비즈니스 보고서 작성 방법: 단계별 가이드

이 전문적이고 통찰력 있는 단계별 가이드를 통해 비즈니스 보고서를 작성하는 방법을 알아보십시오.

사업 보고서를 작성하라는 요청을 받았다면 어디서부터 시작해야 할지 알기 어려울 수 있습니다. 보고서의 목적을 결정하는 것부터 부록 목록을 만드는 것까지, 보고서 작성 과정에서 어떤 관련 정보를 포함할지 결정하려고 할 때 압도당하는 느낌이 드는 것은 정상입니다. 당신의 상사가 당신이 사업 보고서를 작성하는 것을 신뢰한다면 그들은 당신이 회사의 의사결정 과정에 참여하는 것을 신뢰하는 것입니다.

비즈니스의 공식 및 비공식 보고서는 비즈니스가 회사를 발전시키기 위해 다음 단계에 대해 정보에 입각한 결정을 내리는 데 도움이 되는 데 사용됩니다. 비즈니스 문서를 작성하는 것은 많은 직업의 핵심 부분이지만 상사나 상사가 비즈니스 보고서를 요청할 때 원하는 것이 무엇인지 알기 어려울 수 있습니다. 여기서는 전체 보고서의 구조를 살펴보고 보고서 시작 부분의 제목 페이지부터 끝에 포함해야 하는 추가 정보(부록이라고도 함)까지 안내합니다. 다이빙하자.

필요한 재료

• 보고 목적과 관련된 회사 데이터
• 회사에서 선호하는 형식을 따를 수 있도록 동료가 작성한 보고서 사본
• 너의 컴퓨터
• 아이디어를 메모할 수 있는 메모장

1단계. 사업 보고서의 목적 이해

비즈니스 보고서에는 특정 목적이 있습니다. 즉, 회사 내에서 향후 결정을 알리는 데 도움이 됩니다. 일부 비즈니스 보고서는 긴급하고 직원이 부서의 정보를 보고하도록 요구하여 데이터를 수집하고 위기를 해결하는 데 사용할 수 있습니다. 다른 비즈니스 보고서는 덜 긴급하며 회사가 내년에 취해야 할 방향을 결정하는 데 사용될 수 있습니다. 사업 보고서를 작성할 때 표준 사업 보고서 양식을 따라야 합니다.

이것은 학술 연구 보고서나 내러티브 쓰기 형식과 다릅니다. 비즈니스 보고서는 섹션이 잘 정의된 공식 보고서입니다. 직장에서 비즈니스 보고서를 처음 작성하는 경우 시작하기 전에 회사에서 표준 비즈니스 보고서 형식을 사용하는지 확인하기 위해 상사와 확인하는 것이 현명할 수 있습니다.

또한 올바른 길을 가고 있는지 정기적으로 감독자와 확인하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 한 번에 한 섹션의 개요를 작성하면 올바른 방향으로 시작하는 데 도움이 될 수 있으며 상사는 앞으로 나아가는 데 필요한 정보를 회사에 제공하기 위해 노력하고 있는지 확인하는 지침을 제공할 수 있습니다.

2단계. 신고 유형 결정

비즈니스 보고서는 동일한 일반 형식을 따르지만 다양한 유형의 비즈니스 보고서가 있으며 회사에서 기대하는 보고서 유형을 아는 것이 중요합니다. 모든 유형의 비즈니스 보고서는 회사를 발전시키는 데 도움이 되는 정보를 제공합니다. 감독자가 기대하는 보고서 유형을 이해하면 보고서가 해결하는 데 도움이 되는 문제에 대한 솔루션을 개발하는 데 필요한 정보를 제공하고 있는지 확인할 수 있습니다. 다양한 유형의 비즈니스 보고서에는 다음이 포함됩니다.

