매일 더 많은 작업을 수행하는 10가지 이메일 생산성 팁

우리 대부분은 이메일을 사용하는 방법에 대해 전혀 생각하지 않습니다. 하루에도 계속 메시지가 쏟아지고, 하루 종일 별 성과를 거두지 못한 채 계속 답장을 하고 있습니다. 끝없는 순환처럼 느껴질 수 있습니다. 받은 편지함의 노예가 될 것 같습니다.

하지만 그렇게 할 필요는 없습니다.

사실 마음만 먹으면 이메일 관리 방식을 합리화하기 쉽습니다. 몇 가지 간단한 지침, 몇 가지 기본 규칙 및 생산성 해킹 한두 번으로 주간 이메일 관리 체제에서 시간을 단축할 수 있습니다. ‍

우리를 믿지 않아? 잘못된 것으로 판명될 기회를 얻으려면 이 이메일 생산성 팁을 읽으십시오.

1. 이메일은 하루에 2번만 확인한다

이메일을 하루에 50번 확인하시나요? 당신은 아마 하지 말아야 합니다.

깊은 집중이 필요한 작업을 시작하기 전에 아침에 한 번 이메일을 관리하고 응답합니다. 그리고 오후에 다른 작업에서 휴식이 필요할 때 다시 한 번.

이것은 더 생산적인 작업을 위해 하루의 나머지를 남겨둘 것입니다. 두 사람이 더 자주 확인하고 싶은 충동을 느끼지 않도록 수신 이메일의 알림을 꺼야 합니다.

2. 1-click 및 3-sentence 규칙을 사용합니다.

이러한 생산성 해킹은 워크플로에 따라 작동하거나 작동하지 않을 수 있지만 시도해 볼 가치가 있습니다.

• 1-클릭 규칙: 이메일을 한 번만 터치하기로 약속합니다. 이메일이 열려 있을 때 여러 작업을 수행할 수 있지만 규칙에 따르면 이메일을 열면 무언가 를 해야 합니다. 보관하거나, 회신하거나, 작업 목록에 추가할 수 있습니다.
• 3문장 규칙: 모든 응답은 3문장 이하여야 합니다. 간단합니다. 답장이 짧을수록 이메일에 소요되는 시간이 줄어듭니다. 이것을 2-5 문장으로 수정할 수 있지만 요점은 동일하게 유지됩니다. 세련된 답변을 만드는 데 시간을 낭비하지 마십시오.

3개의 문장이 여전히 너무 길게 느껴진다면 Flowrite로 3개의 글머리 기호만 써 보는 것은 어떨까요? 면책 조항: AI 기반 작성 도구는 이를 완전한 이메일로 변환합니다.

3. 지속적으로 구독 취소

불가피하다. 어느 시점에서 이러한 대량 이메일과 뉴스레터가 합쳐져 ​​받은 편지함을 어지럽히기 시작합니다. 해결책: 원치 않는 이메일을 받을 때마다 메시지 하단에 있는 수신 거부 버튼을 누르십시오.

일관성 있는 비용: 1~2주 후에 불필요한 이메일의 80-90%를 수신 거부하게 됩니다.

또는 수동으로 시간을 낭비하고 싶지 않다면 Unroll.me와 같은 서비스에서 구독 취소 프로세스를 수행합니다.

4. 키보드 단축키 배우기

PSA: 키보드 단축키의 이점을 얻기 위해 Superhuman을 사용할 필요는 없습니다. Gmail을 예로 들어 보겠습니다.

먼저 Gmail 설정에서 키보드 단축키가 실제로 켜져 있는지 확인하십시오. 설정 → 일반 → 키보드 단축키 켜짐 → 변경 사항 저장.

그런 다음 가장 중요한 바로 가기를 외우면 됩니다(다음은 macOS용).

• 위아래 = 받은 편지함을 통해 이동합니다. Enter 키를 눌러 대화를 엽니다. 대화를 선택하려면 X를 누르십시오.
• P/N = 대화 내에서 이전 또는 다음 메시지를 선택합니다. Enter 키를 눌러 메시지를 엽니다.
• Shift + C = 새 창에서 작성
• Shift + 3 = 대화가 선택되면 휴지통으로 이동합니다.
• S = 대화 시작
  

Gmail용 키보드 단축키에 대한 자세한 내용은 이 문서를 확인하세요.

5. 2분 규칙을 시도하라

신속하게 처리할 수 있는 메시지에 대한 규칙을 설정합니다. 응답하는 데 2분 미만이 소요되면 즉시 응답하십시오.

물론 이 이메일 생산성 팁이 받은 편지함을 하루 종일 열어두고 새 메시지가 수신될 때마다 대응해야 한다는 의미는 아닙니다!

