후속 이메일 작성 방법 – 샘플 및 템플릿 포함
게시 됨: 2022-03-22이메일이 무시된 경우 후속 이메일을 통해 대화를 정상 궤도에 올릴 수 있습니다. 그러나 응답을 받지 못한 후 후속 이메일을 작성하는 방법은 까다로울 수 있습니다. 후속 이메일에서 무엇을 말할지 그리고 어떻게 표현해야 할지 결정해야 하기 때문입니다.
누군가에게 응답하도록 상기시키는 전문적이고 정중한 방법을 찾는 데 어려움을 겪고 있다면 걱정하지 마십시오. 이 상세한 가이드에서는 응답이 없는 후 후속 이메일을 작성하는 방법을 설명하고 사용할 수 있는 몇 가지 실용적인 예를 제공합니다. 마지막으로, 예의를 지키면서도 그 어느 때보다 빠르게 이메일을 후속 조치할 수 있는 후속 이메일 템플릿을 소개합니다.
후속 이메일이란 무엇입니까?
후속 이메일은 이전에 이미 한 번 연락한 수신자에게 보내는 이메일입니다.
후속 이메일을 보내야 하는 이유는 다음과 같습니다.
- 수신자에게 이전에 보낸 이메일 알림
- 정보, 회신 또는 회신 요청
- 다른 사람에게 중요한 시간이나 날짜를 상기시키십시오(예: 이벤트).
후속 이메일의 목적은 이전에 보낸 이메일에 대한 알림 또는 프롬프트 역할을 하는 것입니다. 대화를 시작하는 것이 아니라 대화에 활력을 불어넣고 응답을 생성하는 것입니다.
가장 효과적인 후속 메일은 짧고, 달콤하고, 전문적이며 (가장 중요하게는) 요점입니다.
시간이나 말을 낭비하지 마십시오. 전문가에게 조언: 미국에 기반을 둔 연구원 팀은 20억 개 이상의 이메일을 분석한 결과 독자들이 지나치게 긴 이메일을 훑어보는 경향이 있음을 발견했습니다.
이메일의 절반(50%)이 1시간 이내에 응답을 받는 반면 다른 이메일은 오랫동안 남아 있을 수 있습니다. 최악의 범죄자는? 노인들은 가장 긴 이메일에 응답하고 작성하는 데 가장 오랜 시간이 걸립니다.
연구원들은 또한 평일 아침에 보낸 이메일이 응답을 받을 가능성이 가장 높다는 것을 발견했습니다. 그러나 오후와 주말에 보낸 사람들은 응답을 받을 가능성이 적었습니다. 왜요? 연구원들이 답을 찾았을 수도 있습니다...
사람들이 이메일에 응답하지 않는 이유는 무엇입니까?
사람들이 이메일에 즉시 응답하지 않는 이유가 궁금하신가요?
연구원들은 이메일을 너무 많이 받아서 "분류"한다고 말합니다. 여기에는 신속하게 확인한 다음 적절하게 처리할 수 있을 때까지 연기하는 것이 포함됩니다.
수신자는 이메일을 표시하거나 태그를 지정하거나, 파일을 따로 보관하거나, 받은 편지함에 열지 않은 상태로 둘 수 있습니다. 직원들은 이메일을 읽고 응답하는 데 최대 28%의 시간을 사용하므로 프로세스 속도를 높이기 위한 전략을 개발하는 것이 당연합니다. 학계에서는 우리 중 16%가 하루에 한 번 이상 이메일에 응답하는 것을 미루는 것으로 나타났습니다.
어떤 유형의 이메일을 무시합니까? 저자는 "사용자는 회신, 주의 깊게 읽거나 링크 및 첨부 파일 클릭과 관련된 이메일을 처리할 때 이메일을 미루는 경향이 있습니다."라고 말합니다.
중요한 학습 포인트는 이메일이 전달되었다면 이미 본 것입니다.
