모든 유형의 편지 작성 방법
게시 됨: 2022-02-10비즈니스 문의, 이메일, 개인 편지, 편지 형식의 소셜 미디어 게시물 등 누구나 편지를 쓰는 방법을 알아야 합니다. 편지 쓰기는 명확한 의사소통뿐만 아니라 좋은 인상, 특히 첫인상을 만드는 데에도 유용한 기술입니다.
아래에서는 필요한 유형에 관계없이 적절한 편지를 작성하는 방법을 설명합니다. 자기 소개서나 채용 문의 등 공식적인 편지의 올바른 형식과 개인 편지 작성 요령을 각각의 유용한 예와 함께 다룹니다.
편지 쓰는 법
편지를 작성하는 방법에 대한 몇 가지 빠른 단계는 다음과 같습니다.
- 형식(이메일, 서면, 우편 등)을 선택하세요.
- 블록 스타일을 사용하는 경우 상단에 연락처 정보와 날짜를 적습니다(아래 참조).
- 새 줄에 "Dear Ms. Smith" 또는 "To Whom It May Concern"과 같은 인사말을 적습니다.
- 편지 본문을 표준 단락 형식으로 작성하세요.
- 새 줄에 "Sincerely" 또는 "Best"와 같은 무료 마무리를 작성하세요.
- 무료 마감 아래에 귀하의 이름을 서명하십시오.
어떤 종류의 편지를 써야 할까요?
엄격하고 빠른 규칙은 없습니다. 가장 적합한 편지 형식은 청중에 따라 다릅니다. 친구나 가까운 친척에게는 일상적인 메시지나 비공식적인 편지가 일반적으로 가장 좋은 방법입니다. 이 형식에 적합한 다양한 유형의 문자가 있습니다. 일부에는 다음이 포함됩니다.
- 손으로 쓴 편지
- 이메일로 보낸 편지
- 소셜 미디어 메시지를 입력했습니다.
그러나 비즈니스 연락처나 잘 모르는 사람의 경우에는 대부분의 경우 타이핑된 공식 편지가 가장 적절한 선택입니다. 전문적인 목적으로 사용될 경우 공식적인 편지를 작성하는 것은 다음과 같은 경우에 효과적입니다.
- 자기 소개서
- 의향서
- 가치 제안서
- 사업 각서
- 프로모션 편지
- 추천서
- 사직서
- 감사 편지
이는 일상적인 환경이나 업무적인 환경에서 작성해야 할 편지 유형 중 일부에 불과합니다. 편지를 쓰기 전에, 필요한 편지 유형(공식 또는 비공식)을 고려하십시오. 각각에는 따라야 할 고유한 형식이 있습니다.
공식적인 편지 쓰기: 블록 스타일과 AMS 스타일
소개서, 비즈니스 문의, 긴급 알림과 같은 공식 편지는 작성해야 할 가장 중요한 편지 중 일부입니다. 공식 문서로 사용되는 경우가 있기 때문에 공식 편지는 매우 정확한 구조와 특정 형식을 갖습니다. 실제로 선택할 수 있는 몇 가지 "올바른 형식"이 있습니다.
공식적인 편지 쓰기의 가장 일반적인 형식은 블록 스타일과 American Mathematical Society(AMS) 스타일입니다. 아래 예에서는 가장 인기 있는 블록 스타일, 특히전체블록 스타일을 사용합니다.블록 스타일은 모든 요소가 페이지의 왼쪽 여백에 정렬되는 것이 특징입니다.여기에는 들여쓰기를 사용하지 않는 단락의 첫 번째 줄이 포함됩니다.
AMS는 블록 스타일과 동일한 규칙을 많이 따르므로 상당히 유사합니다. 그러나 몇 가지 차이점이 있으므로 다음 섹션에서 간단히 설명하겠습니다.
블록 스타일로 공식적인 편지를 작성하는 방법
1단계: 연락처 정보 및 날짜 작성
모든 공식 편지는연락처 정보와 날짜로 시작됩니다 . 전체 블록 스타일에서는 왼쪽 상단에 위치합니다.
