알아야 할 19가지 이메일 에티켓 규칙

이메일 에티켓은 정중하고 생산적인 이메일 커뮤니케이션을 관리하는 일련의 사회적 지침입니다. 오프라인 에티켓과 마찬가지로 이메일 에티켓도 편안하고 사려 깊으며 전문적인 대화를 나누는 데 도움이 됩니다.

이메일 에티켓이란 무엇입니까?

직장에서의 이메일 에티켓 규칙은 직업적으로나 전 세계적으로 산업과 문화에 따라 다를 수 있습니다. 다른 형태의 의사소통에 대한 규칙과 마찬가지로 이메일 에티켓도 시간이 지남에 따라 발전하므로 세대 간에도 다를 수 있습니다. 그러나 전문적인 어조를 사용하고 이메일을 보내기 전에 각 이메일을 교정하는 등 대부분의 이메일 통신에는 특정 일반 지침이 적용됩니다.

좋은 이메일 에티켓을 유지하는 것은 이메일을 보내는 사람들에 대한 존중을 전달하는 것이기 때문에 중요합니다. 기본적으로 에티켓은 타인에 대한 배려를 나타냅니다. 이메일 에티켓을 통해 귀하의 전문성은 물론 회사의 전문성(해당하는 경우)도 전달하세요. 수신자의 받은 편지함에서 귀하와 귀하의 회사가 긍정적으로 눈에 띄게 될 수 있습니다. 이메일 에티켓을 사용하면 이메일을 보다 효율적으로 보내고 응답할 수 있습니다. 다음은 보다 생산적인 결과로 이어지는 보다 명확하고 전문적인 이메일을 작성하는 데 도움이 되는 19가지 이메일 에티켓 지침입니다.

19가지 이메일 에티켓 팁

1 교정, 교정, 교정

문법 오류나 수신자 이름 철자 오류 등 귀하의 전문성을 훼손하는 일은 없습니다. 이메일을 보내기 전에 주의 깊게 교정하거나 Grammarly를 사용하여 문법, 철자, 구두점 오류가 없는지 확인하세요. 또한 수신자 이름의 철자를 포함한 모든 세부정보가 올바른지 다시 확인하세요.

2 자세한 제목을 작성하세요

좋은 제목은 이메일 미리보기입니다. “안녕하세요” 또는 “체크인 중”과 같은 모호한 제목 대신 메시지에 직접 주소를 지정하세요. 이렇게 하면 수신자는 이메일의 내용을 즉시 알고 적절하게 응답할 수 있습니다.

3 인사말을 포함하세요

모든 이메일을 적절한 인사말로 시작하세요. 적절한 이메일 인사말의 예는 다음과 같습니다.

• [수신자 이름]님께
• 안녕하세요 [수신자 이름]

4 승인 포함

이메일은 적절한 인사말로 시작하고 적절한 승인으로 끝나야 합니다. 전문적인 이메일 승인에는 다음이 포함됩니다.

• 문안 인사
• 최상의
• 감사합니다
• 감사해요
• 건배

승인 후 귀하의 이름을 기재하십시오.

5 간결하게 작성하세요

간결함은 모든 전문적인 의사소통의 핵심 원칙입니다. 관련 없는 세부정보로 수신자의 시간을 낭비하거나 여러 대화를 하나의 이메일에 담지 마십시오. 아이들이 빠르게 읽고 필요한 경우 응답할 수 있도록 집중하세요.

6 포괄적이어야 한다

즉, 이메일을 간결하게 유지하기 위해 필요한 정보를 간과하지 마십시오. 간결함의 중요한 부분은 단일 이메일에 모든 관련 정보를 언급하는 것입니다. 이메일을 교정할 때 중요한 정보를 빠뜨리지 않았는지 주의 깊게 읽으십시오. 첫 번째 이메일에 포함하지 않은 세부 사항을 언급하기 위해 두 번째 이메일을 보내야 하는 것은 어색하고 당혹스러울 수 있습니다. 비전문적으로 보일 수도 있습니다.

7 후속 조치를 위해 24시간을 기다립니다.

