공식적인 편지 작성 방법: 형식, 예시 및 팁

잠재적인 고용주에게 좋은 인상을 주거나, 요청을 명확히 표현하거나, 공식적인 불만 사항을 제기하려는 경우, 효과적인 공식 편지를 작성하는 방법을 아는 것이 메시지가 적절한 관심을 받아 받아들여지도록 하는 열쇠입니다. 완벽한 시작부터 세련된 결론까지 어떤 상황에서도 메시지를 효과적이고 전문적으로 전달하는 편지 작성의 필수 요소를 안내해 드립니다.

공식적인 편지란 무엇입니까?

공식적인 편지는 정해진 구조와 어조를 고수하는 서면 의사소통의 한 유형입니다. 여기에는 보낸 사람과 받는 사람의 주소, 공식적인 인사말, 맺는 말과 같은 특정 요소가 포함됩니다. 공식 편지는 취업 지원, 공식 불만 사항 또는 비즈니스 문의에 자주 사용됩니다.

이러한 편지는 엄격한 공식적인 편지 구조를 따르고, 명확한 목적을 갖고, 전문적인 어조를 유지하지만, 비공식 편지는 대화적이고 개인적일 수 있습니다. 친구, 가족, 지인에게 쓸 수 있으며 개인적인 소식, 축하, 초대 또는 기타 개인적인 주제를 포함할 수 있습니다.

공식적인 편지에는 다양한 종류가 있습니다. 공식적인 편지의 예는 다음과 같습니다.

• 자기 소개서
• 제안 수락 편지
• 전문가 감사 편지
• 사업용 편지
• 판매 편지
• 해고 편지
• 의향서
• 추천서

공식적인 편지라고 하면 아마도 손으로 쓰거나 타이핑하여 작성하고, 서명하고, 도장을 찍은 다음 우편으로 보내는 문서를 상상할 것입니다. 그러나 상황이 얼마나 긴급한지, 받는 사람과 보내는 사람의 선호도에 따라 공식적인 편지를 이메일을 통해서도 전달할 수 있습니다.

어떤 공식 편지를 보내기로 선택하시든, 의도는 동일해야 합니다. 즉, 명확하고 전문적인 방식으로 당면한 주제를 명확하고 효과적으로 전달하려는 것입니다.

언제 정식 편지를 보내나요?

공식적인 서한은 전문적인 접근이나 공식적인 의사소통이 필요한 상황에서 전송됩니다. 다음은 이러한 인스턴스의 예입니다.

• 입사 지원서
• 사직서 보내기
• 회사에 정식으로 요청하거나 문의하는 경우
• 불만사항 접수
• 정부 기관과의 커뮤니케이션
• 공식적인 비즈니스 거래 수행
• 개인적인 관계가 없는 개인에게 말을 거는 경우

공식적인 편지의 일부는 무엇입니까?

헤더(날짜/주소/반품 주소)

날짜: 공식적인 편지를 작성할 때 편지를 쓴 날짜를 포함하는 것이 중요합니다.이 정보는 시간에 민감한 의사소통에 필수적입니다.

주소: 사서함 번호 또는 사무실을 포함하여 수취인의 전체 주소를 기재하십시오.

반품 주소: 회사의 전체 주소를 포함하세요.이렇게 하면 수신자가 쉽게 응답을 보낼 수 있습니다.

인사말

공식적인 편지에서 표준 인사말은 “Dear”이고 그 뒤에 수신자의 직함과 성이 옵니다. 편지를 “[수신자 이름]님께”로 시작하고 이름 뒤에 쉼표를 추가하세요. 받는 사람의 이름을 알 수 없는 경우에는 제목에 편지를 보낼 수 있습니다.

몸

본문 단락은 편지의 주요 텍스트입니다. 이 단락에서는 보낸 사람이 편지의 목적을 설명합니다. 여기에는 다음 섹션이 포함됩니다.

• 편지의 주요 목적을 명시하고 필요한 경우 편지 작성자를 소개하는 소개 단락입니다.
• 편지의 주제를 더 자세히 논의하는 하나 이상의 중간 단락입니다. 각 단락이 전체 메시지의 특정 지점이나 측면을 다루도록 이 섹션을 논리적으로 구성하는 것이 중요합니다.
• 핵심 사항을 요약하고 해당하는 경우 다음 단계를 나타내는 마지막 단락입니다. 여기에는 회의 제안, 답변 요청, 당면한 문제 해결에 대한 기대 표현 등이 포함될 수 있습니다. 마지막 단락은 메시지를 고려하거나 시간을 내어 관심을 가져준 수신자에게 감사를 표하는 적절한 장소이기도 합니다.

폐쇄

본문 부분을 작성한 후 간단하고 전문적인 서명으로 편지를 마무리하세요. 편지를 정중하게 마무리하는 방법에는 다음과 같은 승인이 포함됩니다.

• 감사합니다
• 친애하는
• 공손히

서명

공식적인 편지의 마지막 구성 요소는 서명입니다. 관련이 있는 경우 성명과 직위를 포함하고, 그 뒤에 서명과 정자체 이름을 기재하세요.

6단계로 공식적인 편지를 작성하는 방법

공식적인 편지를 쓰는 것이 어렵게 느껴질 필요는 없습니다. 일을 쉽게 유지하기 위해 고수할 수 있는 간단한 6단계 프로세스가 있습니다. 공식 서신을 효율적이고 효과적으로 구성하려면 다음과 같은 검증된 방법을 따르십시오.

