응답을 받는 후속 이메일을 작성하는 방법: 7 액션 팁

당신이 이메일을 보낸 사람들만 매번 답장을 해준다면. 유감스럽게도 귀하의 이메일 중 많은 부분이 응답되지 않을 예정입니다. 평균적인 이메일 사용자는 하루에 92개의 이메일(그 중 17개는 스팸일 가능성이 있음)을 받고 3개 중 1개만 열어봅니다. 시끄러운 디지털 세상에서 자신의 목소리를 내고 싶다면 설득력 있는 후속 이메일을 작성하는 것이 필수 기술입니다.

구직 지원에 대한 후속 조치는 자선 기부를 요청하는 것과는 상당히 다르게 보일 수 있지만 다음은 어떤 종류의 이메일을 작성하든 적용할 수 있는 7가지 팁입니다.

1 관심을 끄는 제목을 만드는 데 시간을 할애하십시오.

응답을 받을 때의 절반은 처음부터 이메일을 열어보는 것입니다. 이메일의 평균 열기율은 34%입니다. 확률이 낮은 디지털 서신에 대해 누적되지만 무시하기 어려운 제목 헤더를 만드는 데 추가 시간을 투자하여 확률을 높일 수 있습니다. 모든 규칙에는 예외가 있지만 이러한 전략은 결과를 얻는 것으로 알려져 있습니다.

• 짧게 유지하십시오 . 이메일의 40%가 모바일에서 열립니다. 짧은 제목 줄은 잘릴 가능성이 적습니다.
• 간결한 언어를 사용하십시오 . 내면의 헤밍웨이를 입고 말을 낭비하지 마십시오. 족제비 단어와 필러를 잘라냅니다.
• 질문 하세요 . 제목에 질문이 있는 이메일은 독자로 하여금 메시지를 열어 답을 찾거나 답을 제공하도록 유도할 수 있습니다.
• 판매하지 마십시오 . 과장법에 의존하지 않고 흥미를 유발하십시오. 단순한 영업 홍보에 불과하다고 의심되는 이메일을 열어 보시겠습니까?
• 헤드라인 분석기를 사용해 보십시오 . CoSchedule의 헤드라인 분석기와 같은 도구는 기사 헤드라인을 위한 것이지만 이메일 제목을 확인하는 데에도 잘 작동합니다.

그건 그렇고, 제목 줄에 이메일의 목적을 반영하는 것이 중요합니다. 그러면 다음 팁으로 넘어갈 수 있습니다.

2 목표를 알고 그 주제에 충실하라

후속 이메일로 무엇을 달성하려고 합니까? 원하는 결과를 염두에 두는 것이 중요하므로 이메일을 계속해서 달성하는 데 집중할 수 있습니다. 당신은 회의를 요청하기 위해 글을 쓰고 있습니까? 상태 업데이트를 요청하시겠습니까? 부탁해? 고맙다고? 목표가 무엇이든 제목에서 메시지 본문, 승인에 이르기까지 모든 것이 목표 달성에 도움이 되어야 합니다.

이메일에 대한 응답을 받고 대화에 참여하기 전에 접선에서 벗어나지 마십시오. 궁극적으로 귀하의 요청에 많은 움직이는 부분이 있더라도 말입니다.

예를 들어, 당신이 입사 지원서에 대한 후속 조치를 취한다고 가정해 봅시다. 당신의 두뇌는 급여 요구 사항이나 가용성과 같은 모든 종류의 큰 그림 문제를 뒤집을 수 있습니다. 그러나 그러한 일에 대해 이야기하기 전에 한 가지만 달성해야 합니다. 바로 인터뷰를 하는 것입니다. 즉, 후속 이메일은 잠재적인 고용주가 인터뷰를 제안하도록 설득할 수 있는 정보만 제공하는 데 집중해야 합니다. 물을 흐리게 할 보조 메모를 던지지 마십시오.

3 올바른 인사를 사용하십시오

귀하의 지원에 대한 후속 조치를 취하기 위해 잠재적 고용주를 작성할 때 항상 다음을 사용하십시오.

사실, 모든 종류의 공식적인 이메일에서는 "안녕하세요"보다는 "친애하는"으로 시작하는 것이 적절합니다. "Hey"는 틀림없이 가장 비격식적인 인사이므로 아는 사람과 연락을 주고받을 때를 위해 저장해 두세요.

