알아야 할 이메일 에티켓 규칙 17가지

AOL의 초창기(“You've got mail!”) 이후로 저는 이메일 트렌치에서 고객 서비스 담당자부터 온라인 커뮤니티 관리자, 편집장, PR 담당자에 이르기까지 다양한 직종에서 일하면서 셀 수 없이 많은 시간을 보냈습니다. 나는 수학을 했고, 심지어 20년 동안 매우 보수적인 10개의 이메일을 추정하더라도 적어도 73,000개의 이메일을 보냈습니다. 좋은 일이든 나쁜 일이든 그 경험들은 나에게 무엇을 해야 하고 무엇을 하지 말아야 하는지를 가르쳐 주었습니다. 요즘 나는 55%의 응답률로 대량 이메일 캠페인을 보낸 전문 이메일 작성자입니다. (궁금하신 분들은 꽤 괜찮습니다.)

내 경험에 따르면 5건의 이메일 에티켓 위반이 너무 심각해서 나쁜 이메일의 전당 카테고리에 속합니다. 시작하겠습니다.

5가지 최악의 이메일 에티켓 실수

이메일 가짜 실패 - 우리 모두가 해냈습니다. 때때로 우리는 Send를 누르고 "No!"라고 외친 후 찰나의 순간을 인식합니다. 우리가 그것을 되찾을 수 있기를 바랍니다.

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다음은 이메일 에티켓의 가장 노골적인 반칙입니다.

1 대량 이메일에 CC 사용

내가 비디오 게임 저널리스트로 일할 때 CC를 사용하여 수많은 저널리스트에게 PR 이메일을 보내는 것으로 악명 높은 홍보 담당자가 있었습니다. 그런 다음 기자들은 유쾌하게 Reply All을 사용하여 그를 무자비하게 조롱하는 스레드 대화를 진행했습니다.

대량 이메일에 CC를 사용하지 마십시오. 날 믿어. 그런 악명은 정말로 필요하지 않습니다.

2 답장을 눌러야 할 때 전체 답장 누르기

전체 회신은 대화에 참여해야 하지만 조심해야 하는 두 명 이상의 사람이 있을 때 편리한 기능입니다. 나는 한 회원이 이메일 그룹의 다른 회원에게 호감을 갖고 있다는 것을 인정하기 위해 나에게만 이메일을 보내는 것으로 생각하고 답장을 보낸 그룹 이메일에 참여했습니다. 그녀는 실수로 전체 응답을 사용했습니다. 이 경우 호감의 주제는 아첨했습니다. 하지만 . . . 당신의 우발적인 전체 응답은 동화 같은 결말로 이어지지 않을 수 있습니다.

3 이메일이 사적이며 기밀이라고 가정

의도적으로든 실수로든 이메일에 작성하는 모든 내용을 공유할 수 있습니다. (위 참조) 공개적으로 하지 않을 말을 이메일로, 특히 사무실에서 말하지 마십시오. 그리고 특히 당신을 괴롭힐 수 있는 어떤 것도 쓰지 마십시오. 이메일은 법정에서 허용될 수도 있습니다.

4 화가 났을 때 이메일 보내기

때때로 당신은 누군가에게 말하고 싶을 때가 있습니다. 우리는 모두 거기에 있었다. 그리고 어려운 대면 대화를 하는 것보다 그러한 감정을 글로 쓰는 것이 훨씬 쉬울 수 있습니다. 그러나 충동에 저항하십시오. 화난 이메일은 받는 사람의 방어력을 높이고 생산적이지 않습니다.

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화난 이메일을 작성해야 하는 경우 받는 사람: 필드에 수신자를 추가하거나 워드 프로세서에 작성하지 마십시오. 그러면 보내기를 누르고 싶지 않을 것입니다. 그런 다음 초안을 24시간 동안 그대로 두십시오. 당신이 돌아올 때 진정될 가능성이 높으며, 맹렬한 욕설보다는 명료한 피드백을 제공할 수 있을 것입니다.

5 요점에 도달하지 않음

나는 "알았어, 하지만 이 사람이 나에게 무엇을 원하는가?" 모든 전자 제품에 대한 사랑을 위해 이메일을 두뇌 덤프를 수행하는 수단으로 사용하지 마십시오. 대신 이메일을 쓰기 전에 브레인스토밍을 하십시오. 그런 다음 목표가 무엇인지 결정하십시오. 이 이메일을 보낸 결과 어떤 일이 일어나기를 바라십니까? 이를 염두에 두고 짧고 명확한 메시지를 작성하십시오. 이메일의 목표가 설득인 경우 엘리베이터 피치로 스타일을 지정하십시오.

꼭 사용해야 하는 12가지 이메일 에티켓 팁

이제 이메일의 가장 어처구니없는 공격을 다루었으므로 항상 세련된 전문가처럼 보이게 하는 이메일 에티켓에 대한 몇 가지 지침을 살펴보겠습니다.

1 설명적인 제목을 사용하십시오.