이메일을 보낸 후에는 수신자가 응답할 시간을 주십시오. 적절한 대기 기간은 수신자와의 관계, 메시지의 긴급성과 같은 요인에 따라 달라집니다. 그러나 일반적으로 후속 조치를 취하기 전에최소24시간을 기다리는 것이 가장 좋습니다.

이메일 에티켓에는 또 다른 24시간 규칙이 있습니다. 받은 모든 이메일에 24시간 이내에 응답하세요. 이 규칙은 전화 통화 및 기타 형태의 의사소통에도 적용됩니다. 신속하게 응답함으로써 수신자에게 시간을 소중히 여긴다는 것을 보여줍니다.

8 자리를 비울 때 자동 응답을 사용하세요

휴가를 떠나기 전에 이메일 자동 응답을 설정하세요. 이는 귀하가 수신하는 모든 이메일에 대한 자동 응답으로, 발신자에게 귀하가 부재중이어서 이메일을 읽을 수 없음을 알립니다. 자동 응답에는 귀하가 부재 중인 날짜와 보낸 사람이 긴급 문제로 연락할 수 있는 동료를 언급하세요.

9숨은참조를적절하게 사용하라

Bcc는숨은 참조 복사를 나타냅니다. 숨은참조를 사용하면 개별 수신자의 이메일 주소를 표시하지 않고도 대규모의 사람들에게 이메일을 보낼 수 있습니다. 이렇게 하면 수신자 중 누구도 이메일을 받은 사람이 누구인지 알 수 없습니다. 또한 모두 답장을 통해 서로 이메일을 보낼 수 없기 때문에 숨은참조는 복잡한 받은 편지함을 피하기 위한 편리한 도구입니다.

10cc를적절하게 사용하라

숨은 참조와 달리 이메일에 참조(참조)된 개인은 이메일을 받은 사람이 누구인지 확인할 수 있습니다. 참조의 목적은 이메일에 여러 명의 수신자를 포함하면서 모든 수신자로부터 반드시 답장을 받을 필요는 없다는 점을 전달하는 것입니다. 예를 들어, 다른 부서의 동료에게 이메일을 보내고 관리자에게 참조를 보내 대화 진행 상황을 알릴 수 있습니다.

11. 전체 답장을 언제 사용해야 하는지 알아두세요

여러 사람이 이메일에 복사된 경우 전체 답장을 눌러 모든 사람에게 응답을 보낼 수 있습니다. 모두가 알아야 할 중요한 정보를 공유하는 등 이렇게 해야 할 이유가 없는 한 전체 회신을 누르지 마세요. 대신, 이메일을 보낸 사람에게 개별적으로 회신하여 다른 사람과 직접 관련되지 않은 대화로 다른 사람의 받은 편지함에 스팸을 보내는 일이 없도록 하세요.

12 말투에 주의하라

비즈니스 및 학술 이메일에 전문적인 어조를 사용하세요. 무심한 말투는 전문성을 약화시킬 수 있고, 무뚝뚝한 말투는 잘못된 메시지를 보낼 수 있습니다. 정중하고 따뜻하게 대하되, 속어, 일상적인 인사, 접선을 피하여 전문적인 분위기를 유지하세요.

13 이모티콘을 조심하세요

마찬가지로 일반적으로 업무용 이메일에는 이모티콘을 사용하지 않는 것이 가장 좋습니다. 어떤 경우에는 팀 성공을 축하하기 위해 박수치는 이모티콘과 같은 이모티콘이 적절할 수 있습니다. 직장 이메일에 포함된 이모티콘의 경우 관리자의 지시에 따라 이모티콘이 적합한지, 그렇다면 어떤 이모티콘이 적합한지 결정하세요.

14 이메일 첨부 파일을 설명하세요.

공유할 첨부 파일이 있는 경우 수신자에게 읽기, 댓글 달기, 서명 등을 통해 첨부 파일이 무엇인지, 첨부 파일과 어떻게 상호 작용하기를 원하는지 설명하십시오. 설명 없이 첨부 파일을 보내면 수신자가 당황할 수 있습니다. 피싱 시도가 의심됩니다.

15 대면 및 전화 대화를 반복하십시오.

직접 회의나 전화 대화 후에 논의한 주제를 반복하는 후속 이메일을 보내는 것이 도움이 되는 경우가 많습니다. 이는 몇 가지 목표를 달성합니다.

