직장에서 이메일 과부하를 관리하는 방법

이메일 과부하는 특히 점점 더 많은 회사가 원격 작업으로 전환함에 따라 전 세계의 지식 근로자에게 점점 더 커지고 있는 문제입니다. 매일 쏟아지는 새로운 메시지를 처리하기 위해 고군분투하는 동안 수백만 개의 요청이 응답되지 않습니다. 다행히도 이메일을 보다 효과적으로 처리할 수 있는 방법이 있습니다.

이 가이드에서는 이메일 과부하를 관리하는 방법에 중점을 둡니다. 우리는 너무 많은 이메일을 보내는 것을 막고 받는 메시지 폭증에 대처하는 데 도움이 되는 검증된 이메일 전략을 포함하여 직장에서 채택할 10가지 이메일 관리 모범 사례를 제공하기 위한 증거를 연구합니다.

이메일 과부하란 무엇입니까?

이메일 과부하는 답장이 없는 이메일의 받은편지함으로 인해 스트레스와 불안을 느끼는 것입니다.

이메일 과부하 현상은 새로운 것이 아닙니다. 사실, 이미 2011년에 연구자들은 과도한 이메일의 위험성에 대해 경고했습니다. 학자들은 받은 편지함을 어지럽히는 많은 커뮤니케이션이 "업무상 중요"하지 않다는 것을 발견했습니다. 쉽게 말해서 쓰레기였다.

받은 편지함과 씨름하면 극심한 부정적인 감정을 유발할 수 있다는 연구 결과가 나왔습니다. 한 연구에서 이메일 과부하는 "더 높은 수준의 소진과 낮은 업무 몰입도"를 유발하는 것으로 나타났습니다. 직원들은 이메일 과부하가 업무 외 시간에 영향을 미치며 급여를 받지 않을 때도 압력을 가한다는 사실을 알게 되었습니다.

이메일이 받은 편지함에 쌓이기 때문에 즉시 응답해야 하는 이메일과 기다려야 하는 이메일을 식별하는 것이 불가능할 수 있습니다. 우리는 무엇이 본질적이고 무엇이 무시될 수 있는지에 대한 관점을 잃습니다.

연구원 Amy Zadow는 Conversation에서 집과 하이브리드 작업이 증가하면서 상황이 더욱 악화되고 있다고 말했습니다. 학술 커뮤니케이션에 대한 그녀의 연구에서 학자의 55%가 주말에 서신을 보냈습니다. 더 우려되는 점은 30%가 주말에 이메일을 보내고 같은 날 답장을 받을 것으로 예상했다는 점입니다.

그녀는 이메일 과부하로 인해 많은 경우에 발생하는 연중무휴 커뮤니케이션 문화가 우리의 육체적, 정신적 건강에 해를 끼친다고 경고합니다.

이메일 과부하의 징후를 찾는 방법

이메일 과부하로 어려움을 겪고 있는 가장 명백한 징후는 받은 편지함에 답이 없는 수백 개의 이메일이 있다는 것입니다. 우리가 보았듯이, 이것은 우리에게 심리적, 심지어 신체적 영향을 줄 수 있습니다.

이메일은 우리를 비참하게 만들고 있다고 New York Times의 Cal Newport는 말합니다. Newport에 따르면 응답하지 않은 이메일은 어디에서나 항상 당신을 따라갈 수 있는 "백그라운드 불안" 수준을 유발합니다.

극단적인 경우 이메일 과부하는 대처할 수 없다는 느낌을 포함하여 직장 스트레스의 명백한 징후를 생성할 수 있습니다. 직장 스트레스의 다른 증상은 다음과 같습니다.

• 기분 변화
• 철회 중
• 동기, 헌신, 자신감 상실
• 감정적 반응 증가 - 더 눈물을 흘리거나 민감하거나 공격적입니다.

스트레스를 받고 있습니까, 아니면 모든 이메일이 당신을 더 비참하게 만드나요? 다음은 이메일 과부하를 관리할 수 있는 몇 가지 방법입니다.

이메일 과부하에 대처하는 10가지 방법

다음은 이메일 과부하를 처리하기 위한 10가지 증거 기반 전략입니다. 이메일을 통해 업무를 수행하는 데 방해가 되는 경우 상위 10개 이메일 생산성 팁에 대한 기사를 확인하십시오.

직장에서 심한 스트레스나 불안을 겪고 있다면 누군가에게 이야기하고 도움을 요청하는 것이 중요합니다. 여기에 있는 팁과 조언은 도움이 되는 전략이지만 장기적인 해결책은 아닙니다. 도움이 필요하면 요청하세요.