Facebook에서 모호한 예약을 위해 기른 신비한 분위기를 저장하십시오. (그래, 당신도 그렇게 해서는 안 된다.) 당신이 편지를 쓰는 모든 사람이 받은 편지함이 넘쳐난다고 가정하고 제목 줄을 사용하여 당신의 이메일 내용을 설명하여 받는 사람이 당신의 이메일이 왜 당신의 이메일이어야 하는지 바로 알 수 있도록 하십시오. 우선 순위.

2 모두 대문자로 입력하지 마십시오

인터넷 용어로 모두 대문자로 입력하는 것은 소리치는 것과 같습니다. Caps Lock을 해제하기 위해 추가 인센티브가 필요하십니까? 스팸 필터를 실행할 수 있습니다.

3 느낌표를 없애라

나는 당신이 흥분하는 것을 알고 있습니다! 진지하게!!! 하지만 느낌표 없이 흥분을 전달할 수 있습니다. (이런 맙소사! 정말 외칠 때를 위해 저장해 두세요.) 느낌표 매니아는 또 다른 스팸 필터 트리거이므로, 드물게 사용하고 문장 끝에 두 개 이상 사용 하지 마십시오. 당신이 십대가 아닌 한. 그런 다음 그것을 가지고 있습니다.

4 간단하게 유지

이상적인 이메일은 짧고 요점을 직접적으로 전달합니다. 그런 이메일을 쓰면 모두가 당신을 사랑할 것이고 당신은 인기가 많을 것입니다. (그렇습니다. 아닐 수도 있습니다. 하지만 적어도 아무도 당신의 성가신 이메일 습관에 대해 불평하지 않을 것입니다.) 메시지가 복잡하고 움직이는 부분이 많다면 자세한 요약을 작성하고 Google 문서 또는 PDF로 첨부하는 것이 좋습니다. 하지만 . . .

5 첨부 파일을 보내기 전에 확인

오늘날 우리는 알려진 출처의 이메일 첨부 파일을 여는 것에 대해 모두 조심하고 있습니다. 그리고 우리는 그럴 만한 충분한 이유가 있습니다. 첨부 파일을 보내야 하는 경우 받는 사람에게 미리 알려 첨부 파일이 도착한다는 것을 알립니다.

6 자동 응답기를 아껴서 사용

휴가 자동 응답기는 괜찮습니다. ("자동으로" 끄거나 사무실에 돌아올 때 수동으로 끄도록 하는 것을 잊지 마십시오.) 그러나 자동 응답기는 다음과 같이 말합니다. 곧 연락드리겠습니다!” 무의미하다. 또한 스팸 발송자에게 유효한 이메일 주소에 도달했음을 알릴 수도 있습니다.

7 전문적인 인사말 사용

받는 사람을 아주 잘 알고 이것이 둘 다 익숙한 스타일이 아닌 한 "헤이" 또는 "요"와 같은 인사말로 전문적인 이메일을 시작하지 마십시오. "안녕하세요" 또는 "안녕하세요"는 일반적으로 괜찮습니다. 공식적인 비즈니스 서신에는 "dear"를 사용하십시오.

8 전문적으로 들리는 승인을 사용하십시오.

고급스럽게 유지하세요. 다음은 몇 가지 모범 사례입니다.

9 유머를 조심스럽게 사용하라

적절한 유머를 사용하면 이메일이 기억에 남을 수 있습니다. 타이타닉처럼 침몰시킬 수도 있습니다. 당신은 당신이 영리한 속임수를 제공했다고 생각할 수도 있지만 번역에서 당신의 지혜를 잃을 수 있습니다. 당신이 잘 아는 사람들을 위해 재미있는 내용을 저장하세요.

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10 후속 조치를 귀찮게하지 마십시오

후속 이메일의 공세를 피하십시오. 연락처가 응답하지 않고 응답이 정말 필요한 경우 가능하면 전화를 걸어보십시오. 다른 모든 문제에서 신중하게 만든 후속 조치가 한두 번 시도한 후에도 응답을 받지 못하면 받는 사람이 관심이 없다고 가정합니다.

11 당신이 전달하는 것을 조심하십시오

예를 들어 발신자가 잘못된 연락처에 도달했거나 대화에 누군가를 추가해야 하는 경우와 같이 이메일을 전달해도 괜찮은 경우가 있습니다. 그러나 민감하거나 기밀인 이메일은 전달하지 마십시오. 보낸 사람이 대화를 공유하기를 원하는지 의심스럽다면 다른 사람을 루프로 데려오기 전에 먼저 허락을 구하세요.

12 교정

Grammarly 설문조사에서 67%가 업무용 이메일의 오타는 절대 금물이라고 응답했습니다. 세부 사항에 대한 주의가 부족한 것처럼 보이지 않도록 보내기를 누르기 전에 철저히 교정하십시오. 글을 다듬는 데 조금 더 시간을 들인 것을 후회한 사람은 아무도 없었습니다.

부끄러운 이메일을 가짜로 만든 적이 있습니까? 이메일 에티켓에 불만이 있습니까? 아래에 의견을 공유하세요.