이메일 교정 방법에 대한 7가지 훌륭한 팁

이메일에서 방금 만든 오타나 문법 오류는 나쁜 인상을 줄 수 있습니다. 세부 사항에 대한 주의가 부족하다는 신호일 수 있습니다. 최악의 경우, 그것은 당신을 덜 지적이고, 성실하고, 신뢰할 수 있는 것처럼 보이게 만들 수 있습니다.

이메일 오타는 누구에게나 발생하지만 교정에 약간의 시간이 걸리는 사람들에게는 덜 자주 발생합니다. 다음은 보내기를 누르기 직전 에 받는 방법에 대한 완벽한 단계별 가이드입니다.

1 연락처의 이름을 올바르게 지정하십시오.

연락처의 이름과 성을 올바르게 입력하셨습니까? 중요하다. 그리고 그것이 의심된다면, 당신의 이름을 틀리게 하는 누군가로부터 마지막으로 이메일을 받았을 때를 생각해 보십시오. 최소한, 당신은 아마 신음하거나 눈을 굴렸을 것입니다. 사람들이 우리 이름의 철자를 틀리면 짜증이 나서 기본적인 세부 사항에 주의를 기울일 만큼 우리에 대해 관심이 없다고 생각하기 때문입니다.

연락처 이름의 철자가 확실하지 않은 경우 Google이나 소셜 미디어를 통해 이름을 찾을 수 있는지 약간의 조사를 수행하십시오. 다른 모든 방법이 실패하면 이름을 사용하지 않는 "안녕하세요"와 같은 일반적인 인사말을 사용하세요.

2 톤을 확인합니다.

이메일이 차갑거나 간결하게 들리나요? 그것은 수도. 종종 우리 머리로는 잘 들리는 것이 텍스트에서는 잘 이해되지 않습니다. 이메일을 보내기 전에 검토하고 교정하기 위해 멈추지 않으면 잘못 해석될 위험이 있습니다.

여기서 비결은 공감을 적용하는 것입니다. 머리를 비우고 이메일을 보내는 것이 아니라 받는 것이라고 상상해 보십시오. 당신이 쓴 어떤 것이 부정적이거나 적대적으로 들리나요? "나는 당신과 채팅하기를 고대하고 있습니다"와 "당신의 전화를 기다리겠습니다" 사이에는 큰 차이가 있습니다. 하나는 친절하고 긍정적입니다. 다른 소리는 마치 "전화를 걸거나 다른 방법으로 전화하는 것이 좋습니다."라고 말하는 것처럼 들립니다.

3 당신이 이해할 수 있는지 확인하십시오.

수신자가 귀하가 작성한 내용을 이해할 수 있을 만큼 충분한 세부 정보를 가지고 있는지 확인하십시오. 귀하와 귀하의 받는 사람이 모두 동일한 정보를 갖고 있지 않을 수 있음을 기억하십시오. 귀하가 이해하는 내용이 반드시 받는 사람이 알 수 있는 것은 아닙니다. 이를 염두에 두고 이메일을 다시 읽고 필요에 따라 빈칸을 채우십시오.

4 선명도를 확인합니다.

작성한 내용이 매끄럽게 읽고 정확한 의미를 전달하는지 확인하십시오. 불분명한 대명사 참조를 찾으십시오.

이메일에서 그 와 같은 단어를 검색한 다음 텍스트가 해당 단어가 의미하는 바를 전달하는지 확인하세요. 그렇지 않은 경우 해당 대명사를 구체적인 것으로 대체하도록 다시 작성하십시오.

기조연설 이후에는 무엇을 보류하시겠습니까? 출석률이 좋은 것은?

더 나은. 그러나 우리는 문장을 단순화하고 Workshop 이라는 단어를 반복하지 않도록 다시 작성할 수 있습니다.