• 관련된 모든 개인이 귀하의 토론을 가장 먼저 염두에 둡니다.
• 이는 향후 토론에서 참조할 수 있는 "문서 흔적"을 생성합니다.
• 참가자들에게 질문을 하거나 자신의 진술을 명확히 할 수 있는 기회를 제공함으로써 오해와 잘못된 의사소통을 방지할 수 있습니다.

16 청중에게 편지 쓰기

모든 이메일 수신자를 존중하고 배려해야 하지만 이메일을 보내는 사람에 따라 언어와 세부 수준을 조정해야 할 수도 있습니다. 예를 들어, 동료에게 이메일을 보낼 때 회의에서 사용하는 것과 동일한 전문 용어 및 내부 용어를 사용할 수 있습니다. 그러나 조직 외부의 누군가는 이 용어를 모를 수 있으므로 그들이 이해할 수 있는 일반 언어를 사용하는 것이 가장 좋습니다. 마찬가지로, 급우나 동료들에게는 익숙한 언어를 자주 사용할 수 있지만, 교수, 행정관, 회사 상사에게는 전문적인 어조를 유지하십시오.

17 구두점을 올바르고 적절하게 사용하세요

메시지에 불길한 느낌을 주는 느낌표나 줄임표가 너무 많이 포함된 이메일을 의심할 여지 없이 받아보셨을 것입니다. 그들의 작가들은 아마도 지나치게 흥분하거나 불길한 인상을 주려는 의도는 아니었지만 그럼에도 불구하고 그들의 구두점은 이러한 분위기를 전달했습니다.

이메일에서는 다른 전문적인 글에서 따르는 것과 동일한 구두점 규칙을 따르세요. 드물게 발생하는 경우에 대해 느낌표를 저장하고, 문장을 마침표로 끝내고, 보내기를 누르기 전에 구두점 실수가 있는지 다시 확인하세요.

18 큰 소리로 읽고 싶지 않은 내용은 보내지 마세요.

화가 나면 감정이 글에 영향을 미치게 되기 쉽습니다. 또한 직장 친구들과 사무실에서 나누는 흥미진진한 가십을 공유하고 싶은 유혹을 느낄 수도 있습니다. 하지만 이메일은 결코 비공개가 아니라는 점을 기억하세요. 이메일로 보내는 모든 내용은 가로채기, 스크린샷 캡처, 다운로드 또는 인쇄될 수 있으므로 보내는 모든 이메일이 공유하기에 적합한지 확인하세요.

19 표준 글꼴 및 서식 사용

이메일을 기억에 남도록 만들 수 있는 좋은 방법이 많이 있습니다. Comic Sans는 그중 하나가 아닙니다. Arial, Helvetica 또는 Times New Roman과 같은 표준 글꼴을 사용하세요. 이러한 글꼴은 전문성을 전달하며 모든 브라우저나 장치에서 올바르게 표시될 것이라고 신뢰할 수 있습니다.

대부분의 업무용 이메일은 동일한 형식을 따릅니다.

• 인사말
• 오프닝 섹션
• 하나 또는 두 개의 본문 섹션
• 마무리 섹션
• 승인

누군가 예상치 못한 형식의 이메일을 받으면 혼란스러울 수 있습니다. 보낸 사람의 메시지도 형식에서 손실될 수 있습니다. 메시지를 확실히 이해할 수 있도록 예측 가능한 표준 형식을 따르세요.

이메일 에티켓 FAQ

이메일 에티켓이란 무엇입니까?

이메일 에티켓은 정중하고 생산적인 이메일 커뮤니케이션을 관리하는 일련의 사회적 지침입니다.

이메일 에티켓 3가지 규칙은 무엇인가요?

• 후속 조치를 취하기 전에 24시간을 기다리십시오.
• 보내기 전에 항상 교정하세요.
• 전문적인 톤을 유지하세요.

이메일 에티켓 실수 3가지

• 이메일을 보낸 사람에게만 답장을 보내려는 경우 전체 답장을 누르세요.
• 모호한 제목을 사용합니다.
• 간결한 이메일 대신 길고 구불구불한 이메일을 작성하세요.