1 메시지 계획: 글쓰기를 시작하기 전에 잠시 시간을 내어 목적을 명확히 하십시오.이 편지를 통해 당신은 무엇을 얻고자 하시나요? 청중은 누구입니까? 이러한 측면을 이해하면 어조와 내용이 결정됩니다.

2 적절한 형식으로 시작하십시오. 공식 편지는 보낸 사람의 주소, 날짜, 받는 사람의 주소, 인사말, 본문, 마무리 및 서명을 포함하는 특정 레이아웃을 가지고 있습니다.텍스트를 왼쪽으로 정렬하고 Times New Roman 또는 Arial과 같은 전문적인 글꼴을 사용하세요. 글이 한 줄 간격으로 작성되고 단락 사이에 빈 줄이 있는지 확인하세요. 문서의 상단과 하단에 2인치의 여백이 있어야 하며 양쪽에도 1인치의 여백이 있어야 합니다.

3 명확한 시작 부분 작성: 첫 번째 문단에서는 수신자에게 편지의 목적을 즉시 알려야 합니다.간결하고 요점을 유지하세요. 긴 소개가 필요하지 않습니다.

4 본문 개발: 본문에는 요청, 질문 또는 전달하려는 정보를 자세히 설명하세요.편지를 체계적으로 정리하고 읽기 쉽도록 각 주요 요점에 대해 별도의 단락을 사용하십시오. 필요한 경우 사실이나 구체적인 예를 들어 귀하의 진술을 뒷받침하십시오.

5 효과적으로 결론짓기: 편지의 주요 내용을 요약하고 특정 날짜까지의 답장이나 회의 요청 등 수신자에게 기대하는 조치를 명확하게 설명합니다."진심으로" 또는 "안부 인사"와 같이 정중하게 마무리하고 서명과 이름을 기재합니다.

6 검토: 편지를 보내기 전에 시간을 내어 교정해 보세요.공식적인 서한은 형식이 올바르기만 한 것이 아니라 문법, 구두점, 철자에도 실수가 없어야 합니다. 문법 검사를 실행하고 어조를 고려하여 전문적으로 들리는지 확인하세요.

Grammarly의 공식 편지 생성기를 사용하면 몇 번의 클릭만으로 공식적인 편지를 작성할 수 있습니다. 몇 가지 주요 세부 정보를 입력하면 Grammarly에서 귀하의 필요에 맞게 추가로 조정할 수 있는 초안을 생성합니다.

피해야 할 일반적인 실수

공식적인 편지 형식을 준수할 때 다음을 포함하여 전문성을 훼손할 수 있는 일반적인 실수를 피하는 것이 중요합니다.

• 너무 캐주얼하게 들리며 격식 없는 표현, 속어 또는 농담을 사용합니다.
• 일관되지 않은 형식
• 보내기 전에 교정하지 못했습니다.
• 오래되었거나 잘못된 연락처 정보 사용
• 행동 촉구 생략

이러한 실수를 피하면 공식 편지가 전문적이고 효과적이게 되어 원하는 결과를 얻을 가능성이 높아집니다.

공식 편지 템플릿

[당신의 이름]

[주소]

[귀하의 이메일 주소]

[전화 번호]

[날짜]

[수령인의 이름]

[수혜자의 직함 및 직위(해당되는 경우)]

[해당되는 경우 수취인 회사]

[수취인 주소]

[수신자 이름]님께,

[첫 단락: 자신을 소개하고 편지의 목적을 설명하십시오. 관련 배경 정보나 필요한 맥락을 제공하세요.]

[본문 단락: 주제 문장을 사용하여 편지의 주요 아이디어를 소개합니다. 글쓰기 목적과 관련된 추가 세부정보를 자세히 설명하세요.]

[마무리 문단: 핵심 사항을 요약하고, 감사 또는 관심을 표현하고, 원하는 후속 조치를 직접 명시합니다.]

감사합니다,

[정자체 이름]

[귀하의 서명]

공식적인 편지의 예

John Smith 영업 관리자 AcmeCo 123 Business Rd. Business City, CA 12345 555-555-4567 [email protected] 2024년 3월 11일

Samantha Green 조달 책임자 InnovateTech Solutions 456 Industry St. Market Town, MT 67890

친애하는 그린 씨,

이 편지가 당신에게 도움이 되기를 바랍니다. 제 이름은 John Smith입니다. 저는 운영 효율성을 향상하고 비즈니스 성장을 촉진하도록 설계된 혁신적인 솔루션을 제공하는 선도적인 공급업체인 AcmeCo의 영업 관리자입니다. AcmeCo는 고객의 고유한 요구 사항을 충족하는 고품질 제품과 서비스를 제공하는 데 자부심을 갖고 있습니다.

최신 제품인 AcmeCo Efficiency Booster를 소개하려고 연락드립니다. 이 솔루션은 기술 기업이 직면한 일반적인 문제를 해결하기 위해 특별히 개발되었습니다. 워크플로우를 최적화하고 운영 비용을 절감하며 전반적인 생산성을 향상시키도록 설계된 다양한 기능을 제공합니다.

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운영 우수성을 달성하기 위한 파트너로 AcmeCo를 고려해 주셔서 감사합니다. 우리는 함께 일하게 된 것을 기쁘게 생각하며 귀하에게 가능한 최고의 서비스와 지원을 제공하기 위해 최선을 다하고 있습니다.

감사합니다,

John Smith 영업 관리자 AcmeCo

동봉물: 제품 브로셔, 고객 추천서