성공적인 후속 이메일 작성을 위한 6가지 팁

직업 세계에서는 대화에 후속 이메일이 포함되는 경우가 많습니다. 회의 주제를 다시 논의하거나, 동료에게 진행 중인 프로젝트에 대해 상기시키거나, 잠재 고객과 여러 번 참여하여 연락해야 할 수도 있습니다.

후속 이메일이란 무엇입니까?

후속 이메일은 수신자의 참여를 유지하기 위해 전송되는 이메일입니다. 수신자의 주의를 다시 집중시켜야 하는 거의 모든 시나리오에서 후속 이메일을 작성할 수 있습니다. 다음은 몇 가지 예입니다.

• 인터뷰 후 직업에 대한 후속 조치
• 제출한 신청서에 대한 후속 조치
• 귀하가 요청한 요청이나 질문에 대한 후속 조치
• 프로젝트 상태 확인

대부분의 경우 후속 이메일은 직접적이고 간결하며 전문적인 어조를 사용해야 합니다.

전화 통화, 메시지 또는 대면 대화 후에 후속 이메일을 보내 해당 사람의 재참여를 유도할 수도 있습니다. 대화 주제를 서면으로 기록하기 위해 대화 후에 후속 이메일을 보내는 것은 드문 일이 아닙니다.

후속 이메일의 목적은 무엇입니까?

때로는 이메일이 빠져나가 답변을 받지 못하는 경우도 있습니다. 다른 경우에는 이메일을 통해 구두 대화를 계속해야 합니다. 두 시나리오 모두 잘 작성되고 자신감 있는 후속 이메일을 통해 주제를 최우선으로 생각하게 됩니다.

후속 이메일은 다음을 포함하여 다양한 목적으로 사용됩니다.

• 전환율 증가
• 잠재 고객과의 소통
• 통화 및 회의 예약
• 프로젝트 관리

후속 이메일 형식

제목

이메일의 제목 줄은 수신자가 이메일을 열기 전에 받은 편지함에 표시되는 간단한 텍스트 줄입니다. 그렇기 때문에 간결하고 눈길을 끌 수 있어야 합니다.

열기

이메일의 시작 부분은 첫 번째 섹션입니다. 여기에는 두 가지 구성 요소가 있습니다.

• 인사말
• 첫 번째 단락

이메일의 인사말은 수신자에게 보내는 부분입니다. 이름과 인사말을 연결하세요.

• 안녕하세요 [이름]
• 친애하는 [이름]님
• 안녕하세요 [이름]

일반적으로 개인의 이름만으로 이메일을 시작하는 것은 무례하거나 무례한 것으로 간주됩니다. 어떤 인사말을 사용해야 할지 확신이 없을 때 가장 좋은 방법은 "Dear" 또는 "Hello"를 사용하는 것입니다.

다음은 한두 문장이 될 수 있는 짧은 소개 단락입니다. 수신자에게 당면한 주제를 신속하게 상기시키고 다음 텍스트를 읽을 수 있을 만큼 관심을 갖도록 하십시오.

몸

여기에서 후속 조치에 대한 추가 정보를 제공할 수 있습니다. 예를 들어, 귀하의 제안이 왜 좋은지 잠재 고객에게 상기시키거나 귀하가 후속 조치를 취하고 있는 회의를 빠르게 요약할 수 있습니다.

CTA

CTA(Call to Action)는 수신자에게 다음에 수행할 작업을 알려주는 후속 이메일의 일부입니다. 다음은 클릭 유도 문구의 예입니다.

• 다시 전화해 주세요
• 관심이 있으면 알려주세요.
• 회의 예약
• 작업이 완료되었는지 확인

폐쇄

이메일을 마무리하는 부분은 후속 조치를 취한 이유를 반복하고 CTA를 포함하는 부분입니다.

귀하의 이름과 전화번호 등 수신자에게 필요할 수 있는 연락처 정보도 포함하십시오.

후속 이메일 작성: 6가지 팁과 요령

1 목표를 정하라(명확한 의도를 가지고라)

후속 이메일의 임무는 응답을 이끌어내는 것입니다. 이메일을 작성하기 전에 어떤 응답을 받고 싶은지 결정하세요. 다음은 몇 가지 예입니다.

• 통화 또는 회의 예약
• 제품이나 서비스 구매
• 질문에 대답하기

목표를 염두에 두고 필요한 사항을 명확하게 전달하는 후속 이메일을 작성하는 것이 더 쉽습니다.

2 관심을 끄는 제목을 작성하세요

클릭베이트가 되어서는 안 되지만 제목 줄은 수신자의 관심을 끌고 클릭을 유도해야 합니다. 사람들은 매일 수많은 이메일을 받기 때문에 소음 속에서 길을 잃지 않도록 제목 줄에 큰 소리로 외쳐야 합니다.

일반적으로 제목 줄은 60자 이하로 유지하세요.

3 시작 줄에 컨텍스트를 제공하세요.

후속 이메일의 시작 부분에서는 수신자에게 후속 조치를 취하는 이유를 신속하게 알려야 합니다. 사람들은 매일 많은 이메일을 받기 때문에 수신자가 알림을 사용할 수 있다는 점을 기억하세요.

4 메시지에 가치를 더하세요. 메시지는 그들에게 무엇을 가져다 줄까요?

후속 이메일에서는 수신자가 귀하에게 응답해야 하는 이유를 제공해야 합니다. 예를 들어, 잠재 판매 리드에 대한 후속 조치에서 특정 기간 내에 구매하지 않으면 놓칠 수 있는 기간 한정 제안을 언급할 수 있습니다.

5 행동 촉구로 마무리

행동 촉구는 명확하고 직접적이어야 합니다. 헤지 언어와 불필요한 세부 정보 또는 옵션을 피하십시오. 예를 들어, “기회가 되면 언제든지 전화나 이메일을 보내주세요” 대신 “편리한 대로 전화해 주세요”라고 적으십시오. 명확하고 직접적인 언어를 사용하면 수신자가 메시지를 오해할 가능성이 거의 없습니다.

6보내기를누르기 전에 교정하세요

후속 이메일 작성을 마친 후에는 철자가 틀린 단어나 불분명한 단어 선택과 같은 실수가 없는지 주의 깊게 읽어보세요.

후속 이메일의 예

친애하는 요한,

지난 목요일에 당신과 이야기를 나눌 수 있어서 즐거웠습니다. 다음 달 Econ 200 수업에 참석하시는 것에 대한 논의에 대해 후속 조치를 취하고 싶습니다.

아직 통화 가능하시면 알려주세요. 이번 주 오후 2시부터 4시 사이에는 언제든지 더 많은 이야기를 나눌 수 있습니다.

최상의,

마리사

안녕하세요 레이 앤,

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후속 이메일 FAQ

후속 이메일이란 무엇입니까?

후속 이메일은 이전 대화 후에 누군가를 다시 참여시키기 위해 전송되는 이메일입니다.

후속 이메일의 목적은 무엇입니까?

후속 이메일의 목적은 수신자의 관심을 다시 불러일으키는 것입니다. 이는 이전에 시작한 대화를 계속할 수도 있고, 질문이나 요청에 대해 상기시켜 줄 수도 있고, 지원서나 인터뷰와 같이 이전에 제출한 것에 대한 응답을 묻는 것일 수도 있습니다.

후속 이메일에 대한 응답을 받으려면 어떻게 해야 합니까?

후속 이메일에 대한 응답을 받을 가능성을 높이는 두 가지 방법은 다음과 같습니다.

• 요청을 명확하게 하세요
• 응답하는 것이 수신자에게 가장 좋은 이유를 설명합니다.