비즈니스 레터 작성 방법: 16가지 중요 단계

비즈니스 레터를 작성하는 방법이 궁금하십니까? 단계별 지침을 읽으십시오.

대부분의 비즈니스에서 매일 수백 개의 서면 커뮤니케이션이 부서에서 부서로, 클라이언트로, 외부 벤더 또는 기타 엔티티로 전송됩니다. 따라서 비즈니스 편지 작성 방법을 배우는 것은 일반적인 의사 소통 형식이기 때문에 작가의 도구 상자에서 필수적입니다. 조직에서 관리 역할을 담당하지 않더라도 비즈니스 서신을 작성해야 할 수도 있습니다. 예를 들어 다음과 같은 형식을 사용합니다.

• 표지
• 메모
• 관심 또는 의도의 편지
• 추천서
• 인터뷰 후속 조치
• 제안 편지
• 사직서
• 감사 편지
• 불만 편지
• 사과 편지

이러한 유형의 글자를 잘 쓰는 방법을 아는 것은 다양한 상황에서 편리합니다. 비즈니스 편지에는 특정 형식, 스타일 및 어조가 있습니다. 직접적이고 간결하며 정중하고 전문적이며 형식이 신중합니다. 하나를 작성하는 방법을 배우면 전문 직장에서 수요가 많은 작가가 될 것입니다. 아래에서 비즈니스 서신을 작성하는 방법에 대한 단계별 가이드를 찾을 수 있습니다. 이를 따라 이 형식을 배우고 대상 청중에게 메시지를 전달하는 데 효과적인 편지를 만드십시오.

1단계: 올바른 형식 선택

글자를 쓰기 전에 여백을 설정하고 글꼴을 선택해야 합니다. 레터헤드는 여백의 크기를 나타낼 수 있습니다. 예를 들어 비즈니스 서신은 8 1/2 x 11인치 용지로 발송됩니다. 검정색 잉크로 인쇄된 Times New Roman 크기 12 글꼴을 글꼴로 선택하십시오. 때로는 Arial과 같은 유사한 글꼴도 허용됩니다. 목표는 대상 독자가 편지를 읽을 수 있도록 하는 것이므로 멋진 글꼴이 편지의 접근성에 부정적인 영향을 주는 것을 원하지 않습니다. 비즈니스 서신은 단락 형식이 아닌 블록 형식으로 작성됩니다. 따라서 위쪽에 2인치 여백을, 모든 면에 1인치 여백을 포함하도록 문자를 수정하십시오.

2단계: 제목 형식 지정

비즈니스 편지 템플릿은 페이지 상단의 특정 제목으로 시작됩니다. 약간의 차이가 있지만 거의 항상 다음과 같습니다.

• 발신자 이름
• 회사 이름(해당하는 경우)
• 발신자의 우편 주소
• 월, 일, 연도 형식의 날짜
• 수령인의 이름
• 받는 사람의 우편 주소

각 이름과 주소는 단일 간격입니다. 그러나 보낸 사람 주소, 날짜 및 받는 사람 주소 사이의 줄을 건너뜁니다. 회사 공식 서신을 사용하여 편지를 보내는 경우 상단에 보내는 사람의 이름이나 회사 이름 및 주소가 포함될 수 있습니다. 이 경우 날짜부터 시작하여 줄을 건너뛰고 받는 사람을 추가합니다.

3단계: 인사말 입력

비즈니스 서신 형식의 다음 단계는 수신자에 대한 인사말 또는 인사말입니다. 인사말 다음에 편지를 시작하기 전에 두 번 띄어 씁니다. 일반적으로 인사말 형식은 다음과 같습니다.

• 친애하는 Mr./Ms. (받는 사람의 성):

그 사람이 선호하는 성별이나 인칭 대명사를 모른다면 Mr./Ms가 아닌 전체 이름을 사용하십시오. 제목. 마찬가지로 그 사람의 결혼 상태를 가정하지 마십시오.

Doctor와 같이 사람의 직함을 알고 있으면 Mr./Ms 대신 사용할 수 있습니다. 인사말은 항상 쉼표가 아닌 콜론으로 끝냅니다. 그 사람의 이름을 모르는 경우에는 다음과 같이 직함을 말할 수 있습니다.

• 친애하는 인사 담당 이사님께:

받는 사람에 대해 아무것도 모르는 경우 다음과 같이 말하십시오.

