이메일 과부하를 줄이는 데 문법이 도움이 되는 5가지 방법

근무일 내내 끊임없이 쏟아지는 이메일과 메시지에 압도당하기 쉽습니다. 분산된 팀과 더 많은 원격 작업으로 인해 빠른 데스크 대화가 줄어들고 주고받는 채팅 메시지와 이메일이 많아졌습니다. Harris Poll의 조사에 따르면 전문가들은 일주일 중 거의 25%를 이메일과 채팅 메시지에 응답하는 데 소비하는 것으로 나타났습니다 . 이 메시지 과부하로 인해 실제 작업을 완료하는 데 필요한 시간을 찾을 수 없으므로 전문가가 그 어느 때보다 더 많은 스트레스를 받는 것은 당연합니다.

이메일은 생산성을 저하시키는 도구로 느껴져서는 안 됩니다. 오히려 전문가가 업무를 발전시키는 데 도움이 되는 도구여야 합니다. 그렇기 때문에 Grammarly는 전문가가 매일 이메일과 메시지를 빠르고 자신있게 전달하는 데 도움이 되는 여러 기능을 만드는 데 중점을 두었습니다. Grammarly가 처음에 요점을 파악하는 이메일을 작성하는 데 어떻게 도움이 되는지 알아보세요.

처음부터 이메일을 쉽게 이해할 수 있는지 확인하세요.

이메일 과부하는 종종 잘못된 의사소통의 증상입니다. Harris Poll 조사에서는 또한 지식 근로자의 100%가 적어도 일주일에 한 번 잘못된 의사소통을 경험하며, 4명 중 1명은 하루에도 여러 번 잘못된 의사소통을 한다고 밝혔습니다. 생각해 보세요. 혼란스러운 이메일을 한 번 보냈다면 메시지를 명확히 해야 하는 추가 이메일 5개를 빠르게 받을 수 있습니다.

Grammarly는 이메일의 전체 단락을 빠르게 다시 작성하여 불필요한 앞뒤 이동을 줄일 수 있습니다. Grammarly가 단락을 개선할 수 있는 기회를 식별하면 빨간색 사이드바가 글 왼쪽에 나타납니다. 사이드바 위로 마우스를 가져가면 세련되고 명확한 단락의 새 버전을 받아들일 수 있습니다.

즉시 메시지를 다듬으세요

모든 메시지를 다시 읽고 편집하는 데는 시간이 걸립니다. 그리고 오타를 정리하거나 문법 실수를 수정하기 위해 멈추면 집중력이 흐트러집니다. 대신에 타이핑하면서 글을 다듬을 수 있다고 상상해보세요. 빠른 수정을 사용하면 한 번의 키 입력으로 문장을 선명하게 만들 수 있습니다. 손가락이 키보드에서 떠나지 않으며, 글을 쓰는 동안 실수가 즉시 수정됩니다.

그 어느 때보다 빠르게 이메일에 답장하세요

받은 편지함 과부하를 처리하는 가장 쉬운 방법 중 하나는 이메일에 즉시 응답하는 것입니다. 단 몇 분 안에 그렇게 할 수 있다면 이메일이 더 큰 할 일 목록 항목으로 커지는 것을 방지할 수 있습니다. 하지만 이메일을 읽고, 최선의 답변 방법을 고민한 후, 실제로 작성하는 데 시간이 필요하기 때문에 빠른 답변이 어려울 수 있습니다.

Grammarly는 빠른 응답을 통해 이 프로세스를 가속화하는 데 도움이 됩니다. Grammarly는 보낸 사람의 메시지와 어조를 요약하여 이메일의 개요를 제공하므로 응답 방법을 신속하게 결정할 수 있습니다. Grammarly는 또한 이메일 스레드의 맥락에 따라 사려 깊은 답변을 위한 옵션을 즉시 제안합니다.

올바른 정보를 포함하여 후속 조치를 줄입니다.

모든 주요 정보를 포함하면 불필요한 의사소통을 피하는 데 도움이 됩니다. 이는 받은 편지함 0에 더 가까워지는 데 도움이 될 뿐만 아니라 팀이 더 빠르게 정렬된다는 의미이기도 합니다. 그러나 무엇이 설득력 있고 영향력이 있는지 알아내는 것은 어려울 수 있습니다.

Grammarly의 전략적 제안은 독자의 질문과 우려 사항을 예측함으로써 도움이 될 수 있습니다. 이제 충분한 컨텍스트와 데이터를 제공하는지, 누락된 기한을 추가하는지, "그래서 무엇인지"를 공유하는지, 문제에 대한 솔루션을 제공하는지 여부에 관계없이 이러한 격차를 미리 식별하고 채울 수 있습니다.

탭 간 전환 없이 순조롭게 진행

회의 후속 이메일을 보내는 것은 간단해 보이지만 빠르게 다단계 및 다중 앱 프로세스가 될 수 있습니다. Outlook에서 이메일을 작성하는 동시에 Microsoft 365로 전환하여 올바른 문서에 연결하거나, Calendly로 이동하여 후속 회의에 대한 링크를 제공하거나, 프로젝트 관리 도구로 이동하여 작업에 연결할 수 있습니다. 이러한 다양한 도구 사이를 전환하면 빠른 이메일이 30분짜리 작업으로 바뀔 수 있습니다.

앱 작업을 사용하면 이메일이나 채팅 메시지를 작성할 때 주요 앱에 액세스할 수 있습니다. Calendy, Asana 또는 Google Drive로 전환하여 집중을 방해하는 대신, 작성 중인 어디에서나 Grammarly를 열고 이미 작성 중인 작업 흐름의 다음 단계를 수행하는 데 필요한 통합 앱 작업을 선택할 수 있습니다.

Grammarly로 이메일 과부하를 끝내세요

이메일과 채팅 메시지는 항상 직장에서 소통하고 발전하는 데 중요한 채널입니다. 하지만 이것이 이메일이 하루를 대신해야 한다는 의미는 아닙니다. Grammarly를 사용하면 메시지를 쉽게 전달할 수 있으므로 가장 중요한 작업으로 돌아갈 수 있습니다.