인사말에서 승인까지: 효과적인 공식 이메일 작성 방법

대부분의 경우 업무용 이메일은 공식 이메일입니다. 공식 이메일은 업무와 관련된 정보가 포함된 전문가 또는 학자 간의 이메일입니다. 공식 이메일은 전문적인 언어를 사용하고 특정 공식 이메일 형식을 준수합니다.

공식 이메일이란 무엇입니까?

공식 이메일은 전문적인 언어를 사용하고 전문적 또는 학술적 메시지를 전달하는 이메일입니다.

시간이 지남에 따라 동료나 학교 친구와 더 편안하게 이메일을 보낼 수 있습니다. 이것은 그들과의 관계와 업계, 분야 또는 회사 문화에 따라 다릅니다. 대부분의 경우 새로운 연결, 상급자 및 조직 외부의 개인에게 보내는 이메일은 공식 이메일입니다.

공식 이메일을 작성해야 하는 경우

공식 이메일은 다음과 같은 경우에 사용됩니다.

• 비즈니스 문의
• 사임
• 구인
• 영업 홍보
• 해지
• 사과
• 전문 소개
• 전문 및 학술 토론
• 후속 조치

공식 이메일은 어떻게 구성되어 있습니까?

공식 이메일 형식은 보내고 받는 거의 모든 공식 이메일에서 볼 수 있는 일관된 구조입니다. 이메일마다 약간의 차이가 있을 수 있지만 표준 공식 이메일 형식에는 다음 요소가 포함됩니다.

• 제목
• 인사말
• 몸
• 폐쇄
• 서명

공식적인 이메일 작성을 위한 6단계

1 직접적인 제목을 쓴다

강력한 제목은 받는 사람의 관심을 끌고 더 읽고 싶게 만듭니다. 공식 이메일의 경우 제목 줄에 이메일의 주제와 날짜, 시간 또는 요구 사항과 같은 관련 세부 정보를 정확하게 명시합니다. 예를 들어 통화 예약을 요청하는 이메일의 제목은 다음과 같을 수 있습니다.

• 이번 주 목요일에 전화할 시간이 15분 있습니까?

2 받는 사람에게 인사하고 말을 건다

수신자를 올바르게 지정하여 이메일을 시작하십시오. 한 사람에게만 호칭하는 경우 전체 이름이나 성을 적절한 경어와 함께 사용합니다. 여러 사람에게 이메일을 보내는 경우 "Dear Team"과 같은 인사말을 사용하세요.

전문적인 어조는 공식적인 이메일의 핵심이므로 전문적인 인사말을 고수하십시오. 적절한 공식 이메일 인사말은 다음과 같습니다.

• ~에게
• 안녕하세요
• 안녕

3 요점을 명확히 하라

이메일의 시작 단락에 목적을 명확하게 명시하십시오. 예를 들어, 직업 목록에 대해 문의하는 경우 처음 몇 줄에 위치와 목록을 찾은 위치를 언급하십시오. 사직 이메일인 경우 첫 번째 단락에서 이를 명확히 하십시오.

4 간결하게 유지

각 이메일에서 하나의 주제에 집중하십시오. 이렇게 하면 받는 사람이 오해할 가능성이 줄어듭니다.

5 전문적인 톤 유지

공식적인 이메일에서는 항상 전문적인 어조를 사용하십시오. 일상적인 언어, 연속 문장 및 비표준 문법을 피하십시오.

6 전문 마무리로 마무리

전문적인 인사말로 공식 이메일을 시작한 것처럼 전문적인 마무리로 이메일을 마무리하세요. 여기에는 다음 승인이 포함됩니다.

• 감사합니다
• 친애하는
• 최상의
• 감사합니다

프로페셔널 서명으로 클로징을 따르십시오. 이름, 직위 및 연락처 정보이거나 소셜 미디어 링크, 회사 로고 및 영감을 주는 인용문을 포함하는 서명 블록일 수 있습니다. 대부분의 전자 메일 서명은 이 사이에 있습니다. 요점은 수신자에게 응답을 작성하는 데 필요한 모든 정보를 제공하는 것입니다.

공식 이메일에 포함하지 말아야 할것

공식적인 이메일을 작성할 때 받는 사람이 귀하의 업무 분야에 있지 않은 경우 업계 전문 용어와 같이 혼란스러울 수 있는 언어나 용어를 사용하지 마십시오.

피해야 할 다른 사항은 다음과 같습니다.

• 별명
• 비공식적인 인사말("안녕", "안녕하세요" 등)
• 이모티콘
• 간접 표현
• 속어
• 암호 및 계좌 번호와 같은 민감한 정보(이메일은 안전한 통신 수단이 아닙니다)

물론 철자와 문법 실수를 피하십시오. 그렇기 때문에 모든 이메일을 보내기 전에 교정하는 것이 매우 중요합니다. 간단한 오타가 메시지를 손상시킬 수 있습니다.

공식 이메일 예시

핸들러 씨에게,

어제 인터뷰에 응해주셔서 대단히 감사합니다. 시간을 내어 저를 만나서 Keyloxxi의 일상 업무를 투명하게 보여주셔서 감사합니다.

당신이 그 자리에 나를 고려해주기를 바랍니다. 사이버 보안에 대한 배경 지식이 있는 저는 제가 Keyloxxi에 적합하다는 것을 알고 있습니다. 후속 질문이 있으면 언제든지 문의해 주세요.

최고, Natalia Cordone (555) 555-5555

안녕하세요 팀,

CFO 자리에서 물러나기로 결정했습니다. 쉽지 않은 선택이었지만 지금 이 시점에서 건강과 웰빙을 우선시해야 합니다.

우리는 아직 내 후계자를 확인하지 않았지만 안심하십시오. 수색이 진행 중입니다. 후보자가 선정되면 가장 먼저 알게 될 것입니다.

함께 일할 수 있는 훌륭한 팀이 되어 주셔서 감사합니다. 지난 10년은 훌륭했으며 회사의 다음 단계를 기대합니다.

진심으로, Francis Cederholm

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공식 이메일 FAQ

공식 이메일이란 무엇입니까?

공식 이메일은 업무와 관련된 정보가 포함된 전문가 또는 학자 간의 이메일입니다. 공식적인 이메일은 직접적이고 간결해야 하며 공식적인 언어를 사용해야 합니다. 비공식 언어, 속어, 전문 용어를 피해야 합니다.

공식 이메일은 얼마나 길어야 합니까?

일반적으로 공식 이메일은 200단어 이하여야 합니다.

공식적인 이메일에는 무엇을 포함해야 합니까?

• 직접적인 제목
• 적절한 인사말
• 간결하고 집중된 본문 단락 한두 개
• 정중한 마무리
• 서명