• 연구 보고서 : 학술 연구 보고서와 달리 비즈니스 연구 보고서는 기업이나 조직이 새로운 제품이나 서비스를 개발할 때 일반적으로 사용됩니다. 한 명의 직원이 비즈니스 연구 보고서의 핵심 담당자가 될 수 있지만 일반적으로 많은 사람들이 작업을 함께 수행합니다. 예를 들어, 과학자, 연구원 및 분석가는 회사가 제품, 서비스 또는 기타 새로운 제안을 진행할지 여부를 결정하는 데 필요한 정보를 얻기 위해 팀으로 일할 수 있습니다. 연구 보고서의 정보는 매우 상세하며 일반적으로 양적 및 질적 정보를 제공합니다. 분석 보고서와 정보 보고서는 일반적으로 연구 보고서를 개발하는 과정에서 사용됩니다.
• 분석 보고서 : 회사가 의사 결정을 진행하는 방법을 결정할 때 분석 보고서가 도움이 될 수 있습니다. 분석 보고서는 특정 문제를 해결하는 데 중점을 두고 문제의 배경과 회사 내 현재 상황을 모두 설명하는 정보를 제공합니다. 분석 보고서는 또한 문제에 대한 다양한 솔루션에 대한 가능한 결과를 제공할 수 있으므로 회사가 문제 해결 프로세스를 진행하기로 선택한 방법에 따라 상황이 어떻게 변할 수 있는지 예측하는 데 도움이 됩니다. 이 비즈니스 보고서는 매우 상세하며 개발하는 데 시간이 걸릴 수 있습니다. 그러나 분석 보고서는 중요한 결정이 필요한 즉각적인 문제를 해결하는 데 사용되기 때문에 종종 시간 부족으로 요청됩니다.
• 설명 보고서 : 때로는 경영진 수준의 전문가가 회사의 핵심 세부 사항을 이해하는 것이 어려울 수 있습니다. 특히 자세한 조사가 필요할 때 그렇습니다. 설명 보고서는 향후 결정을 내리는 데 도움이 될 수 있는 연구 또는 기타 결과를 설명할 수 있습니다. 설명 보고서를 작성하는 경우 복잡한 개념을 과도하게 설명하거나 과소 설명하지 않도록 청중을 아는 것이 중요합니다.
• 진행 보고서 : 회사 내의 많은 프로젝트는 완료하는 데 수년이 걸리며 진행 보고서를 제공하면 경영진에게 일이 어떻게 진행되고 있는지 보여주는 방법이 될 수 있습니다. 이 유형의 보고서에는 데이터 또는 기타 결과가 포함되지 않을 수 있습니다(프로젝트 단계에 따라 다름). 대신 청중이나 감독자에게 어떤 일이 어떻게 진행되고 있는지 업데이트하는 방법으로 사용됩니다. 프로젝트가 진행 중일 때 정기적으로 진행 상황 보고서를 받을 수 있습니다.
• 정보 보고서 : 이 유형의 비즈니스 보고서는 청중에게 회사에 대한 정보에 대한 편향되지 않은 객관적인 정보를 제공합니다. 이 정보는 순전히 사실에 기반한 것이며 회사 통계(이전 회계 연도에 회사가 가져온 금액, 회사 직원 수 등)와 같은 데이터를 포함할 수 있습니다.

3단계. 요점 개발

사업 보고서를 작성하라는 요청을 받았을 때 보고서의 목적을 이해하기 위해 상사와 협력하는 것이 필수적입니다. 명확한 방향이 없으면 회사에 도움이 되지 않는 정보를 수집하는 데 시간을 허비할 수 있습니다. 데이터를 분석하기 전에 보고서에 대한 명확한 프레임워크를 검토하면 앞으로 나아가는 데 필요한 정보를 회사에 제공하는 데 도움이 될 수 있습니다. 비즈니스 보고서의 목적을 이해한 후에는 주요 요점을 개발하고 싶을 것입니다.

나중에 이를 구체화할 수 있지만 처음에는 연구를 시작할 수 있는 개요를 개발하는 것이 중요합니다. 개요가 개발되면 회사의 다른 부서 사람들과 인터뷰를 설정하고, 스스로 조사하고, 회사가 최근 몇 년 동안 어떻게 수행했는지에 대한 정보를 조회해야 하는지 여부를 알 수 있습니다. 보고서 작성을 시작하기 전에 조사하면 개요에 구멍이 있는지 찾는 데 도움이 될 수 있습니다.