문장을 간단하고 직접적으로 유지하십시오. 3학년 읽기 수준으로 작성된 이메일은 훨씬 더 나은 응답률을 보입니다. 길고 복잡한 문장과 큰 단어는 이메일을 바쁘게 보내는 바쁜 사람이 텍스트를 읽기 어렵게 만들 수 있습니다. 그러나 청중을 고려하십시오. 인터뷰를 요청하기 위해 사회학 박사에게 편지를 쓰는 경우 풍부한 언어와 더 복잡한 구조를 사용하십시오. 그렇지 않으면 "단순한 것이 더 좋습니다"를 기본값으로 설정하십시오.

5 말을 조심하십시오.

텍스트를 단순화하는 부분에는 간소화가 포함됩니다. 채우기 단어와 구를 제거하십시오. 부사를 없애고 더 강한 동사를 사용하십시오. ( 놀라울 정도로 행복한 대신에 과감하게, 설렌다, 황홀 하게 해보세요. 빨리 달리는 대신에 질주 하거나 전력 질주 하는 것은 어떻습니까?)

조지 오웰(George Orwell)의 6가지 글쓰기 규칙을 고려하십시오.

1. 인쇄물에서 보던 은유, 직유 또는 기타 비유를 사용하지 마십시오.
2. 짧은 단어가 사용되는 곳에 긴 단어를 사용하지 마십시오.
3. 단어를 잘라낼 수 있으면 항상 잘라냅니다.
4. 능동태를 ​​사용할 수 있는 곳에 패시브를 사용하지 마십시오.
5. 일상적인 영어에 해당하는 단어를 생각할 수 있다면 외래어구, 과학용어 또는 전문용어를 사용하지 마십시오.
6. 노골적으로 야만적인 말을 하기보다 빨리 이러한 규칙을 어기십시오.*

*오웰의 규칙 #6에 대해서는 우리의 규칙 #2를 참조하십시오.

6 주의 깊게 교정하십시오.

지금까지 우리는 개발 편집이라는 더 넓은 의미에서 교정에 대해 이야기했습니다. 이제 핵심 내용을 살펴보고 한 줄씩 교정할 때입니다. 모든 것을 올바르게 입력하셨습니까? 적절한 동음이의어를 사용했습니까? (The're를 입력하려고 할 때 " There going to the festival"을 입력했습니까?) 구두점이 정확합니까?

Grammarly와 같은 앱은 오류를 파악하고 수정하는 데 도움이 됩니다. 그러나 그것은 교정의 필요성을 완전히 대체하는 것이 아니라 교정 능력을 향상시키는 도구임을 명심하십시오. 교정 앱을 사용할 때의 장점은 앱이 발견하는 모든 실수가 당신의 글에 대해 뭔가를 가르쳐 궁극적으로 당신을 더 나은 작가로 만든다는 것입니다.

7 그 위에 앉으십시오.

일부 이메일은 특히 민감한 경우 끓일 시간이 필요합니다. 동료의 부적절한 행동을 보고하기 위해 이메일을 작성해야 하거나 성과가 그다지 좋지 않은 사람을 위해 성과 검토 초안을 작성해야 한다고 가정해 보겠습니다. 감정은 나중에 후회할 일을 쓰게 만들 수 있습니다.

이메일 클라이언트가 아닌 워드 프로세서로 이메일 초안을 작성하여 철저한 검토를 받기 전에 충동적으로 이메일을 보내지 않도록 하십시오. 잠시 보류할 수 있다면 이메일을 보내기 전에 하루 동안 그 이메일을 기다리십시오. 새로운 날에 비추어 이메일을 다시 읽을 때 특히 어조와 명확성 측면에서 수정할 사항을 종종 발견하게 됩니다.

최소한 이메일 클라이언트에서 보내기 취소 기능이 활성화되어 있는지 확인하십시오. (Gmail에서 수행하는 방법은 다음과 같습니다.) 보내기 를 누른 후 몇 초의 시간이 지나면 눈에 띄는 오타에 의해 완전히 소유되는 경우가 종종 있습니다. 한 번은 “이 학습용 장난감은 내 아이를 신나게 만들었어요!”라는 제목의 이메일을 받은 적이 있습니다.

나는 그것이 보낸 사람의 의도가 아니라고 확신합니다.