오히려 이메일을 처리하기 위해 시간을 할애할 때 빠른 일을 먼저 처리하십시오.

그것은 당신을 위해 효과가 있었나요? 알고 싶습니다.

6. 필터 및 별칭 설정

필터는 받은 편지함에 도달할 때 올바른 폴더로 이메일을 리디렉션하는 자동화 규칙입니다. 메시지를 수동으로 정렬하는 수고를 덜어줍니다.

예를 들어 보낸 사람 주소, 제목 줄, 본문에 포함된 단어, 크기, 날짜 등을 기반으로 규칙을 만들 수 있습니다. 자세한 내용은 Gmail에서 필터 설정에 대한 이 가이드를 확인하세요.

별칭은 이메일 필터링을 쉽게 해주는 유용한 기능입니다. Gmail을 사용하면 이메일 주소에 더하기 기호와 점을 사용하여 별칭을 설정할 수 있습니다.

예를 들어 [email protected]이라는 이메일 주소가 있다고 가정해 보겠습니다. Flowrite의 뉴스레터를 구독하고 수신 뉴스레터를 전용 폴더로 필터링하려고 합니다. 그런 다음 [email protected] 주소를 사용하여 구독할 수 있으며 뉴스레터 문제는 여전히 받은 편지함으로 전달됩니다. 그런 다음 해당 주소로 보내는 모든 이메일을 "뉴스레터" 폴더로 보내는 필터링 규칙을 만들 수 있습니다.

7. 전체 화면 사용

이 이메일 생산성 팁 1은 매우 간단하면서도 효과적입니다.

50개의 탭이 동시에 열려 있으면 초점을 깨는 알림이 있을 것이 거의 보장됩니다. 아니면 지금이 트위터 피드와 어제의 암호 밈을 확인하기에 가장 좋은 시간이라고 결정하기만 하면 됩니다.

주의가 산만해질 가능성을 제거하십시오. 브라우저 창을 전체 화면으로 설정하고 다른 탭을 보이지 않게 합니다.

• Windows: F11 키를 누릅니다.
• macOS: CMD + Shift + F 누르기

나중에 감사할 수 있습니다.

8. 이메일을 나중에 보내도록 예약

때로는 현재가 아닌 미리 정해진 시간에 이메일을 보내는 것이 실용적이고 정중합니다. 전송 시간도 개봉율에 영향을 줄 수 있습니다.

Gmail을 사용하면 이 작업을 쉽게 수행할 수 있습니다. 이메일을 작성할 때 "보내기" 버튼 옆에 있는 화살표를 클릭하고 날짜와 시간을 선택하기만 하면 됩니다. 그렇게 쉽게! 대부분의 이메일 클라이언트는 유사한 기능을 제공하며 운이 좋지 않은 경우 이를 수행할 수 있는 편리한 확장 프로그램이 많이 있습니다.

9. 이메일을 사용하여 회의 메모 작성

이것은 놀라운 생산성 해킹입니다(하지만 매우 간단합니다). Zoom 또는 Teams 회의에 참석할 때마다 빈 이메일 템플릿을 열고 메모를 시작하세요.

회의 중에 빠른 글머리 기호를 작성하십시오.

회의를 5-10분 일찍 끝내고 더 나은 가독성을 위해 빠르게 메모를 다듬습니다.

그런 다음 관련자에게 보내십시오.

이제 30분 동안 메모를 작성하지 않고도 다음 작업이나 회의를 할 준비가 되었습니다.

10. 이메일 삭제

물론 모두는 아닙니다! Eisenhower Matrix를 사용하여 이메일을 네 가지 범주로 구분하십시오. 보다 쉽게 ​​처리할 수 있도록 카테고리별로 폴더를 생성할 수 있습니다.

• 긴급하고 중요한 = 이 이메일에 바로 참석하십시오. 그러나 나머지 이메일을 분류하기 전에는 그렇지 않습니다.
• 긴급 및 중요하지 않음 = 가능하면 범주 1의 메시지를 처리한 직후 이러한 메시지를 처리합니다. 그렇지 않은 경우 같은 날 끝에서 약간의 시간을 예약하십시오.
• 급하지 않고 중요하다 = 나중에 처리할 수 있지만 시간을 예약해 두면 필연적으로 처리됩니다.
• 긴급하지 않고 중요하지도 않음 =이 메시지를 삭제하거나 무시하십시오.
  

그게 다야, 여러분! 이 이메일 생산성 팁 중 일부를 워크플로에 적용하고 다음 주에 절약할 수 있는 시간을 확인하기만 하면 됩니다.