공식 이메일을 보내는 방법에 대한 6가지 샘플

공식적인 이메일은 비즈니스, 직업 및 개인 생활에서 오류 없이 정보를 명확하게 전달하는 데 중요한 역할을 합니다. 따라서 기회에 대해 문의하거나 이벤트에 누군가를 초대하거나 직장에서 사임할 때 공식 이메일을 작성하는 방법을 아는 것은 알아야 할 필수 기술입니다.

공식 이메일을 작성하는 방법에 대한 이 가이드에서는 프로세스를 간단한 단계로 나눕니다. 그런 다음 이상적인 형식의 전자 메일 형식을 설명하고 통신의 기초로 사용할 수 있는 형식의 전자 메일 예를 선택하여 제공합니다.

공식 이메일이란 무엇입니까?

공식 이메일은 모르는 사람(또는 사람들의 그룹)에게 보내는 이메일이거나 권위 있는 위치에 있는 사람(예: 상사)에게 보내는 중요한 이메일입니다.

형식적인 이메일을 작성하는 것은 형식적인 편지를 쓰는 것과 비슷하며 구조, 인사말 및 승인이 동일합니다. 철자 및 문법 오류가 없으며 명확한 목적을 위해 계획 및 작성되었습니다.

형식적인 이메일은 정중하고 전문적이며 요점을 정확히 전달합니다. 그들은 실수나 오해의 여지를 남기지 않고 결과에 100% 집중합니다.

공식 이메일의 몇 가지 예는 다음과 같습니다.

• 당신이 모르는 전문적인 사람에게 자신을 소개
• 불만 제기
• 직장에서 사임
• 사과 제공

디지털 세계에서 여전히 공식적인 이메일이 필요한 이유가 무엇인지 궁금하실 것입니다.

많은 조직과 개인이 실제로 덜 공식적으로 의사소통하는 방향으로 전환했습니다. 그러나 미국 연구원들은 이것이 직장에서 문제를 일으킬 수 있으며 "무례함"의 위험이 증가한다고 설명하는 데 기여할 수 있음을 발견했습니다. 개인이 공식적으로, 정중하게, 존중하는 마음으로 의사소통하는 조직은 갈등을 겪을 가능성이 더 낮다고 그들은 말합니다.

공식적인 이메일에는 영향력 있는 친구가 있습니다. Plain English Campaign은 1979년부터 의사 소통의 명확성을 요구해 왔습니다. "사람들이 너무 격식을 차리면 화를 내지 않을 것이지만, 일부 사람들은 당신이 너무 격식을 차리지 않으면 무례하다고 생각할 수도 있음을 기억하십시오."라고 조언합니다.

해결책? "항상 독자를 생각하세요."

우리는 동의한다. 편지를 쓰는 사람을 알고 있다면 더 비공식적으로 글을 쓸 자유가 있습니다. 당신이 보내는 사람이나 당신이 보내는 메시지가 중요하지 않다면 형식적입니다.

우리는 이전에 전문적인 의사 소통의 중요성에 대해 썼습니다. 자세히 알아보려면 전문 이메일 작성 방법에 대한 가이드를 확인하세요.

왜 공식적인 이메일을 작성합니까?

미국 심리학회(American Psychological Association)의 연구원들은 "사람들은 이메일을 통해 실제보다 더 효과적으로 의사 소통할 수 있다고 믿는 경향이 있습니다."라고 밝혔습니다. 2005년 연구에서 그들은 일련의 실험을 수행했으며 이메일로 감정과 어조를 전달하는 것은 어렵다는 결론을 내렸습니다.

이유? 우리 자신의 "자기 중심주의" 때문에 우리는 우리의 관점에서 우리 자신을 분리하고 다른 사람의 관점을 볼 수 없습니다.

간단히 말해서, 이메일에서 너무 친절하거나 비공식적인 경우 오해가 생기기 쉽습니다. 목소리 톤도 중요한 정보를 전달하는 데 적합하지 않을 수 있습니다.

형식적인 이메일은 오해와 허위 진술의 가능성을 제거합니다. 올바른 비즈니스 이메일 에티켓을 준수하는 것입니다.

공식적인 이메일은 명확한 목적을 가지고 있으며 독자를 존중합니다. 국경과 문화를 초월하는 표준 방식으로 작성되었습니다.

Forbes의 영향력 있는 칼럼니스트 Benjamin Laker는 공식적인 이메일을 작성하는 것은 리더를 포함하여 비즈니스에 있는 누구에게나 도움이 될 수 있다고 말합니다. 이메일은 감정을 존중하고 공감하는 마음으로 전달되어야 합니다. 가장 중요한 것은 귀하의 이메일이 귀하의 "개인 브랜드"에 대해 많은 것을 말해줍니다. 어떻게 인식되기를 원하십니까?

잘 작성된 공식 이메일은 정중하고 전문적이며 브랜드를 개선하고 비즈니스 성공을 높일 수 있는 두 가지 강력한 브랜드 속성입니다.

공식 이메일 형식

훌륭한 공식 이메일을 만드는 것은 매우 간단합니다. 완벽한 공식 비즈니스 이메일 형식에는 다음과 같은 5가지 부분이 있습니다.