1. 이메일 사용 방법 이해

팁에 대해 알아보기 전에 이메일을 어떻게 사용하는지 생각해 보세요. Business Insider의 Shana Lebowitz와 Allana Akhtar는 받은 편지함을 다루는 방식이 성격을 반영한다고 말합니다.

그들은 세계의 노동자를 세 가지 유형으로 나눕니다.

1. 이메일 제출자/삭제자(즉시 응답하는 자)
2. 이메일 보호기(빠르게 응답하지만 이메일을 삭제하지 않음)
3. 무시자(이메일을 읽거나 답장하지 않는 사람)

모든 이메일에 응답해야 하고 대처하기 위해 고군분투하는 사람입니까? 아니면 이메일을 무시하고 저장합니까?

이메일 사용 방법을 인식하면 성공 가능성이 가장 높은 전략을 식별할 수 있습니다.

우리가 이메일을 사용하는 방식은 또한 이메일을 다루는 현재 전략이 효과가 없을 것 같은 이유를 설명할 수 있습니다. 사실 알림 끄기와 같은 이메일 관리에 대한 우리의 뿌리 깊은 습관 중 많은 부분이 부정적인 영향을 미칠 수 있다고 Emma Russell 박사는 경고합니다.

이메일 관리에 문제가 있음을 인정하는 것이 긍정적인 변화를 위한 첫 번째 단계입니다.

2. 이메일에 답장할 시간을 따로 마련하라

이메일에 응답하는 것은 귀하의 역할의 핵심 부분이며 그렇게 다루어야 합니다. 정기적으로 이메일에 답장할 시간을 둡니다.

오전, 오후 또는 귀하에게 적합한 시간이 될 수 있습니다. 이것을 캘린더에 추가하고 중요한 작업으로 처리하십시오. 저녁과 주말에는 답장 이메일을 남기지 마세요. 여가 시간에 일하는 것은 용납할 수 없을 뿐만 아니라 비효율적일 수도 있습니다. 해결하는 것보다 더 많은 스트레스를 유발할 수 있습니다.

이메일을 보낼 시간을 마련하면 정신적으로 준비할 수 있습니다. 포틀랜드 주립 대학의 연구원들은 우리가 미리 업무를 준비할 수 있는 관리자와 리더가 "높은 긍정적인 기분과 업무 집중도를 경험했고 결과적으로 하루 종일 더 성공할 수 있게 해주었다"고 밝혔습니다.

이메일에 답장할 때 그 일만 하고 다른 일은 하지 마십시오. 과학자들은 여러 작업을 저글링하는 것은 실용적이지 않다는 것을 발견했습니다. 이메일에 답할 시간을 따로 마련하고 최상의 결과를 위해 작업에만 집중하십시오.

3. 이메일 분류

이메일 과부하는 이메일을 효과적으로 정리하고 우선 순위를 지정하지 못하는 증상입니다. 이메일 분류는 수많은 서신에 대처하는 데 사용할 수 있는 전략입니다.

하루에 수백(또는 수천)의 이메일을 받을 수 있지만 Harvard Business Review의 Amy Gallow는 각 이메일을 처리하는 세 가지 방법이 있다고 권장합니다.

1. 삭제: 읽거나 응답할 필요가 없는 이메일을 빠르게 볼 수 있습니다. 여기에는 초대, 정크 메일 및 광고가 포함될 수 있습니다. 공간을 절약하고 스트레스를 줄이려면 가능한 한 빨리 삭제하십시오.
2. 응답: 긴급 이메일이 튀어 나오므로 즉시 응답해야 합니다. 여기에는 상사의 메시지와 같은 업무상 중요한 서신이 포함됩니다.
3. 파일: 즉시 응답할 수 없는 경우 시간이 허락할 때(예: 보호된 시간 동안) 처리할 수 있는 곳에 메시지를 안전하게 보관하십시오.

Outlook 및 Gmail과 같은 인기 있는 이메일 패키지를 사용하면 중요한 이메일(예: 빨간색 표시 또는 별표 표시)을 빠르게 식별할 수 있습니다. 이것은 긴급하고 중요한 이메일을 식별하는 쉬운 방법을 제공할 수 있습니다.

시간을 내어 이메일 프로그램이 어떻게 작동하는지 이해하고 더 효과적으로 사용할 수 있는 방법이 있는지 확인하는 것이 좋습니다.

