적절한 이메일을 작성하는 방법

떠오르는 젊은 전문가이든 노련한 관리자이든 이메일 작성은 비즈니스 커뮤니케이션의 중요한 측면입니다. 영어 문법의 미스터리와 글의 미묘함 덕분에 매일의 고군분투가 될 수 있습니다. 바쁜 사람들이 잠재적으로 민감한 주제에 응답하거나 다루도록 동기를 부여해야 하는 경우 특히 그렇습니다. 훌륭한 이메일을 작성하려면 피해야 할 일반적인 실수와 앞서 나가기 위한 다음 단계의 전략이라는 두 가지를 알아야 합니다.

하지만 가장 먼저 해야 할 일은 훌륭한 이메일을 작성하려면 어떤 모습인지 알아야 합니다.

좋은 이메일의 구조

작성하는 모든 이메일은 제목, 인사말, 이메일 본문 및 마무리와 같은 동일한 기본 구조를 갖습니다. 그러나 모든 서면 형식의 전문 의사 소통과 마찬가지로 올바른 방법과 따라야 할 표준이 있습니다. 적절한 이메일을 작성하는 방법은 다음과 같습니다.

1 제목 줄

제목 줄은 이메일에서 가장 중요한 부분일 수 있지만 이메일 본문에 비해 간과되는 경우가 많습니다. 그러나 누군가에게 콜드 이메일을 보내거나 그냥 전문적인 관계를 구축하는 경우 제목을 통해 사람들이 메시지를 열도록 유도하고 동봉된 내용에 대한 기대치를 설정할 수 있습니다. 반면에 "안녕하세요" 또는 "이 글을 놓치고 싶지 않으세요"와 같이 부적절하거나 일반적인 제목 줄은 읽는 사람을 단념시키고 이메일이 스팸 폴더에 들어갈 수 있습니다.

Honey Copy의 설립자이자 카피 책임자인 Cole Schafer는 “[본문]에서 하는 것처럼 올바른 제목을 작성하는 데 두 배의 시간을 할애하십시오. 이메일을 열지 않으면 문제가 되지 않기 때문입니다.

2 오프너

대부분의 이메일 작성 상황에서 주요 메시지나 요청에 대해 알아보기 전에 독자에게 감사 인사를 전하는 빠른 인사말을 포함하고 싶을 것입니다.

예외: 가까운 동료와 이메일을 주고받고 있을 때, 오프너(클로징은 물론)를 떨어뜨리는 것이 더 자연스러워지는 경우가 많습니다. 처음에는 가짜처럼 느껴질 수 있지만 더 나은 전문적인 관계를 나타냅니다.

3 바디

이메일 본문은 메시지의 핵심이며 프레젠테이션에 대한 피드백을 얻거나 새 고객과의 회의를 주선하는 것과 같이 명확하고 구체적인 목적이 있어야 합니다. 또한 간결해야 합니다. 그렇게 하면 사람들은 훑어보고 중요한 정보를 놓치는 위험을 감수하기보다는 읽는 경향이 더 커질 것입니다. 가능하다면 몇 가지 선택 문장으로 요약하십시오.

그리고 더 많은 길이와 세부 사항이 필요한 이메일의 경우 최대한 집중하십시오. “누구도 소설을 받고 싶어하지 않는다. 3줄, 4줄 또는 5줄의 텍스트로 유지하고 싶습니다."라고 Schafer는 말합니다.

4 폐장

인사로 모든 ​​일을 시작하고 싶듯이 이별도 잘하고 싶습니다. 즉, 친절한 사인오프를 작성하는 것입니다. 그리고 선택할 수 있는 옵션이 많이 있습니다.

예를 들어, 다음은 Grammarly 사용자가 특정 날짜에 선택한 12개의 일반적이고 전문적인 마감입니다.

당신은 당신의 성격에 진정성이 느껴지는 마무리를 선택하고 적절한 수준의 전문성을 보장하기 위해 관계에 맞게 조정하고 싶을 것입니다. 반면에 "love", "iphone에서 전송됨" 또는 "thx"와 같은 일반적인 닫는 문자는 업무용 이메일에서 사용하지 않는 것이 가장 좋습니다.

개인 사전에 단어를 추가할 수 있습니다.

어떤 단어를 추가할 것인가? #cleanwritinghttps://t.co/itTRLC캐롤

— Grammarly(@Grammarly) 2018년 9월 18일

일반적인 이메일 작성 실수(대신 해야 할 일)

모든 이메일이 직업적 성장을 위한 기회인 것처럼 일반적인 이메일 작성 나쁜 습관에 빠질 가능성도 있습니다. 다음은 피해야 할 8가지 실수입니다.

