5단계로 회의 안건을 작성하는 방법

참석할 필요도 없이 회의에 참석한 적이 있습니까? 아니면 시간 관리를 잘못해서 회의가 늦어지는 것을 본 적이 있을 수도 있습니다. 폭주 모임을 막을 수 있는 방법은 분명히 있을 겁니다!

있습니다. 회의 안건이라고 합니다. 회의 안건은 회의 내용과 회의 일정을 명시하는 개요입니다. 회의 안건은 주제에 관한 회의를 효율적이고 목표 지향적으로 유지하기 위한 것입니다.

스타트업의 팀 리더든, 비영리 조직의 조직자든, 회사 이사회의 임원이든 관계없이 효과적인 회의 안건을 작성하는 방법을 알아야 합니다. 회의에서 나가는 방법에 대해 궁금한 적이 있다면 이것이 바로 여러분을 위한 것입니다. 예시가 포함된 회의 안건 작성에 대한 단계별 가이드를 읽어보세요.

회의 안건이란 무엇입니까?

회의 안건은 회의 중에 일어날 일에 대한 개요입니다. 여기에는 주제, 목표, 타임라인, 지정된 연사, 지원 문서 및 요점이 포함될 수 있습니다. 회의 안건은 일반적으로 회의 전에 참가자들과 공유되어 참가자들이 준비할 수 있도록 합니다.

회의 대신 비동기식 커뮤니케이션을 사용할 수 있다고 생각한 적이 있다면 의제 작성 방법을 자세히 알아보고 싶을 것입니다. 회의 안건은 회의 전, 회의 중, 회의 후에 중요한 도구입니다.

회의 안건은 회의 전에 기대치를 설정하고 준비하는 데 사용할 수 있습니다. 회의 중에 의제는 구조를 만들고 시간을 절약하며 초점을 유지합니다. 회의 후에는 의제를 사용하여 회의를 요약하거나 회의록 초안을 작성할 수 있습니다.

회의 안건을 사용하면 다음과 같은 이점이 있습니다.

• 이는 회의의 목적을 분명하게 제시합니다.
• 순조롭게 진행하는 데 도움이 됩니다.
• 이는 책임을 정의합니다.
• 그 구조를 통해 시간을 효율적으로 관리할 수 있습니다.
• 필수적인 주제를 다루도록 보장합니다.
• 하나를 만들면 기대치와 책임이 명확해집니다.
• 낭비되는 시간을 줄여줍니다.
• 의제를 미리 보내 참가자를 준비시킵니다.

일부 전문가는 회의 의제를 모든 회의에 사용해야 한다고 제안하는 반면, 다른 전문가는 공식 회의에만 사용할 것을 권장합니다. 시간을 절약하고 , 순조롭게 진행하고, 회의 중에 특정 목표를 달성하려는 경우 안건은 이를 달성하기 위한 훌륭한 도구입니다.

회의 안건에는 무엇이 포함되어야 합니까?

회의 안건에는 회의의 목적이 명확하게 명시되어 있어야 합니다. 일부 회의 안건은 다른 안건보다 더 자세할 수 있습니다. 예를 들어 모든 회의에 주제나 지원 문서에 대한 시간 할당이 필요한 것은 아닙니다. 그러나 의제가 더 자세할수록 주제를 계속 다루기가 더 쉽습니다.

훌륭한 회의 안건에는 다음이 포함됩니다.

• 회의의 주제
• 목표 달성
• 주제 목록
• 주제별 예상 시간 할당
• 지원 서류
• 자유로운 토론의 시간
• 최종 개요

회의 안건을 작성하는 5단계

효과적인 의제는 모든 참석자, 달성하려는 목표, 회의에 할당한 시간을 고려합니다. 효과적이고 효율적인 회의를 위해 회의 안건을 5단계로 작성하는 방법은 다음과 같습니다.

1 하나의 주제에 집중하라

회의 안건 작성을 시작하기 전에 회의에서 원하는 것이 무엇인지 생각해 보세요. 당신의 목표는 무엇입니까? 이번 회의의 주제는 무엇인가요? 회의 유형을 정의합니다.

주제를 정하고 회의 유형을 지정하면 회의의 초점을 결정하는 데 도움이 되며 참석자가 준비할 수 있습니다. 귀하의 목표는 회의 중에 달성하고자 하는 것이 무엇인지 설명해야 합니다.

일반적인 회의 유형은 다음과 같습니다.

