전문적인 이메일을 시작하는 방법 - 모든 상황에 대한 안부 인사 및 피해야 할 인사말

이메일을 시작하는 방법이 궁금하세요? 혼자가 아니니 걱정하지 마세요. 특히 상대방에 대해 잘 알지 못하는 경우 이메일의 전문적인 인사말을 지나치게 생각하기 쉽습니다. 봉사 활동에 대한 이유를 설명하기도 전에 “톰이 안녕”, “스미스 씨 안녕하세요” 또는 “친애하는 각하”라고 말해야 할지 고민하느라 시간을 낭비했습니다.

결정을 내릴 즈음에는 메시지 자체를 작성하는 데 자신감을 잃고 전반적으로 속도가 느려집니다. 그 완벽한 인사를 찾는 것은 정말로 당신을 지울 수 있습니다!

그렇긴 하지만 얼마나 많은 사람들이 이메일 인사말에 대해 충분히 생각하지 않는다는 것은 더욱 놀라운 일입니다. 이메일을 시작하는 방법은 뒤에 오는 모든 것의 분위기를 결정짓고 전문가로서 당신에 대한 가장 중요한 첫인상에 영향을 미칩니다.

그렇기 때문에 모든 유형의 업무용 이메일을 시작할 때 고려해야 할 모든 단계, 시나리오 및 상황을 간략하게 설명했습니다. 다음은 전문적인 대화를 시작하는 가장 좋은 방법과 그렇게 할 때 피해야 할 가장 중요한 몇 가지입니다.

이것을 매우 유용하게 만들기 위해 우리는 전문적인 이메일을 시작하는 좋은 방법의 예를 나열하고 전문적으로 누군가에게 인사할 때 하지 말아야 할 일을 지적합니다.

전문적인 이메일 인사말을 이해하는 것이 왜 중요한가요?

이론적으로 이메일을 시작하는 것은 교환의 가장 쉬운 부분이어야 합니다! "안녕하세요"는 우리가 모국어로 배우는 첫 번째 것 중 하나입니다. 그러나 직업적인 맥락에서 누군가에게 인사할 때 우리는 *정말* 잘못 이해합니다. 버스 운전사, 엘리베이터에 있는 사람, 귀여운 강아지 등 모든 사람과 모든 사람에게 인사를 합니다. 컴퓨터 화면 뒤에 앉으면 무엇이 부족할까요?

답은 직장 상황을 이해하는 것입니다. 언제, 어디서, 누구와 어떤 인사말을 사용할지 올바르게 탐색하는 것이 중요합니다. 기본 메시지에 도달하기 전에 아무도 잘못된 어조를 설정하기를 원하지 않습니다. 좋은 첫인상을 남기고 싶은 것은 당연합니다. 이것을 잘못 이해하면 상대방이 당신의 이메일을 존중하거나 답장을 보내거나 심지어 읽는 데 비용이 들 수 있습니다. 예를 들어, HR 팀이 수많은 입사 지원서를 검토할 때 "안녕하세요"라고 말할 수 있을 만큼 충분히 보이지 않으면 첫 번째 문장이 면접 기회를 심각하게 손상시킬 수 있습니다.

다음은 전문적인 인사를 할 때 고려해야 할 몇 가지 사항입니다. ‍

어떤 톤을 설정해야 합니까?

‍ 대면 커뮤니케이션을 통해 서면 커뮤니케이션 에서는 볼 수 없는 오디오, 시각적, 물리적 신호를 관찰할 수 있습니다. 이메일 정보를 직접 전달하는 것처럼 환경과 감정에 대해 생각하고 이러한 단서를 제거하십시오. 이메일의 어조는 다른 유용한 단서 없이 귀하의 감정적 관점을 설명하는 귀하의 단어와 함께 귀하의 비즈니스 특성이 어떻게 전달되는지입니다. ‍

어떻게 인식되기를 원하십니까? ‍

앞서 언급했듯이 인생은 일반적으로 좋은 첫인상을 남길 때 더 쉬워집니다. 따라서 적절하게 서신을 시작함으로써 귀하의 전문적인 용이성, 전문 지식 및 능력을 단 몇 단어로 증명할 수 있습니다. 좋은 것 같죠?