• 친애하는 각하 또는 부인:

받는 사람에 대해 전혀 모르는 경우 "To Whom It May Concern"이라는 인사말을 사용하는 경우도 있습니다. 그렇지 않으면 "Dear Sir/Madam:" 또는 "Dear (Role or Department):"를 사용하십시오. 가능하면 더 구체적인 인사말을 사용하는 것이 항상 가장 좋지만 다음 유형의 비즈니스 서신에서는 허용됩니다.

• 추천서
• 정식 항의서
• 소개장
• 관심의 편지

4단계: 첫 단락 작성

이제 첫 단락을 작성할 준비가 되었습니다. 비즈니스 서신을 작성할 때 이 단락은 필수적입니다. 첫 번째 문단은 세 문장을 넘지 않도록 간결하게 작성하세요. 편지의 목적을 나타냅니다. “나는 편지를 쓰고 있습니다. . .” 편지를 쓰는 이유를 분명히 하되, 편지의 이 부분에 꽃 같은 세부 사항을 많이 추가하지 마세요. 다음은 복장 규정 위반을 다루는 부서에 작성된 시작 단락의 예입니다.

• 마케팅 부서의 일부 직원이 복장에 관한 회사 정책을 준수하는 데 있어 느슨해 졌다는 사실을 알게 되었습니다. 따라서 귀하의 부서에 있는 모든 사람이 이러한 지침을 준수할 수 있도록 복장 규정 요구 사항에 대해 상기시켜 드리고자 이 글을 씁니다.

이 오프닝은 편지의 목적을 알려주고 본문의 나머지 부분에 무엇을 담을 것인지 보여줍니다. 직접적이고 간단합니다.

5단계: 올바른 음색을 칩니다.

비즈니스 서신은 전문적이고 1인칭으로 ​​작성됩니다. 전체적으로 이 어조를 사용하고 1인칭 대명사를 두려워하지 마세요. 편지도 간결해야 하므로 필요한 내용만 포함하십시오. 무례할 필요는 없지만 편지의 의미와 목적에 필요하지 않은 경우 요점을 설명할 필요도 없습니다.

6단계: 본문 계속하기

시작 단락 이후 편지의 본문을 계속 작성해야 합니다. 다시 말하지만, 편지가 부정적인 내용을 다루더라도 정중하고 전문적인 어조를 유지하십시오. 본문 단락은 목적을 지원하거나 추가 세부 정보를 제공하거나 새로운 진술이나 규칙에 대한 이유를 제공합니다. 각 단락 사이에 빈 줄이 하나씩 있어야 하며 들여쓰기할 필요가 없습니다. 예를 들어 조직의 특정 부서의 복장 규정 위반에 대해 논의하기 위해 글을 쓰는 경우 무례하고 무례하거나 단호하고 예의 바르게 쓸 수 있습니다. 다음은 하지 말아야 할 예입니다.

• 회사 정책에 대한 완전한 무시를 믿을 수 없습니다. 자신의 부서가 가장 중요하다고 생각한다고 해서 규칙 위에 있는 것은 아닙니다. 명시된 복장 규정을 즉시 준수할 수 없는 경우 머리가 굴러갑니다.

이 단락은 거만하고 무례합니다. 그것은 당신의 목적을 전달하지만 거친 어조가 필요하지 않습니다. 대신 다음과 같이 단호하고 직접적이지만 여전히 정중하게 말할 수 있습니다.

• 조직 전체에서 일관성을 유지하기 위해 모든 사람은 명시된 복장 규정을 준수해야 합니다. 따라서 귀하의 부서가 주말까지 완전한 규정 준수를 보장해야 합니다. 특히, 경영진은 앞이 막힌 적절한 신발을 신지 않는 것과 반바지와 치마의 길이를 특정 문제로 논의했습니다. 이 기한을 준수하지 않으면 징계 조치를 받을 수 있습니다.

이 예제 단락에서는 요구 사항이 명확하고 정중하지만 단호한 어조로 정보가 제공됩니다. 독자는 당신이 무엇을 기대하는지 알고 있지만 아무도 편지의 이 부분을 읽는 것을 모욕하지 않았습니다. 편지는 필요한 만큼 많은 본문 단락을 가질 수 있습니다. 그러나 가능하면 인쇄된 페이지 한 장으로 유지해야 하므로 간결하게 유지하십시오. 대부분의 편지에는 각각 3-4 문장 이하의 3개의 내부 단락이 있습니다. 단락 사이의 전환은 필요하지 않습니다. 추가 정보는 일반적으로 인클로저로 별도로 전송됩니다.

