인사말부터 마무리까지: 효과적인 공식 이메일을 작성하는 방법

대부분의 경우 업무용 이메일은 공식적인 이메일입니다. 공식 이메일은 업무와 관련된 정보가 포함된 전문가 또는 학계 간의 이메일입니다. 공식 이메일은 전문적인 언어를 사용하고 특정 공식 이메일 형식을 준수합니다.

공식 이메일이란 무엇입니까?

공식 이메일은 전문적인 언어를 사용하고 전문적이거나 학술적인 메시지를 전달하는 이메일입니다.

시간이 지나면서 동료나 급우들과 좀 더 일상적인 이메일을 보낼 수 있을 만큼 편안해질 수 있습니다. 이는 그들과의 관계와 업계, 분야 또는 회사 문화에 따라 달라집니다. 대부분의 경우 새로운 연결, 상사, 조직 외부의 개인에게 전송되는 이메일은 공식 이메일입니다.

공식적인 이메일을 작성하는 경우

공식 이메일은 다음과 같은 경우에 사용됩니다.

• 사업문의
• 사임
• 구인 제안
• 영업 홍보
• 종료
• 사과
• 전문 소개
• 전문적이고 학술적인 토론
• 후속 조치

공식 이메일은 어떻게 구성되어 있나요?

공식적인 이메일 형식은 보내고 받는 거의 모든 공식 이메일에서 볼 수 있는 일관된 구조입니다. 이메일마다 약간의 차이가 있을 수 있지만 표준 공식 이메일 형식에는 다음 요소가 포함됩니다.

• 제목
• 인사말
• 몸
• 폐쇄
• 서명

공식적인 이메일을 작성하는 6단계

1 직접 제목을 쓴다

강렬한 제목은 수신자의 관심을 끌고 더 읽고 싶게 만듭니다. 공식 이메일의 경우 제목 줄에는 이메일 주제와 날짜, 시간, 요구사항 등 관련 세부정보가 정확하게 명시되어 있습니다. 예를 들어 통화 예약을 요청하는 이메일의 제목은 다음과 같습니다.

• 이번 주 목요일에 통화할 수 있는 시간이 15분 있습니까?

2 수혜자에게 인사하고 말을 건다.

수신자에게 올바른 주소를 지정하여 이메일을 시작하세요. 한 사람에게만 호칭하는 경우 적절한 경칭을 사용하여 이름이나 성을 사용하세요. 여러 사람에게 이메일을 보내는 경우 "Dear Team"과 같은 인사말을 사용하세요.

모든 공식적인 이메일에는 전문적인 어조가 중요하므로 전문적인 인사말을 사용하세요. 적절한 공식 이메일 인사말에는 다음이 포함됩니다.

• ~에게
• 안녕하세요
• 안녕

3 요점을 명확하게 하라

이메일의 시작 단락에 목적을 명확하게 명시하세요. 예를 들어, 구인 목록에 대해 문의하는 경우 처음 몇 줄에 직위와 해당 목록을 찾은 위치를 언급하세요. 사직 이메일인 경우 첫 번째 단락에서 이를 명확히 하세요.

4 간결하게 작성하세요

각 이메일에서는 하나의 주제에 집중하세요. 이렇게 하면 받는 사람이 오해할 가능성이 줄어듭니다.

5 전문적인 어조를 유지하라

공식적인 이메일에서는 항상 전문적인 어조를 사용하세요. 일상적인 언어, 횡설수설하는 문장, 비표준 문법을 피하세요.

6 전문적인 마무리로 마무리

전문적인 인사말로 공식적인 이메일을 시작한 것처럼, 전문적인 마무리로 이메일을 마무리하세요. 여기에는 다음 승인이 포함됩니다.

• 감사합니다
• 안부 인사
• 최상의
• 감사합니다

전문적인 서명으로 마무리하세요. 귀하의 이름, 직위, 연락처 정보가 될 수도 있고, 소셜 미디어 링크, 회사 로고, 영감을 주는 인용문이 포함된 서명 블록이 될 수도 있습니다. 대부분의 이메일 서명은 이들 사이 어딘가에 속합니다. 요점은 수신자에게 답변을 작성하는 데 필요한 모든 정보를 제공하는 것입니다.

공식적인 이메일에 포함하지 말아야 할것

공식적인 이메일을 작성할 때 수신자가 귀하의 업무 분야에 속하지 않는 경우 업계 전문 용어와 같이 혼동을 줄 수 있는 언어나 용어를 사용하지 마십시오.

피해야 할 다른 사항은 다음과 같습니다.

• 별명
• 비공식적인 인사(“안녕하세요”, “무슨 일이에요” 등)
• 이모티콘
• 간접 표현
• 속어
• 비밀번호, 계좌번호 등 민감한 정보(이메일은 안전한 통신 수단이 아님)

물론 철자와 문법 실수도 피하세요. 그렇기 때문에모든이메일을 보내기 전에 교정하는 것이 중요합니다. 간단한 오타로 인해 메시지가 훼손될 수 있습니다.

공식 이메일의 예

친애하는 핸들러 씨,

어제 인터뷰에 응해주셔서 정말 감사드립니다. 시간을 내어 저를 만나 Keyloxxi의 일상적인 운영을 투명하게 보여주셔서 감사합니다.

나는 당신이 그 자리에 나를 고려해 주기를 바랍니다. 사이버 보안 분야의 경력을 바탕으로 저는 Keyloxxi에 매우 적합하다는 것을 알고 있습니다. 후속 질문이 있으시면 언제든지 문의해 주세요.

최고, 나탈리아 코르도네 (555) 555-5555

안녕하세요 팀,

저는 CFO직에서 물러나기로 결정했습니다. 쉬운 선택은 아니었지만, 지금 이 시점에는 내 건강과 웰빙이 최우선이 되어야 합니다.

아직 내 후임자가 누구인지는 밝혀지지 않았지만, 수색이 진행 중이니 안심하세요. 후보자가 선정되면 가장 먼저 알게 될 것입니다.

함께 일할 수 있는 훌륭한 팀이 되어주셔서 감사합니다. 지난 10년은 정말 좋았으며, 회사의 다음 행보가 기대됩니다.

감사합니다, Francis Cederholm

공식적인 이메일을 시작하는 데 도움이 필요하십니까? 문법 프롬프트를 사용하여 모든 유형의 이메일을 생성할 수 있습니다. "매력적인 소개 이메일 작성" 또는 "회사 업데이트 공유"와 같은 메시지를 사용해 보세요. Grammarly는 완벽한 메시지를 보낼 수 있도록 사용자 정의 가능한 이메일을 작성하는 데 도움을 줍니다.

공식 이메일 FAQ

공식 이메일이란 무엇입니까?

공식 이메일은 업무와 관련된 정보가 포함된 전문가 또는 학계 간의 이메일입니다. 공식적인 이메일은 직접적이고 간결해야 하며 공식적인 언어를 사용해야 합니다. 비공식적인 언어, 속어, 전문 용어를 피해야 합니다.

공식 이메일은 얼마나 길어야 하나요?

일반적으로 공식적인 이메일은 200단어 이하여야 합니다.

공식적인 이메일에는 무엇을 포함해야 합니까?

• 직접적인 제목
• 적절한 인사말
• 간결하고 집중된 본문 단락 한두 개
• 정중한 마무리
• 서명