4. 몇 가지 표준 템플릿 구축

사실 우리 대부분은 매일 같거나 유사한 작업과 요청을 처리합니다. 우리가 받는 이메일과 우리가 만드는 응답은 대체로 동일합니다. 자연스럽게 좋은 이메일 에티켓 규칙을 따릅니다. 전문적으로 작성되고 사전 형식화된 일련의 표준 요청 및 응답 템플릿을 생성하면 상당한 시간을 절약할 수 있습니다.

접근할 수 있는 곳에 보관하면 필요할 때 이러한 템플릿을 불러오고 필요할 때 잘라내어 붙여넣을 수 있습니다.

실제로, 여전히 편집, 수정 및 개인화해야 하므로 이상적이지 않습니다.

도움이 필요해? 다음을 포함하여 전문 비즈니스 커뮤니케이션의 모든 측면에 중점을 둔 템플릿으로 일련의 심층 기사를 만들었습니다.

• 공식 이메일을 작성하는 방법
• 후속 이메일을 작성하는 방법
• 비즈니스 문의 이메일을 작성하는 방법
  

더 나은 방법은 다음 팁을 읽고 Flowrite에서 인공 지능의 도움으로 이메일 템플릿의 개념을 한 단계가 아니라 백 단계 앞서는 방법을 확인하는 것입니다.

5. AI와 기술을 사용하여 이메일 혁신

템플릿을 사용하면 시간을 절약할 수 있지만 무례하고 비인간적으로 보일 수 있습니다. 템플릿의 공백을 복사하여 붙여넣고 수동으로 채우는 것은 여전히 ​​많은 시간이 소요됩니다. 다행스럽게도 AI의 힘을 활용하는 흥미롭고 새로운 기술이 이메일 작성 방식을 바꾸고 있습니다. 몇 초 만에 결과를 얻을 수 있는 대상이 지정되고 전문적이며 효과적인 이메일을 만들 수 있습니다.

Flowrite AI 기반 쓰기 생산성 도구를 사용하면 누구나 믿을 수 없을 정도로 정확하게 개인화된 이메일 메시지를 작성하는 시간을 절약할 수 있습니다. 틀에 박혔거나 시간이 촉박한 경우 당사 제품을 사용하여 이메일을 새로고침하고 수정하여 아이디어와 생각을 전문적인 서신으로 변환하여 올바른 결과를 얻을 수 있습니다.

그리고 그것은 단지 AI 쓰기가 아닙니다. 직장 생산성을 높이고 이메일 부담을 줄이는 데 도움이 되는 새로운 기술 솔루션과 도구가 많이 있습니다.

6. 삭제, 차단, 수신거부

정크 메일, 원치 않는 메일, 스팸. 무엇이라고 부르든 우리 모두는 원하지 않거나 필요하지 않은 수많은 이메일을 받습니다. 매일 3,200억 개의 엄청난(또는 무시무시한) 스팸 이메일이 전송됩니다. 이는 매일 전송되는 모든 이메일의 80% 이상입니다.

이메일 계정이 있다면 적어도 하나의 원치 않는 메시지를 받았을 것입니다. 그러나 특히 이메일 주소가 인터넷에서 공개적으로 사용 가능한 경우 매달 최대 수천 개의 이메일을 받을 수 있습니다.

받은 편지함을 되찾는 첫 번째 단계는 모든 정크 이메일을 체계적으로 살펴보고 삭제하고 삭제하는 것입니다. 그러나 향후 이메일을 받지 않으려면 구독을 취소해야 합니다.

모든 이메일 하단에는 메일링 리스트에서 탈퇴할 수 있는 링크가 있습니다. 일부 파렴치한 이메일 사용자는 이를 숨길 수 있는 방법을 찾을 수 있지만 미국과 유럽에서는 법적 요구 사항입니다. 메일이 계속 오면 보낸 사람을 차단하세요.

앞으로 원하지 않거나 필요하지 않은 항목에 가입하지 마십시오. 예를 들어, 메일링 리스트에서 원치 않는 이메일을 받은 경우 항상 즉시 수신 거부를 클릭하십시오.

7. 전화를 고려하십시오

메시지 탁구는 받은 편지함의 이메일 수를 빠르게 늘릴 수 있지만 가장 좋은 의사 소통 방법입니까?

심리학자들에 따르면 때때로 전화는 연결을 만들고 의사 소통하는 데 더 효과적(또는 "최적")일 수 있습니다. 우리는 어색함을 피하기 위해 전화나 대면으로 더 효과적으로 의사 소통할 수 있을 때 이메일을 쓰는 경향이 있습니다.

그들은 "음성(전화, 화상채팅, 음성채팅)을 포함한 상호작용이 문자(이메일, 문자채팅)를 포함한 상호작용에 비해 더 강한 사회적 유대를 만들고 어색함이 증가하지 않는다"고 결론지었다.