1 필수 옥스포드 쉼표 생략

옥스포드 쉼표는 해당 업계의 전문 커뮤니케이션에 어떤 스타일 가이드를 사용하느냐에 따라 적절한 이메일 작성 방법을 생각할 때 다소 양극화될 수 있습니다. 일반적으로 설명을 위한 도구로 기피하거나 환영합니다. 어느 쪽이든, 많은 사람들이 그것에 대해 강한 의견을 가지고 있습니다. 하지만 생략하면 문장에 따라 혼동을 일으킬 수 있습니다.

건강한 결혼 생활처럼 AP 스타일은 명확한 의사 소통을 요구합니다. 우리는 또한 타협의 가치를 믿습니다. 참고로 Stylebook은 모든 Oxford 쉼표를 금지하지 않습니다. 쉼표를 생략하면 혼동이나 오해가 생길 수 있으므로 쉼표를 사용하십시오. https://t.co/vGsuRrwpQW

— AP 스타일북(@APStylebook) 2018년 8월 15일

대신 해야 할 일: 특정 상황에서는 Oxford 쉼표가 적합하지 않을 수 있지만 일반적으로 이메일에 사용하는 것이 좋습니다. 시간을 절약하고 잘못된 의사 소통, 혼란, 법적 문제를 방지하는 데 도움이 될 수 있기 때문입니다.

2 헤징

Grammarly 사용자는 헤징과 관련하여 특히 이메일에서 그대로 두는 것보다 생략하는 것이 더 낫다는 것을 알고 있습니다. 그리고 무례하게 보일까봐 걱정된다면 다음과 같이 하지 마십시오. 대중적인 믿음과 달리, 헷징 언어는 자신감을 떨어뜨리고 궁극적으로 작문을 훼손할 수 있습니다.

대신해야 할 일: 생각이나 의견을 말한 다음 추론 뒤에 "이유"를 설명하십시오. 그렇게 하면 당신을 더 잘 이해하고 당신의 탁월함이 빛날 수 있습니다.

3 매우 길거나 불분명한 사본

1,000단어 길이의 이메일을 읽으시겠습니까? 아마도 그렇지 않을 것입니다. 대부분의 사람들은 장황한 이메일을 훑어 봅니다. 그리고 초안에 따라하기 어려운 문장이나 혼합된 메시지를 추가하면 만족스러운 응답을 받을 가능성이 훨씬 더 낮아집니다. (또는 어떤 응답이든.)

“저는 엄청난 양의 텍스트 블록에 불과한 [이메일]을 많이 받습니다. 그리고 나는 그들이 왜 그렇게 하는지 이해합니다. 그래서 당신은 충분한 세부 사항을 가지고 있습니다. 하지만 읽기가 정말 어렵기 때문에 전체를 다 읽지는 않을 것입니다.”라고 위스콘신에 기반을 둔 프리랜서 작가인 Kat Boogaard는 말합니다.

대신해야 할 일: 간결하게 유지하고 당면한 문제에 집중하십시오. 그런 다음 클릭 유도문안, 요청된 응답 날짜로 끝내고 질문과 후속 조치(이 경우)에 열려 있음을 분명히 하십시오.

4 너무 캐주얼(또는 격식)

상황에 따라 캐주얼하거나 격식 있는 글쓰기에 너무 치우치는 것은 실수가 될 수 있습니다. 지나치게 캐주얼한 것은 종종 초보적인 실수로 간주되지만 뻣뻣하고 격식 있는 언어도 메시지에 해로울 수 있습니다.

대신 해야 할 일: 격식과 캐주얼 사이의 완벽한 균형을 유지하려면 자신과 받는 사람 사이의 관계에 대해 생각하고 의사 소통이 진행됨에 따라 사회적 신호를 받는 것이 중요합니다.

Emily Post Institute의 에티켓 전문가인 Dan Post Senning은 "당신은 다른 사람이 무엇을 하고 있는지 보고 참여하고, 함께 놀고, 의사 소통이 발전하는 방식과 관계의 기대치가 발전하는 방식을 인정하기를 원합니다."라고 말합니다.

5 클리셰

모든 이메일 진부한 표현이 주요 죄는 아닙니다. 이메일의 특정 측면은 약간 형식적입니다. 결국 대부분의 이메일은 기본 구조가 동일하며 명확성을 보장하거나 기반을 덮기 위해 사용할 수 있는 문구가 있습니다. 그러나 구를 반복하려면 목적이 분명한지 확인하십시오.