Social Psychological and Personality Science 저널의 연구에서는 대면 커뮤니케이션을 비교합니다. "첫인상은 미소와 같은 감정 표현에 크게 영향을 받습니다. 대면 접촉에서 웃는 사람은 더 따뜻하고 유능하다고 인식됩니다. 웃지 않는 사람보다

직장 커뮤니케이션의 세계로 뛰어들 때 이것을 염두에 두십시오. 그러면 완벽한 이메일 인사말을 선택할 때 직선적이고 좁게 유지할 것입니다. ‍

이 사람이 당신의 이메일을 계속 읽을까요?

일상적인 서신에서 이메일이 회신될 가능성에 대한 많은 연구가 있습니다. 부메랑의 제품 디자이너인 Mai-Chi Vu는 "예의 바른 쪽의 이메일이 더 높은 응답률을 얻는다"는 매너와 같은 단순한 일들이 거리를 두는 경우가 많다고 말합니다.

인간이 그 어느 때보다 집중하는 시간이 짧은 시대에 공손함의 수준은 크게 향상됩니다. 누군가의 이름을 올바르게 철자하고, 그들이 사용한 인사말을 그대로 반영하고, 답장에서 상호 작용의 어조를 인정하는 것과 같은 기본 고려 사항은 받는 사람의 기분을 상하게 하거나 소외시키지 않는 데 큰 도움이 됩니다.

서신을 시작하는 방법에 대해 약간 생각함으로써 잘못된 발로 시작하는 것을 피할 수 있습니다. 시간을 절약하고 완전히 무시당하는 잠재적인 어색함을 절약할 수 있습니다. ‍

그래서 당신은 이메일을 시작하는 방법을 묻습니다. 알아야 할 몇 가지 시나리오와 예를 살펴보겠습니다.

업무용 이메일을 위한 공식적인 이메일 인사말

우선, 우리는 전문적인 커뮤니케이션의 영역을 "더 공식적인 것과 더 친근한 것" 스펙트럼으로 나눌 수 있습니다. 이메일을 전문적으로 끝내는 방법에서 강조했듯이 대부분의 비즈니스 이메일은 공식과 캐주얼 사이의 애매한 중간 지점에 있습니다. 따라서 '보내기'를 누르기 전에 작성한 내용을 일시 중지하고 검토하는 것이 중요합니다. 다음은 최고의 선택입니다.

1. <이름> 안녕하세요.

간단합니다. 확신이 서지 않을 때 직접적이고 친근하게 유지하십시오. 그러면 말 그대로 잘못이 없습니다.

2. 안녕 <이름>

네, 다시 말하지만, 이것을 지나치게 생각하지 마십시오. 설문 조사에 따르면 과하지 않은 단순하고 예의 바른 사람이 항상 승자입니다.

3. <이름> 님

이것은 약간 부자연스럽게 느껴질 수 있습니다. 그러나 이 전문적인 인사말이 가장 적절한 시나리오는 여전히 존재합니다. 특히 구식 기관이나 공무원과 같은 전통적인 대표자를 지칭할 때. 또한 그 사람의 이름을 안다면 구직에 지원할 때 좋은 터치가 될 수도 있습니다. 경험상 처음으로 누군가에게 연락할 때 Dear Ms./Mrs./Mr. <성> – 이름을 기준으로 하는 경우 자유롭게 사용하십시오.

전문적인 이메일을 시작하는 친근한 방법

이메일 컨텍스트가 너무 형식적이지 않거나 친근한 터치가 적절한 경우가 많습니다. 동료나 장기 고객에게 보내는 내부 메일일 수도 있습니다. 당신은 조금 긴장을 풀고 또한 일을 훌륭하고 유능하게 유지할 수 있습니다. 가끔은 밸런스가 좋습니다. 오늘날 많은 직장이 더 캐주얼한 경향이 있지만 정중하고 친절하며 전문적이라는 기본 원칙을 전면과 중앙에 유지하십시오.

