니다. BBC의 이 기사를 읽으면 비즈니스 이메일 에티켓의 미묘한 차이를 익히기 시작할 수 있습니다.
12. 이모티콘을 사용하지 마십시오
이모티콘은 인스턴트 메시징과 관련하여 일상적인 커뮤니케이션에서 큰 역할을 하지만 전문적인 이메일에는 속하지 않습니다. 왜 물어볼 수 있습니까? 연구에 따르면 스마일리를 사용하면 모든 사람이 스마일리를 다르게 해석한다는 것은 말할 것도 없이 당신이 덜 유능해 보일 수 있습니다. 받는 사람이 이전에 이메일을 보낼 때 이모티콘을 사용한 적이 없다면 피해야 합니다.
13. URL 줄이기
이메일에 긴 URL을 붙여넣는 것은 이메일을 지저분하게 보이게 하는 확실한 방법입니다. 메시지를 읽기 어렵게 만드는 것 외에도 귀중한 공간을 차지합니다. 당신이해야 할 일은 bit.ly와 같은 URL 단축기를 사용하거나 대신 하이퍼링크를 삽입하는 것입니다.
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14. 표준 글꼴 사용
당신은 항상 당신의 이메일을 읽기 쉽게 하고 싶습니까? 모든 것은 깨끗한 글꼴로 시작됩니다. 기본적으로 이메일 클라이언트의 표준 글꼴을 사용하십시오.
이메일에 가장 적합한 글꼴은 다음과 같습니다.
- 아리알
- 헬베티카
- 칼리브리
- 택배원
- 타임즈 뉴 로만
글꼴 색상과 관련하여 검정색이 유일한 선택입니다. 올바른 크기는 이메일 길이에 따라 10포인트 또는 12포인트입니다. 텍스트를 복사하여 이메일에 붙여넣는 경우 서식을 지워야 합니다. 그렇지 않으면 메시지의 나머지 부분과 다르게 나타날 수 있습니다.
15. 전문적인 승인을 사용하세요
이메일을 승인 하는 가장 좋은 방법은 항상 받는 사람과의 관계 및 이메일의 목적에 따라 다릅니다. 일관된 어조를 유지하려면 승인을 인사말 및 나머지 메시지와 일치시켜야 합니다. 항상 예의 바르고 싶지만 공식적인 이메일을 쓰고 싶습니까, 아니면 친근하게 보이고 싶습니까?
가장 인기 있는 전문 이메일 마감은 다음과 같습니다.
- 진정으로,
- 안부 인사,
- 문안 인사,
- 최상의,
- 감사합니다,
사인오프를 제대로 하는 것이 중요합니다. 받는 사람이 읽는 마지막 부분이며 회의의 마무리나 전화 통화의 끝과 같은 지속적인 인상을 남길 수 있습니다.
16. 서명 포함
이메일 서명은 적을수록 좋습니다.
전문 서명에는 귀하의 성명, 직위, 회사 이름, 회사 웹사이트 및 연락할 전화번호가 포함됩니다. 회사 LinkedIn 및 주소가 비즈니스에서 중요한 역할을 하는 경우 해당 주소를 입력하는 것을 고려할 수 있습니다. 회사 로고나 사진도 비즈니스 이메일 에티켓을 통과합니다. 그러나 디자인이 반응형인지 확인하십시오.
각 이메일 끝에 자동으로 서명을 포함하십시오. 수동으로 추가하는 것보다 메시지에서 서명을 삭제하는 것이 더 쉽습니다.
17. 받는 사람의 이름을 항상 다시 확인하십시오.
사람 이름의 철자가 틀리거나 이름이 완전히 틀린 것처럼 첫인상을 주는 것은 없습니다.
말 그대로 몇 초가 걸리며 잘못 이해한 것에 대해 변명의 여지가 없습니다. 이러한 부주의한 오류를 방지하는 것 외에도 법무 부서의 Robert가 정말로 "Rob"를 선호한다고 확신하지 않는 한 이름을 줄이지 않도록 하십시오.
이 주제에 대해 의심이 가는 경우 이전 이메일을 어떻게 승인했는지 확인하고 LinkedIn 프로필 또는 내부 커뮤니케이션 채널을 확인하세요.
변명의 여지가 없습니다. 이메일 수신자의 이름을 틀리는 것은 최악의 이메일 에티켓 실수 중 하나입니다.
18. 이메일을 교정하지 않고 보내지 마십시오.
이 이메일 에티켓 팁은 맞춤법 오류로 아무리 강조해도 지나치지 않으며 문법 오류는 필연적으로 당신에게 좋지 않은 영향을 미칩니다. 작성을 마친 후에는 이메일 본문과 제목을 두 번 이상 검토하여 오류를 찾으십시오. 또한 이메일을 소리내어 읽으면서 눈에 보이지 않는 실수를 알아차릴 수도 있습니다.