Google 지역 가이드의 소셜 미디어 관리자인 Kiera Wright-Ruiz는 다음과 같이 말했습니다.

그러나 대부분의 경우 진부한 표현은 사람들을 들뜨게 만들 수 있으므로 가능한 한 편집하고 싶을 것입니다. 다음은 피해야 할 상위 7가지입니다.

방법: 가장 인기 있는 블로그 기사를 기반으로 Grammarly 사용자가 사용하는 용어를 검색했습니다.

대신 해야 할 일: 진부한 표현, 어조, 목소리에 대한 초안을 읽고 독자의 관심을 유지하면서 메시지를 보다 효과적으로 전달하세요. 스스로에게 물어보세요. 상사(또는 엄마)가 이 이메일을 읽는다면 당신은 그것에 만족할까요? 대답이 예라면 올바른 길을 가고 있는 것입니다.

6 반복

사람들은 종종 같은 단락 내에서 단어를 반복하거나, 두 문장으로 두 번 반복하거나, 너무 가까워서 눈에 띄지 않게 됩니다. 그것이 최악의 공격은 아니지만 독자를 멍하게 만들 수 있는 또 다른 것입니다.

피해야 할 가장 일반적으로 반복되는 단어는 다음과 같습니다.

대신 해야 할 일: 초안을 소리내어 읽거나, 휴대전화의 TTS(텍스트 음성 변환) 기능을 사용하거나, 보내기 전에 동료가 실행해 봅니다. Grammarly는 또한 이러한 반복되거나 남용되는 단어를 파악하는 데 도움이 될 수 있습니다.

7 로봇 언어

이메일은 달팽이 메일의 후손일 수 있지만 그렇다고 해서 메시지가 자신의 구식 버전처럼 들릴 필요는 없습니다. 사실, 이메일은 그것을 쓰는 사람처럼 들릴 것입니다. 따라서 빅토리아 시대 소설에서 나오는 것처럼 들리는 문구를 사용하는 것은 독자와 소통하고 싶다면 최선의 방법이 아닙니다.

“정상적으로 보자. 아무도 대학 교과서를 읽고 싶어하지 않는다. 블로그나 기사 또는 실제 대화를 읽고 싶습니다. 그들은 사람이지 로봇이 아닙니다. 따라서 커피숍에 앉아 있는 것처럼 들리는 언어를 사용하십시오.”라고 카피 책임자 Schafer는 말합니다.

대처법: 친구에게 편지를 쓰는 척 하거나 친한 지인과 대화를 나누면 좀 더 자연스러운 효과를 얻을 수 있습니다. 예를 들어, 누군가를 만나 커피를 마신다면 "인사"나 "지금 계신 곳의 날씨가 맑았으면 해요"와 같은 말은 하지 않을 것입니다. "안녕하세요", "시간 내주셔서 다시 한번 감사합니다."와 같은 말을 할 수 있습니다.

8 느낌표 남용!

열정이 대단합니다. 그러나 특정 상황에서 느낌표를 과도하게 사용하면 득보다 실이 더 많을 수 있습니다. 새로운 관계를 맺거나 회사 외부 사람과 연락하는 경우 특히 그렇습니다. 회사 이메일 주소를 사용할 때 결국 귀하는 귀하의 업무를 대표하는 것입니다. 그러나 사람들은 느낌표를 좋아하며 여전히 많은 사람들이 긍정적인 어조를 전달하는 데 의존합니다.

예를 들어 다음은 사람들이 이메일에서 느낌표와 함께 사용하는 가장 일반적인 문장과 단어입니다.

대신해야 할 일: 초안을 작성한 후 느낌표를 빠르게 검색하고 판단을 사용하여 받는 사람과의 관계를 기반으로 유지할 항목(있는 경우)을 결정합니다. 일반적으로 동료들과의 이메일 당 1~2개로 유지하십시오.

우리는 오늘 감사함을 느낍니다.

@MarketingProfs와 같은 콘텐츠 슈퍼스타가 Grammarly를 사용하는 것에 감사합니다. #fridayfeeling #ourherohttps://t.co/rrLpgheikv

— Grammarly(@Grammarly) 2018년 9월 28일

다음 단계의 이메일 쓰기 움직임

적절한 이메일 형식을 갖고 어떤 실수를 피해야 하는지 알고 나면 대부분의 사람들이 매일 받는 수많은 이메일 중에서 초안을 눈에 띄게 만드는 데 집중해야 합니다. 다음은 귀하를 다음 단계로 끌어올리기 위한 4가지 전략입니다.