먼저 보낸 사람으로서 봉투에 주소를 지정할 때와 마찬가지로 이름과 주소를 왼쪽에 정렬하여 입력하세요. 이는 단순한 형식이 아니라 수신자가 응답을 원할 때 귀하의 연락처 정보를 쉽게 찾을 수 있도록 유용한 포함입니다.
이 정보가 이미 포함되어 있는 공식 회사 레터헤드에 글을 쓰는 경우 연락처 정보를 다시 작성할 필요가없습니다.
주소 뒤에 한 줄을 건너뛰고 편지를 쓰는 날짜를 추가하세요.
마지막으로 다시 한 줄을 건너뛰고 수신자의 이름과 전체 주소를 추가하세요. 관련이 있는 경우 이름 아래에 직위를 자유롭게 포함하세요. 인사말을 작성하기 전에 연락처 정보 뒤에 빈 줄을 남겨두세요.
2단계: 인사말 쓰기
공식적인 편지에는 항상 메시지가 곧 시작된다는 신호로 작성된 내용의 시작 부분에 인사말이 있습니다. 이것을 인사말이라고 합니다.
대부분의 인사말은 “Dear”로 시작하고 그 다음에는 받는 사람의 이름이 옵니다.모든 인사말은제목을 대문자로 사용하고쉼표로 끝납니다.
받는 사람의 이름을 모르는 경우 직위나 부서 이름을 사용할 수도 있습니다(예: “HR 담당자님께”). 최후의 수단으로 어떤 상황에서든 "관심이 있는 사람에게"라는 일반적인 인사말을 사용할 수 있습니다. "Dear Sir or Madam" 은 약간 구식이므로 피하는 것이 좋습니다 .
3단계: 편지 본문 쓰기
여기에 메시지를 작성하세요. 편지의 본문은 일반적인 문법 규칙을 따르므로 다른 공식 문서와 마찬가지로 작성하세요. 전체 블록 스타일의 한 가지 예외는 단락의 첫 번째 줄을 들여쓰지 않는다는것입니다 .
개인적인 편지와는 달리,공식적인 편지는 간단하고 직접적이므로,요점을 바로 설명하는것을 두려워하지 마십시오 . 일부 공식 편지는 한두 문장으로 구성되지만, 전달해야 할 정보가 많으면 한 단락씩 계속할 수도 있습니다. 중요한 것은 집중력을 유지하고 접선적인 주제를 피하는 것입니다.
회사 문화마다 의사소통 표준이 다르지만 일상적인 표현이나 농담을 피하는 것이 안전합니다. 일부는 수축 사용을 반대하기도 합니다 . 당연히 해야 하지만 속어, 욕설, 기타 부적절한 언어를 사용하지 마세요.
편지 내용이 많은 경우, 받는 사람이 알아야 할 모든 것을 요약하기 위해 끝부분에 마무리 문단을 포함시키는 것이 가장 좋습니다. 언제나 그렇듯, 편지를 보내기 전에편지 본문을 편집하고 교정하는 것을잊지 마세요 .
4단계: 무료 마감 작성
공식적인 편지는 또한 인사말과 유사한 표준 무료 마무리 또는 서명을 사용하여 실제 서명으로 끝나기도 합니다.
가장 일반적인 마무리 표현 중 하나는 "Sincerely"입니다. 여기에는 "With 진심으로 감사드립니다" 또는 " Sincerely yours " 와 같은 변형도 포함됩니다 . 다른 일반적인 승인에는 "최고" 및 "귀하의 것"이 포함됩니다. 인사말과 달리 마무리자는 문장 대문자를 사용합니다.무료 마감의 첫 글자는 항상 대문자로 작성하되,첫 글자만 대문자로사용하세요. 그리고 인사말과 마찬가지로항상 쉼표로 끝나야 합니다.
종이 편지를 보내는 경우 무료 종료 후 몇 줄을 건너뛰십시오. 여기에서 이름을 서명하십시오. 또한서명 아래에 항상 이름을 입력하고해당하는 경우 직책도 함께 입력하세요. 이메일이나 기타 디지털 편지를 보낼 때 전체 이름을 입력하기 전에 빈 줄을 남겨둘 필요가 없습니다.
