이메일의 어조: 전문적인 어조를 표현하는 방법에 대한 정의 및 팁

이메일은 대부분의 기업과 직원이 직장에서 의사소통하는 주요 방법입니다. 효과적인 이메일을 작성하는 방법을 알면 관리자와 좋은 관계를 형성하여 승진으로 이어지거나 성공적인 네트워킹을 통해 더 나은 급여를 받는 등의 이점을 얻을 수 있습니다. 반면에, 이를 수행하는 방법을 모르면 성공 능력이 손상될 수 있으며, 최악의 경우 동료가 귀하를 무례하고 호감이 가지 않는 사람으로 판단하게 될 수도 있습니다.

이메일은 단순히 어조에 따라 다소 효과적일 수 있습니다. 이메일에서 정중하고 명확한 어조를 강조하는 것은 경력을 가속화할 수도 있고 방해할 수도 있습니다. 가능한 가장 전문적인 시각으로 자신을 표현할 수 있도록 이메일의 어조를 이해하고 사용하는 방법은 다음과 같습니다.

이메일의 톤이란 무엇입니까?

이메일의 어조는 이메일이 전달하는 느낌이나 태도입니다. 이메일의 어조는 메시지의 맥락과 목표에 따라 자신감 있고 열정적이며 침울하고 형식적이며 직접적일 수 있습니다. 글 속의 목소리는 맥락이나 상황에 따라 변하지 않는다는 점에서 목소리와는 다르다. 브랜드의 목소리는 다른 회사의 사운드와 차별화되는 요소입니다.

톤에 영향을 미치는 요소

톤은 이메일의 감정적 핵심을 보여줍니다. 서면 의사소통에서는 직접 의사소통하는 것과 달리 얼굴 특징이나 신체 움직임과 같은 요소에 의존하여 어떤 것에 대해 어떻게 느끼는지 보여줄 수 없습니다. 대면 의사소통에 많은 신체적 단서(예: 팔짱을 끼고, 눈썹을 찌푸리는 등)가 있는 것과 유사하게, 서면 이메일의 어조에 영향을 미치는 다른 단서도 많습니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

단어 선택

"부탁드립니다", "정말 죄송합니다", "고마워요"와 같은 특정 단어와 문구는 친절하고 정중하며 직장에서 항상 갖고 싶은 두 가지 특성입니다. 이러한 단어는 독자가 감사함과 주목을 받는다는 느낌을 갖게 하여 귀하와 함께 일하고 싶어할 가능성을 높여줍니다.

문장 길이

짧은 문장으로 사실만으로 구성된 이메일은 고르지 못해 독자의 귀를 거슬리게 하거나 불필요하게 요구하는 것처럼 보일 수 있습니다. 반면, 매우 긴 문장은 장황하고 체계적이지 않아 독자가 요점을 파악하기 어렵게 만들 수 있습니다.

구두

문장 끝의 마침표는 문장을 갑자기 끝내며 무례하게 보일 수 있습니다. 반면에 느낌표는 흥분을 의미하지만 이메일에 너무 많은 느낌표가 있으면 전문성이 없어 보일 수 있습니다.

승인

이메일 승인은 이메일의 마지막 줄이자 분위기를 고조시킬 수 있는 마지막 기회입니다. 보다 공식적인 승인에는 "안부", "최고" 및 "진심으로"가 포함됩니다. 좀 더 캐주얼한 표현에는 "고마워요!"가 포함됩니다. “건배” 그리고 “곧 얘기하세요.” "나중에", "또 만나요", "포옹하고 뽀뽀하세요!"와 같이 친구에게 보낼 의향을 피해야 합니다. 피해야 할 다른 승인에는 "말이 되는 희망"(수동적 공격으로 보일 수 있음), "복된 하루 보내세요"(직장에서 피해야 하는 종교를 의미함) 및 "진짜 당신의 것"(너무 친밀한)이 포함됩니다. ).

인사말

"좋은 아침입니다", "행복한 월요일!"과 같은 특정 이메일 인사말 그리고 “멋진 주말 보내셨길 바라요!” 독자가 자신을 하나의 인격체로 생각하고 있다는 느낌을 갖게 할 수 있습니다. 이러한 문구로 이메일을 시작하면 갑작스럽게 느껴질 수 있는 비즈니스에 뛰어들기보다는 독자가 대화에 쉽게 참여하는 데 도움이 될 수 있습니다.