• 팀 회의- 프로젝트 상태, 문제 해결, 중요한 마감일 일정에 대한 토론입니다.
• 이사회 회의- 비즈니스 문제에 대한 공식 토론입니다.
• 임원 세션—이사회 회의의 필요성을 명확히 하기 위한 회의입니다.
• 프로젝트 시작 회의—새로운 프로젝트 목표, 결과물 및 일정에 대한 프레젠테이션입니다.
• 브레인스토밍 회의—새로운 아이디어에 대한 공동 작업입니다.
• 피드백 회의—건설적인 피드백을 위한 체계적인 시간입니다.
• 민첩한 회의—스프린트 검토, 프로젝트 개요 및 피드백 보고를 위한 집중 회의입니다.
• 스크럼 회의—스크럼 형식의 스프린트 계획, 스탠드업, 제품 백로그 개선 또는 스프린트 검토.
• 회고 회의- 프로젝트 후 피드백 세션.
• 온보딩 회의—신규 채용 오리엔테이션을 위한 그룹 회의입니다.
• 위원회 회의—특정 프로젝트나 문제를 다루는 회사나 팀 내의 하위 그룹입니다.

2 주제를 정하라

팀원, 동료 이사회 구성원, 위원회 구성원 및 중요한 이해관계자들과 함께 회의 중에 논의하고 싶은 사항이 있는지 확인하세요. 모든 사람에게 말할 기회를 주면 누구도 자신의 목소리를 듣기 위해 너무 많은 말을 하지 않아도 됩니다. 이해 관계자, 목표 설정 및 회의 유형으로부터 수집한 정보를 사용하여 회의 중에 논의해야 할 주제 목록을 만듭니다.

원하는 회의 유형과 달성하려는 목표에 맞는 주제를 주제로 삼으세요. 회의에 할당한 시간 동안 얼마나 많은 주제를 다룰 수 있는지 고려하십시오. 너무 많이 포장하지 마세요!

3 각 주제별로 시간 제한과 리더를 설정하세요.

순조롭게 진행하려면 토론하고 싶은 각 주제에 대해 시간 제한을 설정하는 것이 도움이 됩니다. 모임 조정자가 각 주제에 대한 대화를 안내할 계획이 없다면 각 주제에 대한 리더를 임명해야 합니다.

리더는 주제가 진행되는 동안 회의를 지휘하고 관련 문서나 슬라이드를 제공하며 주제가 의제에서 정한 시간 제한 내에 유지되도록 할 책임이 있습니다. 회의를 진행하는 경우 주제 리더에게 회의 당일 필요한 문서를 가져오도록 상기시키는 것이 도움이 됩니다.

4 필요한 서류를 고려

회의에 필요한 서류 목록을 작성하세요. 여기에는 프레젠테이션 슬라이드, 데이터, 프로젝트 세부 정보, 테스트 결과, 와이어프레임, 프로토타입, 출석 시트 또는 이전 회의록이 포함될 수 있습니다 .

팀의 다른 사람이 회의에 이러한 문서를 가져와야 하는 경우 해당 사람에게 알리고 해당 정보를 의제에 포함시키세요.

5 토론과 개요를 위한 시간을 남겨주세요

간단한 개요와 토론을 위해 의제 마지막 부분에 시간을 남겨두십시오. 일정에 따라 사람들은 회의가 끝난 후 질문을 할 시간이 필요한 경우가 있습니다. 또한, 목표를 향해 노력하고 있다면 회의에서 다룬 내용을 한 번 더 검토해 보는 것도 나쁘지 않습니다.

주간 회의를 주최하는 경우에는 이에 많은 시간이 필요하지 않을 수 있습니다. 회의가 끝난 후 검토하는 데 5분이면 충분할 때가 많습니다. 하지만 이것이 매달 열리는 회의이거나 새로운 정보에 관한 회의라면 회의가 끝날 때 10~20분 정도의 시간을 남겨두는 것이 좋습니다.

회의 안건 예시

아래에는 일반적인 회의 안건의 개요가 포함되어 있습니다.

회의 제목:날짜:장소 및 시간:회의 진행자:회원 참석:회의 목표:

상태 보고서(10분)

각 현재 회원이 현재 어디에 있는지 잠시 동안 공유하십시오.

골(15분)

회의 목표, 기대하는 결과, 그리고 이를 달성하기 위해 모두가 해야 할 일을 검토하세요.

새로운 주제(20분)

토론해야 할 새로운 정보나 회원 주도 주제를 공유하세요.

개요(5분)

회의 중에 논의된 내용을 검토하고, 실행 항목 목록을 작성하고, 아직 해결되지 않은 질문에 대해서는 여지를 남겨두십시오.

회의 안건 FAQ

회의 안건이란 무엇입니까?

회의 안건은 회의 중에 일어날 일에 대한 개요입니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

• 주제
• 목표
• 타임라인
• 지정 연사
• 지원 서류
• 논점

회의 안건에는 무엇이 포함되어야 합니까?

회의 안건에는 다음이 포함되어야 합니다.

• 회의의 주제
• 목표
• 주제 목록
• 주제별 예상 시간 할당
• 지원 서류
• 자유로운 토론의 시간
• 최종 개요

언제 회의 안건을 사용해야 합니까?

모든 회의 또는 최소한 공식적인 회의에서는 회의 안건을 사용해야 합니다. 시간을 절약하고, 일정을 유지하고, 회의 중에 특정 목표를 달성하려는 경우 안건은 이를 달성하기 위한 훌륭한 도구입니다.