7단계: 활성 음성 선택

비즈니스 서신의 모든 부분을 수동태가 아닌 능동태로 작성하십시오. 능동태는 더 직접적이고 간결하여 말에 더 힘을 줍니다. 예를 들어 위 단락에서 다음과 같이 말할 수 있습니다.

• 명시적으로 귀사의 부서에서 앞이 막힌 신발을 제대로 착용하지 못하고 반바지와 치마의 길이가 문제가 된다는 사실이 지적되었습니다.

"It's been notated"는 수동태입니다. 누가 노트를 했는지 알려주지 않으므로 어떤 직접적인 주체도 그 행동에 책임이 없습니다.

대신 다음과 같이 말합니다.

• 특히, 경영진은 앞이 막힌 적절한 신발을 신지 않는 것과 반바지와 치마의 길이를 특정 문제로 논의했습니다.

이것은 능동태이기 때문에 더 명확하고 직접적이며 간결합니다.

8단계: 인칭 대명사 사용

비즈니스 서신은 형식적이지만 인칭 대명사는 원하는 만큼 사용할 수 있습니다. 예를 들어, 1인칭 대명사와 2인칭 대명사 모두 허용됩니다. 개인적으로가 아니라 조직을 대신하여 글을 쓴다고 가정해 보겠습니다. 이 경우 회사나 부서를 발신자로 지칭할 때 "we" 또는 "us"와 같은 1인칭 복수 대명사를 사용합니다. 반면에 자신을 위해서만 글을 쓴다면 "나"와 "나의"와 같은 1인칭 단수를 사용하세요.

9단계: 두 번째 페이지 레터헤드 사용

드물지만 편지가 두 번째 페이지로 넘어가야 하는 경우 "두 번째 페이지" 레터헤드를 사용하십시오. 이 레터헤드에는 전체 사업장 주소가 아니라 축약된 주소가 있습니다. 이 문서는 첫 페이지와 동일해야 하지만 제목에 더 적은 정보가 있어야 합니다. 독자가 똑바로 유지할 수 있도록 모든 후속 페이지에 페이지 번호를 추가하십시오. 다시 말하지만, 대부분의 비즈니스 서신은 한 페이지에 맞으므로 여기에서 재량에 따라 사용하되 필요한 경우 두 번째 페이지의 형식을 적절하게 지정하십시오.

10단계: 편지 마무리

비즈니스 서신의 마지막 단락에는 요약과 행동 촉구가 포함되어 있습니다. 먼저 요점을 다음과 같이 간결하고 정중하게 요약하십시오.

• 우리는 고객에게 올바른 전문적인 이미지를 제공하는 데 도움이 되므로 회사의 모든 사람이 드레스 코드 규칙을 준수하도록 해야 합니다. 이 문제에 관심을 가져 주셔서 감사합니다.

그런 다음 독자가 조치를 취하도록 권유하십시오. 특정 작업을 수행하는 데 필요하다고 구체적으로 명시하거나 질문이 있는 사람에게 편지를 열어 둘 수 있습니다. 이 단락에는 전화번호 및 이메일 주소와 같은 연락처 정보를 포함합니다. 복장 규정 위반 서신의 경우, 질문에 대한 문을 여는 것이 최선의 선택일 수 있습니다.

• 질문이 있으시면 언제든지 555-555-5555 또는 이메일 [email protected]으로 연락주십시오.

11단계: 편지 마감

클로징은 공식적인 존경의 표시를 갖게 될 것입니다. 닫는 단락 다음 줄을 건너뛰고 다음과 같이 닫는 내용을 포함합니다.

• 진정으로,
• 친애하는,
• 진심으로,
• 공손히,
• 문안 인사,
• 고맙습니다,

닫는 뒤에 쉼표를 추가합니다.

12단계: 서신에 서명

종료 후 약 4줄을 건너뜁니다. 이렇게 하면 편지에 서명할 공간이 생깁니다. 편지를 작성하는 경우 서명하거나 서명 스탬프를 사용하여 서명을 추가하십시오. 여기에서 파란색 또는 검정색 잉크를 사용할 수 있습니다. 보낸 사람을 대신하여 편지에 서명해야 하는 경우 서명 앞에 "pp:"를 추가하십시오. 이는 "조달에 따라"를 의미하며 귀하가 다른 사람을 대신하여 서명하고 있음을 나타냅니다. 서명 후 입력한 이름, 직함, 전화번호 및 이메일 주소를 포함합니다. 이들 각각은 라인을 얻습니다.