이모티콘과 이모티콘

이모티콘과 그림 이모티콘은 감정을 전달하며 이메일의 텍스트를 밝게 만드는 데 사용할 수 있습니다. 친숙한 동료에게 편지를 쓸 때 웃는 얼굴을 사용하는 것은 괜찮지만, 너무 많이 사용하면 지나치게 무심해 보일 수 있습니다. 특히 상사나 고객에게 편지를 쓸 때 더욱 그렇습니다.

이메일 길이

몇 가지 핵심 사항이 포함된 긴 이메일은 진지하고 공식적인 경향이 있습니다. 비공식 이메일은 일반적으로 신속하게 작성되고 전송되기 때문에 짧습니다.

업무용 이메일의 어조 식별하기

업무용 이메일은 좀 더 격식을 갖춘 어조를 갖고 있습니다. 또한 이메일의 맥락과 목표에 따라 단호하거나, 긴급하거나, 우호적이거나, 논쟁적일 수도 있습니다. 또한 이메일의 어조는 다양한 수신자에 맞게 조정될 수 있으며 조정되어야 합니다. 금융 회사의 최고 경영진과 같은 기업 대상을 위한 이메일은 일반적으로 더 형식적입니다. 비디오 제작 대행사와 같은 창조 산업에 종사하는 디자이너 청중을 위해 작성된 글은 약간 더 비공식적일 수 있습니다.

톤 실수의 영향

어조 실수는 메시지를 읽는 사람이 당신이 뭔가를 느낀다고 생각하기 때문에 발생하지만 실제로는 이메일을 작성할 때 전혀 그런 느낌이 들지 않았습니다. 이런 일이 발생하면 그것은 작가인 당신의 실패입니다.

일반적인 어조 실수에는 다음과 같은 이메일이 포함됩니다.

• 적의
• 공격적인
• 요구하는

이는 문장 끝에 다른 구두점 대신 마침표를 많이 사용하거나, "Caps Lock" 키를 놓지 않고 모두 대문자로 쓰는 등 작은 실수로 인해 발생할 수 있습니다.

그러한 실수의 영향은 심각할 수 있으며, 특히 직장에서 서면 의사소통을 강조하는 경우 더욱 그렇습니다. 동료가 귀하의 이메일 예절에 대해 불평한다면 귀하는 사무실 바보로 간주될 수 있습니다. 신뢰를 쌓고, 목표를 달성하고, 직장 친구를 사귀는 것이 더 어려워질 것입니다. 극단적인 경우 관리자나 중요한 고객이 귀하를 불복종한다고 판단하여 일자리를 잃게 될 수도 있습니다.

올바른 톤을 얻기 위한 8가지 팁

잘 인식되도록 효과적으로 글을 쓰는 것은 누군가의 좋은 평가를 받고 싶다면 직접 누군가에게 눈살을 찌푸리거나 소리를 지르지 말아야 한다는 것을 아는 것만큼 쉽지 않습니다. 다음은 전문적인 이메일을 작성할 때마다 올바른 어조를 얻는 데 도움이 되는 몇 가지 팁입니다.

1 청중을 결정한다

선택한 어조는 주로 메시지를 읽는 사람에 따라 달라집니다. 가까운 동료라면 좀 더 캐주얼하고 격식을 차리지 않아도 되지만, 관리자나 고객이라면 정중하고 격식을 갖춘 어조를 취하세요. 가장 좋은 어조가 무엇인지 확신할 수 없다면 상대방이 받는 이메일을 어떻게 인식하는지에 대한 가장 좋은 단서를 제공할 수 있도록 이메일의 이메일 톤을 흉내내십시오.

2 맥락을 고려하라

톤은 다양한 시나리오에 맞게 조정되어야 합니다. 예를 들어, 늦게 전달된 업무에 대해 누군가를 질책하기 위해 이메일을 작성하는 경우, 장난스럽고 친근하기보다는 직접적이고 형식적인 내용을 사용하십시오. 최근 큰 승리를 거둔 팀을 축하하는 경우 열정적이고 격의 없는 어조를 사용하세요.

3 절대로 공격적인 언어를 사용하지 마십시오

직장에서의 모든 서면 의사소통과 마찬가지로, 계획을 비판하더라도 선동적이거나 차별적인 언어를 사용하지 마십시오. 공격적인 것으로 해석될 수 있으므로 모두 대문자로 쓰지 마십시오.

4 횡설수설하지 마세요

의식의 흐름에 따라 이메일을 작성하면 정신이 산만해지고 집중력이 떨어지는 것처럼 보입니다. 너무 오랫동안 계속되는 이메일은 독자의 시간을 존중하지 않는다는 것을 암시합니다. 이를 방지하려면 이메일을 간결하게 유지하고 독자가 알아두었으면 하는 몇 가지 핵심 사항을 강조하세요.