이 연구의 연구원들은 이메일이 무시되는 5가지 핵심 이유를 확인했습니다.
- 이메일 처리에 소요되는 시간 또는 노력
- 발신인의 신원
- 스레드의 수신자 수
- 사용자의 작업량 및 컨텍스트
- 이메일 메시지의 긴급성
답장을 작성하기 전에 수신자가 직면한 이러한 압력을 이해하려고 노력하십시오. 예를 들어, 후속 이메일을 보내는 것은(아무리 정중하더라도) 받는 사람에게 추가적인 압박을 줄 수 있다고 Adaira Landry와 Resa E. Lewiss가 Harvard Business Review에 기고한 것을 제안합니다.
완벽한 후속 이메일 형식
따라서 후속 이메일을 보내야 하는 이유(및 아직 답장을 받지 못한 이유)를 살펴보았습니다. 후속 이메일 초안을 작성하는 방법에 대해 자세히 알아볼 시간입니다.
- 이메일 제목
- 인사
- 신체
- 폐쇄
- 서명/서명
우리는 이전 블로그 게시물에서 전문적인 비즈니스 문의 이메일을 만드는 방법을 다루었으므로 우리의 조언을 따르고 이 섹션에 집중할 것입니다.
제목 줄
Harvard Business Review에서 Rebecca Zucker는 제목을 짧고 달콤하며 단순하게 유지하는 것이 중요하다고 조언합니다. 그녀는 모든 이메일의 47%가 형편없는 제목으로 인해 삭제된다고 제안합니다. 그런 실수하지 마세요!
원본 이메일을 전달해야 합니까? 하지 않는 것이 좋습니다.
인사
직업 세계에서는 형식에 중점을 둡니다. 즉, 받는 사람과 이름이 맞지 않는 한 항상 전문적인 인사말을 사용해야 합니다. 이메일을 전문적이고 적절하게 시작하는 방법을 배우고 싶으십니까? 이메일을 시작하는 방법에 대한 기능을 확인하십시오.
신체
미리 알림 이메일은 이전에 보낸 이메일에 대한 인식을 높이는 빠르고 공식적인 방법입니다.
후속 이메일을 시작하는 방법에 대한 섹션에서 접근하는 이메일의 시작 줄에 약간의 컨텍스트를 제공해야 합니다.
이전 이메일에는 수신자에게 보여주고 싶은 중요한 정보가 포함되어 있다고 가정합니다.
이에 접근할 수 있는 몇 가지 방법이 있습니다.
- 원본 이메일 전달(위에서 이것이 좋은 아이디어가 아닌 이유 참조)
- 초기 이메일 제공(첨부 파일로 또는 후속 이메일 아래에 붙여넣기)
- 중요한 요점에 대한 알림 제공(예: 회의 세부정보)
- 필수 정보에 대한 외부 링크 제공(이벤트 웹사이트 또는 초대)
이메일 또는 정보를 전달하는 방법에 대한 선택은 귀하에게 달려 있습니다. 선택하는 방법은 이메일의 구조, 초점 및 길이에 영향을 미칩니다.
폐쇄
정중하게 응답을 요청했지만 정보를 사용하는 방법과 응답이 없을 경우 수행할 작업도 알려야 합니다.
예를 들어 회의 참석을 요청하는 경우 전화로 연락할 것입니까? 아니면 이것이 마지막 서신입니까?
또 다른 예에서, 예를 들어 누군가에게 송장 요청에 대한 응답을 요청하는 경우 응답을 받지 못하면 추가 조치를 취하시겠습니까?
독자가 다음 단계에 대해 혼동하지 않도록 하십시오.
서명/서명
정중하고 전문적인 승인이 필수적입니다. 이메일을 올바르게 종료하는 방법을 모르십니까? 이메일 종료 방법에 대한 가이드를 읽어보세요.