5단계: 동봉된 자료 언급
이 마지막 단계는 이력서나 CV, 지원서, 바우처 등과 같은 추가 자료를 편지와 함께 보내는 경우에만 필요합니다. 편지만 보내는 경우에는 이 단계를 무시하세요.
인쇄된 이름과 선택적 직위(서명 아래) 뒤에 한 줄을 건너뛰고 "첨부물:"이라고 적고 포함된 자료 목록을 적습니다. 예를 들어, 이력서를 포함하는 경우 "Enclosure: Resume"이라고 작성합니다. 이는 수령인이 아무것도 놓치지 않도록 하기 위한 단순한 예방 조치이며, 필요한 경우 배송 중 분실된 것이 있는지 확인할 수 있습니다.
공식적인 편지 예(블록 스타일)
G. 레스트레이드 형사
35 빅토리아 제방
런던, 영국 SW1A 2JL, 영국
1888년 7월 1일
셜록 홈즈 씨
221B 베이커 스트리트
영국 런던 NW1 6XE, 영국
친애하는 홈즈 씨,
런던 경찰을 대신하여 귀하께서 최대한 빠른 시일 내에 New Scotland Yard에 출석해 주시기를 요청드립니다. 귀하의 특별한 전문 지식이 필요한 경우가 있으며, 정보의 민감도를 고려하여 자세한 내용은 직접 논의하는 것을 선호합니다. 월말 이전에는 언제든지 가능합니다.
감사합니다,
G. 레스트레이드
수사관
동봉물: 방문객 출입증
AMS 스타일로 공식적인 편지를 작성하는 방법
대부분의 경우 AMS 스타일은 인클로저를 포함하여 블록 스타일과 동일한 규칙 및 지침을 사용하므로 사용하는 스타일에 관계없이 위의 단계를 따를 수 있습니다. 그러나 AMS 스타일에는 알아야 할 두 가지 주요 차이점이 있습니다.
- 보낸 사람의 전체 주소와 날짜 사이에 빈 줄을 두지 마십시오. 날짜는 주소 바로 아래에 표시됩니다.
- AMS 스타일은 항상 인사말 대신 또는 앞에 제목 줄을 사용합니다. 제목 줄은 모두 대문자로 작성해야 하며 “YOUR PRESENCE IS REQUESTED AT SCOTLAND YARD”와 같이 편지 내용을 한 줄 이상으로 요약해야 합니다. 인사말과 마찬가지로 제목 앞과 뒤에 빈 줄을 두십시오.
정식 서신 예(AMS 스타일)
G. 레스트레이드 형사
35 빅토리아 제방
런던, 영국 SW1A 2JL, 영국
1888년 7월 1일
SCOTLAND YARD에 귀하의 참석이 요청됩니다
친애하는 홈즈 씨,
[. . .]
비공식 편지를 쓰는 방법
이름 그대로, 비공식 편지는 공식적인 편지보다 훨씬 더 캐주얼합니다. 즉, 규칙과 지침이 거의 없으며 올바른 위치에 빈 공간을 남겨 두지 않으면 아무도 신경 쓰지 않을 것입니다.
그래도 사람들에게 친숙한 올바른 형식이 있으므로 최소한 아래 단계를 따르십시오.
1단계: 상단에 날짜 입력(선택사항)
편지 상단에 날짜를 넣는 것은 편지 쓰기가 주된 의사소통 수단이던 시절부터 이어진 풍습이다. 요즘에는 날짜를 기입하는 것이 더 이상 필요하지 않지만, 전통 때문에 아직도 날짜를 기입하는 사람들이 있습니다. 비공식적인 편지에서는 완전히 선택 사항입니다.
2단계: 인사말 쓰기
격식을 갖춘 편지와 마찬가지로 비공식 편지도 수신자에게 정중하게 인사하는 것으로 시작됩니다. 표준 형식은 동일합니다. "Dear Mr. Lestrade"와 같이 제목 대문자를 사용하여 "Dear"라는 단어 뒤에 사람의 이름이 옵니다.
그러나 비공식적인 편지는 인사말 내용에 있어 더 많은 자유를 제공하며 "안녕하세요 [이름]" 또는 "안녕하세요 [이름]"과 같은 일상적인 인사말을 보는 것도 드문 일이 아닙니다.