5 직접적으로 말하라

아무도 당신의 요점에 도달하기 위해 산더미 같은 텍스트를 헤쳐나가고 싶어하지 않습니다. 너무 화려하고 전달하고자 하는 요점을 모호하게 만드는 언어는 피하세요. 무슨 뜻인지 말하고, 명확하고 간결하게 하십시오.

6 느낌표와 이모티콘을 제한하세요

이러한 요소로 인해 이메일이 너무 캐주얼해 보일 수 있습니다. 느낌표 한 개와 이모티콘 한 개만 포함하세요(후자를 꼭 해야 한다고 생각되면 웃는 얼굴로 유지하세요).

7 이메일 교정 및 수정

이메일을 보내기 전에 반드시 교정한 다음 큰 소리로 읽어서 전달하려는 내용이 맞는지 다시 확인하세요. 독자에게 혼란을 야기할 수 있는 내용을 수정하십시오. 대규모 그룹, 임원 또는 고객에게 보내는 이메일과 같은 중요한 이메일의 경우 보내기를 누르기 전에 공정한 친구나 동료에게 이메일을 읽어 주고 보조자의 역할을 하도록 하는 것이 도움이 됩니다.

8 긍정적이고 예의바른 태도를 유지하세요

의심스러울 경우, 전문적인 이메일을 작성할 때 취하는 가장 좋은 어조입니다. 동료의 의견에 동의하지 않거나 직속 부하 직원에게 부정적인 피드백을 제공하는 등 어려운 상황에서도 예의 바르게 행동하고, 동료의 의견에 감사를 표하고, 정중하게 자신의 의견을 진술하는 것이 중요합니다. 어떤 것에 대해 다섯 번째로 후속 조치를 취하는 경우에도 직접적이고 부드러운 알림을 선택하는 것이 여전히 중요합니다.

주요 통찰력

• 전문적인 이메일을 작성할 때 긍정, 존중, 열정을 암시하는 단어를 사용하세요.
• 이메일의 어조 실수로 인해 업무 관계가 손상되고 직장에서 탁월한 성과를 거두기가 더 어려워질 수 있으므로 이메일의 어조를 이해하는 것이 중요합니다.
• 전문적인 톤을 얻는 한 가지 방법은 직장에서 다른 사람의 이메일 톤을 흉내내는 것입니다. 그들이 글을 쓰는 방식은 전반적인 직장 문화를 반영합니다.
• 이메일을 더 많이 작성하세요. 더 많이 연습할수록 의사소통 능력이 더 좋아지고, 이메일에서 올바른 어조를 강조하는 기술을 익히는 것이 더 쉬워질 것입니다. 문법적으로 도움이 될 수 있습니다.

이메일 FAQ의 톤

업무용 이메일에 적합한 어조를 어떻게 결정할 수 있나요?

전문적인 이메일의 적절한 어조는 해당 이메일의 대상과 목적에 따라 다릅니다. 관리자와 고객에게 보내는 이메일은 좀 더 격식있고 정중한 어조로 이루어져야 합니다. 가까운 동료나 팀의 다른 구성원에게 보내는 메시지는 좀 더 격식 없는 어조를 가질 수 있습니다.

이메일에서 잘못된 어조 해석의 예는 무엇입니까?

이메일의 잘못된 해석의 예는 다음과 같습니다. "보고서를 아직 완료하셨나요?" 이것은 비우호적이고 무례한 것처럼 보입니다. 또 다른 하나는 “다음 주 회의는 금요일 오후 2시에 열립니다!!!”입니다. 과도한 흥분과 긴박함을 의미합니다.

이메일의 어조가 비즈니스 관계에 영향을 미칠 수 있나요?

예, 이메일의 어조는 귀하의 의도가 아니었음에도 귀하가 무례하고, 공격적이거나, 비전문적으로 보이도록 만들어 비즈니스 관계에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다.

전문적인 어조를 유지하기 위해 피해야 할 특정 문구나 단어가 있나요?

전문적인 어조를 유지하려면 욕설이나 구어체 속어를 사용하지 마세요. 또한 “지금 바로”, “즉시” 등 긴급한 느낌을 주는 문구나 단어는 피하세요. 마지막으로, “매우 실망했습니다” 또는 “매우 흥분되었습니다”와 같이 극단적인 감정을 전달하는 문구를 사용하지 마십시오.