젊은 전문가를 위한 8가지 이메일 팁

직장에 처음 온 경우 이메일이 어려울 수 있습니다. 한편으로는 동료들과 연락을 유지하고 일을 처리해야 합니다. 반면에, 당신을 걸려 넘어지게 하고 속도를 늦출 수 있는 많은 불문율이 있습니다.

업종, 회사 문화, 재택 근무와 같은 요인이 이메일 사용 방식에 영향을 미칩니다. 그것을 올바르게 얻는 것이 중요합니다.

“기본적인 비즈니스 커뮤니케이션입니다. 사람들이 사람들을 처음 만나는 경우가 종종 있습니다. . . 그것은 절대적으로 중요합니다. 당신이 계발할 수 있는 가장 중요한 기술 중 하나입니다.”라고 Emily Post Institute의 에티켓 전문가인 Dan Post-Senning은 말합니다.

이메일은 사실과 수치처럼 느껴질 수 있지만 실제로는 관계 구축에 관한 것입니다. 하지만 신입사원으로서 이메일 에티켓은 자신이 무엇을 모르는지 모릅니다. 새 직원 상태를 파악하는 데 도움이 되도록(관리자와 함께 점수를 얻음) 다음과 같은 8가지 이메일 도움말을 참조하세요.

1 원하는 것을 알고 그것을 요청하십시오.

보내는 모든 이메일에는 명확하게 정의된 목적이 있어야 합니다. 긴 이메일 체인, 답변되지 않은 질문, 불분명한 요청으로 인해 유용한 작업 도구의 이메일이 생산성을 저해할 수 있습니다. 처음 근무하는 직원은 클릭 유도문안과 기한이 포함된 이메일을 끝내면 눈에 띄고 과제를 계속 진행할 수 있습니다. 구체적일수록 더 좋습니다. 예를 들어, "EOD Friday의 제 보고서 16~20페이지에 대한 피드백을 원합니다"라고 말하는 것이 "당신의 생각을 알려주세요"보다 훨씬 낫습니다.

2 방을 읽습니다.

프로페셔널함을 유지하면서 캐주얼한 톤을 만드는 것은 까다로울 수 있습니다. 그 문제를 해결하는 가장 좋은 방법은 주변 사람들의 신호를 받는 것입니다. 예를 들어, 대화 상대가 동료인 경우, 특히 보다 창의적이거나 편안한 업계에서 일하는 경우 지나치게 격식을 차리는 것을 원하지 않을 것입니다. Post-Senning이 언급했듯이, 이는 실제 생활에서의 업무 관계에 부정적인 영향을 미칠 수 있는 거리를 유발할 수 있습니다.

회사별 모범 사례를 준수하는 것도 중요합니다. 예를 들어 긴 이메일 상단에 TL;DR(너무 길거나 읽지 않음) 문장을 포함하는 것이 표준인 경우 작성을 잊어버리면 혼란을 일으키거나 응답 시간이 길어질 수 있습니다. 좀 더 노련한 전문가나 회사에서 몇 년 동안 일한 사람들에게 업무 공간에 적응하는 데 도움을 줄 수 있는 조언을 구하십시오.

위스콘신 주의 캣 부가드(Kat Boogaard)는 “우리는 모두 다른 방식으로 의사소통을 합니다. 받는 사람이 선호하는 방식이 아니라 선호하는 방식만 생각한다면 꽤 일방적인 대화를 하게 될 것입니다.”라고 말합니다. 기반 프리랜서 작가.

3 두 번째 의견을 구합니다.

이메일에 오타나 어색한 표현이 있는 것을 절대 원하지 않습니다. 그것들은 의사 소통을 방해할 뿐만 아니라 당신을 덜 전문적으로 보이게 만들 수도 있습니다. 그러나 자신의 작업을 편집할 때 작은 오류를 발견하기 어려울 수 있습니다. 그렇기 때문에 다른 사람이 초안을 읽도록 하는 것이 좋습니다. 특히 중요한 이메일의 경우 보내기를 누르기 전에 문제에 플래그를 지정하는 것이 좋습니다. 또는 원하는 경우 Google 지역 가이드의 소셜 미디어 관리자인 Kiera Wright-Ruiz의 페이지에서 TTS(텍스트 음성 변환) 리더를 사용하여 실수를 쉽게 들을 수 있습니다.

4 문에서 음성을 확인하십시오.

서면 커뮤니케이션은 의도한 것보다 더 부정적으로 보일 수 있습니다. 그리고 이메일에 대해 부정적인 감정을 가지고 있거나 어려운 주제를 다루고 있다면, 특히 신입 사원으로서 적절한 균형을 유지하는 것이 어려울 수 있습니다.

Wright-Ruiz는 "화가 났을 때 감정적으로 누군가에게 답장을 보내는 경향이 있거나 이메일에서 수동적으로 공격적으로 들리는 줄도 모르고 있을 수 있습니다."라고 말합니다. “[자신에게] 이것이 당신의 매니저에게 공유된다면, 당신이 완전히 기분이 좋아지는 것입니까? 그리고 대답이 예라면 잘 지내고 있는 것입니다.”

5 시의적절합니다.

오리엔테이션, 사무실에 익숙해지기, 새로운 작업에 속도를 내기 사이에 이메일을 놓치고 싶은 마음이 들 수 있습니다. 대부분의 이메일의 경우 24시간 응답 시간을 유지하십시오. 시간이 더 필요하면 빠른 감사 편지를 보내고 필요한 것을 제공할 수 있을 때 알려주십시오. 즉, 특히 요청하지 않은 이메일인 경우 모든 이메일에 응답할 필요는 없습니다.

6 시각적 요소를 염두에 두십시오.

프리랜서 작가인 Boogaard는 "아무도 전쟁과 평화와 같은 거대한 텍스트 벽을 만나고 싶어하지 않습니다."라고 말합니다. 그러나 더 긴 이메일을 피할 수 없는 경우가 있습니다. 짧은 단락을 작성하고, 글머리 기호를 사용하고, 핵심 정보를 굵게 표시하는 데 집중하면 원하는 응답을 얻을 가능성이 더 높아집니다. 이메일이 길수록 훑어보기 쉽게 만드는 것이 더 중요합니다.

7 후속 조치에 대해 현명하게 대처하십시오.

누군가의 응답이 필요할 때 빠른 알림을 보내는 것은 완벽하게 허용됩니다. 그러나 컨텍스트는 후속 이메일을 보내기 위해 기다려야 하는 시간을 결정합니다. 동료로부터 무언가를 기다리고 있다면 후속 조치를 위해 24~48시간의 시간을 두는 것이 합리적입니다. 반대로, 누군가에게 이메일을 보내는 경우 수신자를 짜증나게 하지 않도록 회신하기 전에 1~2주 정도 기다리는 것이 가장 좋습니다. 그리고 어떤 사람들은 이메일에 전혀 반응하지 않습니다. 가능하면 선호하는 의사 소통 방법을 묻고 기대치를 미리 설정하십시오.

8 휴식을 취하십시오.

이메일은 커뮤니케이션을 위한 훌륭한 도구이지만 완벽함은 목표가 아닙니다. 관계를 구축하고 일을 끝내는 것입니다. 이메일 기술을 개발하는 데는 시간이 걸립니다. 프리랜서 작가 Boogaard는 다음과 같이 말했습니다. 모든 것이 잘 될 것입니다.”