1. 주제
2. 인사
3. 오프닝 라인 & 바디
4. 폐쇄
5. 승인

각 서신은 동일한 형식의 이메일 구조를 따르므로 한 번 마스터하면 변경할 필요가 없습니다.

공식 이메일 제목 줄

비즈니스에서 시간은 곧 돈입니다.

제목은 짧고 이해하기 쉬워야 합니다. 독자에게 메시지의 내용을 정확하게 말하십시오. 이상적인 형식의 이메일 제목은 예를 들어 "Leave Request", "Meeting Request" 또는 "Customer Complaint"와 같은 몇 단어입니다.

형식적인 이메일 제목은 지나치게 친근하거나 웃기려고 해서는 안 됩니다.

공식 이메일을 시작하는 방법

이메일을 시작하는 공식적인 방법은 'Dear'를 사용하는 것입니다.

당신이 그 사람을 안다면 그것이 구식이거나 이상하게 보일 수 있지만, 그것은 우리가 공식적으로 의사 소통하기 위해 몇 세대 동안 사용해 온 몇 가지 정해진 규칙을 따르는 것입니다. Dear는 오늘날까지 계속 사용되는 공식적인 이메일 인사말입니다.

그 사람의 성별을 안다면 존칭(Mr, Mrs, etc.)을 사용할 수 있지만, 만약 있다면 이름만 사용하는 것이 좋습니다. 이 조언은 형식적인 글쓰기에 대한 일부 오래된 지침과 모순되는 것처럼 보일 수 있지만 사회의 광범위한 변화를 반영합니다.

공식적인 이메일을 열지 않는 방법을 알고 싶다면 "Dear Sir/Madam"이나 "To who it may concern"과 같이 답답하게 들리는 집합 용어를 피하십시오.

이름 없는 공식적인 이메일 인사말

이름을 모른 채 공식적인 이메일을 작성하는 방법에 대해 걱정한다고 가정해 보겠습니다. 이 경우 "Dear Sir/Madam"을 적절한 대용으로 사용할 수 있습니다. 이 접근 방식은 회사에 공식 이메일을 보내는 방법을 모르는 경우에도 실용적입니다.

여러 수신자에게 공식 이메일을 시작하는 방법을 결정할 때 몇 가지 옵션이 있습니다. 예를 들어, 팀("Dear team"), 집단("Dear all", "Dear Colleagues") 또는 이벤트("Greetings")에 대해 주소를 지정할 수 있습니다.

이메일 시작 방법에 대한 가이드를 확인할 수 있습니다.

공식 이메일 오프닝 라인

표준 형식의 이메일 열기는 없습니다. 대신, 의사 소통과 컨텍스트에 적절한 것이 무엇인지 결정해야 합니다.

편지를 쓰는 사람(또는 조직)을 모르는 경우 자기 소개를 하는 것이 예의입니다. 그러나 그 사람을 알고 있다면 이 작업을 수행할 필요가 없으며 메시지의 핵심으로 바로 이동할 수 있습니다.

아래에 몇 가지 공식적인 이메일 시작 문장의 예를 제공합니다. 이메일 소개 영감이 더 필요하면 최고의 이메일 오프닝 라인에 대한 기사를 읽으십시오.

공식적인 이메일에서 "잘 지내고 있기를 바랍니다"와 같은 빈 문구를 사용하지 않는 것이 좋습니다. 이러한 문구는 메시지에 아무 것도 추가하지 않는 진부한 표현이므로 피해야 합니다.

공식 이메일 본문

따라서 수신자를 참여시키고 자신을 소개했습니다(필요한 경우). 이제 요점에 도달할 때입니다.

아래에 몇 가지 예를 제공하지만 공식적인 이메일 커뮤니케이션은 피라미드 원칙을 따라야 합니다. McKinsey의 최고 경영진이 개발한 피라미드 원칙은 먼저 답부터 시작하고 그 아래에 있는 정보를 구조화하여 주장을 뒷받침해야 한다고 말합니다.

형식적인 이메일에서 수신자는 메시지의 내용과 메시지에 관심을 가져야 하는 이유를 알고 싶어할 것입니다. 그래서, 그들에게 말해!

아래에서 몇 가지 예를 다루는 방법에 대한 몇 가지 예를 볼 수 있습니다. 또한 일반적인 형식의 이메일 종결 문장을 포함하여 형식적인 이메일을 종료하는 방법을 설명합니다.

공식 이메일 승인

공식적인 이메일 끝은 특정 끝을 사용합니다(또는 공식적인 이름을 지정하기 위해 찬사). 독자는 이메일을 끝내는 공식적인 방법에 익숙할 것입니다.

대부분의 경우 편지를 쓰는 사람의 이름을 알고 있으면 "진심으로"로 끝나는 형식적인 이메일을 사용합니다.

그렇지 않은 경우(또는 예를 들어 여러 사람에게 편지를 쓰는 경우) 일반적으로 "당신의 것"으로 공식적인 이메일을 마무리합니다.

