내성적인 사람을 위한 8가지 이메일 팁

Myers-Briggs Foundation에 따르면 "자신의 내면 세계"에 가장 편안하게 집중할 수 있다면 내성적인 사람입니다. 사람들과 직접 대화하거나 전화로 이야기하는 것과 같은 외부 세계 활동은 어려운 일입니다. 이메일을 보내는 것이 덜 강렬해 보일 수 있지만, 그만큼 도전 과제도 있습니다. 이 8가지 팁은 내성적인 사람들이 가능한 한 고통 없이 이메일을 보낼 수 있도록 특별히 고안되었습니다.

1 철저한 사후관리로 사후관리를 최소화한다.

이메일을 보내는 경우 마지막으로 원하는 것은 질문에 답을 하지 않은 채로 두는 것입니다. 사람들은 설명을 듣기 위해 답장을 보내거나 더 나쁜 경우에는 직접 이야기하고 싶어할 것입니다. 이 어색한 상황을 피하는 가장 좋은 방법은 하나의 커뮤니케에서 모든 세부 사항을 다루는 것입니다. 좋은 예와 나쁜 예를 살펴보겠습니다.

두 번째 예는 가능한 후속 대화에 답하고 피합니다. 사람들이 사무실에 자료를 떨어뜨리는 대신 이메일로 응답하도록 권장합니다. 다음은 몇 가지 질문에 대한 답변입니다. 사진이 왜 필요한가요? 어떤 크기? 전문적이어야 합니까? 동료에게 보내고 싶은 내용의 예를 첨부하여 추가 작업을 수행할 수도 있습니다.

2 짧고 달콤하게 유지하십시오.

철저해야 합니다. 말이 되는 것은 아니다. 이메일이 길수록 독자가 요점을 파악하기 어렵습니다. 이메일이 5단락 에세이인 경우 바쁜 동료는 가장 중요한 요점을 놓칠 수 있습니다. 대신 글머리 기호를 사용하거나 메시지 시작 부분에 요약을 포함하십시오. 텍스트 본문에 철자를 쓰지 않고도 관련 정보에 대한 링크를 추가할 수도 있습니다.

3 당신의 개성을 빛나게 하십시오.

이메일은 숨겨진 재능과 성격 특성을 보여줄 수 있는 완벽한 매체입니다. 예를 들어, 당신은 아마도 정수기에서 잡담을 하다가 잡히지 않을 것입니다. 그러나 친한 친구와 함께라면 꽤 재미있을 수도 있습니다. 이메일과 그룹 채팅에서 우스꽝스럽게 행동하십시오. 가상의 농담조차 너무 무섭게 느껴진다면 이모티콘을 사용해 보세요! 이 귀여운 캐릭터들은 바닥에 뒹굴거나 웃거나 건방진 윙크를 줄 수 있습니다. (직장 문화를 고려하세요. 너무 격식을 차리면 이모티콘이 적절하지 않을 수 있습니다.) 또한 이메일을 사용하여 다른 사람을 칭찬하거나 큰 그룹과 메시지를 공유하거나 주도할 수 있습니다. 컴퓨터와 키보드가 있다면 수줍음에 얽매일 필요가 없습니다.

4 군중 통제를 연습하십시오.

가상 그룹은 실제 그룹만큼 나쁩니다. 이를 방지하려면 CC 및 BCC 사용을 제한하십시오. (CC는 "카본 카피"를 의미합니다. 숨은 참조는 블라인드 카본 카피입니다. 이러한 기능을 사용하여 여러 수신자에게 이메일을 보냅니다.) 대부분의 경우에는 각자 개인화된 이메일을 보내는 것이 좋습니다. 스레드를 시작해야 하는 경우 당면한 작업에 필수적인 사람만 포함합니다. 그렇지 않으면 "전체 회신" 악몽을 시작할 수 있습니다. 이메일 습관에 대한 이 기사에서 현명하게 참조하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.

5 즉시 대답하십시오.

당신은 미루는 죄가 있습니까? 많은 내성적인 사람들은 상호 작용을 두려워하므로 다른 사람들과 접촉하게 만드는 상황을 미루게 됩니다. 이러한 경향이 이메일 습관에 스며들지 않도록 하십시오. 2-2-2 규칙으로 대부분의 이메일을 처리합니다. 하루에 적어도 두 번은 이메일을 확인하십시오. 처리하는 데 2분 미만이 소요될 모든 이메일에 즉시 응답하십시오. 나머지 메시지에 별표를 표시하거나 읽지 않은 메시지로 표시합니다. 이러한 더 긴 후속 조치를 처리하기 위해 매주 2시간을 따로 할당하십시오.

6 일부 이메일은 수사학적입니다.

질문과 마찬가지로 모든 이메일에 답변이 필요한 것은 아닙니다. 모든 이메일에 답장하느라 스트레스를 받기보다 보낸 사람이 답장을 기대하는지 스스로에게 물어보세요. 예를 들어 전달, 뉴스레터 및 자발적 설문 조사는 안전하게 무시할 수 있습니다. 받은 편지함에서 이러한 메시지를 별도의 폴더로 자동 전달하는 규칙을 설정하는 것이 좋습니다. 반면에 초대에 응답하고 이메일을 직접 보내도록 하십시오. 당신이 보낸 사람이라면 질문이 없는 한 응답이 필요하지 않다고 말하는 것은 잘못된 것이 아닙니다.

7 이메일을 건너뜁니다.

승진을 요청하거나 동정을 표하는 것과 같은 일부 상황은 직접 대면하는 것이 더 좋습니다. 이메일은 복잡한 감정을 전달하거나 심각한 문제를 처리하는 데 부적절한 수단인 경우가 많습니다. 얼굴을 맞대고 이야기하는 것이 어려워 보일 수 있지만, 잘못된 이메일로 실수로 혼란을 일으키거나 기분을 상하게 하는 것보다 낫습니다. 또한 이메일에서 사적인 문제를 논의하지 마십시오. 전달되거나 공유되는 정보가 불편한 경우 메시지에 속하지 않습니다. 이메일이 불가피한 경우 시간을 내십시오. 보내기 전에 받는 사람의 입장에서 읽어보세요. 사람처럼 들리나요? 적절한 톤을 전달했습니까?

8 클로징을 클린치합니다.

실생활에서, 당신은 토론을 끝내기 위해 천천히 그 사람에게서 멀어지는 자신을 발견할 수 있습니다. 대화를 끝내는 것이 왜 그렇게 어려운가요? 우선 이메일 서명을 생략할 수 있습니다. 결국, 당신은 그들이 이메일로 답장하기를 원하지 않습니까? 전화번호나 주소를 입력하면 전화와 방문을 환영한다는 신호를 보내는 것입니다. 당신이 그것을하고 싶지 않다는 것을 알고 있습니다! 대신, 간단한 이메일 마감으로 메시지를 마무리하십시오. 그것들은 사치스러워서는 안됩니다. 확실하지 않은 경우 "고마워요"가 거의 항상 적절합니다.

다음 8가지 포인터 중 어떤 것을 먼저 시도하시겠습니까? 효과적인 이메일 기술을 마스터할 수 있다면 다른 사람들과 더 나은 관계를 형성하는 동시에 그들과의 물리적 상호 작용의 양을 줄일 수 있습니다. 어떤 내성적인 사람이 더 많은 것을 요구할 수 있습니까?