이 4가지 팁으로 회의 시간을 절약할 수 있습니다.

집중이 되지 않고 비생산적인 회의가 지겹습니까? 평범한 사무실 회의는 현대의 고문 도구로, 모두가 동그랗게 둘러앉아 이야기하고 짜증나는 동료(모든 군중에 한 명씩)가 소란스럽게 회의를 가로채는 동안 영원히 계속됩니다.

하지만 꼭 이렇게 할 필요는 없습니다. 잘 운영되는 회의는 참을 수 있는 시간 동안 지속되며 모든 사람이 같은 의견을 공유하고 함께 달성하려는 명확한 다음 단계를 개발할 수 있습니다.

따라서 시간 낭비를 멈추고 회의를 최대한 활용할 준비가 되었다면 다음은 회의 시간을 절약하고 생산성을 극대화하는 방법에 대한 4가지 팁입니다.

1 항상 의제를 가지고

미리 회의 의제를 만들어 회의 시간을 절약하고 모든 사람이 같은 페이지(말 그대로)를 알 수 있도록 합니다.

주요 결정을 내리는 것이든, 아이디어를 브레인스토밍하는 것이든, 행동 계획을 구성하는 것이든 회의가 끝날 때까지 달성하고자 하는 목표를 의제에 명확하게 명시해야 합니다.

회의 참석자가 질문을 하고, 자료를 준비하고, 솔루션에 대해 생각할 시간을 갖도록 미리 의제를 보내십시오.

회의 중에 의제를 로드맵으로 사용하여 대화를 주제로 유지하여 시간을 생산적으로 사용하고 목표를 달성할 수 있도록 합니다.

2 중재자 임명

무의미하고 횡설수설한 연설, 불필요한 토론, 추진력을 앗아가는 버니 트레일을 끝내십시오. 참석자가 의제에 대한 작업에 그룹을 유지하고 비생산적인 행동을 줄이는 책임이 있는 중재자 역할을 하게 합니다.

좋은 중재자는 Jorge-from-Marketing의 장황한 농담을 친절하지만 단호하게 차단하고 Latifa-from-Design이 그녀의 생각을 공유하도록 격려합니다. 회의실에서 가장 큰 목소리가 반드시 최고의 아이디어를 가진 사람이 아니므로 중요합니다. 나눔에 대한 자신감이 부족한 우리 사이에 수줍고 내성적인 사람들을 위한 공간을 마련합니다.

중재자가 있으면 그룹이 브레인스토밍을 하도록 안내하거나 대화가 중단된 경우 다시 정상 궤도로 돌아오는 데 유용합니다. 그리고 무엇보다도 중재자는 회의 시간을 절약할 뿐만 아니라 회의가 정시에 종료되도록 권한을 사용할 수 있습니다!

3 정시에 회의 종료

지금 당장은 이것이 불가능하다고 생각할 수도 있습니다. "오 그래요. 회의는 정시에 끝납니다. 유니콘이 다시 한번 숲속의 숲을 지나갈 때!"

믿음을 가지십시오. 그것은 가능합니다.

첫째, 회의가 얼마나 오래 지속되어야 하는지에 대해 비판적으로 생각하십시오. 많은 일정 일정표의 표준은 1시간이지만 모든 작업을 완료하는 데 30분 또는 45분이 필요할 수도 있습니다. 짧은 회의는 효율성을 장려하는 긴박감과 집중력을 유발할 수 있습니다.

정시에 회의를 시작할 수 있도록 노력하십시오. 출근 30분 전에 미리 알림 메시지를 보내고 사람들이 5분 일찍 도착하여 커피를 마시고 자리를 잡을 수 있도록 독려하십시오.

원래 초대, 알림 및 회의 시작 시 회의 종료 시간을 명확하게 명시합니다. 회의가 약속된 시간에 끝날 것임을 분명히 하고 필요한 경우 Slack이나 이메일을 통해 대화를 계속할 수 있습니다.

모든 사람이 남은 시간을 확인하고 효율적으로 사용할 수 있도록 카운트다운 시계를 설정하세요. (누군가가 시간을 낭비하는 경우에도 이를 명확하게 할 수 있습니다.)

의제에서 회의 후 모든 사람의 다음 단계를 논의하기 위해 마지막 5분에서 10분을 따로 떼어 두십시오. 행동 단계에 따라 회의를 종료해야 합니다. 그렇지 않으면 처음에 방에 들어간 요점이 무엇입니까? 중재자는 사전에 회의를 마무리하고 각 사람이 자신이 담당하는 작업 항목을 알도록 할 수 있습니다.

그리고 회의가 기적적으로 일찍 끝나면 사람들을 기다리게하지 말고 모두가 즐거운 길을 가도록하십시오!

4 꼭 필요한 사람만 포함

모든 사람이 의견이 있고 아무것도 결정할 수 없는 혼잡한 회의를 좋아합니까? 아니, 당신은하지 않습니다. 아무도 하지 않습니다.

생산성을 높이고 시간을 효율적으로 사용하는 가장 좋은 방법은 회의를 소규모로 유지하는 것입니다. 회의 목적에 중요한 역할을 하고 진정으로 중요한 이유가 있는 사람만 초대하십시오.

막연하게 연결되어 있는 사람을 초대하고 싶은 마음이 들 수도 있지만("네가 거기에 있으면 좋을 거에요!"), 그들이 핵심 선수나 의사 결정권자가 아니라면 아마도 많은 기여를 하지 못할 것입니다. 회의. 사실, 그들은 그것을 탈선시킬 수도 있습니다.

따라서 손님 목록을 독점적으로 유지하십시오. 방에 사람이 적을수록 모든 사람이 느끼는 책임감이 커집니다. 의사 결정 및 계획을 위해 5명에서 10명 사이를 유지하고 브레인스토밍 세션이 필요한 경우 추가 의견을 포함하도록 그 수를 확장하십시오.