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회의 의제는 회의 중에 일어날 일에 대한 개요입니다. 여기에는 주제, 목표, 일정, 지정된 연사, 지원 문서 및 요점이 포함될 수 있습니다. 회의 의제는 일반적으로 회의 전에 참가자와 공유되어 준비할 수 있습니다.
회의 대신 비동기식 통신 을 사용할 수 있다고 생각한 적이 있다면 의제 작성 방법을 다시 살펴보고 싶을 것입니다. 회의 안건은 회의 전, 중, 후에 중요한 도구입니다.
회의 의제는 회의 전에 기대치를 설정하고 준비하는 데 사용할 수 있습니다. 회의 중에 의제는 구조를 만들고 시간을 절약하며 초점을 유지합니다. 회의 후 의제는 회의를 요약 하거나 의사록 초안을 작성하는 데 사용할 수 있습니다.
다음은 회의 의제를 사용하는 몇 가지 이점입니다.
일부 전문가는 회의 의제를 모든 회의에 사용해야 한다고 제안하는 반면 다른 전문가는 공식 회의에만 사용할 것을 권장합니다. 시간 을 절약하고 , 일정을 유지하거나, 회의 중 특정 목표를 달성하려면 의제가 이를 달성하기 위한 훌륭한 도구입니다.
회의 의제는 회의의 목적을 명확하게 명시해야 합니다. 일부 회의 의제는 다른 것보다 더 상세할 수 있습니다. 예를 들어, 모든 회의에 주제나 지원 문서에 대한 시간 할당이 필요한 것은 아닙니다. 그러나 의제가 상세할수록 주제를 유지하기가 더 쉽습니다.
훌륭한 회의 안건에는 다음이 포함됩니다.
효과적인 의제는 모든 참석자, 달성하고자 하는 목표, 회의에 할당한 시간을 고려합니다. 효과적이고 효율적인 회의를 위해 회의 안건을 5단계로 작성하는 방법은 다음과 같습니다.
회의 안건을 작성 하기 전에 회의에서 무엇을 원하는지 잠시 생각해 보십시오. 당신의 목표는 무엇입니까? 이 회의의 주제는 무엇입니까? 회의 유형을 정의합니다.
주제를 정하고 회의 유형을 지정하면 회의의 초점을 결정하는 데 도움이 되어 참석자가 준비할 수 있습니다. 목표는 회의 중에 달성하고자 하는 것을 설명해야 합니다.
다음은 몇 가지 일반적인 회의 유형입니다.
팀원, 동료 이사회 구성원, 위원회 구성원 및 중요한 이해 관계자와 함께 회의 중에 논의하고 싶은 사항이 있는지 확인하십시오. 모든 사람에게 말할 기회를 주는 것은 아무도 자신의 목소리를 듣기 위해 너무 많이 말할 필요가 없도록 합니다 . 이해 관계자, 목표 설정 및 회의 유형에서 수집한 정보를 사용하여 회의 중에 논의해야 하는 주제 목록을 만듭니다.
원하는 회의 유형과 달성하려는 목표 모두에 대한 주제가 있는지 확인하십시오. 회의에 할당된 시간에 얼마나 많은 주제를 다룰 수 있는지 고려하십시오. 너무 많이 포장하지 마십시오!
순조롭게 진행하려면 토론하고 싶은 각 주제에 대해 시간 제한을 설정하는 것이 좋습니다. 회의 조정자가 각 주제에 대한 대화를 안내할 계획이 아닌 경우 각 주제에 대한 리더를 지정해야 합니다.
리더는 주제 기간 동안 회의를 지휘하고 관련 문서 또는 슬라이드를 제공하며 주제가 의제에 설정된 시간 제한 내에 유지되도록 할 책임이 있습니다. 회의를 진행하는 경우 주제 리더에게 회의 당일 필요한 문서를 가져오도록 상기시키는 것이 도움이 됩니다.
회의에 필요한 문서 목록을 만드십시오. 여기에는 프레젠테이션 슬라이드, 데이터, 프로젝트 세부 정보, 테스트 결과, 와이어프레임, 프로토타입, 출석 시트 또는 이전 회의록 이 포함될 수 있습니다 .
팀의 다른 누군가가 이러한 문서를 회의에 가져와야 하는 경우 반드시 알리고 해당 정보를 의제에 포함하십시오.
의제의 마지막 부분에 간략한 개요와 토론을 위한 시간을 두십시오. 일정이 있는 경우 사람들은 회의가 끝날 때 질문을 할 시간이 필요할 때가 있습니다. 또한 목표를 향해 노력하고 있다면 회의에서 다룬 내용을 한 번 더 살펴보는 것도 나쁘지 않습니다.
주간 회의를 주최하는 경우 이를 위해 많은 시간이 필요하지 않을 수 있습니다. 종종 회의가 끝날 때 검토하는 데 5분이면 충분합니다. 그러나 이것이 매월 만나는 회의이거나 새로운 정보에 관한 것이라면 회의가 끝날 때 대신 10분에서 20분 정도 남겨두는 것이 좋습니다.
아래에는 일반적인 회의 의제에 대한 개요가 포함되어 있습니다.
회의 제목: 날짜: 장소 및 시간: 회의 주도자 : 참석한 구성원: 회의 목표:
상태 보고서 (10분)
참석한 각 구성원이 현재 위치를 공유할 수 있도록 잠시 시간을 주십시오.
골 (15분)
회의 목표, 기대하는 결과, 모든 사람이 이를 달성하기 위해 해야 할 일에 대해 살펴보세요.
새로운 주제 (20분)
논의해야 할 새로운 정보나 회원 주도 주제를 공유하십시오.
개요 (5분)
회의 중에 논의된 내용을 검토하고 작업 항목 목록을 만들고 아직 해결되지 않은 질문에 대한 여지를 남겨둡니다.
회의 의제는 회의 중에 일어날 일에 대한 개요입니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.
회의 의제는 다음을 포함해야 합니다.
모든 회의 또는 최소한 공식적인 회의에 회의 안건을 사용해야 합니다. 시간을 절약하고, 일정을 유지하거나, 회의 중 특정 목표를 달성하려면 의제가 이를 달성하기 위한 훌륭한 도구입니다.