4 약간의 컨텍스트로 열기

후속 이메일에 원본 이메일이 포함되어 있더라도 한두 문장의 컨텍스트를 포함하는 것이 좋습니다.

친애하는 밥,

곧 출시될 모바일 앱 Awesomest Thing Ever는 베타 버전입니다. 나는 지난 주에 당신이 시험 운전을 하는 첫 번째 사람이 되고 싶은지 묻기 위해 편지를 썼습니다.

모든 것을 반복할 필요는 없습니다. 중요한 것만 강조하세요. "내 이메일의 나머지 부분이 이해되기 위해 수신자가 이해해야 하는 최소한의 것은 무엇입니까?"라고 자문해 보십시오.

5 개인화

가능하면 이메일에 개인적인 느낌을 더하세요. 회의에서 수신자를 만났다면 그렇게 말하십시오. 그들이 쓴 기사를 읽었다면 가장 좋아하는 테이크 아웃을 언급하십시오. 취업을 위해 그들과 인터뷰했다면 인터뷰에서 하이라이트를 참조하십시오.

핵심은 친근하지만 촌스럽지 않게 들리는 것입니다. 개인화에는 임의의 이름 삭제가 포함되어서는 안 됩니다. 받는 사람과의 연결을 설정하는 데 도움이 됩니다. 강요하지 마세요.

6 모호하지 마십시오

귀하의 첫 번째 이메일은 목적을 명확하게 밝히지 않았기 때문에 응답을 받지 못했을 수 있습니다. 후속 이메일을 통해 이를 수정할 수 있습니다.

기자는 기사를 취재하기를 원하는 PR 담당자로부터 매일 수많은 피치 이메일을 받습니다. 그들의 애완 동물 짜증 중 하나와 이메일을 삭제하게 할 가능성이 가장 큰 것은 이메일이 실제로 무엇에 관한 것인지 전혀 모른다는 것입니다. Matthew Hughes는 Next Web에서 다음과 같이 썼습니다.

내가 얻는 최고의 피치는 단 한 단락을 읽은 후 제품이나 스토리를 이해할 수 있는 것입니다. 전문 용어와 허황된 말은 생략하고 짧고 단순하게 유지하십시오.

피치에서 후속 조치를 취하든 회의 요청을 하든 구체적이고 원하는 바를 명확하게 말하세요.

지금 무엇을 원하십니까? "협업 관점"은 무엇을 의미합니까?

오오! 이제 우리는 그것을 얻습니다.

7 클릭 유도문안 포함

수신자가 이메일에 응답하기를 원하면 대부분의 경우 요청해야 합니다. 그 요청을 행동 촉구라고 합니다.

CTA는 마케팅 도구이지만 이메일 후속 조치에서도 중요합니다. 그들은 수신자를 다음 단계로 안내하고 응답을 요청합니다. 다음은 몇 가지 예입니다.

회의 요청

점심에 만나서 Mega Corp의 이메일 전략에 대해 몇 가지 질문을 하고 싶습니다. 화요일 정오에 일할까요?

피드백 요청

[주제]와 관련하여 제공할 훌륭한 통찰력이 있다는 것을 알고 있습니다. 잠시 시간을 내어 피드백을 공유해 주시겠습니까?

판매, 기부 또는 구독 요청

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취업 면접 후

어제 언급한 클립에 대한 링크를 전달해야 한다고 생각했습니다. 내가 보내길 바라는 다른 것이 있습니까?

단순함을 유지하는 것이 항상 간단한 것은 아닙니다.

이제 훌륭한 후속 이메일을 작성하는 몇 가지 요령을 배웠으므로 짧고 간결하게 유지해야 하는 또 하나의 과제에 직면하게 됩니다. (이메일 앱 Boomerang의 연구에 따르면 75~100단어 사이의 이메일이 응답률이 가장 좋습니다.)

후속 이메일이 간결할수록 작성하는 데 더 오래 걸릴 것입니다. 주제에 충실하고 목적을 명확하게 명시하며 강력한 클릭 유도문안을 포함하는 이메일을 작성하는 것은 보기보다 까다롭습니다. 연습이 완벽을 만든다! 후속 이메일을 미세 조정하는 데 시간을 투자하면 더 많은 답장을 받을 수 있습니다.