공식적인 편지의 인사말과 마찬가지로 일반적으로 인사말을 쉼표로 끝내고 편지 본문을 시작하기 전에 한 줄을 건너뜁니다. 받는 사람과의 관계에 따라 느낌표로 인사말을 끝내는 사람들을 가끔 볼 수 있습니다.
3단계: 편지 본문 쓰기
편지의 본문은 메시지를 쓰는 곳이며, 비공식적인 편지는 종종 소식을 공유하거나 연락을 주고받기 위한 것입니다. 그들은 대화적인 어조를 갖는 경향이 있습니다. 즉, 속어와 직접 말할 때 사용하는 모든 언어를 자유롭게 포함할 수 있다는 것을 의미합니다.
비격식적인 편지에서는 접선이 더 허용되지만, 주제에서 벗어나는 것은 여전히 독자를 귀찮게 할 수 있습니다. 절제된 것처럼 들리지 않고 최대한 집중하도록 노력하십시오. 비공식적인 편지는 결국 개인적인 것이어야 합니다.
4단계: 무료 마감 작성
비공식 편지도 공식 편지와 동일한 형식에 따라 서명 앞에 무료 마감을 사용합니다. 여기에는 문장 대문자 사용(첫 글자만 대문자), 끝에 쉼표 추가, 종이 편지를 보내는 경우 이름에 서명할 수 있는 충분한 공간 확보 등이 포함됩니다.
하지만 “감사합니다”와 같은 전통적인 승인 방식을 고수할 필요는 없습니다. 개인적인 편지를 쓴다면 받는 사람과의 관계에 따라 “사랑해요”, “안부 인사”, “곧 만나요” 등 좀 더 감상적인 표현을 사용할 수 있습니다.
비공식 편지의 예
1888년 7월 2일
무슨 일이야, 레스트레이드!?
셜록이에요! 그래서 당신의 편지를 받고 너무 기뻤어요. 물론 최대한 빨리 Scotland Yard로 갈 테니 걱정하지 마세요.
XOXO,
셜록 '역대 최고의 탐정' 홈즈
추신은 무엇입니까?
PS는 포스트스크립트를 의미합니다 . 편지가 완성된 후 마지막 순간에 추가하는 내용입니다. 일반적으로 사소한 소식이거나 편지 본문을 작성할 때 잊어버린 작은 내용입니다. 일반적으로 공식적인 편지에는 포스트스크립트를 사용하지 않습니다. 뭔가를 추가해야 한다면 새로운 정보를 포함하도록 전체 문서를 수정해야 합니다.
포스트스크립트를 작성할 때 "PS"라는 글자를 쓴 다음 메시지를 적으면 됩니다. 마침표를 사용하는지 여부는 중요하지 않습니다("PS" 및 "PS" 모두 허용됨). 그러나 두 글자 모두 항상 대문자여야 합니다.
포스트스크립트가 두 개 이상인 경우 각 새 PS의 시작 부분에 다른P를추가하면 됩니다. 예를 들어, 두 번째 포스트스크립트에는 'PPS'라는 라벨이 지정되어야 합니다. 세 번째 포스트스크립트는 "PPPS"여야 합니다.
추신. Rob은 Great Company에 입사했습니다! 실직 기간 동안 모든 지원에 감사드립니다.
조달청. 내 생일 파티를 취소해야 하는데, 네가 오기를 원한다면 우리는 그날 밤에 계속 모여서 술을 마실 거야.
봉투
미국에서는 1급 편지의 최대 무게가 3.5온스입니다. 편지가 3페이지를 넘거나 두꺼운 종이에 썼다면, 무게를 달아 요구 사항을 충족하는지 확인해야 합니다. 봉투의 크기와 모양도 중요합니다. 직사각형이어야 하며 대략 6 x 11인치보다 작아야 합니다. 그렇지 않으면 우체국에서 반송할 위험이 있습니다.
편지 보내기
봉투 종류가 올바른지 확인한 후 이제 우편으로 보내기만 하면 됩니다. (개인 편지라면 언제든지 직접 전달 가능합니다. 그럴 경우에는 봉투 겉면에 받는 사람 이름만 적어주시면 됩니다. 손편지 덤? 원하는 크기나 모양의 봉투를 사용하시면 됩니다!)