그러나 이메일을 공식적으로 종료하는 방법에 변경 사항이 있습니다. 허용되는 공식 엔딩의 예로는 "Sincerely", "Regards" 및 "With best Wishes"가 있습니다.

형식적인 이메일을 끝내는 가장 좋은 방법은 개인, 컨텍스트 및 전달하는 내용에 따라 다릅니다. 대부분의 경우 "진심으로" 또는 "충실히"를 사용하는 것이 좋습니다.

적절한 결말을 찾기 위해 고군분투하고 있습니까? 이메일 종료 방법에 대한 심층 가이드를 참조하세요.

형식적인 이메일 예시

위의 요점을 설명하기 위해 발생할 수 있는 상황에 대한 공식적인 이메일 작성 예를 선택했습니다.

공식적인 이메일의 예를 보는 것이 도움이 될 수 있지만, 이를 잘라내어 붙여넣고 직접 사용하는 것은 권장하지 않습니다. 모든 공식 이메일을 특정 상황에 맞게 조정해야 합니다. 대신, 자신의 이메일을 작성하거나 Flowrite를 사용하여 이메일을 작성하기 전에 이해를 높이기 위한 필수 가이드로 사용하십시오.

공식 소개 이메일

공식적으로 자신을 소개하고 싶은 몇 가지 이유가 있습니다. 예를 들어, 구인, 연구 기회에 대해 문의하거나 조언을 구하고 싶은 사람에게 연락할 수 있습니다. 이메일을 통해 공식적으로 자신을 소개하는 방법에 어려움을 겪고 있다면 이것이 당신을 위한 것입니다.

예를 들어 아래의 공식 소개 이메일 샘플을 확인하십시오.

공식 감사 이메일

훌륭한 서비스나 지원을 받은 후에 감사를 표하는 것이 예의이지만 이메일 형식으로 감사를 표현하는 방법은 무엇입니까?

이에 공식적인 감사 이메일 샘플, 우리는 조직 내부 및 외부적으로 다른 클라이언트 또는 고객과 공유할 수 있는 개인적이고 긍정적인 회신을 구성하는 방법을 보여줍니다.

공식 사임 이메일

직장에서 사임할 때 공식적인 사직 이메일을 보내는 것이 중요합니다. 사직서는 고용주에게 당신이 떠나는 것을 알릴 뿐만 아니라 사직 날짜를 증명하는 역할도 합니다.

공식적인 이메일 사직서는 짧을 수 있습니다. 어떤 경우에는 한 줄로 작성되기도 합니다. 그러나 이 공식적인 사직 이메일 샘플에서 볼 수 있듯이 우리는 시간을 내어 고용주에게 감사를 표했습니다.

이벤트에 대한 공식 초대 이메일

다음은 동료 그룹에게 보낸 공식 초대 이메일 샘플입니다. 모든 공식 초대 이메일에는 명확한 제목, 이벤트에 대한 모든 세부정보(날짜, 시간, 장소 포함), 사람들이 회신할 수 있는 방법이 포함되어야 합니다.

다음은 비즈니스에서 저녁 행사를 위한 공식 초대 이메일입니다.

공식 불만 이메일

열악한 서비스를 받았거나 제품에 실망한 경우 공식적인 불만 사항 이메일을 통해 문제에 대한 인식을 높일 수 있습니다. 형식적인 이메일에서는 사실을 진술하는 것이 중요하지만 지나치게 감정적이 되는 것은 피해야 합니다.

다음은 공식적인 불만 사항 이메일의 예입니다.

공식 사과 이메일

공식적인 사과 이메일을 작성하는 것은 어려울 수 있지만 실수를 인정하는 것은 피해를 제한하고 관계를 회복하는 데 매우 중요합니다.

다음은 불만을 제기한 고객을 처리하기 위해 회사에서 제공하는 직설적인 공식 사과 이메일 샘플입니다.

더 나은 공식 이메일을 작성하고 싶으십니까? 플로라이트 사용해보기

절차를 따르면 공식 이메일을 작성하는 것이 간단합니다. 이 블로그 게시물에 포함된 공식 이메일 템플릿은 지침을 제공해야 하지만 항상 귀하의 특정 상황을 반영하도록 조정되고 업데이트되어야 합니다. 그러나 더 쉬운 방법이 있습니다. Flowrite는 짧은 지침을 즉시 보낼 수 있는 이메일 및 메시지로 변환하는 AI 작성 도구입니다. 공식적인 이메일 작성에 적합한 단어를 찾는 데 여전히 어려움을 겪고 있다면 Flowrite가 시작하는 데 도움이 되고 영감을 줄 수 있습니다. 또는 버튼 클릭으로 전체 이메일을 작성할 수도 있습니다. 아래 예에서 볼 수 있듯이 버튼을 클릭하기만 하면 됩니다.

아직도 공식 이메일을 보내는 방법이 궁금하십니까? 그렇지 않기를 바랍니다. 다음에 공식적인 이메일을 작성할 때 이러한 예를 염두에 두십시오. 그러면 자신 있게 커뮤니케이션할 수 있습니다.