보고서를 작성하는 데 필요한 정보를 찾는 데 어려움을 겪고 있는 경우 상사에게 문의하여 다음 단계를 결정하세요. 필요한 경우 보고서의 방향을 변경하기 위해 함께 작업할 수 있도록 이 작업을 나중에 하는 것보다 빨리 수행하는 것이 가장 좋습니다.

4단계. 하위 섹션 만들기

비즈니스 보고서는 이해하기 쉬운 방식으로 보고서를 세분화하는 부제목으로 분할됩니다. 5~13단계에서는 보고서에 포함해야 하는 각 섹션을 검토합니다.

5단계. 제목 페이지 만들기

비즈니스 보고서는 선명하고 깨끗한 제목 페이지로 시작해야 합니다. 회사에서 일반적으로 비즈니스 보고서의 제목 페이지 형식을 어떻게 지정하는지 잘 모르는 경우 상사에게 이전에 제출한 보고서를 참조로 사용하도록 요청하세요. 일반적으로 대부분의 제목 페이지에는 사업 보고서의 제목, 보고서를 작성한 사람(또는 사람들) 및 보고서 작성 시기가 포함됩니다. 제목 페이지에 보고서 대상을 포함할 수도 있습니다. 제목 페이지의 정보를 중앙에 배치하고 비정상적인 글꼴이나 불필요한 서식을 사용하지 마십시오. 깨끗하고 단순하게 유지하십시오.

6단계. 총괄 요약 작성

비즈니스 보고서의 총괄 요약 섹션은 독자가 보고서 본문을 계속 진행하면서 다루게 될 내용을 독자에게 알려줍니다. 핵심 요약은 보고서의 모든 내용을 제공하지 않을 정도로 짧아야 하지만 독자가 전체 내용을 읽지 않고도 보고서의 기본 사항을 이해할 수 있을 만큼 길어야 합니다.

핵심 요약을 보고서의 엘리베이터 피치와 같이 생각하십시오. 요점을 전달하는 데 30초가 주어집니다. 총괄 요약에서 완전히 설명되지 않은 정보는 나중에 보고서에서 확장되므로 마지막 세부 사항을 모두 입력할 필요가 없습니다. 보고서의 이 부분에 대한 적절한 길이는 주로 전체 보고서의 길이에 따라 달라지기 때문에 적절한 총괄 요약 길이는 정해져 있지 않습니다.

7단계. 목차 개발

목차는 새 페이지에서 시작해야 하며 보고서에 포함될 내용을 명확하게 설명해야 합니다. 보고서의 각 하위 제목을 나열할 수 있습니다. 더 작은 섹션을 나열할 수도 있습니다. 섹션을 순서대로 나열하는 대신 목차에 페이지 번호를 포함하십시오. 이렇게 하면 비즈니스 보고서 프레젠테이션을 할 때 청중이 따라오도록 하는 데 도움이 될 수 있습니다.

8단계. 소개 작성

여기에서 청중에게 보고서에서 기대할 수 있는 내용에 대한 자세한 아이디어를 제공할 수 있습니다. 요약본에서 말한 내용을 다시 언급하지 않도록 주의하십시오. 서론에서는 애초에 사업보고서가 왜 필요했는지 파고들고 싶을 수도 있다. 보고서가 해결하고자 하는 문제에 대해 이야기하면 청중이 보고서 본문에 설명될 연구를 감상할 수 있는 올바른 헤드스페이스에 도달하는 데 도움이 될 수 있습니다.

비즈니스 보고서의 서론은 내러티브 글의 서론과 다르다는 점을 기억하십시오. 관심을 유지하기 위해 독자를 끌어들일 필요가 없습니다. 똑똑하고 형식적으로 유지하고 시적으로 밀집하지 마십시오(회사 문화 내에서 의미가 있는 경우 제외).

9단계. 본문 작성

여기에서 연구 또는 발견의 핵심을 파헤칠 수 있습니다. 보고서의 이 부분을 간과하지 말고 가능한 한 자세히 살펴보십시오. 너무 많은 정보를 제공하거나 청중을 지루하게 하는 것에 대해 걱정하지 마십시오. 사업 보고서 본문을 읽을 시간이 없는 사람은 요약 또는 결론을 읽고 필요한 정보를 얻을 수 있습니다.