왼쪽 상단에 이름과 주소를 쓰거나 우편물 라벨을 첨부하세요. 봉투 중앙에는 받는 사람의 이름과 주소를 꼼꼼히 적어주세요. 국제 편지에는 주 약어와 우편번호 외에 도착지 주소와 반송 주소 모두에 대한 국가가 포함되어야 합니다.
우편 요금은 다양합니다. 미국 우체국 웹사이트에서 현재 가격을 확인하거나 미국 목적지인 경우 Forever Stamp를 사용하세요. 우표는 봉투의 오른쪽 상단 모서리에 있습니다.
봉투 겉면의 모든 내용이 올바른지 다시 확인하세요. 그렇다면 편지를 접어서 깔끔하게 넣으세요. 보내려는 모든 페이지를 포함했는지 확인할 때까지 봉인하지 마십시오.
편지 쓰기 팁
아직도 올바른 편지를 쓰는 방법을 모르시나요? 자신감 있게 의사소통하는 데 도움이 되도록 다음 편지 쓰기 요령을 염두에 두십시오.
즐거움을 선사하세요
개인적인 편지는 자연스럽게 친근한 어조를 사용하는 경향이 있지만, 공식적인 편지 역시 유쾌한 인사와 정중한 예절의 혜택을 누릴 수 있습니다. “어떻게 지내세요?”와 같은 간단한 문구입니다. 또는 편지 시작 부분에 "잘 지내길 바라요"라고 적는다면, 비록 주제가 엄밀히 사업적인 것일지라도 보내는 사람과 받는 사람을 연결하는 데 도움이 될 것입니다.
마찬가지로 공식 편지와 비공식 편지 모두에서 동정심, 후회, 지지, 감사의 마음을 표현할 수도 있습니다. 단순한 에티켓 외에도 이러한 인사는 귀하의 편지와 기계가 작성한 편지를 구분하는 개인적인 연결을 구축합니다.
독자를 위해 글을 쓰세요
모든 글쓰기와 마찬가지로 특정 독자에 맞게 언어를 수정하십시오. 사업 동료에게 정식 편지를 쓰는 경우 전문적이고 정중하게 편지를 쓰세요. 오랜 친구에게 개인적인 편지를 쓴다면, 자유롭게 농담을 하거나 속어를 사용해 보세요.
때로는 경계가 모호해집니다. 직장 친구에게 보내는 "공식적인 편지"는 먼 친척에게 보내는 "개인적인 편지"보다 더 캐주얼할 수 있습니다. 올바른 톤을 내기 위해 글을 쓸 때 특정 독자를 염두에 두십시오. 받는 사람을 이전에 만난 적이 없다면 정중한 형식을 따르세요.
필요한 모든 정보를 포함하세요.
전달해야 할 정보가 많으면 미리 작은 목록을 만들어서 모든 내용을 다룰 수 있도록 하세요. 틈 사이로 미끄러지는 것이 없는지 확인하기 위해 이것을 작은 윤곽선처럼 다루십시오.
이는 이벤트 예약에 관한 초대장이나 편지에 특히 중요합니다. 특히 장소와시기등 필수 사실은 물론 , 길 안내나 특별한 요구 사항 등 알아야 할 기타 정보도 명확하게 명시하세요 .
결론
열심히 준비한 편지를 보내니 기분이 좋지 않나요? 확실히, 잘 쓰여진 편지는 그 목적을 달성할 가능성이 가장 높습니다. 귀하의 편지가 실제로 빛을 발하게 하려면 실수가 없고 올바른 톤을 설정하는 것이 중요합니다. Grammarly의 글쓰기 지원 기능은 철자법이나 문법적 실수 등을 포착해 주며, Grammarly Premium에는 수신자의 관심을 끌 수 있는 명확하고 따라하기 쉬운 편지를 작성하는 데 도움이 되는 서식 제안 및 지침이 포함되어 있습니다. Grammarly를 사용하면 입력할 때마다 자신 있게 편지를 쓸 수 있습니다!
이 기사는 원래 Jennifer Calonia가 2020년에 작성했습니다. 새로운 정보를 포함하도록 업데이트되었습니다.