긍정적으로 생각

원격으로 부정적이거나 중립적인 이메일을 보내면 곤란한 상황에 처할 수 있습니다. 그리고 모든 서면 커뮤니케이션과 마찬가지로 오해의 여지가 있을 수 있습니다.

의사 소통 에티켓 전문가인 Post Senning은 "다른 정보가 없을 경우 우리의 해석은 기본적으로 부정적인 것으로 간주되는 경우가 많습니다."라고 설명합니다. “부정적인 의사소통에 대해 이야기할 때, 당신은 목소리의 어조, 반짝이는 눈, 당신이 무엇인가를 의도하는 좋은 유머, 심지어 당신이 관심을 갖고 있는 진정한 관심이나 관심과 같은 정보를 놓치고 있습니다. 비판을 제공합니다. 그러니 정말 조심하세요. 어떤 것이 당신에게 부정적으로 읽힐 때, 그것은 아마도 다른 누군가에게는 훨씬 더 부정적으로 보일 것입니다.”

올바른 톤을 쳐라

"[클라이언트]에게"라고 쓰여 있거나 실제로 영업을 할 때 홍보 업무를 언급하는 이메일을 받고 싶지 않을 것입니다. 그들은 적절한 조사를 하지 않았고 적절한 연락처를 찾지 못했습니다. 마찬가지로 보내는 모든 전자 메일에 받는 사람을 위해 특별히 제작된 톤이 있고 올바른 사람에게 보내고 있는지 확인하고 싶을 것입니다.

따라서 템플릿을 사용하고 싶은 마음이 들더라도 보내기를 누르기 전에 템플릿을 개인화하고 받는 사람의 커뮤니케이션 스타일을 염두에 두는 것이 중요합니다. 이를 수행하기 위해 빠른 Google 검색이나 수신자의 LinkedIn 또는 Twitter 피드를 살짝 들여다보면 놀라운 결과를 얻을 수 있습니다.

보내기 전에 톤과 내용에 대한 직감을 확인하기 위해 받는 사람의 입장이 되어 보십시오. 이메일에서 자신의 어조를 읽는 데 어려움이 있는 경우 Grammarly의 어조 감지기를 사용하여 수신자에게 자신이 어떻게 들리는지 판단할 수 있습니다.

후속 조치 - 적절한 시기에

이메일을 보내는 경우 시기적절한 응답을 원할 것입니다. 그러나 대부분의 사람들이 매일 분류하는 많은 양의 이메일로 인해 내용을 잃어버릴 수 있습니다. 일반적으로 후속 메시지는 최초 이메일을 보낸 후 24시간 이내에 오지 않아야 합니다.

즉, 보낸 지 2시간 후에 후속 요청을 보내는 사람이 되지 마십시오. 극단적인 경우에는 그러한 행동이 차단될 수도 있습니다. “당신이 더 많은 시간을 할애하고 실제로 이메일의 상대방에게 관심을 가질 때, 당신은 즉시 훨씬 더 높은 응답률을 보게 될 것입니다. 저는 그것을 어렵게 배워야 했습니다.”라고 카피 책임자인 Schafer는 말합니다.

눈을 편안하게

보내는 메시지의 대부분은 짧은 쪽일 가능성이 높기 때문에 빠른 응답과 작업 완료에 좋습니다. 그러나 더 긴 이메일의 경우 스캔 가능성이 게임의 이름입니다. 그럴 때 굵은 글꼴, 글머리 기호, 밑줄이 그어진 문장, TL;DR(너무 길거나 읽지 않음) 섹션이 유용합니다.

이메일을 작성할 때 유념해야 할 요소가 많고 오차 범위가 넓습니다. 그러나 모든 말을 하고 완료한 후에는 완벽에 관한 것이 아닙니다. 효과적인 커뮤니케이션에 관한 것입니다.

“사람들은 이 방대한 어휘와 완벽하게 구조화된 문장으로 완벽한 의사소통을 해야 한다는 압박감을 느끼고 있다고 생각합니다. 그리고 당신이 의사 소통하는 두 사람이기 때문에 항상 그런 것인지 모르겠습니다.”라고 프리랜서 작가 Boogaard는 말합니다.

Grammarly에서 더 보기:

• 문법은 어떻게 작동합니까?
• Grammarly가 학습에 도움이 되는 방법
• Grammarly의 톤 디텍터를 만나보세요