보고서의 본문은 완료한 연구 또는 작업의 세부 정보를 파헤칠 수 있는 기회를 얻는 곳입니다. 비즈니스 보고서의 본문에는 차트와 그래프가 포함될 수 있습니다. 독자에게 세부 사항을 설명하는 정보로 각 차트 또는 그래프에 레이블을 지정하십시오. 본문 섹션에 이미지를 포함하는 경우 각 사진에 대한 캡션을 포함합니다. 본문 섹션을 작성할 때 청중을 염두에 두십시오. 기술적 배경이 없는 청중을 위해 기술적인 주제에 대해 글을 쓰고 있다는 것을 알고 있다면 독자가 글을 따라갈 수 있도록 전문 용어와 익숙하지 않은 용어를 설명하십시오.

10단계. 결론으로 ​​마무리하기

비즈니스 보고서의 총괄 요약 섹션과 마찬가지로 결론은 보고서에서 논의한 내용을 검토하고 독자가 알아야 할 사항을 상기시킵니다. 중요한 점을 강조하거나 놀라운 결과를 살펴보고 싶을 수 있습니다. 그러나 다시 한 번 결론을 짧고 달콤하게 유지하십시오.

11단계. 추천하기

여기에서 보고서가 이 섹션을 목표로 하는 문제를 해결하기 위해 귀하가 제공한 정보를 회사가 어떻게 사용할 수 있는지에 대해 설명합니다. 각 조치의 잠재적 결과 및 파급 효과와 함께 회사가 취할 수 있는 몇 가지 가능한 조치 과정에 대해 논의할 수 있습니다. 보고서와 관련된 의사 결정을 담당하는 부서에서 근무하지 않는다고 가정합니다.

이 경우 부서 동료와 협력하여 귀하의 권장 사항이 회사에 도움이 될 수 있다고 생각하는지에 대한 피드백을 얻을 수 있습니다. 마지막으로 이 섹션에서는 보고서의 정보를 기반으로 회사가 앞으로 나아갈 수 있는 명확한 다음 조치 단계를 제공해야 합니다.

12단계. 참조 목록 나열

많은 비즈니스 보고서는 다른 회사에서 수행한 연구를 사용하여 결과를 뒷받침합니다. 다른 사람이 수행한 연구를 사용하는 경우 참조 섹션에 연구 출처를 올바르게 표시해야 합니다. 또한 청중이 귀하의 선호 사항에 대해 더 많이 알 수 있는 방법을 알려주는 정보(예: 보고서에 인용된 정보를 찾은 책 또는 웹 사이트)를 포함하고 싶을 것입니다.

13단계. 부록 섹션 추가

비즈니스 보고서의 이 섹션에는 독자가 글을 더 쉽게 이해할 수 있도록 추가 정보를 포함합니다. 여기에는 보고서에 대한 정보를 수집하는 데 사용한 인터뷰 기록과 보고서에 사용된 연구 또는 재무 정보를 설명하는 데 사용한 용어를 설명하는 용어집이 포함될 수 있습니다. 청중에게 추가 정보를 제공할 필요가 없다면 부록 섹션을 포함할 필요가 없습니다.

14단계. 보고서 교정

비즈니스 보고서를 제출하기 전에 충분한 시간을 들여 교정하는 것이 중요합니다. 마감 시간이 촉박한 경우 보고서가 완료되자마자 상사에게 보고서를 제출하고 싶은 유혹을 느낄 수 있습니다. 빠른 작업은 종종 높이 평가되지만, 밤에 잠을 자고 아침에 그것을 읽고 상사에게 넘기기 전에 필요한 수정을 하는 것이 현명할 수 있습니다. 작업에 대한 신선한 시각을 가지고 있을 때 얼마나 많은 어색한 문구와 기타 오류가 튀어나오는지 놀라게 될 것입니다.