후속 이메일을 시작하는 방법
시작 문구는 틀림없이 이메일에서 가장 필수적인 부분 중 하나입니다. 이제 가장 일반적인 이메일 오프너를 살펴보고 적합한지 여부를 확인하십시오.
공식 이메일 소개 라인:
- 이전 이메일에 대한 후속 조치를 취하고 싶습니다.
- 회의 요청에 따라 후속 조치를 취하고 싶습니다.
형식적으로 들리는 접근 방식입니다. 우리는 여기서 당신이 그 사람을 모르고 전문적인 맥락에서 글을 쓰고 있다고 가정할 것입니다. 이는 모든 상황(이메일 응답 알림, 회의 알림 등)에 적합한 표준 라인입니다.
비공식 이메일 소개 라인:
- 따라하고 싶었는데...
- 그냥 따라하는 중...
이것들은 덜 공식적인 접근 방식이며 당신이 편지를 쓰는 사람을 알고 있음을 시사합니다. 우리는 당신이 한 번도 만난 적이 없거나 대화를 나눈 적이 없는 사람에게 연락할 때 이것을 사용하지 않도록 주의할 것입니다.
이메일을 포함할 때 적절한 소개 문구:
- 아래 이메일로 팔로우 하고 있습니다.
- 이전 이메일에 대한 후속 조치를 취하고 있습니다.
이 예는 응답을 전달하거나 새 이메일 아래에 붙여넣거나 첨부 파일로 원본 서신을 제공한 경우 응답을 요청하는 데 적합합니다. 후속 메일을 위한 더 창의적인 이메일 시작 문장을 찾고 계십니까? 100가지 최고의 이메일 시작 줄 기능에서 10가지 더 많은 예를 찾을 수 있습니다.
후속 이메일 제목을 작성하는 방법
결과를 가져오는 후속 이메일 제목 줄을 작성하는 방법은 어렵습니다. 이전의 조언을 따른다면 가능한 경우 5단어 이하로 포함하는 것을 목표로 해야 합니다. 그 이유는 이메일의 56%가 모바일에서 읽히기 때문입니다. 모바일에서는 단어가 적을수록 좋습니다.
귀하의 요청에 대해 명시적일 수도 있고 그렇지 않을 수도 있습니다. 다음은 몇 가지 후속 이메일 제목 줄의 예입니다.
- 후속 조치: XXX에서 보낸 이메일 – 이것은 진지한 이메일에 대한 매우 형식적인 제목입니다.
- 응답 필요: 이메일이 XXX 전송됨
다시, 진지한 이메일에 대한 진지한 제목 줄입니다.
- XXX 등록 알림 – 이벤트에 대한 정중한 이메일 알림입니다.
- 좋은 소식을 들을 수 있습니다. 이것은 당신이 아는 사람과만 사용해야 하는 편안하고 비공식적인 접근 방식입니다.
- 네트워크 이벤트 알림… 이벤트에 대한 또 다른 예의 바른 후속 조치.
- 만남에 감사드립니다 – 이것은 당신이 이미 만난 사람에게 후속 조치를 취하는 다른 방법입니다. 응답을 요구하는 것이 아니라 연결을 만드는 것입니다.
후속 이메일의 제목 헤더를 결정할 때 이전에 사용한 제목을 사용하지 마십시오. 수신자가 이전 이메일을 놓친(또는 무시한) 이유가 있을 수 있습니다. 같은 제목 줄을 다시 보내면 다시 한 번 무시될 수 있습니다.
후속 이메일을 보내는 것이 어색할 수 있지만 후속 이메일의 제목 제목에 재미를 붙이지 마십시오. 어떤 사람들은 유머 감각을 공유하지 않거나 심지어 모욕적이라고 생각할 수도 있습니다.
잘못된 후속 이메일 제목의 예는 다음과 같습니다.
- 왜 응답하지 않았습니까?
- 제 마지막 이메일을 받으셨나요?
- 나는 당신의 회신을 기다리고 있습니다 ...
- 바쁘신건 알지만...