19. 첨부 파일을 염두에 두십시오
첨부 파일에 관한 가장 중요한 이메일 에티켓 규칙 중 하나는 이메일에 대용량 파일을 첨부해서는 안 된다는 것입니다. 예를 들어 프레젠테이션이나 비디오를 보내는 가장 좋은 방법은 파일을 Google 드라이브 또는 Dropbox와 같은 클라우드 서비스에 업로드하고 수신자에게 액세스할 수 있는 링크를 제공하는 것입니다. 이것이 가능하지 않다면 첨부하기 전에 파일을 압축하여 받은 편지함의 공간을 덜 차지하도록 하십시오. 받는 사람이 알 수 있도록 이메일 본문에 첨부 파일을 언급하는 것도 잊지 마십시오.
20. 적절한 숨은 참조
BCC는 Blind Carbon Copy의 약자로 BCC 필드에 입력한 사람을 다른 수신자로부터 숨길 수 있습니다.
숨은 참조를 사용하는 것은 서로를 모르는 여러 사람에게 이메일을 보낼 때 좋은 이메일 에티켓입니다. 서로의 개인 정보를 보호할 수 있기 때문입니다. 또한 예를 들어 이메일을 통해 다른 사람을 소개한 후 스레드에서 정중하게 누군가를 제거하는 데 사용됩니다. 다음 스레드에 사람을 포함하지 않고 중요한 이메일을 보냈다는 것을 누군가에게 확인해야 할 때도 유용할 수 있습니다.
맹목적인 카피도 남용될 수 있으며, 잘못된 이유로 이를 사용하는 것은 기만적이고 나쁜 매너로 간주됩니다.
21. 적시에 응답하라
이메일은 모든 전문가에게 엄청난 시간이 될 수 있지만 이메일에 신속하게 응답하면 모든 사람의 작업을 일정에 맞게 유지하는 데 도움이 됩니다.
적절한 응답 창은 보낸 사람과 주제에 따라 다릅니다. 일반적으로 급한 경우가 아니면 같은 날에는 팀원에게, 다른 동료에게는 24시간 이내에 응답해야 하며, 조직 외부의 사람에게는 근무 시간이 끝날 때까지 응답해야 합니다.
특히 고객 대면 역할을 수행하는 경우 거의 3분의 1이 기업에서 1시간 이내에 이메일에 응답할 것으로 예상하므로 응답 시간이 길면 의도하지 않은 메시지를 보낼 수 있음을 알아야 합니다.
22. 필요한 경우에만 "전체답장" 사용
평균적인 회사원은 하루에 약 121개의 이메일을 수신하므로 불필요한 것으로 사람들을 귀찮게 하고 싶지 않습니다. 따라서 다음에 "전체 회신"을 누르려고 할 때 이메일 체인의 모든 사람이 귀하의 응답을 받아야 하는지 여부를 고려하기 위해 중지하십시오. 대답이 아니오인 경우 "답장"을 사용하고 또 다른 주의를 산만하게 하는 알림으로 인한 사상자를 구하십시오.
23. 모든 이메일에 답장하기
넘쳐나는 받은 편지함과 바쁜 일정에도 불구하고 귀하에게 전달된 모든 이메일에 응답하는 것은 좋은 이메일 에티켓입니다. 조직 내 누군가나 비즈니스 동료가 보낸 이메일을 무시하는 것은 무례하고 결과를 초래할 수 있습니다. 누군가가 당신에게 냉담한 이메일을 보낸다면, 정중한 "아니오"일지라도 좋은 인상을 남길 수 있으므로 잠시 시간을 내어 답장을 보내십시오. 그렇지 않으면 일련의 후속 이메일을 받게 될 것입니다. 그들이 숙제를 할 만큼 충분히 사려깊지 않았다면, 대답해야 할 의무를 느끼지 마십시오.
24. 전달하기 전에 두 번 생각하십시오
이메일 에티켓과 관련하여 민감한 주제와 기밀 정보에 대해 이전에 썼던 내용을 기억하십니까? 이메일이 전달되어야 하는지 항상 고려하고 신중하게 진행해야 합니다. 또한 메시지가 받는 사람에게 실제로 값을 생성하는지 고려하십시오. 이메일을 전달하기로 결정했다면 논의된 내용을 요약하고 수신자에게 필요한 내용을 알리는 것이 중요합니다. 또한 전달 표시, 기타 이메일 주소, 제목 및 이전 설명과 같이 이메일에서 불필요한 것은 편집해야 합니다.
25. 부재중 회신을 설정하는 것을 잊지 마십시오.
오랜 시간 동안 이메일에 답장을 할 수 없다면 답장을 할 수 없다는 것을 사람들에게 알리는 자동 부재중 메시지를 설정해야 합니다. 일반적인 상황에는 휴일 및 회의가 포함됩니다. 그들이 적절하게 진행할 수 있도록 귀하가 돌아올 특정 날짜를 포함하는 것이 중요합니다. 문제가 긴급한 경우 발신자가 연락할 수 있는 사람의 연락처 정보도 제공해야 합니다. 반환 날짜와 함께 제목 줄에 "부재중" 또는 "식별자"를 포함하는 것이 가장 좋습니다.
이메일 에티켓에 대한 이 블로그 게시물이 도움이 되었기를 바랍니다. 우리는 비즈니스 이메일 에티켓의 가장 중요한 규칙을 알고 있으면 모든 전문가가 직장에서의 커뮤니케이션을 보다 효과적으로 만들 수 있다고 진심으로 믿습니다. 중요한 팁을 놓쳤다고 생각되시면 저희에게 알려주세요!