보고서의 정보가 기밀이 아니라고 가정합니다. 이 경우 보고서를 제출하기 전에 동료나 업계 동료에게 보고서를 읽어달라고 요청할 수 있습니다. 이렇게 하면 다른 방법으로는 고려하지 않았을 오류를 찾는 데 도움이 될 수 있으며 보고서를 제출하기 전에 보고서를 더 완전하게 만들기 위해 추가할 수 있는 방법에 대한 통찰력을 얻을 수 있습니다.

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15단계. 작업 발표

당신은 아마도 당신의 상사에게 보고서를 제출하는 것 이상을 할 것입니다. 대부분의 회사에서는 조사 결과를 논의할 때 경영진 그룹에 보고서를 제공하도록 요청할 것입니다. 보고서를 속속들이 알고 있어야 하며 청중이 질문에 답할 수 있도록 보고서의 특정 섹션을 참조하도록 할 수 있습니다. 사업 보고서를 준비하는 것 외에도 요점을 설명하는 데 도움이 되는 시각적 자료(예: PowerPoint 프레젠테이션)를 준비할 수도 있습니다.

예를 들어 슬라이드에 대한 보고서에서 직접 인용문을 가져와 청중이 보고서 페이지를 따라가는 데 도움을 줄 수 있습니다. 프레젠테이션이 끝나면 질문할 시간을 남겨두고 싶을 것입니다. 보고서를 잘 알고 있으면 경영진이 발견한 내용을 더 깊이 파고들도록 요청할 때 이사회 앞에 서기 위해 필요한 자신감을 얻을 수 있습니다. 보고서에 대한 비즈니스 프레젠테이션을 하는 것이 긴장된다면 회의실에 들어가기 전에 친구나 동료 앞에서 연습하는 것이 도움이 될 수 있습니다.

16단계. 공개적으로 피드백 받기

의심의 여지가 없습니다. 첫 번째 비즈니스 보고서를 작성하는 것은 신경이 쓰일 수 있으며 상사가 보고서에 대한 생각을 논의하기 위해 전화를 걸 때 특히 무서울 수 있습니다. 그러나 열린 마음으로 경청하기 위해 최선을 다하고 다음에 더 나은 보고서를 만들 수 있는 방법에 대해 메모해 두십시오. 사업보고서에 대한 건설적인 비판은 회사와 상사마다 선호도가 다르기 때문에 개인적으로 받아들이지 않는 것이 중요합니다. 대신, 상사가 다음에 변경하기를 원하는 사항을 기록하고 앞으로 나아가십시오.

비즈니스 커뮤니케이션 팁과 요령

1. 메시지를 명확하게 전달하십시오.

비즈니스 보고서에서 전달하려는 정보 또는 해결하려는 문제를 정확히 알아야 합니다.

2. 쉬운 시작

비즈니스 보고서의 요약 또는 소개로 시작할 필요가 없습니다. 어디서부터 시작해야 할지 모르겠다면 잠시 휴식을 취하고 아는 것부터 시작하십시오. 이미 수행한 연구나 회사에 이미 가지고 있는 권장 사항에 대해 작성하고 거기에서 보고서를 구체화하십시오.

3. 간결함을 목표로

비즈니스 보고서의 모든 정보는 독자에게 초점을 맞추고 궤도에 있어야 하며 목적이 있다고 느껴야 합니다. 비즈니스 보고서를 교정할 때 작성한 정보가 독자를 필요한 곳으로 인도하고 있는지 끊임없이 자문해 보십시오.

4. 청중을 파악하라

회사와 재정적 이해관계가 있는 이사회 구성원 그룹을 위해 글을 쓰고 있지만 자신이 하는 일의 일상적인 세부 사항을 이해하지 못하는 경우 그룹을 위해 글을 쓰는 것과는 다르게 작성해야 합니다. 직속 상사의. 그러나 읽기 쉽고 유용한 보고서를 작성하려면 청중을 이해하는 것이 중요합니다.

5. 간단하게 유지

비즈니스 보고서에서 전문 용어와 기술 용어를 접하게 되면 독자가 보고서를 더 쉽게 이해할 수 있도록 하기 위해 사용할 수 있는 다른 단어가 있는지 스스로에게 물어보십시오. 더 쉽게 말할 수 있는 방법이 있으면 해당 옵션을 사용하세요.

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