항상 직접 만날 수 있는 것은 아니지만 이메일을 보내기 전에 누군가에게 전화를 거는 것이 더 빠를 수 있는지 고려하십시오. 짧은 전화 대화는 세부 사항을 처리할 때 자주 올 수 있는 이메일을 관리하는 것보다 시간이 덜 걸릴 수 있습니다.

8. 내부 커뮤니케이션 도구에 투자

Slack과 같은 인스턴트 메시징 서비스는 동료, 클라이언트 및 고객 간의 보다 신속한 교환을 촉진합니다. 구현 장애물을 극복할 수 있다고 가정합니다. 이 경우 인스턴트 메시징은 직장에서 이메일 과부하를 제거하기 위한 훌륭한 전략이 될 수 있습니다.

인스턴트 메시징 구현을 위한 실용적인 가이드에서 Harvard Business Review는 직원의 기술을 사용하고 기본 규칙을 설정하도록 조언합니다. 그들은 IM이 이미 기술 팀의 핵심 부분이라는 점에 주목합니다. 예를 들어, Slack은 팀이 모든 규모의 비즈니스를 위한 중요한 도구가 되기 위해 협업하고 성장하는 데 필요한 정보의 빠른 교환을 지원합니다.

물론 단순히 이메일을 IM으로 바꾸는 것만으로도 메시징 과부하라는 완전히 새로운 문제가 발생할 수 있습니다. 그러나 위에 설명된 전략은 모두 여전히 관련이 있습니다. HBR은 일과 삶의 균형을 존중할 필요성도 마찬가지로 중요하다고 말합니다.

9. 클라우드에 문서 저장

문서 요청 이메일은 몇 개이고 누락된 첨부 파일은 몇 개입니까?

더 많은 기업이 클라우드로 전환함에 따라 문서 공유 및 스토리지가 변화하고 있습니다. 클라우드 솔루션을 수용하고 적절한 액세스를 제공함으로써 상당한 양의 이메일 트래픽을 제거할 수 있습니다.

모든 문서는 언제 어디서나 누구나 저장하고 액세스할 수 있습니다. Technology Magazine의 William Smith는 코로나 이후의 업무 세계에서 클라우드 서비스가 우리에게 필요한 생산성 향상을 제공할 수 있다고 주장합니다.

더 이상 이메일을 보내고 응답을 기다릴 필요가 없습니다(상대방에 있는 경우 응답을 발행하십시오. 모든 사람이 필요할 때 필요한 문서에 액세스할 수 있다고 가정할 수 있습니다.

10. 휴식을 취하다

비생산적으로 보일 수 있지만 이메일(이메일 휴가)을 쉬면 스트레스를 줄이고 집중력을 높일 수 있다는 사실이 연구원들에 의해 밝혀졌습니다.

테스트에서 과학자들은 이메일을 즉시 읽는 사람들이 더 일정한 심박수와 함께 꾸준한 "높은 경계" 상태에 있다는 것을 발견했습니다. 대조적으로, 작업자들은 5일 동안 "더 자연스럽고 다양한 심박수를 경험"하여 이메일에 답장하지 않았습니다.

이제 주중에 이메일을 끄는 것은 실용적이지 않습니다. 그러나 이메일 응답을 근무 시간으로 제한하고 저녁과 주말에 끄면 스트레스와 이메일 과부하를 줄일 수 있습니다.

이것이 직장에서 당신의 잠재 고객에게 영향을 미칠 것이라고 생각하십니까? Forbes의 Jenn Lofgren은 경계를 설정하는 것이 리더에게 중요한 기술이라고 말합니다. 주말에 이메일에 답하는 것을 포함하여 무엇이 OK이고 무엇이 아닌지 명확하게 설정하는 것은 강력한 메시지를 보냅니다.

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여기에 있는 팁은 이메일 과부하를 관리하는 방법에 대한 몇 가지 방법을 제공해야 합니다. 불행히도 너무 많은 이메일 문제는 사라지지 않을 것입니다. 진실은 우리가 더 원격으로 일하고 여가 시간에도 온라인에서 더 많은 시간을 보내면서 이메일 과부하가 더 위험해질 수 있다는 것입니다.

너무 많은 이메일로 어려움을 겪고 있다면 자신에게 적합한 이메일 관리 전략을 개발하는 것이 중요합니다. AI 이메일 도우미, 인스턴트 메시징과 같은 새로운 기술을 사용하고 직장에서 이메일 관리 모범 사례를 구현하는 것을 고려하십시오.