13단계: 타자 인정

귀하를 위해 편지를 입력한 사람은 서명란 아래에 자신의 이니셜을 포함해야 합니다. 이 이니셜은 다음과 같이 소문자로 되어 있습니다.

• 케

행정 전문가가 상사를 대신하여 쓴 경우와 같이 발신자 옆에 누군가가 편지를 쓴 경우 이니셜도 포함합니다. 다음과 같이 타이피스트의 이니셜 앞에 백슬래시가 있는 대문자로 되어 있습니다.

• NH/ke

13단계: 모든 인클로저 기록

비즈니스 서신에 동봉물을 추가하는 경우 페이지 하단에 메모를 작성하십시오. 격납장치가 무엇이고 총 격납장치가 몇 개인지 기록하십시오. 이 메모는 판독기가 모든 인클로저를 볼 수 있도록 합니다. 이것이 어떻게 보일 수 있는지는 다음과 같습니다.

• 동봉물(2): 복장 규정 사본, 위반 양식.

메모하신 후, 편지를 보내실 때 반드시 포함시키십시오. 동봉물을 편지에 스테이플러로 고정하지 마십시오. 대신 클립을 사용하십시오.

14단계: 추가 수신자 이름 추가

전체 부서가 아닌 소수의 개인에게 편지를 보내는 경우 기본 개인에게 편지를 보냅니다. 그런 다음 다른 수신자가 있는 동봉 명세서 아래의 편지 하단에 메모합니다. 먼저 "Enclosures" 문 아래에 "cc:"를 입력합니다. 그런 다음 편지를 보내는 다른 사람의 이름과 직위를 적습니다. 문자 복사가 카본 복사 용지로 발생하던 시절에 "카본 복사"를 나타내는 문자 "cc"가 사용되었습니다. 우리는 오늘날에도 여전히 이 명칭을 사용하지만 이제는 "의례 복사"를 의미합니다.

이것이 어떻게 보일 수 있는지는 다음과 같습니다.

• 참조: John Smith, 인사부장

15단계: 편지 교정

메모나 비즈니스 서신을 보내기 전에 항상 교정하십시오. 오타 및 기타 문제가 있는 편지를 보내면 덜 전문적으로 보일 것입니다. 먼저 편지에 대해 맞춤법 검사와 문법 검사를 실행합니다. 이 단계에서는 본 적이 없는 눈부신 문제가 발생할 수 있습니다. 그러나 이러한 도구에만 전적으로 의존하지 마십시오. 편지를 보내기 전에 한번 읽어보세요. 먼저 소리내어 읽어서 어떻게 들리는지 잘 파악하세요. 그런 다음 이 체크리스트를 사용하여 해결해야 하는 문제를 찾으십시오.

• 문자가 명확하게 들리나요?
• 간결합니까?
• 모든 단락이 3~4문장 이하입니까?
• 말이 많은 부분이 보이시나요?
• 수동태 사용을 모두 없앴나요?
• 모든 문장이 적절한 마침표로 끝나는가?
• 인사말에 콜론이 있고 종결에 쉼표가 있습니까?

중요한 편지의 경우 다른 사람이 편지를 교정하고 편집하도록 할 수도 있습니다. 작가들은 종종 글을 쓸 때 저지르는 실수를 간과하며, 또 다른 눈은 모든 실수를 포착하는 데 도움이 될 것입니다.

문법을 편집할 때 게시 또는 제출하기 전에 글의 가독성 점수를 개선하기 위해 시간을 할애하는 것이 좋습니다.

16단계: 편지 보내기

이제 편지를 보낼 준비가 되었습니다. 편지를 우편으로 보내는 경우 받는 사람이 편지를 받는 즉시 보낸 사람을 알 수 있도록 봉투에 정확한 반송 주소가 있는지 확인하십시오. 편지를 이메일로 보내는 경우 서식이 유지되므로 보내기 전에 PDF로 저장하는 것이 좋습니다. 그런 다음 이메일의 제목을 잘 사용하십시오. 제목 줄에는 다음과 같이 편지의 내용과 보낸 사람을 명시해야 합니다.

• Sarah McPhearson의 메모 Re: 복장 규정 위반

필요한 경우 제목에 "긴급" 또는 이와 유사한 내용을 추가합니다. 이전 편지에 후속 조치를 취하는 경우 제목 줄에 "후속 조치"를 추가하십시오.

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