1. 안녕 <이름>

이 옵션이 항상 승자라는 말을 들어보셨죠? 엄청난. 받는 사람과 친밀한 관계가 되면 인사말에 대해 지나치게 생각하지 않아도 됩니다. 친절하고 전문적인 태도를 유지하면서 이메일의 요점을 바로 알 수 있습니다.

2. 안녕하세요

받는 사람의 이름이나 철자를 모르는 경우 너무 형식적이거나 간접적으로 들리지 않으면서 전문적인 이메일 주소를 지정하는 가장 안전한 방법입니다.

3. 좋은 아침/오후/저녁

이렇게 하면 이메일 인사말에 친근하고 캐주얼하면서도 정중한 터치를 더할 수 있습니다. 그래도 지속적으로 사용하기보다는 가끔 사용하는 것이 좋습니다. 말할 필요도 없이 다른 시간대가 사용되는 경우 이 인사말을 현명하게 사용해야 합니다.

4. 안녕 <이름>

이것에 주의하십시오. "안녕"을 찬성하거나 반대하는 경우가 있지만 피드백에 따르면 이것은 예를 들어 친구 또는 가까운 동료와 관계가 있는 경우에만 사용해야 합니다.

누군가에게 답장할 때 받는 사람의 어조를 반영하여 비슷한 인사말이나 형식과 친숙함의 수준에 맞는 대안으로 이메일을 열도록 선택할 수 있습니다. 몇 가지 원칙은 올바른 이메일 승인을 선택하는 데에도 적용됩니다.

직장에서 피해야 할 이메일 인사

1. 관련될 수 있는 사람

많은 출처에서는 이것을 사용하지 말라고 합니다. 거의 2,000명을 대상으로 한 설문 조사에서 응답자의 37%가 이 인사말이 업무용 이메일을 시작하는 *최악의* 방법이라고 생각했습니다. 그것은 성가신, 모호하고, 부적절하고, 날짜가 있는 것으로 설명되었으며 목록은 계속됩니다. 그것은 이메일을 시작하지 않는 방법에 대한 #1 자리를 가지고 있습니다. 확신? 우리는.

2. 헤이

"Hey"를 언제, 어디서, 어떻게 사용해야 하는지 확실하지 않은 경우 일반적으로 이것을 피하는 것이 가장 좋습니다. 위에서 언급했듯이 시간과 장소가 있지만 너무 비공식적이라는 위험을 감수할 가치가 없습니다.

3. 인사

모범 사례는 이것이 구식임을 나타냅니다. 이제 즐겨찾는 "안녕하세요" 또는 "모두 안녕"과 같이 알 수 없는 수신자 그룹에 주소를 지정할 수 있는 더 적절한 방법이 있습니다. 가장 큰 실수는 아니지만 검증된 승자를 고수하려고 노력하십시오.

4. 해피 <데이>!

이것은 대중을 약간 나눕니다. 여기에서 청중을 전반적으로 아는 것이 중요합니다. 많은 보고에 따르면 이것이 미숙하고 프로답지 못한 것처럼 보이지만 내부적으로는 회사 문화가 이 인사말 스타일을 수용합니다.

5. 인사말 없음

큰 no-no. 당신은 인사하지 않는 이메일을 받는 쪽일 수도 있지만 대부분 이것은 사람들을 잘못된 방식으로 문지르므로 미러링하지 말아야 할 한 가지 행동입니다.

6. 스마일리 또는 이모티콘

스마일리와 이모티콘이 글로 쓰여진 단어 외에 표현하기 위해 훨씬 더 많은 시각적 커뮤니케이션 채널에서 널리 사용되기 때문에 많은 사람들에게 까다로운 작업입니다. 불행히도, 여전히 직장에서 사용하기에 충분히 전문적인 것으로 여겨지지 않으므로 모든 상황에서 이메일에서 이러한 내용을 제외하는 것이 가장 좋습니다... :(

7. 철자가 틀린 이름

이것은 피할 수 있으므로 인사말을 작성할 때 주의하십시오. 보내기를 누르기 전에 이것을 다시 확인하면 문제가 해결됩니다. 철자가 확실하지 않은 경우 서명 또는 이메일 주소를 약간 복사하여 붙여넣으면 마음이 편안해집니다.