- 체크인만 하고...
후속 이메일은 언제 보내야 합니까?
후속 이메일을 작성하는 방법을 설명하기 전에 얼마나 빨리 후속 이메일을 보내야 합니까?
한 가지 중요한 고려 사항은 이메일 응답이 시간에 민감한지 여부입니다. 예를 들어, 이벤트에 누군가를 초대하고 있습니다. 답변 기한이 있을 수 있습니다. 이 경우 정중한 후속 이메일을 신속하게 보내야 할 수 있으며 이는 허용됩니다.
그 사람을 전문적으로 알고 있다면 이메일 후속 조치를 할 때 더 큰 자유를 누릴 수 있습니다. 귀하는 귀하의 평판이나 관계가 손상되지 않을 것이라는 점을 이해하고 신속하게 전문적인 요청을 보낼 수 있습니다.
한 번도 만난 적이 없거나 전문적인 관계가 없는 사람에게 후속 메일을 보낸다고 가정해 보겠습니다. 이 경우 5일(근무일 기준 1주) 정도 기다리는 것이 좋습니다.
응답을 기다리는 것이 답답할 수 있지만 이메일 분류에 대해 배운 것을 고려하고 인내심을 가지십시오.
후속 이메일 샘플
이메일 후속 조치를 위한 프레임워크를 제공했습니다. 이제 실천할 때입니다. 여기에서는 정중한 후속 이메일, 부드러운 후속 이메일 및 보다 공식적인 응답 요청을 만드는 방법에 대한 몇 가지 예를 제공합니다.
이 예는 모범 사례를 보여주지만 커뮤니케이션의 기초로 사용해야 합니다. 올바른 단어를 찾는 데 어려움을 겪고 있다면 Flowrite가 매번 신속한 회신을 보장하는 정중하고 전문적인 이메일을 작성하는 데 도움을 드릴 수 있습니다.
정중한 후속 이메일 샘플
다음은 응답을 받지 못한 후 보낼 수 있는 정중한 후속 이메일 샘플입니다. 정중하게 이메일에 후속 조치를 취하는 방법을 결정할 때 그 사람에 대해 생각하고 그들이 왜 귀하의 이메일을 읽지 않았는지 이해하십시오. 이 정중한 후속 이메일 예에서 누군가가 이메일에 응답하지 않은 이유를 확인했습니다. "바쁘신 거 이해합니다."
응답이 없는 경우 후속 이메일 샘플
다음은 응답을 받지 못한 후 전송된 후속 이메일의 샘플입니다. 그것은 수풀 주위를 뛰지 않고 요점에 똑바로 들어갑니다. 이 이메일은 귀하가 아는 사람이 아닌 일반 이메일 주소 또는 이름 없는 수신자에게 발송된 것입니다.
부드러운 후속 이메일 샘플
부드러운 후속 이메일 샘플을 찾고 있다면 여기 하나가 있습니다. 이것은 이전 것보다 훨씬 덜 형식적입니다.
후속 이메일 템플릿 – Flowrite 방식
Flowrite는 짧은 지침을 즉시 보낼 수 있는 이메일 및 메시지로 변환하는 AI 작성 도구입니다. 그러나 응답이 없는 후속 조치와 같은 이메일의 경우 전체 이메일을 작성할 수 있습니다. 아래 예를 보고 버튼 클릭으로 이메일을 후속 조치하는 방법을 확인하십시오. 감사합니다. 후속 이메일 템플릿입니다.
블로그 게시물을 읽은 후 이메일에 후속 조치를 취하는 방법에 대해 더 확신이 듭니까? 우리도 그러길 바래. 다음에 응답을 받지 못한 후 후속 이메일을 작성해야 하는 경우 이 가이드에서 다룬 모범 사례를 기억하거나 후속 이메일 샘플을 참조하십시오. 더 나은 방법은 Flowrite와 후속 이메일 템플릿을 사용해 보는 것입니다.