다양한 시나리오에 쉽게 접근하는 방법

전문적인 이메일 인사말은 다양한 컨텍스트와 시나리오를 다루는 공간입니다. 다음은 모든 이메일 커뮤니케이션에서 진정으로 자신감을 느낄 수 있도록 하는 몇 가지 추가 상황입니다.

누구에게 이메일을 보낼지 결정

이 사람을 아십니까? 연락은 이번이 처음이신가요? 회사 외부입니까 아니면 내부입니까? 완벽한 이메일 인사말을 선택할 때 이 모든 사항을 염두에 두십시오. 그런 다음 공식적인 상호 작용인지 우호적인 전문 상호 작용인지 결정할 수 있습니다.

콜드 이메일 작성에 대한 블로그 게시물은 이러한 종류의 홍보에 대한 훌륭한 단계별 가이드입니다.

이게 후속작인가요?

답장을 보내려고 하거나 중요한 것에 대한 답을 쫓고 있습니까? 유쾌하고 정중하며 전문적인 태도를 유지하면서 꼭 필요한 응답을 이끌어내는 완벽한 방법을 찾는 데 도움이 되는 판매 후속 이메일에 대한 팁을 확인하세요. 이메일에 대한 후속 조치에 익숙하지 않은 경우 응답이 없을 때 후속 이메일을 작성하는 방법에 대한 완전한 가이드도 만들었습니다.

소개

이것은 연습을 통해 더 쉬워지지만 확실히 자신감을 느끼기에는 까다로운 것입니다. 여기에 설명된 모든 상자에 체크하면서 자연스럽게 느껴지는 부드러운 스타일을 찾으십시오. 이메일로 두 사람을 소개하는 방법에 대한 이 글을 읽을 시간을 찾는 것은 쉬운 일이 아닙니다.

단체 인사말

좋은 소식! 위의 모든 지침은 여러 수신자에게 주소를 지정할 때 적용될 수 있습니다. 개인 이름을 포함하지 않는 동일한 원칙. "안녕하세요", "안녕하세요", "안녕하세요" 등으로 작업하세요.

스레드에 2~3명이 있는 상황이라면 "안녕 이름 1, 이름 2, 이름 3"으로 이름으로 확실히 주소를 지정할 수 있지만 일반적으로 3명 이상으로 계속하는 것은 권장하지 않습니다.

결론

2020년 보고서에서 73%의 사람들이 직장에서 선호하는 커뮤니케이션 방법이 이메일이라고 말했습니다. 인간이 상호 작용하고 의사 소통하는 데 있어 진화한 만큼 전자 메일의 세계에는 의심할 여지 없이 여전히 많은 존경을 받고 있습니다! 좋은 점은 이 블로그 게시물에서 전문적인 이메일 인사말을 읽고 이를 향한 첫 걸음을 내디뎠다는 것입니다.

핵심 내용을 상기해 봅시다.

1. 첫인상의 중요성을 과소평가하지 마세요.

이것을 못 박으면 다음에 오는 모든 것이 더 쉬워집니다.

2. 확신이 서지 않으면 스펙트럼의 형식적인 끝을 향해 몸을 기울이십시오.

공손함은 이유가 있는 고전으로 입증되었습니다. 장엄한 영역에 들어가지 않는 한 이것은 전문 이메일에 대한 안전 조치입니다.

3. 방 읽기

이 블로그 게시물에서 배운 내용을 바탕으로 청중을 알고 있는지 확인하십시오. 수신자의 통신은 항상 유용한 지표이므로 수신자의 어조를 반영하는 것을 부끄러워하지 마십시오.

그리고 당신은 그것을 가지고 있습니다! 이제 전문적인 이메일을 시작하고 직장 내 모든 통신을 정복하는 데 완전히 자신감을 가져야 합니다. 이러한 기술 향상을 계속하려면 이메일을 전문적으로 끝내는 방법을 배우지 않으시겠습니까?